Procure to Pay: Ihren Prozess dokumentieren und prüfen

Procure to Pay: Finden und prüfen Sie Prozessausnahmen

Ein Procure-to-Pay-Prozess reicht von der Bestellanforderung über Freigabe, Lieferantenauswahl und Bestellung bis zur Rechnungsbearbeitung. Dokumentieren Sie den vereinbarten Ablauf, stimmen Sie ihn mit den Beteiligten ab und vergleichen Sie ihn mit den Ereignisdaten. So erkennen Sie, wo der tatsächliche Einkauf davon abweicht, und können Ausgaben außerhalb von Verträgen, geteilte Bestellungen oder Bestellungen ohne dokumentierte Freigabe untersuchen. ProcessMind macht diese Muster sichtbar, setzt aber keine Einkaufsrichtlinien durch.

Warum sollten Sie Ihren Einkaufsprozess dokumentieren?

Wissen über den Einkauf ist häufig auf Dokumente, Tabellen, E-Mail-Verläufe und die Erfahrung einzelner Personen verteilt. Wenn sich die Arbeit verändert, können diese Quellen auseinanderdriften. Dann sind sich Teams möglicherweise uneinig, welcher Prozess aktuell ist oder wer für eine Entscheidung zuständig ist.

Ein gemeinsames Modell bietet Prozessverantwortlichen, Freigebenden und Teams eine gemeinsame Referenz für den Standardablauf, Entscheidungspunkte, Rollen und Ausnahmen. Freigaben und Versionsverlauf erleichtern die Prüfung von Änderungen und die Identifizierung der freigegebenen Version. Teilbare Links machen die aktuelle Dokumentation leichter auffindbar.

Hinweise zur Zuweisung von Zuständigkeiten finden Sie in dieser RACI-Matrix für Prozesse. Die Prozessverantwortlichen tragen die Verantwortung für den Prozess. Die Freigebenden treffen die jeweiligen Kontrollentscheidungen.

Welche Ausnahmen im Einkauf können Sie untersuchen?

Vergleichen Sie das abgestimmte Modell mit den Ereignisdaten des Procure-to-Pay-Prozesses, um Abweichungen in tatsächlichen Cases zu erkennen. Untersuchen Sie beispielsweise folgende Muster:

• Ausgaben außerhalb von Verträgen: Einkäufe, bei denen der erwartete Vertrags- oder Lieferantenweg offenbar umgangen wird.
• Geteilte Bestellungen: mehrere Einkäufe, die anhand Ihrer Einkaufsregeln geprüft werden sollten.
• Fehlende Freigaben: Cases, in deren Ereignisdaten die erwartete Freigabeaktivität fehlt.
• Unterschiedliche Freigabewege: Abweichungen nach Team, Region, Lieferant oder Einkaufsart.
• Nacharbeit und Verzögerungen: wiederholte Aktivitäten, Übergaben oder lange Wartezeiten.

Diese Muster sind Hinweise, die geprüft werden sollten, aber kein Beweis für einen Richtlinienverstoß. Ihr Team entscheidet, was die jeweilige Ausnahme bedeutet und welche Maßnahmen folgen.

Wie vergleichen Sie das Modell mit dem tatsächlichen Einkaufsablauf?

Beginnen Sie mit einem dokumentierten Prozess und einem geeigneten Event Log. Process Mining nutzt Ereignisdaten, um die Abläufe der Cases sichtbar zu machen, einschließlich Zykluszeiten, Übergaben, Nacharbeit, Freigabewegen und Abweichungen vom Modell.

Prüfen Sie die Unterschiede gemeinsam mit den Prozessverantwortlichen und den Freigebenden. Klären Sie, ob es sich um eine genehmigte Ausnahme, eine Dokumentationslücke oder ein Prozessproblem handelt, das weiter untersucht werden muss. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Prozessdaten mit einem Modell vergleichen.

Erfahren Sie, wie Process Mining funktioniert.

Wie halten Sie den freigegebenen Prozess aktuell?

Erstellen Sie ein BPMN-Modell, das den Standardablauf, Rollen, Entscheidungen, Systeme und bekannte Ausnahmen abbildet. Beziehen Sie die Prozessverantwortlichen und die relevanten Freigebenden in die Prüfung und Freigabe ein, bevor Sie eine Änderung veröffentlichen.

