Transformation/Rolle: Produktivität im Workforce Management

Steigerung der Workforce Productivity durch Prozessoptimierung

Einführung

Experten für Arbeitsproduktivität sind wichtig für die Optimierung von Mitarbeiter-Leistungsfähigkeit, Einbindung und Effizienz in Unternehmen. Ihr Fokus liegt auf der Optimierung von Workflows, der Beseitigung von Ineffizienzen und der Förderung eines Produktiven Arbeitsumfelds. Dennoch stehen viele Unternehmen vor Herausforderungen, dauerhaft hohe Produktivität, niedrige Kosten und zufriedene Mitarbeitende zu sicherstellen. Deshalb setzen führende Unternehmen auf Prozessoptimierungen mit Process Mining, Prozessdesign und ProzessSimulation.

Problemstellung

Teams im Bereich Arbeitsproduktivität standen oft vor folgenden Herausforderungen:

• Ineffiziente Workflows: Ineffektive Prozesse und doppelte Aufgaben senkten die Produktivität und führten zu Frust.
• Hohe Betriebskosten: Ineffiziente Abläufe und Ressourcenverteilung erhöhten die Kosten.
• Geringes Einbindung: Fehlende strukturierte Prozesse und klare Kommunikation beeinträchtigten Einbindung und Zufriedenheit.
• Geringe Prozesstransparenz: Mangelnde Transparenz erschwert Entscheidungen und Prozessoptimierung.

Methodik

Die Prozessoptimierungen in mehreren Unternehmen folgten einer bewährten Methodik, geleitet von Workforce Productivity-Teams und diesen Schritten:

1. Process Mining:

• Einsatz von Process-Mining-Tools zur Analyse zentraler HR-Prozesse wie Aufgabe Management, Kommunikation und Monitoring.
• Daten aus HRMS, Projektmanagement-Tools und operativen Logs dienen zur Prozessaufnahme.
• Engpässe, Abweichungen und Ineffizienzen in wichtigen Workflows werden identifiziert.

2. Prozessdesign:

• Workshops mit Stakeholdern und Mitarbeitenden erfassen Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten.
• Prozesse werden umgestaltet, um Abläufe zu vereinfachen, manuelle Arbeit zu verringern und Effizienz zu erhöhen.
• Standardisierte Prozessmodelle entstehen unter Einbeziehung von Best Practices und Compliance.

3. ProzessSimulation:

• Simulation der neugestalteten Prozesse mit moderner Software, um Resultate vorherzusagen und mögliche Probleme zu erkennen.
• Verschiedene Szenarien testen die Auswirkungen geplanter Änderungen auf KPIs wie Durchlaufzeit, Kosten und Zufriedenheit.
• Die Modelle werden anhand der Simulationsergebnisse weiter verbessert.

Resultate

Die Prozessoptimierungen durch Workforce Productivity-Teams sorgten für klare Vorteile:

• Effizientere Workflows: Verbesserte Abläufe und weniger Doppelarbeiten steigerten die Arbeitsproduktivität um 35 %.
• Kostensenkung: Optimierte Prozesse und Ressourceneinsatz senkten die Betriebskosten um 25%.
• Mehr Einbindung: Klare Prozesse und bessere Kommunikation erhöhten Einbindung und Zufriedenheit um 30%.
• Maximale Transparenz: Process Mining liefert Echtzeit-Transparenz in Prozesse und ermöglicht gezielte Verbesserungen.
• Höhere Effizienz: Automatisierte Prozesse reduzierten manuelle Arbeit um 40%, Ressourcen wurden für strategische Aufgaben frei.

Mit Process Mining, Prozessdesign und ProzessSimulation transformieren Unternehmen ihre Prozesse, erzielen mehr Effizienz, geringere Kosten und höhere Zufriedenheit. Dieses Praxisbeispiel zeigt das große Potenzial von Geschäftsprozessmanagement (BPM) zur Optimierung der Workforce Productivity und Unternehmensleistung.