Herramientas de arquitectura empresarial: cómo elegir la más adecuada

Las herramientas de arquitectura empresarial permiten mapear capacidades, aplicaciones, datos y procesos, y entender cómo se relacionan. La herramienta adecuada depende de si necesita un inventario, estándares y hojas de ruta, o datos que revelen cómo se trabaja en la práctica.

Un repositorio permite saber qué tiene y cómo se supone que encajan sus componentes. Sin embargo, no siempre muestra qué ocurre cuando las personas utilizan esos sistemas y procesos.

Esa diferencia no significa que quienes mantienen la arquitectura estén haciendo mal su trabajo. El trabajo evoluciona, los documentos quedan desactualizados y los sistemas operativos registran datos que un modelo estático no puede aportar por sí solo.

¿Para qué sirven las herramientas de arquitectura empresarial?

Las herramientas de arquitectura empresarial le ayudan a describir una organización y las relaciones entre sus componentes. La mayoría permite realizar tres tareas generales.

• Inventario: registre capacidades, procesos, aplicaciones, datos, responsables y dependencias.
• Estándares y hojas de ruta: aplique marcos como TOGAF o ArchiMate para evaluar los cambios propuestos y planificar la transición del estado actual al estado objetivo.
• Análisis: comprenda cómo funciona la organización y qué efectos podría tener un cambio.

Un repositorio puede ayudarle a responder preguntas como qué aplicaciones respaldan una capacidad o qué procesos dependen de un sistema. También puede ofrecer a los equipos un vocabulario común para hablar de los cambios.

Sin embargo, un repositorio de arquitectura no explica automáticamente cómo se desarrolla el trabajo en la práctica. El nombre, la persona responsable y la descripción de un proceso no muestran con qué frecuencia los casos siguen una ruta excepcional, dónde quedan en espera ni cuántos ciclos de aprobación atraviesan.

Esta diferencia marca el resto de la comparación: las herramientas de repositorio describen lo que tiene y lo que pretende hacer; ProcessMind le ayuda a examinar lo que sus sistemas muestran que sucede.

¿Qué debe comprobar al comparar software de arquitectura empresarial?

Compare el software de arquitectura empresarial con el trabajo que necesita respaldar, no solo con las funciones que aparecen en la página de un proveedor.

1. Repositorio y metamodelo: ¿La herramienta puede representar sus capacidades, procesos en varios niveles, aplicaciones, datos y relaciones sin recurrir a soluciones improvisadas?
2. Compatibilidad con marcos: ¿El producto admite ArchiMate y TOGAF o se limita principalmente a ofrecer elementos para crear diagramas?
3. Detalle de los procesos: ¿Puede pasar de un proceso de alto nivel a sus subprocesos, actividades, gateways y variantes? Pida que le muestren un proceso representado en varios niveles.
4. Conexión con los datos: ¿Se puede actualizar o comprobar alguna parte de la arquitectura con datos operativos, en lugar de depender por completo de actualizaciones manuales?
5. Colaboración y permisos: ¿Pueden los equipos contribuir y revisar el trabajo? ¿Pueden consultar el repositorio sin una licencia de edición?
6. Alojamiento y residencia de datos: ¿Dónde se almacenan sus datos, quién puede acceder a ellos y se cumplen sus requisitos?
7. Interoperabilidad: ¿Puede exportar la arquitectura y utilizar API o formatos abiertos? Debe poder llevarse su trabajo.
8. Licencias: ¿Qué licencias necesitan quienes editan, revisan y consultan en modo de solo lectura? Compare el coste total para todas las personas que necesitan acceso, no solo para el equipo principal.

Preste especial atención al detalle de los procesos y a la conexión con los datos. Un mapa de capacidades puede ser útil para planificar, pero cuesta más convertirlo en acciones si no puede vincularlo con los procesos que realizan las personas.

Pida a los proveedores que le muestren cómo se mantiene un modelo, hasta qué nivel de la jerarquía de procesos puede llegar y si es posible contrastar sus datos con otras fuentes. Las respuestas le permitirán saber si la herramienta puede respaldar la capa de procesos o solo registrarla.

Estas comprobaciones le ayudarán a decidir si necesita un repositorio de arquitectura empresarial, una capa de datos sobre los procesos o ambas cosas.

¿Qué herramienta de arquitectura empresarial se adapta a cada necesidad?

Las distintas categorías de herramientas de arquitectura empresarial responden a necesidades diferentes. Para comparar opciones, conviene empezar por el trabajo que necesita realizar, no por el número de funciones. Por eso, la matriz siguiente aplica las ocho comprobaciones a cada categoría y deja nuestra columna para el final.

Las suites de arquitectura empresarial centradas en el repositorio, como Software AG ARIS, Bizzdesign, MEGA HOPEX, Orbus iServer y Sparx EA, están diseñadas para gestionar repositorios de arquitectura, marcos, gobernanza y carteras. Son adecuadas para organizaciones con el mandato y la capacidad necesarios para mantener un programa formal de arquitectura.

