Transformation/Rôle: Finance et Services Partagés

Optimisation des processus Finance et Shared Services

Introduction

Les départements Finance et Shared Services sont essentiels dans toute organisation, gérant les transactions financières, le reporting, la conformité et fournissant des services centralisés pour soutenir les opérations business. Malgré les progrès technologiques, de nombreuses entreprises rencontrent encore des inefficacités opérationnelles, des coûts élevés et des difficultés à garantir la conformité. Pour surmonter ces défis, les organisations leaders ont lancé des projets d’amélioration des processus grâce au Process Mining, au process design et à la simulation de processus.

Enjeux rencontrés

Les départements Finance et Shared Services font face à des problématiques courantes :

• Traitement de transactions lent : Des délais importants ralentissent le reporting et la prise de décision.
• Coûts opérationnels élevés : Les inefficacités impactent directement les coûts.
• Gestion de la conformité : Des exigences réglementaires complexes nécessitent beaucoup de ressources.
• Manque de visibilité sur les process : Une visibilité limitée freine les décisions et l’optimisation des workflows financiers.

Méthodologie

Les initiatives d’optimisation des processus ont suivi une méthodologie structurée, comprenant les étapes suivantes :

1. Process Mining :

• Utilisation d’outils de process mining pour analyser les processus comme comptes fournisseurs, comptes clients, reporting financier et Shared Services.
• Collecte de data depuis les systèmes ERP, les logiciels de gestion financière et les logs opérationnels pour mapper les process.
• Identification des goulets d’étranglement, écarts et inefficacités dans les workflows clés.

2. Process Design :

• Organisation d’ateliers avec les parties prenantes pour identifier les axes d’amélioration.
• Redesign des process pour fluidifier les workflows, réduire les tâches manuelles et optimiser l’efficacité.
• Création de modèles standard intégrant les best practices du secteur et les exigences de conformité.

3. Process Simulation :

• Simulation des nouveaux process via un software avancé pour anticiper la performance et prévenir les problèmes.
• Test de scénarios multiples pour mesurer l’impact des changements sur des KPIs comme le temps de traitement, les coûts opérationnels et la conformité.
• Ajustement des modèles en fonction des résultats pour garantir une efficacité maximale.

Résultats

L’optimisation des process dans les départements Finance et Shared Services a généré des bénéfices notables :

• Traitement des transactions accéléré : Temps de traitement réduit de 40 %, accélérant le reporting et la prise de décision.
• Coûts réduits : Des workflows optimisés et l’automatisation ont permis une baisse des coûts de 30 %.
• Conformité renforcée : Process standardisés et monitoring accru pour une conformité meilleure de 50 %.
• Visibilité sur les process augmentée : Le process mining offre une vision temps réel pour l’amélioration continue.
• Efficacité accrue : Les tâches manuelles ont baissé de 50 %, libérant des ressources pour des projets stratégiques.

Avec le process mining, le design et la simulation, les équipes Finance et Shared Services ont transformé leurs opérations, gagnant en efficacité, réduisant les coûts et renforçant la conformité. Ce cas montre le potentiel du business process management pour optimiser la fonction finance et la performance métier.