Transformación/Rol: Finance y Shared Services

Optimización de procesos en Finanzas y Shared Services

Introducción

Los departamentos de Finanzas y Shared Services son clave en cualquier organización, gestionando transacciones financieras, reporting, compliance y ofreciendo servicios centralizados para apoyar las operaciones de negocio. Aunque la tecnología avanza, muchas empresas sufren ineficiencias, costes altos y problemas para mantener precisión y cumplimiento normativo. Para resolver esto, empresas líderes han lanzado proyectos de mejora de procesos con Process Mining, diseño de procesos y simulación de procesos.

Problemas detectados

Los departamentos de Finanzas y Shared Services presentan retos comunes:

• Procesamiento ineficiente de transacciones: Tiempos elevados retrasan el reporting y la toma de decisiones.
• Costes operativos altos: Las ineficiencias en Finanzas y Shared Services aumentan los gastos.
• Retos de compliance: Regulaciones cambiantes hacen el cumplimiento complejo y costoso en recursos.
• Baja visibilidad de procesos: Poca visibilidad de los workflows financieros dificulta decisiones y mejora de procesos.

Metodología

Los proyectos de mejora de procesos siguieron una metodología estructurada, con estos pasos:

1. Process Mining:

• Uso de herramientas de Process Mining para analizar procesos como cuentas por pagar, cuentas por cobrar, reporting financiero y Shared Services.
• Extracción de data de sistemas ERP, sistemas de gestión financiera y logs operativos para mapear los procesos actuales.
• Identificación de cuellos de botella, desviaciones e ineficiencias en los workflows clave.

2. Diseño de procesos:

• Talleres con stakeholders clave para detectar áreas de mejora.
• Rediseño de procesos para agilizar workflows, reducir tareas manuales y optimizar la eficiencia.
• Creación de modelos de procesos estandarizados según best practices del sector y requisitos de compliance.

3. Simulación de procesos:

• Simulación de los procesos rediseñados con software avanzado para anticipar resultados y posibles incidencias.
• Testeo de distintos escenarios para analizar el impacto de los cambios en KPIs clave: tiempo de procesamiento, costes y compliance.
• Ajuste de los modelos según los resultados de la simulación para máxima eficiencia y efectividad.

Resultados

La mejora de procesos en Finanzas y Shared Services logró beneficios clave:

• Procesos más rápidos: El tiempo promedio de procesamiento bajó 40%, mejorando reportes y decisiones.
• Costes operativos menores: La optimización y automatización de procesos redujo los costes hasta un 30%.
• Mejor compliance: Procesos estandarizados y mejor monitoreo impulsaron un 50% el cumplimiento normativo.
• Más visibilidad: Herramientas de Process Mining dieron insights en tiempo real, favoreciendo decisiones y mejora continua.
• Mayor eficiencia: Los workflows optimizados redujeron las tareas manuales un 50%, liberando recursos para iniciativas estratégicas.

Con Process Mining, diseño y simulación de procesos, Finanzas y Shared Services transformaron sus operaciones y lograron eficiencia, ahorro de costes y mejor cumplimiento. Este caso muestra el potencial de BPM para optimizar las finanzas.