Transformation/Rolle: Prozess-Exzellenz

Anwendungsfall: Prozessverbesserung in der Rolle der Prozess-Exzellenz

Einleitung

Die Rolle der Prozess-Exzellenz ist entscheidend, um kontinuierliche Verbesserungen, operative Effizienz und transformative Veränderungen in Unternehmen voranzutreiben. Diese Rolle konzentriert sich darauf, Prozesse in verschiedenen Abteilungen zu optimieren, um strategische Ziele zu erreichen und wettbewerbsfähig zu bleiben. Trotz ihrer Bedeutung kämpfen viele Organisationen mit Ineffizienzen, hohen Kosten und Widerstand gegen Veränderungen. Um diese Probleme zu lösen, haben führende Unternehmen weltweit unter der Leitung ihrer Prozess-Exzellenz-Teams Prozessverbesserungsprojekte mit Process Mining, Process Design und Process Simulation Techniken umgesetzt.

Problemstellung

Die Prozess-Exzellenz-Funktion stieß auf mehrere häufige Herausforderungen in Unternehmen:

• Inkonsistente Prozessleistung: Variabilität in der Prozessausschführung führte zu Ineffizienzen und inkonsistenten Ergebnissen.
• Hohe Betriebskosten: Ineffizienzen in mehreren Abteilungen führten zu erhöhten Betriebsausgaben.
• Widerstand gegen Veränderungen: Mitarbeiter widerstanden oft neuen Prozessen und Verbesserungen, was die Transformationsbemühungen behinderte.
• Eingeschränkte Prozesssichtbarkeit: Unzureichende Sichtbarkeit in End-to-End-Workflows behinderte effektive Entscheidungsfindung und Optimierung.

Methodik

Die Prozessverbesserungsinitiativen folgten einer umfassenden Methodik in mehreren Unternehmen, geleitet von den Prozess-Exzellenz-Teams und bestanden aus den folgenden Schritten:

1. Process Mining:

• Implementierung von Process Mining Werkzeugen zur Analyse verschiedener Prozesse in Abteilungen wie Finanzen, HR, IT und Betrieb.
• Erfassung von Daten aus ERP-Systemen, CRM-Systemen und Betriebsprotokollen zur Abbildung aktueller Prozesse.
• Identifikation von Engpässen, Abweichungen und Ineffizienzen in kritischen Workflows.

2. Process Design:

• Durchführung von Workshops mit Schlüsselbeteiligten und Abteilungsleitern zur Gewinnung von Einblicken und Identifizierung gemeinsamer Verbesserungsbereiche.
• Neugestaltung von Prozessen zur Optimierung von Workflows, Reduzierung manueller Eingriffe und Steigerung der Effizienz.
• Entwicklung standardisierter Prozessmodelle unter Einbeziehung von Best Practices und Compliance-Anforderungen der Branche.

3. Process Simulation:

• Simulation der neu gestalteten Prozesse mit fortschrittlicher Software zur Vorhersage von Leistungsergebnissen und Identifikation potenzieller Probleme.
• Testen verschiedener Szenarien zur Bewertung der Auswirkungen vorgeschlagener Änderungen auf Schlüsselkennzahlen wie Prozessdurchlaufzeit, Betriebskosten und Akzeptanzraten der Mitarbeiter.
• Verfeinerung der Prozessmodelle basierend auf den Simulationsergebnissen zur Sicherstellung optimaler Effizienz und Effektivität.

Ergebnis

Die Umsetzung von Prozessverbesserungsinitiativen unter der Leitung der Prozess-Exzellenz-Teams innerhalb von Organisationen führte zu erheblichen Vorteilen:

• Standardisierte Prozessleistung: Standardisierte und optimierte Prozesse reduzierten die Variabilität und verbesserten die Gesamteffizienz um 40 %.
• Reduzierte Betriebskosten: Optimierte Prozesse führten zu einer Senkung der Betriebskosten um 30 % in mehreren Abteilungen.
• Gesteigerte Akzeptanz von Änderungen: Verbesserte Change-Management-Strategien und Mitarbeiterengagement-Initiativen führten zu einer 50%igen Steigerung der Akzeptanz neuer Prozesse.
• Verbesserte Prozess-Sichtbarkeit: Process Mining Werkzeuge ermöglichten Echtzeit-Einblicke in End-to-End-Prozesse, was bessere Entscheidungsfindung und kontinuierliche Verbesserung erleichterte.
• Erhöhte Effizienz: Optimierte Workflows reduzierten manuelle Eingriffe um 50 %, was Ressourcen für strategische Initiativen und weitere Verbesserungen freisetzte.

Durch den Einsatz von Process Mining, Process Design und Process Simulation trieben die Prozess-Exzellenz-Teams erfolgreich die unternehmerische Transformation voran und erzielten signifikante betriebliche Effizienzen, Kosteneinsparungen und verbesserte Prozessleistungen. Dieser Anwendungsfall hebt das transformative Potenzial der Business Process Management Techniken zur Optimierung von Funktionen in Abteilungen hervor und unterstützt die allgemeine Unternehmens-Exzellenz.