Transformação/Função: Finanças e Serviços Compartilhados

Caso de uso: Melhoria de Processos em Finanças e Serviços Compartilhados

Introdução

Os departamentos de Finanças e Serviços Compartilhados são essenciais em qualquer organização, gerindo transações financeiras, relatórios, conformidade e fornecendo serviços centralizados que apoiam as operações empresariais. Apesar dos avanços tecnológicos, muitas empresas enfrentam ineficiências operacionais, altos custos e desafios para manter a precisão e a conformidade. Para resolver esses problemas, empresas líderes globalmente iniciaram projetos de melhoria de processos utilizando técnicas de Process Mining, design de processos e simulação de processos.

Declaração do Problema

Os departamentos de Finanças e Serviços Compartilhados enfrentaram vários desafios comuns entre empresas:

• Processamento de Transações Ineficiente: Tempos estendidos de processamento para transações financeiras levaram a atrasos em relatórios e tomadas de decisão.
• Altos Custos Operacionais: Ineficiências nas operações financeiras e nos serviços compartilhados resultaram em aumento de despesas.
• Desafios de Conformidade: Requisitos regulatórios complexos e em constante evolução tornaram a gestão de conformidade intensiva em recursos.
• Visibilidade Limitada de Processos: A visibilidade inadequada sobre os fluxos de trabalho financeiros prejudicou a tomada de decisão eficaz e a otimização de processos.

Metodologia

As iniciativas de melhoria de processos seguiram uma metodologia estruturada em várias empresas, consistindo nos seguintes passos:

1. Process Mining:

• Utilização de ferramentas de Process Mining para analisar processos como contas a pagar, contas a receber, relatórios financeiros e serviços compartilhados.
• Coleta de data de sistemas ERP, sistemas de gestão financeira e registros operacionais para mapear os processos atuais.
• Identificação de gargalos, desvios e ineficiências nos fluxos de trabalho críticos.

2. Design de Processos:

• Realização de workshops com principais stakeholders para obter insights e identificar áreas comuns de melhoria.
• Redesenho de processos para otimizar fluxos de trabalho, reduzir intervenção manual e aumentar a eficiência.
• Desenvolvimento de modelos de processos padronizados incorporando as melhores práticas do setor e requisitos de conformidade.

3. Simulação de Processos:

• Simulação dos processos redesenhados usando software avançado para prever resultados de desempenho e identificar possíveis problemas.
• Teste de vários cenários para avaliar o impacto das mudanças propostas em métricas de desempenho chave como tempo de processamento de transações, custos operacionais e taxas de conformidade.
• Refinamento dos modelos de processos com base nos resultados da simulação para garantir máxima eficiência e eficácia.

Resultado

A implementação de iniciativas de melhoria de processos nos departamentos de Finanças e Serviços Compartilhados trouxe benefícios significativos:

• Processamento de Transações Mais Rápido: O tempo médio de processamento para transações financeiras diminuiu em 40%, melhorando significativamente prazos de relatório e tomadas de decisão.
• Redução de Custos Operacionais: Operações financeiras e processos de serviços compartilhados otimizados, juntamente com a automação, resultaram em uma redução de 30% nos custos operacionais.
• Melhoria na Conformidade: Processos padronizados e capacidades de monitoramento aprimoradas resultaram em uma melhoria de 50% na conformidade regulatória.
• Aumento da Visibilidade de Processos: Ferramentas de Process Mining forneceram insights em tempo real sobre operações financeiras, facilitando melhor tomada de decisão e melhorias contínuas.
• Eficiência Otimizada: Fluxos de trabalho otimizados reduziram os esforços manuais em 50%, liberando recursos para iniciativas estratégicas e melhorando a eficiência operacional geral.

Ao utilizar Process Mining, o design de processos e a simulação de processos, os departamentos de Finanças e Serviços Compartilhados transformaram com sucesso suas operações, alcançando eficiências operacionais significativas, economia de custos e melhor conformidade. Este caso de uso destaca o potencial transformador das técnicas de gestão de processos empresariais na otimização das funções financeiras e no apoio ao desempenho geral dos negócios.