任务挖掘：能捕捉哪些信息，以及有哪些替代方案
了解任务挖掘记录哪些数据，以及如何在不监控桌面的情况下发现实际工作方式。
任务挖掘通过桌面软件记录应用内活动，例如点击、按键和屏幕信息。它能揭示界面操作细节，但也会收集员工个人信息。要了解工作实际如何开展，您可能需要先回应隐私、信任及员工代表机构的顾虑。
不监控个人，也可以了解工作情况。请实际执行工作的人员说明流程，再利用系统已生成的事件日志核对他们的描述。如果展示比描述更容易，他们可以选择捕获某个具体步骤的屏幕。AI辅助建模可以帮助将这些描述整理成流程模型，供团队审核并负责维护。
任务挖掘会记录哪些内容？
任务挖掘软件会记录应用程序用户界面中的活动。根据工具不同，桌面活动捕获可能显示员工使用了哪些应用程序、打开了哪些屏幕、填写了哪些字段，以及这些操作的先后顺序。有些工具还会捕获屏幕截图作为上下文。
这些信息能呈现系统事件日志中没有的界面细节。如果工作是在电子表格、电子邮件或很少记录有用流程事件的应用程序中完成，系统日志可能无法显示具体发生了什么。
这种方法有一个根本性的取舍：桌面录制会收集个人员工的信息。之后再汇总结果，并不会改变软件最初捕获了哪些内容。
部署任务挖掘涉及哪些工作？
任务挖掘演示可以展示分析结果，但部署还意味着要在相关桌面上安装并维护录制软件。
**在桌面设备上部署。**任务挖掘依赖与员工所用应用程序同时运行的软件。这通常意味着要在所有相关桌面设备上部署软件、获取管理员权限或准备IT安装包、更新版本，并规划如何处理共享设备、虚拟桌面和承包商的笔记本电脑。员工也会看到录制软件已安装。
**工作期间录制。**录制软件会在整个捕获时段运行，而不只是在员工执行您要研究的流程时运行。业务系统中的案例从创建记录时开始，而员工的工作日并不受这个边界限制。捕获时段内屏幕上的任何内容都可能被纳入范围，包括您原本无意收集的活动。
**性能调优。**需要接入多个应用程序的软件必须经过调优，避免拖慢应用程序。您可能需要调整排除规则和捕获时段；性能问题也可能削弱员工对部署的支持。
**个人数据与筛选。**屏幕捕获可能收集客户姓名、账号、地址、案例备注，以及某些流程中的健康或薪资信息。模式规则可以识别电子邮件地址或银行卡号，但筛选器可能漏掉未纳入识别范围的数据。过于宽泛的规则也可能删除有用的上下文。筛选发生在数据收集之后，因此无法阻止最初的捕获。
**重建操作轨迹并清理数据。**员工可能同时处理多个案例、切换应用程序、接听电话，也可能暂时搁置未完成的工作。录制软件看到的是界面活动，因此分析时必须推断某次点击属于哪个案例、任务从何时开始和结束，以及哪些片段应归为一组。在步骤变得清晰之前，通常还需要人工清理这些重建结果。
**云端处理。**许多任务挖掘产品会在供应商的云端处理屏幕截图和事件数据。这会引出一些问题：数据存储在哪里、保留多久、谁可以查询，以及涉及哪些分处理方。评估时，请要求供应商以书面形式说明这些细节。
这些要求并不意味着任务挖掘无法回答具体问题，但也意味着相关工作不仅包括部署、调优、筛选和清理，还包括安装录制软件所涉及的信任问题。请供应商安排您与已使用该系统一年的客户交流，并了解持续清理数据需要投入多少工作。
为什么桌面录制可能损害信任？
隐私是方法本身的一部分，并非独立的技术问题。记录个人活动的软件会生成可按员工个人查看或查询的数据，即使您的目标只是研究流程。
员工有理由关心这些数据可能如何使用。如果他们觉得自己受到监视，录制期间可能会更严格地遵循正式流程，也可能不愿说明帮助他们处理例外情况的变通做法。这样一来，流程发现所依赖的坦诚反馈就可能减少。
根据所在地区和组织情况，您可能还需要处理法律要求、透明度和员工代表机构协议等问题。但员工监控不只是需要跨过的一道合规门槛。收集数据需要消耗信任，而这可能影响您能了解到什么。
屏幕录制还可能产生大量界面细节。梳理窗口切换和字段输入需要投入精力，最终结果也可能只描述软件界面，而没有说明流程运行情况。
应该提出哪些流程问题？
Whatever route you choose, start by defining what you need to learn about the process.
- Which steps does the work go through, and in what order?
- Where does work wait, and where do handoffs occur?
- Which process variations happen, how often, and why?
- Which manual steps require human judgment, and which exist because of system limitations?
