Process Mining für Auditoren

Process Mining für Auditoren: Sehen Sie, was tatsächlich passiert ist

Vergleichen Sie Ereignisdaten abgeschlossener Cases mit einem freigegebenen Prozessmodell. Erkennen Sie Abweichungen, prüfen Sie die zugehörigen Case-Verläufe und exportieren Sie Nachweise für die Prüfung. Die Analyse unterstützt Ihre Audit-Arbeit, ersetzt aber nicht Ihre fachliche Beurteilung und bestätigt keine Compliance.

Welche Nachweise liefert Process Mining?

Eine Konformitätsprüfung vergleicht die erfasste Prozessausführung mit dem von Ihnen festgelegten Standard. Die Ergebnisse zeigen, welche Cases dem erwarteten Ablauf folgten und wo sie davon abwichen. Nutzen Sie diese Nachweise zur Prozesskonformität, um Ihre Prüfung auf Ausnahmen zu konzentrieren, statt jeden Case manuell zu rekonstruieren.

Die Nachweise hängen von den Ereignisdaten und dem Prozessstandard ab, die Sie bereitstellen. Eine Abweichung zwischen erfassten Aktivitäten und der definierten Kontrolle erklärt weder, warum sie aufgetreten ist, noch beweist sie, dass eine Kontrolle versagt hat. Sie beurteilen, was der Befund bedeutet.

Erfahren Sie, wie Process Mining die Konformitätsprüfung unterstützt.

Wie verfolgen Sie einen Befund bis zum zugrunde liegenden Case zurück?

Beginnen Sie mit einer Abweichung in der Analyse und prüfen Sie den zugehörigen Prozessverlauf auf Case-Ebene. Gehen Sie vom zusammengefassten Befund zu den erfassten Ereignissen des Cases und prüfen Sie deren Reihenfolge und zeitlichen Zusammenhang.

Damit sich die Ergebnisse leichter prüfen lassen, übernehmen Sie relevante Case-Kennungen und Quelldatensätze in Ihren Export. Ihre Ereignisdaten müssen die Aktivitätsdatensätze, Zeitstempel und Case-Verweise enthalten, die nötig sind, um die Prozessausführung bis zur Quelle zurückzuverfolgen.

Was können Sie exportieren und welche Unterlagen sollten Sie beifügen?

Exportieren Sie nach der Prüfung der Abweichungen die Befunde und zugehörigen Nachweise für Ihre Audit-Akte. Bewahren Sie den Export zusammen mit dem freigegebenen Prozessmodell, dem Prüfungsumfang und -zeitraum sowie Verweisen auf die in der Analyse verwendeten Quelldaten auf.

Ohne diesen Kontext lässt sich eine Abweichungsliste nur schwer beurteilen. ProcessMind stellt Nachweise für Ihre Prüfung bereit. Ob diese für das Audit ausreichen, entscheiden Sie.

Wie sollten Sie Ausnahmen dokumentieren und bewerten?

Eine Abweichung liegt vor, wenn die erfasste Prozessausführung vom geprüften Prozessmodell abweicht. Dazu kann eine übersprungene Aktivität, eine unerwartete Reihenfolge oder eine andere Abweichung vom festgelegten Ablauf gehören.

Dokumentieren Sie die Ausnahme, die Case-Nachweise und Ihre Bewertung getrennt voneinander. Die Analyse hilft Ihnen, Abweichungen zu finden und zu untersuchen. Sie kann jedoch nicht feststellen, ob eine Ausnahme gerechtfertigt ist, einen Kontrollverstoß darstellt oder ein Compliance-Problem bedeutet. Dafür sind Ihre Beurteilung und der relevante organisatorische Kontext erforderlich.

Wie führen Sie eine Konformitätsprüfung durch?

1. Wählen Sie den Prozess und die Kontrollfrage aus. Legen Sie fest, was Sie prüfen möchten, welcher Zeitraum betrachtet wird und welcher freigegebene Prozessstandard gilt.
2. Bereiten Sie die Ereignisdaten vor. Fügen Sie die Case-Kennungen und Aktivitätsdatensätze ein, die erforderlich sind, um die Prozessausführung bis zu den Quell-Cases zurückzuverfolgen.
3. Vergleichen Sie die Prozessausführung mit dem Standard. Führen Sie eine Konformitätsprüfung durch und untersuchen Sie die festgestellten Abweichungen.
4. Untersuchen Sie Ausnahmen. Öffnen Sie die relevanten Case-Verläufe, prüfen Sie die Quelldatensätze und dokumentieren Sie Ihre Bewertung.
5. Exportieren Sie die Nachweise. Bewahren Sie die Befunde, Case-Verweise, das Prozessmodell und den Prüfungsumfang gemeinsam zur späteren Prüfung auf.

