Transformation/Rôle: Finance et Services Partagés

Optimisation des processus Finance et Shared Services

Introduction

Les départements Finance et Shared Services sont essentiels dans toute organisation, gérant les transactions financières, le reporting, la conformité et fournissant des services centralisés pour soutenir les activités de l’entreprise. Malgré les progrès technologiques, de nombreuses entreprises rencontrent encore des inefficacités opérationnelles, des coûts élevés et des difficultés à garantir la conformité. Pour surmonter ces défis, les organisations leaders ont lancé des projets d’amélioration des processus grâce au Process Mining, au conception de processus et à la simulation de processus.

Problématique

Les départements Finance et Shared Services font face à des problématiques courantes :

• Traitement des facturess factures fournisseurs factures fournisseursurse transactions lent : Des délais importants ralentissent le reporting et la prise de décision.
• Coûts opérationnels élevés : Les inefficacités impactent directement les coûts.
• Gestion de la conformité : Des exigences réglementaires complexes nécessitent beaucoup de ressources.
• Manque de visibilité sur les processus : Une visibilité limitée freine les décisions et l’optimisation des workflows financiers.

Méthodologie

Les projets d’optimisation ont suivi une méthodologie structurée, en plusieurs étapes :

1. Process Mining :

• Utilisation d’outils de process mining pour analyser les processus comme comptes fournisseurs, comptes clients, reporting financier et Shared Services.
• Collecte de données depuis les systèmes ERP, les logiciels de gestion financière et les logs opérationnels pour cartographier les processus.
• Identification des points de blocage, écarts et inefficacités dans les workflows clés.

2. Conception de processus :

• Organisation d’ateliers avec les parties prenantes pour cibler les axes d’amélioration.
• Refonte des processus pour fluidifier les workflows, réduire les tâches manuelles et optimiser l’efficacité.
• Création de modèles standards intégrant les meilleures pratiques du secteur et la conformité.

3. Simulation de processus :

• Simulation des nouveaux process via un logiciel avancé pour anticiper la performance et prévenir les problèmes.
• Test de scénarios multiples pour mesurer l’impact des changements sur des KPIs comme le temps de traitement, les coûts opérationnels et la conformité.
• Ajustement des modèles en fonction des résultats pour garantir une efficacité maximale.

Résultats

L’optimisation des processus dans les départements Finance et Shared Services a généré des bénéfices notables :

• Traitement des facturess factures fournisseurs factures fournisseurs transactions accéléré : Temps de traitement réduit de 40 %, accélérant le reporting et la prise de décision.
• Coûts réduits : Des workflows optimisés et l’automatisation ont permis une baisse des coûts de 30 %.
• Conformité renforcée : Process standardisés et suivi accru pour une conformité meilleure de 50 %.
• Visibilité sur les process augmentée : Le process mining offre une vision en temps réel pour l’amélioration continue.
• Éfficacité accrue : Les tâches manuelles ont baissé de 50 %, libérant des ressources pour des projets stratégiques.

Avec le process mining, le design et la simulation, les équipes Finance et Shared Services ont transformé leurs opérations, gagnant en efficacité, réduisant les coûts et renforçant la conformité. Ce cas montre le potentiel du business process management pour optimiser la fonction finance et la performance métier.