Transformación/Rol: Finanzas y Servicios Compartidos

Caso de uso: Mejora de Procesos en Finanzas y Servicios Compartidos

Introducción

Los departamentos de Finanzas y Servicios Compartidos son críticos en cualquier organización, gestionando transacciones financieras, reportes, cumplimiento y proporcionando servicios centralizados para apoyar las operaciones empresariales. A pesar de los avances tecnológicos, muchas empresas enfrentan ineficiencias operativas, altos costos y desafíos para mantener la precisión y el cumplimiento. Para abordar estos problemas, empresas líderes a nivel mundial han emprendido proyectos de mejora de procesos utilizando técnicas de process mining, diseño de procesos y simulación de procesos.

Declaración del Problema

Los departamentos de Finanzas y Servicios Compartidos enfrentaron varios desafíos comunes en las empresas:

• Procesamiento Ineficiente de Transacciones: Los largos tiempos de procesamiento de transacciones financieras provocaron retrasos en los reportes y la toma de decisiones.
• Altos Costos Operativos: Las ineficiencias en las operaciones financieras y servicios compartidos resultaron en un aumento de gastos.
• Retos de Cumplimiento: Los requisitos regulatorios complejos y en evolución hicieron que la gestión del cumplimiento consumiera muchos recursos.
• Visibilidad Limitada del Proceso: La visibilidad inadecuada de los flujos de trabajo financieros obstaculizó la toma de decisiones efectiva y la optimización de procesos.

Metodología

Las iniciativas de mejora de procesos siguieron una metodología estructurada en múltiples empresas, que consistió en los siguientes pasos:

1. Process Mining:

• Se utilizaron herramientas de process mining para analizar diversos procesos como cuentas por pagar, cuentas por cobrar, reportes financieros y servicios compartidos.
• Se recogieron datos de sistemas ERP, sistemas de gestión financiera y registros operativos para mapear los procesos actuales.
• Se identificaron cuellos de botella, desviaciones e ineficiencias en los flujos de trabajo críticos.

2. Diseño de Procesos:

• Se llevaron a cabo talleres con stakeholders clave para recopilar ideas y detectar áreas comunes de mejora.
• Se rediseñaron procesos para agilizar flujos de trabajo, reducir la intervención manual y optimizar la eficiencia.
• Se desarrollaron modelos de procesos estandarizados que incluyen las mejores prácticas de la industria y requisitos de cumplimiento.

3. Simulación de Procesos:

• Se simularon los procesos rediseñados usando software avanzado para prever resultados de rendimiento e identificar posibles problemas.
• Se probaron diversos escenarios para evaluar el impacto de los cambios propuestos en métricas clave como tiempo de procesamiento de transacciones, costos operativos y tasas de cumplimiento.
• Se refinaron los modelos de procesos basados en los resultados de la simulación para garantizar la eficiencia y efectividad óptimas.

Resultado

La implementación de iniciativas de mejora de procesos en los departamentos de Finanzas y Servicios Compartidos ofreció beneficios significativos:

• Procesamiento Más Rápido de Transacciones: El tiempo promedio de procesamiento de transacciones financieras disminuyó en un 40%, mejorando notablemente los cronogramas de reportes y la toma de decisiones.
• Reducción de Costos Operativos: La optimización de operaciones financieras y procesos de servicios compartidos, junto con la automatización, condujo a una reducción del 30% en costos operativos.
• Mejora del Cumplimiento: Los procesos estandarizados y las capacidades mejoradas de monitoreo resultaron en una mejora del 50% en el cumplimiento normativo.
• Aumento de la Visibilidad del Proceso: Las herramientas de process mining proporcionaron insights en tiempo real sobre las operaciones financieras, facilitando una mejor toma de decisiones y mejora continua.
• Eficiencia Mejorada: Los flujos de trabajo optimizados redujeron los esfuerzos manuales en un 50%, liberando recursos para iniciativas estratégicas y mejorando la eficiencia operativa en general.

A través del uso de process mining, diseño de procesos y simulación de procesos, los departamentos de Finanzas y Servicios Compartidos transformaron exitosamente sus operaciones, logrando eficiencias operativas significativas, ahorros de costos y mejora del cumplimiento. Este caso de uso resalta el potencial transformador de las técnicas de gestión de procesos de negocio en la optimización de funciones financieras y en el apoyo al rendimiento empresarial general.