Dönüşüm/Rol: Finans ve Shared Services Süreç Analizi

Finans ve Shared Services Süreç İyileştirme

Giriş

Finans ve Shared Services departmanları her organizasyonda kritik rol oynar; finansal işlemleri yönetir, raporlama ve uyum sağlar ve iş süreçlerine merkezi hizmetler sunar. Teknoloji hızla gelişse de birçok şirket, operasyonel verimsizlik, yüksek maliyet ve doğruluk ve uyumu sürdürme zorluğu yaşıyor. Bu sorunları aşmak için, dünya genelinde öncü şirketler, Process Mining, süreç tasarımı ve simülasyon teknikleriyle süreç iyileştirme projelerine başvuruyor.

Sorunlar

Finans ve Shared Services departmanlarında sıkça görülen başlıca zorluklar:

• Verimsiz Transaction Süreçleri: Finansal işlemlerin uzun sürmesi, raporlama ve karar süreçlerinde gecikmeye yol açıyor.
• Yüksek Operasyonel Maliyet: Finans operasyonları ve shared services’taki verimsizlikler, masrafları artırıyor.
• Uyum Zorlukları: Karmaşık ve sürekli değişen regülasyonlar, uyum yönetimini zorlaştırıyor.
• Kısıtlı Süreç Görünürlüğü: Finansal workflow’ların yeterince görünür olmaması, etkili karar ve süreç optimizasyonunu engelliyor.

Metodoloji

Süreç iyileştirme projeleri, birçok şirkette aşağıdaki yapılandırılmış adımlarla gerçekleştirilmiştir:

1. Process Mining:

• Accounts payable, accounts receivable, finansal raporlama ve shared services gibi süreçler process mining araçları ile analiz edilmiştir.
• ERP sistemleri, finans yönetim sistemleri ve operasyon kayıtlarından data toplanarak mevcut süreçler haritalanmıştır.
• Kritik workflow’larda darboğazlar, sapmalar ve verimsizlikler tespit edilmiştir.

2. Süreç Tasarımı:

• Ana paydaşlarla yapılan workshoplarla iyileştirme alanları belirlenmiştir.
• Süreçler tekrar tasarlanarak workflow’lar sadeleştirilmiş, manuel işlem azalmış ve verimlilik artmıştır.
• Sektör standartları ve uyum gereksinimleriyle uyumlu standart süreç modelleri hazırlanmıştır.

3. Süreç Simülasyonu:

• Yenilenen süreçler gelişmiş yazılımlar ile simüle edilerek performans tahminleri ve olası riskler ortaya çıkarılmıştır.
• Değişikliklerin transaction süresi, operasyon maliyeti ve uyum oranı gibi KPI’lara etkisini görmek için farklı senaryolar test edilmiştir.
• Simülasyon sonuçlarına göre süreç modelleri optimize edilmiştir.

Sonuçlar

Finans ve Shared Services alanında süreç iyileştirme projelerinin uygulanmasıyla önemli avantajlar sağlanmıştır:

• Daha Hızlı Transaction İşlemleri: Finansal işlemlerin ortalama süresi %40 azaldı; raporlama ve karar alma hızlandı.
• Azalan Operasyon Maliyetleri: Optimize edilmiş workflow ve otomasyon ile operasyon maliyetlerinde %30 azalma oldu.
• Gelişen Uyum: Standart süreçler ve gelişmiş monitor imkanı ile regülasyon uyumu %50 arttı.
• Artan Süreç Görünürlüğü: Process mining sayesinde finansal operasyonlarda gerçek zamanlı içgörü sağlandı.
• Yükselen Verimlilik: Optimize workflow’lar sayesinde manuel iş yükü %50 azaldı ve kaynaklar stratejik işlere ayrıldı.

Process Mining, süreç tasarımı ve simülasyonun etkili entegrasyonu ile Finans ve Shared Services departmanları süreçlerini dönüştürüp anlamlı verimlilik, maliyet tasarrufu ve yüksek uyum elde etti. Bu başarı, iş süreç yönetimi tekniklerinin finans fonksiyonlarında yaratabileceği dönüşümü gözler önüne seriyor.