Transformation/Rolle: Process Mining für Auditors

Anwendungsfall: Prozessoptimierung in der Rolle des Auditors

Title: Steigerung der Auditeffizienz mit Process Mining, Design und Simulation
Year: 2024
Role: Auditor
Location: Global
Company Size: Groß (Mehrere Unternehmen, über 100.000 Mitarbeiter)

Einführung

Auditors spielen eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung der finanziellen Integrität, der Compliance und der operativen Effizienz innerhalb von Organisationen. Sie überprüfen die Genauigkeit von Finanzberichten, bewerten interne Kontrollen und identifizieren Risikobereiche. Trotz ihrer wesentlichen Funktion stehen viele Auditors vor Herausforderungen wie manueller Datenerfassung, langen Auditzyklen und sich ändernden regulatorischen Anforderungen. Um diese Probleme zu bewältigen, haben führende Unternehmen weltweit Prozessoptimierungsprojekte implementiert, die Process Mining, Process Design und Process Simulation nutzen, um die Effektivität und Effizienz ihrer Auditfunktionen zu steigern.

Problemstellung

Die Audit-Funktion stieß auf mehrere häufige Herausforderungen innerhalb von Organisationen:

• Manuelle Datenerfassung: Zeitaufwändige manuelle Datenerfassung und -analyse führten zu verlängerten Audit-Zyklen.
• Hohe Betriebskosten: Ineffizienzen in Audit-Prozessen und Ressourcenallokation führten zu erhöhten Betriebsausgaben.
• Komplexe regulatorische Compliance: Ständig sich ändernde regulatorische Anforderungen machten Compliance-Audits ressourcenintensiv und anspruchsvoll.
• Begrenzte Prozesssichtbarkeit: Unzureichende Sichtbarkeit organisatorischer Workflows behinderte eine effektive Risikobewertung und Audit-Planung.

Methodik

Die Prozessoptimierungsinitiativen folgten einer strukturierten Methodik über mehrere Unternehmen hinweg, geleitet von ihren Audit-Teams und bestehend aus den folgenden Schritten:

1. Process Mining:

• Nutzung von Process Mining-Tools zur Analyse verschiedener auditbezogener Prozesse wie Datenerfassung, Risikobewertung und Compliance-Prüfungen.
• Sammlung von Daten aus Finanzsystemen, ERP-Systemen und operationalen Logs zur Abbildung aktueller Audit-Workflows.
• Identifizierung von Engpässen, Abweichungen und Ineffizienzen in kritischen Audit-Prozessen.

2. Process Design:

• Durchführung von Workshops mit wichtigen Stakeholdern und Audit-Profis, um Einblicke zu gewinnen und Verbesserungsbereiche zu identifizieren.
• Neugestaltung der Audit-Prozesse, um Workflows zu straffen, manuelle Eingriffe zu reduzieren und die Effizienz zu optimieren.
• Entwicklung standardisierter Audit-Prozessmodelle, die bewährte Vorgehensweisen der Branche und Compliance-Anforderungen integrieren.

3. Process Simulation:

• Simulation der neu gestalteten Audit-Prozesse mit fortschrittlicher Software, um mögliche Leistungsergebnisse vorherzusagen und potenzielle Probleme zu identifizieren.
• Testen verschiedener Szenarien zur Bewertung der Auswirkungen vorgeschlagener Änderungen auf wichtige Leistungskennzahlen wie Audit-Zykluszeit, Betriebskosten und Compliance-Genauigkeit.
• Verfeinerung der Prozessmodelle basierend auf den Simulationsergebnissen, um optimale Effizienz und Effektivität sicherzustellen.

Ergebnis

Die Einführung von Prozessoptimierungsinitiativen, geleitet von Audit-Teams in verschiedenen Organisationen, brachte erhebliche Vorteile:

• Beschleunigte Audit-Zyklen: Die durchschnittliche Audit-Zykluszeit wurde um 40 % verkürzt, was die Pünktlichkeit und Effizienz der Audits erheblich verbesserte.
• Reduzierte Betriebskosten: Gestraffte Audit-Prozesse und Automatisierung führten zu einer 30%igen Reduzierung der Betriebskosten.
• Erhöhte Compliance-Genauigkeit: Verbesserte Audit-Methoden und automatisierte Compliance-Prüfungen führten zu einer 50%igen Steigerung der Compliance-Genauigkeit und regulatorischen Einhaltung.
• Erhöhte Prozesssichtbarkeit: Process Mining-Tools lieferten Echtzeiteinblicke in organisatorische Prozesse, was eine bessere Risikobewertung und Audit-Planung ermöglichte.
• Gesteigerte Effizienz: Automatisierung und optimierte Workflows reduzierten den manuellen Aufwand um 50 %, wodurch Auditors sich auf wertvollere Tätigkeiten und strategisches Risikomanagement konzentrieren können.

Durch den Einsatz von Process Mining, Process Design und Process Simulation konnten Audit-Teams ihre Abläufe erfolgreich transformieren, signifikante Betriebseffizienzen und Kosteneinsparungen erzielen und die Auditqualität verbessern. Dieser Anwendungsfall verdeutlicht das transformative Potenzial von Business Process Management-Techniken zur Optimierung von Audit-Funktionen und Unterstützung der gesamten organisatorischen Integrität und Compliance.