Verweisen Sie Teams mit teilbaren Links auf die abgestimmte Dokumentation und verfolgen Sie Änderungen im Versionsverlauf. So können Sie das Modell auch dann praxisnah prüfen, wenn sich Richtlinien, Lieferanten oder Arbeitsweisen ändern.

Lesen Sie mehr über Prozessdokumentation.

Wie RFP-, RFQ- und Angebotsprozesse zusammenhängen

Dokumentieren Sie den RFP-, RFQ- und Angebotsprozess als Teil des übergeordneten Einkaufsablaufs oder als miteinander verknüpfte Prozesse, wenn das die Arbeitsweise Ihrer Organisation besser abbildet. Halten Sie die relevanten Entscheidungspunkte, Verantwortlichkeiten und Übergaben fest. Vergleichen Sie anschließend den dokumentierten Ablauf mit den Ereignisdaten, sofern diese Aktivitäten darin erfasst sind.

Die drei Bezeichnungen stehen für unterschiedliche Fragestellungen und werden oft synonym verwendet. Eine Informationsanfrage (RFI) klärt, welche Leistungen ein Lieferant anbieten kann. Eine Angebotsanfrage (RFP) bittet um einen Lösungsvorschlag und einen Preis für eine noch nicht vollständig spezifizierte Leistung. Eine Preisanfrage (RFQ) fragt einen Preis auf Grundlage einer bereits festgelegten Spezifikation an. Für Standardwaren reicht möglicherweise eine RFQ. Bei Dienstleistungen können zunächst eine RFI und anschließend eine RFP erforderlich sein. Modellieren Sie die Abfolge, die Ihre Organisation tatsächlich verwendet, und markieren Sie die Stellen, an denen der Prozess auf eine Antwort des Lieferanten wartet.

Sie können auch den Vertragsmanagementprozess zusammen mit dem Einkauf dokumentieren. So sehen Teams, wie vertragsbezogene Schritte mit Anfragen, Freigaben und Bestellungen zusammenhängen.

Welche Erkenntnisse liefert die Automatisierungsanalyse für Procure to Pay?

Process Mining zeigt, wo die Arbeit einem wiederholbaren Ablauf folgt, wo manuelle Übergaben stattfinden und wo Ausnahmen geprüft werden sollten. Diese Erkenntnisse können Ihnen helfen, mögliche Automatisierungspotenziale zu bewerten. ProcessMind führt Einkaufsprozesse jedoch weder aus noch automatisiert es sie. Prüfen Sie den Prozess und die Kontrollen, bevor Sie über eine Automatisierung entscheiden.

Wie Teams Prozessdaten nutzen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen, erfahren Sie in unserem Beitrag So finden Sie Automatisierungspotenziale mit Process Mining.

Wie beginnen Sie am besten?

Wählen Sie einen Einkaufsablauf mit klarer Prozessverantwortung und einer konkreten Fragestellung aus, etwa ob Bestellungen den erwarteten Freigabeweg durchlaufen. Stellen Sie einen verfügbaren Bestelldatenexport und die aktuelle Prozessdokumentation zusammen, auch wenn diese noch unvollständig ist.

Stimmen Sie das Modell mit den Prozessverantwortlichen und den Freigebenden ab und vergleichen Sie es anschließend mit den Daten. Prüfen Sie Ausnahmen gemeinsam und dokumentieren Sie freigegebene Änderungen im Versionsverlauf des Modells. Halten Sie die Zuständigkeiten klar: Die Prozessverantwortlichen tragen die Verantwortung für den Prozess, während die Freigebenden die jeweiligen Kontrollentscheidungen treffen. Richten Sie diese Rollen an den RACI-Vorgaben Ihrer Organisation aus.

Wie unterstützt das die Prüfung durch die Revision?

Ein gepflegtes Modell und sichtbare Prozessabweichungen können Sie auf eine Prüfung vorbereiten. Sie zeigen den erwarteten Ablauf und die Unterschiede zu tatsächlichen Cases. Ihr Revisionsteam kann die Belege untersuchen und die Kontrollen bewerten. Die Analyse entscheidet nicht, ob ein Einkauf regelkonform ist.

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Was sollten Sie als Nächstes tun?

Beginnen Sie mit einem Bestelldatenexport und einem abgestimmten Modell. Vergleichen Sie die Einkaufsdaten mit dem dokumentierten Ablauf und prüfen Sie anschließend die Ausnahmen gemeinsam mit den Prozessverantwortlichen.

Modellieren Sie Ihren Einkaufsprozess und vergleichen Sie ihn mit den Daten