Transformation/Rolle: Process Excellence für Unternehmen

Process Excellence Rollen-Optimierung

Einführung

Die Rolle der Process Excellence ist maßgeblich, um kontinuierliche Verbesserung, operative Effizienz und Wandel in Unternehmen voranzutreiben. Sie konzentriert sich darauf, Prozesse in verschiedenen Abteilungen zu optimieren, um strategische Ziele zu erreichen und die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. Dennoch kämpfen viele Unternehmen trotz der Bedeutung dieser Rolle mit Ineffizienzen, hohen Kosten und Widerstand gegen Veränderungen. Führende Unternehmen weltweit haben deshalb Process Mining, Prozessdesign und ProzessSimulation unter der Leitung ihrer Process Excellence Teams eingeführt.

Problemstellung

Die Process Excellence Funktion stieß in Unternehmen auf typische Herausforderungen:

• Inkonstante Prozess-Leistungsfähigkeit: Unterschiedliche Ausführung führte zu Ineffizienzen und schwankenden Resultaten.
• Hohe Betriebskosten: Ineffiziente Prozesse in mehreren Abteilungen erhöhten die Kosten.
• Widerstand gegen Veränderungen: Mitarbeitende lehnten neue Prozesse und Verbesserungen oft ab und erschwerten damit die Transformation.
• Begrenzte Prozesstransparenz: Fehlende End-to-End-Sicht erschwerte gute Entscheidungen und Optimierungen.

Methodik

Die Prozessoptimierung folgte einer vollständigen Methodik, angeleitet von den Process Excellence Teams, und umfasste folgende Schritte:

1. Process Mining:

• Einsatz von Process-Mining-Tools zur Analyse von Prozessen in Finance, HR, IT und Operations.
• Daten aus ERP-Systemen, CRM-Systemen und operativen Logs wurden geverwendet, um aktuelle Prozesse abzubilden.
• Engpässe, Abweichungen und Ineffizienzen in wichtigen Workflows erkannt.

2. Prozessdesign:

• Workshops mit Stakeholdern und Bereichsleitern für Erkenntnisse und Verbesserungspotenziale.
• Prozesse wurden so neugestaltet, dass Workflows gestrafft, manuelle Eingriffe verringert und die Effizienz gesteigert wurden.
• Standardisierte Prozessmodelle nach Best Practices und Compliance-Anforderungen entwickelt.

3. ProzessSimulation:

• Die neuen Prozesse wurden mit moderner Software simuliert, um Leistung vorherzusagen und mögliche Probleme aufzudecken.
• Verschiedene Szenarien getestet, um Auswirkungen auf KPIs wie Durchlaufzeit, Kosten und Akzeptanz zu prüfen.
• Modelle anhand der Simulationsergebnisse verfeinert, um ideale Effizienz und Wirkung zu erreichen.

Resultate

Die Umsetzung der Optimierungsinitiativen durch Process Excellence Teams brachte Unternehmen deutlich voran:

• Standardisierte Prozess-Leistungsfähigkeit: Vereinheitlichte und optimierte Prozesse reduzierten Schwankungen und steigerten die Effizienz um 40%.
• Geringere Betriebskosten: Schlankere Abläufe führten in allen Abteilungen zu 30% weniger Kosten.
• Mehr Akzeptanz für Veränderungen: Durch gezieltes Change-Management und mehr Einbindung stieg die Akzeptanz neuer Prozesse um 50%.
• Maximale Transparenz: Process Mining ermöglichte Echtzeit-Transparenz in End-to-End-Prozesse, was bessere Entscheidungen und Optimierungen förderte.
• Höhere Effizienz: Optimierte Workflows halbierten manuelle Arbeitsaufwände und schufen Freiräume für strategische Projekte.

Durch den gezielten Einsatz von Process Mining, Prozessdesign und Simulation haben Process Excellence Teams Organisationen erfolgreich transformiert, Kosten gesenkt und die Prozess-Leistungsfähigkeit verbessert. Dieses Praxisbeispiel zeigt, wie Geschäftsprozessmanagement (BPM) Methoden Abteilungen effizient machen und Business Excellence stärken.