Transformation/Rolle: Process Mining für Prüfer

Auditor-Rolle Prozessoptimierung

Titel: Audit-Effizienz steigern mit Process Mining, Design und Simulation
Jahr: 2024
Rolle: Auditor
Standort: Global
Unternehmensgröße: Groß (Mehrere Unternehmen, über 100.000 Mitarbeitende)

Einführung

Prüfer sind zentral für finanzielle Integrität, Compliance und Effizienz in Organisationen. Sie prüfen die Genauigkeit von Abschlüssen, bewerten interne Kontrollen und identifizieren Risiken. Viele Prüfer kämpfen jedoch mit manueller Datenerhebung, langen Prüfzyklen und immer neuen regulatorischen Vorgaben. Um diese Herausforderungen zu meistern, setzen führende Unternehmen weltweit auf Prozessoptimierung mit Process Mining, Prozessdesign und ProzessSimulation, um ihre Audit-Prozesse effektiver und effizienter zu machen.

Problemstellung

Die Audit-Bereich stieß unternehmensübergreifend auf typische Herausforderungen:

• Manuelle Datenerhebung: Zeitintensive manuelle Datensammlung und Auswertung verlängerten Auditzyklen
• Hohe operative Kosten: Ineffiziente Prozesse und Ressourcennutzung erhöhten die Betriebskosten
• Komplexe Compliance: Ständig neue regulatorischen Anforderungen machte Audits aufwändig und Ressourcenintensiv
• Geringe Prozesstransparenz: Zu wenig Einblick in Workflows erschwerte Risikoanalysen und Audit-Planung

Methodik

Die Prozessoptimierung folgte einer klaren Methodik in mehreren Unternehmen: geführt von Audit-Teams und basierend auf diesen Schritten:

1. Process Mining:

• Einsatz von Process-Mining-Tools zur Analyse auditnaher Prozesse wie Datenerhebung, Risikoanalyse und Compliance-Prüfung
• Daten aus Finanzsystemen, ERP-Systemen und Logs geverwendet, um aktuelle Workflows abzubilden
• Engpässe, Abweichungen und Ineffizienzen in wichtigen Prozessen identifiziert

2. Prozessdesign:

• Workshops mit Stakeholdern und Prüfer zur Sammlung von Verbesserungsideen
• Audit-Prozesse neu konzipiert, Workflows vereinfacht, manuelle Tätigkeiten reduziert und Effizienz gesteigert
• Standardisierte Prozessmodelle mit Best Practices und Compliance-Anforderungen entwickelt

3. ProzessSimulation:

• Neue Audit-Prozesse mit moderner Software simuliert, um Resultate vorherzusagen und Probleme zu erkennen
• Verschiedene Szenarien getestet und Auswirkungen auf Kennzahlen wie Auditdauer, Kosten und Genauigkeit geprüft
• Prozessmodelle auf Basis der Simulationsergebnisse weiter verbessert

Resultate

Durch die Umsetzung der Prozessoptimierung erzielten Audit-Teams branchenweit deutliche Vorteile:

• Schnellere Auditzyklen: Durchschnittliche Auditdauer um 40% reduziert: schneller und effizienter
• Reduzierte Kosten: Automatisierte und optimierte Abläufe senkten die Betriebskosten um 30%
• Höhere Compliance-Genauigkeit: Verbesserte Methoden und automatisierte Kontrollen steigerten Compliance-Genauigkeit um 50%
• Maximale Transparenz: Process Mining ermöglichte Echtzeit-Transparenz in Abläufe, bessere Risikoanalysen und Audit-Planung
• Höhere Effizienz: Automatisierung und optimierte Workflows halbierten manuelle Aufgaben: Prüfer konzentrierten sich auf wertschöpfende Tätigkeiten

Mit Process Mining, Prozessdesign und ProzessSimulation konnten Audit-Teams ihre Arbeit modernisieren und signifikante Effizienzsteigerungen, Kostensenkungen und bessere Audit-Qualität erreichen. Dieses Beispiel zeigt das Veränderungspotenzial moderner Geschäftsprozessmanagement (BPM) Methoden für Audits, Integrität und Compliance.