Transformação/Função: Finance e Shared Services: Process Mining SaaS

Melhore os Processos de Finance e Shared Services

Introdução

Os departamentos de Finance e Shared Services são essenciais em qualquer organização, gerenciando transações financeiras, relatórios, compliance e oferecendo serviços centralizados para apoiar operações de negócio. Mesmo com o avanço da tecnologia, muitas empresas enfrentam ineficiências, custos altos e desafios para manter precisão e compliance. Para resolver essas questões, empresas líderes globais iniciaram projetos de melhoria de processos usando Process Mining, design de processos e simulação.

Desafios

Os departamentos de Finance e Shared Services enfrentaram desafios parecidos em várias empresas:

• Processamento Ineficiente: Tempos altos em transações financeiras geravam atrasos em relatórios e decisões.
• Custos Operacionais Altos: Ineficiências aumentavam despesas em operações financeiras e shared services.
• Desafios de Compliance: Regras regulatórias mudando e complexas aumentavam o trabalho em compliance.
• Baixa Visibilidade de Processos: Falta de transparência nos workflows financeiros dificultava decisões e otimização.

Metodologia

As iniciativas de melhoria seguiram uma metodologia estruturada em várias empresas, composta pelos passos abaixo:

1. Process Mining:

• Uso de ferramentas de Process Mining para analisar processos como contas a pagar, contas a receber, relatórios financeiros e shared services.
• Coleta de dados de sistemas ERP, gestão financeira e logs para mapear processos atuais.
• Identificação de bottlenecks, desvios e ineficiências nos principais workflows.

2. Design de Processos:

• Workshops com stakeholders para levantar pontos de melhoria.
• Redesenho dos processos para simplificar workflows, reduzir trabalho manual e aumentar eficiência.
• Modelos padronizados alinhados a melhores práticas e compliance.

3. Simulação de Processos:

• Simulação dos novos processos em software avançado para prever performance e problemas possíveis.
• Teste de cenários para medir impacto das mudanças em tempo de processamento, custos e compliance.
• Ajuste nos modelos de acordo com resultados das simulações para garantir eficiência.

Resultados

A implantação das melhorias trouxe ganhos expressivos para Finance e Shared Services:

• Processamento Mais Rápido: Tempo médio nas transações caiu 40%, acelerando relatórios e decisões.
• Custos Menores: Processos otimizados e automação reduziram custos operacionais em 30%.
• Mais Compliance: Padronização e monitoramento melhoraram em 50% o atendimento regulatório.
• Maior Visibilidade: Ferramentas de Process Mining deram insights em tempo real, facilitando decisões e melhorias.
• Eficiência Ampliada: Workflows otimizados cortaram trabalho manual em 50%, liberando pessoas para ações estratégicas.

Com Process Mining, design e simulação, Finance e Shared Services ganharam eficiência, economia e mais compliance. Este case mostra como gestão de processos melhora a área financeira e os resultados do negócio.