Transformation/Rolle: Produktivität im Workforce Management

Steigerung der Workforce Productivity durch Prozessoptimierung

Einführung

Workforce Productivity-Expert:innen sind entscheidend für die Optimierung von Mitarbeiter-Performance, Engagement und Effizienz in Unternehmen. Ihr Fokus liegt auf der Optimierung von Workflows, der Beseitigung von Ineffizienzen und der Förderung eines produktiven Arbeitsumfelds. Dennoch stehen viele Unternehmen vor Herausforderungen, dauerhaft hohe Produktivität, niedrige Kosten und zufriedene Mitarbeitende zu gewährleisten. Deshalb setzen führende Unternehmen auf Prozessverbesserungen mit Process Mining, Process Design und Process Simulation.

Problemstellung

Workforce Productivity-Teams hatten oft diese Herausforderungen:

• Ineffiziente Workflows: Ineffektive Prozesse und doppelte Aufgaben senkten die Produktivität und führten zu Frust.
• Hohe Betriebskosten: Ineffiziente Abläufe und Ressourcenverteilung erhöhten die Kosten.
• Geringes Engagement: Fehlende strukturierte Prozesse und klare Kommunikation beeinträchtigten Engagement und Zufriedenheit.
• Geringe Prozess-Transparenz: Mangelnde Transparenz erschwert Entscheidungen und Prozessoptimierung.

Methodik

Die Prozessverbesserungen in mehreren Unternehmen folgten einer bewährten Methodik, geleitet von Workforce Productivity-Teams und diesen Schritten:

1. Process Mining:

• Einsatz von Process Mining-Tools zur Analyse zentraler HR-Prozesse wie Task Management, Kommunikation und Monitoring.
• Daten aus HRMS, Projektmanagement-Tools und operativen Logs dienen zur Prozessaufnahme.
• Bottlenecks, Abweichungen und Ineffizienzen in wichtigen Workflows werden identifiziert.

2. Process Design:

• Workshops mit Stakeholdern und Mitarbeitenden erfassen Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten.
• Prozesse werden umgestaltet, um Abläufe zu vereinfachen, manuelle Arbeit zu verringern und Effizienz zu erhöhen.
• Standardisierte Prozessmodelle entstehen unter Einbeziehung von Best Practices und Compliance.

3. Process Simulation:

• Simulation der neugestalteten Prozesse mit moderner Software, um Ergebnisse vorherzusagen und mögliche Probleme zu erkennen.
• Verschiedene Szenarien testen die Auswirkungen geplanter Änderungen auf KPIs wie Durchlaufzeit, Kosten und Zufriedenheit.
• Die Modelle werden anhand der Simulationsergebnisse weiter verbessert.

Ergebnisse

Die Prozessverbesserungen durch Workforce Productivity-Teams sorgten für klare Vorteile:

• Effizientere Workflows: Verbesserte Abläufe und weniger Doppelarbeiten steigerten die Workforce Productivity um 35%.
• Kostensenkung: Optimierte Prozesse und Ressourceneinsatz senkten die Betriebskosten um 25%.
• Mehr Engagement: Klare Prozesse und bessere Kommunikation erhöhten Engagement und Zufriedenheit um 30%.
• Mehr Transparenz: Process Mining liefert Echtzeit-Insights in Prozesse und ermöglicht gezielte Verbesserungen.
• Höhere Effizienz: Automatisierte Prozesse reduzierten manuelle Arbeit um 40%, Ressourcen wurden für strategische Aufgaben frei.

Mit Process Mining, Process Design und Process Simulation wandeln Unternehmen ihre Abläufe, erzielen mehr Effizienz, geringere Kosten und höhere Zufriedenheit. Dieser Use Case zeigt das große Potenzial von Business Process Management zur Optimierung der Workforce Productivity und Unternehmensleistung.