这些问题关注的是流程，而不是某位员工，因此您可以利用系统记录和实际执行工作的人员所掌握的信息来回答。
这些信息还能帮助您区分适合自动化的工作与依赖人工判断的工作。请阅读如何通过流程挖掘发现自动化机会。
如何在不监控员工的情况下了解工作？
您可以将结构化沟通和员工参与的文档整理与事件日志分析结合起来，了解工作情况，并核对系统记录是否与描述一致。
1.询问实际执行工作的人员
实际执行工作的人员了解流程的真实运行情况，包括系统没有记录的部分：电话沟通、用于核对两个系统的电子表格，或通过电子邮件处理的例外情况。他们可以说明发生了什么，以及原因是什么。
请围绕流程及其例外情况提问，而不是评估个人表现。通过沟通，您可以追问不清楚的步骤，并了解背后的原因。单靠屏幕录制无法提供这些背景信息。
捕获某个步骤的屏幕仍有助于说明工作。实际执行该步骤的人员可以选择捕获相关屏幕、裁剪画面、遮盖个人数据，并编写相应的操作说明。还可以将其附加到流程模型中的活动上。这样记录的是一个步骤，而不是整个工作日。
2.借助AI起草流程模型
团队描述流程后，AI辅助建模可以帮助生成初稿。随后，实际运行流程的人员可以审核并修正模型。AI可以协助建立初始模型，但不能取代他们的知识或审批。
了解AI辅助流程管理，看看这种方法如何融入流程工作。
3.将模型与事件日志进行比较
流程模型描述团队对工作方式的理解，事件日志则显示系统记录了什么。ERP、CRM、ITSM、WMS和MES等业务系统通常会在案例状态发生变化时记录案例标识、活动和时间戳。仅凭这些信息就足以还原案例的实际运行情况，无需追踪任何个人的屏幕操作。
比较两者可以发现值得调查的差异，例如未记录的步骤或偏离预期流程的情况。请明确说明各部分信息的来源：根据事件日志推断出的步骤，与通过沟通了解到的步骤并不相同。
如需了解如何查找和准备这些数据，请阅读如何从系统中提取事件数据。
4.在实施前测试拟议变更
有了能反映实际流程的模型后，您可以通过模拟探索拟议变更，再决定是否实施。将流程模型与挖掘结果放在一起，更容易把人员描述与系统数据相互印证。了解更多关于结合流程建模与流程挖掘的信息。
这种方法无法找回从未记录的信息。它将系统现有证据与实际执行工作的人员所掌握的信息结合起来，而不会收集个人桌面活动。
ProcessMind能做什么，不能做什么？
ProcessMind将员工提供的材料、AI辅助建模、流程文档、事件日志分析和模拟结合起来，但不会运行桌面录制软件。
工作流从组织已有的材料开始，逐步形成经过审核、供团队共享的流程模型：
- **员工上传描述工作内容的材料。**过程文件、检查清单、模板、导出文件和屏幕截图等材料都可以作为工件附加到流程中。系统会预处理支持的文件类型，以便读取、搜索内容并将其用作上下文。
- **AI根据这些材料起草高层级流程。**上传的文档和简短说明可作为AI流程生成的输入，为团队提供初稿以供审核。
- **团队使用BPMN 2.0微调模型。**团队成员可以手动或借助助手重命名、添加和重新连接活动、事件及网关，并在应用变更前查看差异。
- **实际执行工作的人员补充活动信息。**他们可以捕获某个步骤的屏幕、编写操作说明，并附上相关SOP、政策或模板。
- **团队审核并批准模型。**流程依次经过草稿、审核中、已批准和已发布状态，并记录指定负责人、版本历史和审批轨迹。
- **团队向查看者发布流程。**已发布版本可供查看者用户在流程门户中查看。文档也可以导出为Word、PDF、Markdown或打印。
事件日志分析和模拟也融入这一工作流。您可以根据系统数据挖掘流程，并在实施前测试拟议变更。
ProcessMind不会：
- 在员工桌面上安装代理。
- 持续或在后台录制屏幕。
- 捕获按键。
- 按个人监控应用程序活动。
- 建立个人生产力档案。
ProcessMind支持手动屏幕捕获。用户可以选择捕获某个步骤的屏幕截图或短视频，以便说明工作内容。编辑器会通过OCR自动遮盖可能的个人数据，作者可以在保存前修正遮盖区域。只有用户主动选择捕获时，才会记录内容。
为什么员工信任对流程发现很重要？
流程改进需要员工愿意说明工作的实际开展方式，包括正式文档可能未涵盖的变通做法和例外情况。
我们不会把监控当作只需跨过的合规门槛。收集数据需要消耗信任，而员工是否信任您，决定了他们是否愿意说明流程实际运行中依赖的变通做法和例外情况。
请让了解工作情况的人员参与进来，明确说明您关注的是流程，并利用系统已有的数据核对他们的描述。如需了解相关数据的实用概览，请阅读如何从系统中提取事件数据。如果您想了解如何根据流程证据发现自动化机会，请参阅什么是RPA。
什么情况下可以考虑捕获界面信息？
如果工作完全在一个不记录任何信息的系统中进行，而交互细节是唯一可用的证据，那么可以考虑捕获界面信息。
如果您考虑采用这种方法，请限定捕获时段，与相关人员及其代表商定方案，并在流程层面分析结果。明确限制个人数据的访问权限和保留时间。这些保障措施并不能免除对隐私、法律和信任影响的评估。
这不同于在整个组织中安装录制软件，之后再决定如何使用数据。更有针对性的做法是，请实际执行工作的人员在有助于说明操作时捕获特定步骤的屏幕。捕获是有意进行的，与具体流程步骤相关，并且只有在有人主动选择时才会发生。
为您的流程选择下一步
You can explore the mining-and-modeling route on your own data, learn how AI-assisted process management works, or review where to find event data.
