Dönüşüm/Rol: Finans ve Paylaşılan Hizmetler

Kullanım Durumu: Finans ve Paylaşılan Hizmetlerde Süreç İyileştirme

Giriş

Finans ve Paylaşılan Hizmetler departmanları, finansal işlemleri yönetme, raporlama, uyum sağlama ve iş operasyonlarını desteklemek için merkezi hizmetler sunmada her organizasyonda kritik rol oynar. Teknolojik ilerlemelere rağmen, birçok şirket operasyonel verimsizlikler, yüksek maliyetler ve doğruluk ile uyumu sağlamada zorluklarla karşılaşmaktadır. Bu sorunları çözmek için, dünyanın önde gelen şirketleri, process mining, süreç tasarımı ve süreç simülasyonu tekniklerini kullanarak süreç iyileştirme projeleri gerçekleştirmiştir.

Sorun Bildirimi

Finans ve Paylaşılan Hizmetler departmanları, şirketler arasında birkaç yaygın zorlukla karşılaşmıştır:

• Yetersiz İşlem Süreçleri: Finansal işlemler için uzayan işlem süreleri, raporlama ve karar verme süreçlerinde gecikmelere neden oldu.
• Yüksek Operasyonel Maliyetler: Finansal operasyonlar ve paylaşılan hizmetlerdeki verimsizlikler, artan giderlere yol açtı.
• Uyum Zorlukları: Karmaşık ve değişken düzenleyici gereklilikler, uyum yönetimini kaynak yoğun hale getirdi.
• Sınırlı Süreç Görünürlüğü: Finansal iş akışlarındaki yetersiz görünürlük, etkili karar verme ve süreç optimizasyonunu engelledi.

Metodoloji

Süreç iyileştirme girişimleri, birden çok şirkette yapılandırılmış bir metodoloji izlemiştir ve şu adımlardan oluşur:

1. Process Mining:

• Alacak hesapları, borç hesapları, finansal raporlama ve paylaşılan hizmetler gibi çeşitli süreçleri analiz etmek için process mining araçları kullandık.
• Mevcut süreçleri haritalandırmak için ERP sistemlerinden, finansal yönetim sistemlerinden ve operasyonel loglardan veri topladık.
• Kritik iş akışlarındaki darboğazları, sapmaları ve verimsizlikleri belirledik.

2. Süreç Tasarımı:

• İyileştirme alanlarını tespit etmek ve bilgiler toplamak için önemli paydaşlarla atölye çalışmaları yaptık.
• İş akışlarını iyileştirmek, manuel müdahaleyi azaltmak ve verimliliği artırmak için süreçleri yeniden tasarladık.
• Sektörün en iyi uygulamaları ve uyum gereksinimlerine uygun standart süreç modelleri geliştirdik.

3. Süreç Simülasyonu:

• Yeniden tasarlanan süreçleri performans sonuçlarını tahmin etmek ve potansiyel sorunları belirlemek için gelişmiş yazılımlar kullanarak simüle ettik.
• Önerilen değişikliklerin önemli performans ölçütleri üzerindeki etkisini değerlendirmek için çeşitli senaryoları test ettik.
• Simülasyon sonuçlarına göre süreç modellerini rafine ettik ve optimum verimlilik sağladık.

Sonuç

Finans ve Paylaşılan Hizmetler bölümlerinde süreç iyileştirme girişimlerinin uygulanması önemli faydalar sağladı:

• Daha Hızlı İşlem Süreçleri: Finansal işlemler için ortalama işlem süresi %40 azaldı ve raporlama zamanlamalarını ve karar vermeyi önemli ölçüde iyileştirdi.
• Azaltılmış Operasyonel Maliyetler: İyileştirilen finansal operasyonlar ve paylaşılan hizmetler süreçleri ile otomasyon, operasyonel maliyetlerde %30’luk bir azalma sağladı.
• Geliştirilmiş Uyum: Standartlaştırılmış süreçler ve gelişmiş izleme yetenekleri, düzenleyici uyumda %50’lik bir iyileşme sağladı.
• Artan Süreç Görünürlüğü: Process mining araçları, finansal operasyonlar hakkında gerçek zamanlı içgörüler sağlayarak, daha iyi karar verme ve sürekli iyileştirmeye yardımcı oldu.
• Artan Verimlilik: Optimize edilmiş iş akışları, manuel çabaları %50 oranında azalttı, stratejik girişimler için kaynak ayırdı ve genel operasyonel verimliliği artırdı.

Process mining, süreç tasarımı ve süreç simülasyonu kullanılarak, Finans ve Paylaşılan Hizmetler bölümleri operasyonlarını başarılı bir şekilde dönüştürdü, önemli operasyonel verimlilikler, maliyet tasarrufları ve geliştirilmiş uyum sağladı. Bu kullanım durumu, iş süreç yönetimi tekniklerinin finans fonksiyonlarını optimize etme ve genel iş performansını destekleme konusundaki dönüştürücü potansiyelini vurgular.