Transformation/Rôle: Finances et Services Partagés

Cas d’utilisation : Amélioration des processus dans les finances et services partagés

Introduction

Les départements des Finances et des Services partagés jouent un rôle crucial dans toute organisation, gérant les transactions financières, la comptabilité, la conformité et fournissant des services centralisés pour soutenir les opérations commerciales. Malgré les avancées technologiques, de nombreuses entreprises sont confrontées à des inefficacités opérationnelles, des coûts élevés et des défis pour maintenir précision et conformité. Pour résoudre ces problèmes, des entreprises leaders à travers le monde ont entrepris des projets d’amélioration des processus en utilisant des techniques de Process Mining, de conception de processus et de simulation de processus.

Énoncé du problème

Les départements des Finances et des Services partagés ont rencontré plusieurs défis communs à travers les entreprises :

• Traitement inefficace des transactions : Des délais de traitement prolongés pour les transactions financières ont entraîné des retards dans la communication et la prise de décision.
• Coûts opérationnels élevés : Les inefficacités dans les opérations financières et les services partagés ont augmenté les dépenses.
• Défis de conformité : Des exigences réglementaires complexes et évolutives ont rendu la gestion de la conformité intensive en ressources.
• Visibilité limitée des processus : Une visibilité insuffisante sur les flux de travail financiers a entravé la prise de décision efficace et l’optimisation des processus.

Méthodologie

Les initiatives d’amélioration des processus ont suivi une méthodologie structurée à travers plusieurs entreprises, comprenant les étapes suivantes :

1. Process Mining :

• Utilisation d’outils de process mining pour analyser divers processus tels que les comptes à payer, les comptes à recevoir, les rapports financiers, et les services partagés.
• Collecte de données des systèmes ERP, des systèmes de gestion financière, et des journaux opérationnels pour cartographier les processus actuels.
• Identification des goulots d’étranglement, des écarts et des inefficacités dans les flux de travail critiques.

2. Conception de processus :

• Organisation d’ateliers avec les parties prenantes clés pour recueillir des informations et identifier les zones communes à améliorer.
• Refonte des processus pour rationaliser les flux de travail, réduire l’intervention manuelle et optimiser l’efficacité.
• Développement de modèles de processus standardisés intégrant les meilleures pratiques industrielles et les exigences de conformité.

3. Simulation de processus :

• Simulation des processus retravaillés à l’aide de logiciels avancés pour prédire les résultats de performance et identifier les problèmes potentiels.
• Test de divers scénarios pour évaluer l’impact des changements proposés sur les principaux indicateurs de performance tels que le temps de traitement des transactions, les coûts opérationnels, et les taux de conformité.
• Raffinement des modèles de processus basés sur les résultats de simulation pour garantir une efficacité et une efficacité optimales.

Résultat

La mise en œuvre des initiatives d’amélioration des processus dans les départements des Finances et des Services partagés a apporté des avantages significatifs :

• Traitement plus rapide des transactions : Le temps de traitement moyen des transactions financières a diminué de 40 %, améliorant considérablement les délais de communication et de prise de décision.
• Réduction des coûts opérationnels : Les opérations financières rationalisées et les processus des services partagés, associés à l’automatisation, ont permis une réduction de 30 % des coûts opérationnels.
• Amélioration de la conformité : Des processus standardisés et des capacités de surveillance renforcées ont entraîné une amélioration de 50 % de la conformité réglementaire.
• Augmentation de la visibilité des processus : Les outils de process mining ont fourni des informations en temps réel sur les opérations financières, facilitant une meilleure prise de décision et une amélioration continue.
• Efficacité accrue : Les flux de travail optimisés ont réduit les efforts manuels de 50 %, libérant des ressources pour des initiatives stratégiques et améliorant l’efficacité opérationnelle globale.

En tirant parti du process mining, de la conception de processus et de la simulation de processus, les départements des Finances et des Services partagés ont transformé avec succès leurs opérations, réalisant des gains d’efficacité opérationnelle, des économies de coûts et une amélioration de la conformité. Ce cas d’utilisation souligne le potentiel transformateur des techniques de gestion des processus métier dans l’optimisation des fonctions financières et le soutien de la performance commerciale globale.