Arbeitsproduktivität mit Process Mining verbessern

Wie produktiv Ihre Mitarbeitenden arbeiten, hängt davon ab, wie gut Ihre Organisation verfügbare Kapazitäten in erledigte Arbeit umsetzt. ProcessMind analysiert Prozesszeiten pro Case, nicht die Leistung einzelner Personen oder Aktivitäten. Mit Process Mining erkennen Sie, wo Arbeit auf Mitarbeitende wartet und wo Mitarbeitende auf Arbeit warten. Außerdem sehen Sie, wie sich veränderte Kapazitäten auf den Durchsatz auswirken könnten.

Wie können Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden ohne zusätzliches Personal steigern?

Betrachten Sie zunächst die Arbeit, nicht Annahmen über einzelne Personen. Prozessdaten zeigen, wie Cases einen Prozess durchlaufen, wie lange sie an den einzelnen Schritten warten und an welchen Stellen Übergaben oder Warteschlangen den Durchsatz begrenzen. So erhalten Operations- und Personalplanungsteams eine fundierte Grundlage, um Kapazitäten nach Prozess und Rolle zu besprechen.

Eine lange Wartezeit kann auf einen Kapazitätsengpass, eine Freigaberegel, eine ungleichmäßige Arbeitsverteilung oder eine Abhängigkeit von einem anderen Team hindeuten. Untersuchen Sie den Prozess, bevor Sie entscheiden, ob Sie die Weiterleitung ändern, Arbeit neu verteilen oder Kapazitäten anpassen.

Welche Erkenntnisse liefert Process Mining zu Kapazitäten?

Process Mining nutzt Ereignisdaten, um nachzuvollziehen, wie Cases einen Prozess durchlaufen. Sie können Zykluszeit, Wartezeit, Durchsatz, Nacharbeit und Übergaben in verschiedenen Prozessvarianten untersuchen. Wenn Ihre Daten Rolleninformationen enthalten, können Sie Wartezeiten und Arbeitslast nach Rolle vergleichen, ohne die Leistung einzelner Personen zu überwachen.

So erhalten Beteiligte eine gemeinsame, auf einzelne Cases bezogene Sicht darauf, wie die Arbeit erledigt wird. Sie beruht auf Daten statt auf widersprüchlichen Schilderungen.

Erfahren Sie, wie Process Mining tatsächliche Prozessabläufe sichtbar macht

Eine Übersicht der benötigten Daten finden Sie unter Datenanforderungen für Process Mining.

Wo wartet die Arbeit auf Mitarbeitende und wo warten Mitarbeitende auf Arbeit?

Suchen Sie nach Warteschlangen, in denen Cases auf eine Rolle oder ein Team warten. Vergleichen Sie diese Wartezeiten anschließend mit Zeiträumen, in denen Arbeit vorhanden ist, aber nicht vorankommt. So lassen sich Abweichungen zwischen eingehender Nachfrage und verfügbaren Kapazitäten sowie Verzögerungen durch Abhängigkeiten oder die Prozessgestaltung erkennen.

Nutzen Sie die Erkenntnisse, um gezielte Fragen zu stellen:

• Auf welche Schritte entfällt pro Case die meiste Wartezeit?
• Häufen sich Verzögerungen bei einer bestimmten Rolle, Übergabe oder Prozessvariante?
• Ist die Arbeit ungleichmäßig auf Rollen oder Teams verteilt?
• Deuten die Daten auf ein Kapazitätsproblem hin oder auf eine Regel beziehungsweise Abhängigkeit, die sich ändern ließe?

Mit diesen Fragen bleibt die Diskussion auf die Prozessgestaltung und den Personaleinsatz ausgerichtet, nicht darauf, wie schnell einzelne Personen arbeiten.

Weitere Informationen zur Ermittlung von Prozessengpässen finden Sie unter So analysieren Sie Ihren Prozess und So überwachen Sie einen Prozess im Zeitverlauf.

Wie können Sie Kapazitätsänderungen testen, bevor Sie Ressourcen einsetzen?