Lesen Sie den Leitfaden zur Prozess-Governance und erfahren Sie, wie Sie Prozessstandards festlegen und pflegen.

Wie sieht eine Konformitätsprüfung in der Praxis aus?

Angenommen, Ihr freigegebener Prozess verlangt, dass ein Antrag vor der Zahlung eingereicht, geprüft und freigegeben wird. Modellieren Sie diese Reihenfolge und vergleichen Sie sie anschließend mit Ereignisdaten abgeschlossener Cases.

Die Analyse kann Cases markieren, bei denen die erfassten Aktivitäten vom Modell abweichen, etwa wenn eine Zahlung vor der Freigabe verbucht wurde. Prüfen Sie den Case-Verlauf und verfolgen Sie den Befund bis zu den Quelldatensätzen zurück. Bewerten Sie anschließend, ob die Reihenfolge auf eine Kontrollausnahme, ein Datenproblem oder eine freigegebene Abweichung zurückgeht, und dokumentieren Sie Ihre Schlussfolgerung zur Prüfung.

Das Ergebnis ist ein Nachweis zur Prozesskonformität, keine automatische Compliance-Entscheidung.

Wie kann Process Mining die Audit-Vorbereitung unterstützen?

Process Mining kann Ihnen helfen, Abweichungen in allen verfügbaren Cases zu finden, statt sich ausschließlich auf eine manuell ausgewählte Stichprobe zu stützen. Nutzen Sie die Ergebnisse, um Ihre Untersuchung gezielt auszurichten, Nachweise anhand der Case-Verläufe zu ordnen und dieselbe Prüfung für einen weiteren Zeitraum zu wiederholen.

Die Abdeckung hängt von der Vollständigkeit und Qualität Ihrer Ereignisdaten ab. Fehlende Ereignisse, uneinheitliche Case-Kennungen oder ein unvollständiges Prozessmodell können die Ergebnisse beeinflussen. Prüfen Sie die Daten und den Standard, bevor Sie sich auf Ihre Erkenntnisse stützen.

Wie hängt das mit ISO 9001 und DORA zusammen?

Für die Prozessdokumentation nach ISO 9001 kann ein festgelegtes Prozessmodell als Standard für den Vergleich mit der erfassten Prozessausführung dienen. Die Analyse hilft Ihnen, Abweichungen zwischen tatsächlichen Cases und diesem Modell zu finden. Für sich genommen belegt sie nicht, dass Ihre Dokumentation oder Ihr Qualitätsmanagementsystem die Anforderungen der ISO 9001 erfüllt.

Für Nachweise zur operativen Resilienz nach DORA können Prozessdaten dabei helfen, erfasste Aktivitäten zu ICT-Prozessen und Vorfällen zu untersuchen. Ob die Nachweise Ihre Pflichten erfüllen, hängt von der jeweiligen Anforderung, den verfügbaren Datensätzen und Ihrer Bewertung ab. Process Mining bestätigt keine DORA-Konformität.

Ein weiteres Beispiel für Prozessanalysen in einem regulierten Umfeld finden Sie im Anwendungsfall Compliance in den Biowissenschaften.

Was sollten Sie prüfen, bevor Sie sich auf die Ergebnisse stützen?

Bevor Sie einen Export in einem Audit verwenden, bestätigen Sie Folgendes:

• Das Prozessmodell entspricht dem freigegebenen Standard für den geprüften Zeitraum.
• Die Ereignisdaten decken die betrachteten Cases und Aktivitäten ab.
• Anhand der Case-Kennungen können Sie Befunde bis zu den Quelldatensätzen zurückverfolgen.
• Sie haben den Prüfungsumfang und etwaige Einschränkungen der Daten dokumentiert.
• Sie haben Ausnahmen bewertet, statt jede Abweichung als Kontrollversagen einzustufen.

Beginnen Sie mit einem Prozess und einer klar definierten Kontrollfrage. Prüfen Sie anschließend, ob die Befunde auf Case-Ebene und der Export der Nachweise Ihren Audit-Anforderungen entsprechen.

Führen Sie eine Konformitätsprüfung mit echten Cases durch: /freetrial