Vergleichen Sie mit einer Prozesssimulation verschiedene Szenarien, bevor Sie Personaleinsatz oder Weiterleitung ändern. Testen Sie beispielsweise, wie sich eine Verschiebung von Kapazitäten zwischen Rollen, eine andere Weiterleitung der Arbeit oder eine angepasste Arbeitsverteilung auswirken könnte. Vergleichen Sie jedes Szenario anhand von Kennzahlen wie prognostizierter Zykluszeit, Durchsatz und Ressourcenbedarf mit der aktuellen Leistung.

Eine Simulation macht Annahmen transparent, kann aber kein Ergebnis garantieren. Die Prognose hängt von den bereitgestellten Daten und Szenarioannahmen ab. Vergleichen Sie nach der Umsetzung die tatsächlichen Ergebnisse mit der Prognose. So sehen Sie, welche Annahmen zutrafen und an welchen Stellen das Modell angepasst werden muss.

Testen Sie Kapazitätsszenarien

Wie vergleichen Sie prognostizierte und tatsächliche Verbesserungen der Zykluszeit?

Wählen Sie einen Prozess mit klar definierten Start- und Endereignissen sowie einer bereits erfassten KPI für die Zykluszeit. Prüfen Sie den aktuellen Ablauf, ermitteln Sie einen konkreten Engpass und simulieren Sie eine gezielte Änderung. Halten Sie Ihre Annahmen und die erwarteten Auswirkungen vor der Umsetzung fest.

Messen Sie nach der Änderung denselben Prozess und dieselbe KPI. Vergleichen Sie die tatsächliche Zykluszeit und den Durchsatz mit der Prognose, um zu beurteilen, ob die Änderung den Engpass behoben hat. Weichen die Ergebnisse ab, überprüfen Sie Ihre Annahmen, Prozessdaten oder Umsetzung. Betrachten Sie die Prognose nicht als Versprechen.

Welche Daten benötigen Sie für den Einstieg?

Wählen Sie einen Prozess mit hohem Volumen, für den sich Cases, Aktivitäten und Ereignis-Timestamps identifizieren lassen. Berücksichtigen Sie Informationen zu Rollen oder Teams nur, wenn dies angemessen und gemäß Ihrer Datenschutzerklärung zulässig ist. Richten Sie die Analyse auf die Planung nach Prozess und Rolle aus, nicht auf die Leistung einzelner Personen.

Beginnen Sie mit einer konkreten Frage, zum Beispiel, wo Cases am längsten warten oder ob eine Übergabe den Durchsatz begrenzt. Eine gezielte Analyse erleichtert es, die Daten zu prüfen und gemeinsam zu bewerten, was die Ergebnisse aussagen.

Wie unterstützen Prozessdaten die Personalplanung?

Eine Prozessansicht bietet Operations- und Personalplanungsteams eine gemeinsame Grundlage, um Nachfrage, Kapazitäten und Arbeitsverteilung zu besprechen. Ermitteln Sie damit, wo ein Prozess möglicherweise mehr Kapazität benötigt, wo sich vorhandene Kapazitäten besser an die Nachfrage anpassen ließen und wo Prozessänderungen Wartezeiten verringern könnten.

Die Daten unterstützen die Planung, treffen aber keine Personalentscheidungen für Sie. Ihre Organisation bleibt dafür verantwortlich, die Ergebnisse einzuordnen, den Kontext zu berücksichtigen und über geeignete Änderungen zu entscheiden.

Was sollten Sie als Nächstes tun?

Wählen Sie einen Prozess, prüfen Sie den Ablauf auf Case-Ebene und ermitteln Sie, wo Arbeit auf Mitarbeitende oder Mitarbeitende auf Arbeit warten. Testen Sie anschließend ein gezieltes Kapazitätsszenario und vergleichen Sie nach der Umsetzung die Prognose mit den tatsächlichen Ergebnissen.

Entdecken Sie den Anwendungsfall für Shared Services

Zeigen Sie, wo Arbeit auf Mitarbeitende wartet