Las plataformas de gestión de arquitectura empresarial, como SAP LeanIX, ofrecen un modelo SaaS para crear inventarios de aplicaciones y capacidades. Pueden ser adecuadas para organizaciones que buscan tener visibilidad de su panorama de aplicaciones y gestionar la arquitectura empresarial de forma estructurada.

Las herramientas de diagramación y ArchiMate pueden ser una opción práctica si necesita principalmente crear y compartir modelos. Archi es una opción gratuita, de código abierto y compatible de forma nativa con ArchiMate. También es posible documentar la arquitectura con herramientas basadas en Visio. Compruebe si las funciones de repositorio, colaboración y gobernanza se ajustan a sus necesidades.

Los módulos de ITSM y plataformas pueden ser adecuados si necesita integrar las vistas de arquitectura con los sistemas que ya utiliza. Compruebe si el nivel de modelado y las funciones de repositorio del módulo se ajustan a su práctica de arquitectura.

ProcessMind responde a otra pregunta: ¿cómo se desarrolla el trabajo y qué muestran los datos operativos? Conecta los flujos de valor y los niveles de procesos con los datos de eventos que ya generan sus sistemas. Así, puede consultar la arquitectura hasta llegar a las actividades que realizan las personas y contrastarla con lo que ocurrió.

No hay una única opción que destaque en todas estas categorías. Elija la herramienta que mejor se adapte a la primera tarea que necesita resolver. Si su principal preocupación es el comportamiento de los procesos, empiece por los datos de la capa de procesos y añada un repositorio cuando su programa de arquitectura lo necesite.

¿Por qué se aleja la arquitectura empresarial de la realidad?

La arquitectura empresarial puede alejarse de la realidad cuando el repositorio depende de actualizaciones manuales y el modelo no llega al nivel del trabajo que pretende describir.

Tres factores estructurales hacen más probable que ocurra:

• Las personas mantienen el repositorio manualmente. Los cambios en los procesos, las aplicaciones y las responsabilidades deben registrarse y revisarse.
• Los beneficios pueden tardar en llegar. Los equipos quizá necesiten un inventario preciso para una auditoría o un análisis de impacto futuros, mientras que el trabajo de actualizarlo debe hacerse ahora.
• El modelo describe lo previsto, no el comportamiento. Un proceso documentado puede no reflejar los ciclos de retrabajo, las excepciones, los traspasos ni los tiempos de espera de los casos reales.

Los mapas de capacidades y los inventarios de aplicaciones son útiles para entender la organización a grandes rasgos. Sin embargo, quienes realizan el trabajo quizá no reconozcan sus tareas cotidianas en un modelo que no pasa del nivel de capacidad o aplicación.

Las diferencias suelen hacerse visibles en los detalles: variantes de procesos, traspasos, aprobaciones repetidas y tiempo de espera. Un repositorio puede registrar el proceso previsto, pero hace falta otra fuente de datos para comprobar si esa descripción sigue coincidiendo con el comportamiento operativo.

Cuando nadie reconoce su trabajo en la arquitectura, esta puede fallar de dos maneras. Las personas la evitan porque el modelo indica una aprobación, mientras que el equipo sabe que hay tres, y dejan de consultarlo. O bien, se convierte en un documento de cumplimiento que se actualiza antes de una auditoría y se ignora el resto del tiempo. Ninguno de estos problemas se debe a la herramienta: ambos reflejan la distancia entre el modelo y el trabajo.

Una gobernanza más sólida puede ayudar a mantener actualizado el repositorio. Sin embargo, por sí sola no aporta datos independientes que demuestren que el modelo coincide con lo que sucede. Vincular los modelos de procesos con los datos operativos permite comprobar esa capa.

¿Cómo se conecta la arquitectura con el trabajo de las personas?

Representar el trabajo con suficiente detalle ayuda a los equipos a reconocerlo en la arquitectura y permite contrastar el modelo con los datos operativos.

Un mapa de capacidades describe lo que la organización necesita hacer. Un modelo de procesos puede mostrar cómo se realiza ese trabajo, quién es responsable y cómo se relacionan los subprocesos. Cuanto más clara sea la conexión entre los niveles, más fácil será pasar de una vista de arquitectura al trabajo que representa.

Un registro de eventos aporta datos sobre los casos completados. Puede mostrar qué actividades se realizaron, en qué orden y cuánto duraron los casos. Al comparar estos datos con un modelo de procesos, puede identificar dónde difiere el comportamiento observado de la ruta documentada.

Esto no significa que sea posible derivar toda la arquitectura empresarial de los datos de eventos. Las decisiones sobre la cartera, los estándares y el estado objetivo siguen requiriendo prácticas de arquitectura y gobernanza. Los datos pueden aportar una base verificable para la capa de procesos, pero no sustituir todo el repositorio.

El detalle de los procesos basado en el trabajo real permite evitar ambos problemas. Cuando la arquitectura llega hasta las actividades, los traspasos y los tiempos de espera, el equipo puede reconocer su propio trabajo en el modelo y cada responsable puede ver de qué decisión se ocupa. Una herramienta de arquitectura empresarial puede gestionar la cartera. Lo que conecta esa cartera con las personas que la hacen realidad es el trabajo mismo.

Los datos aportan una señal que quien revisa el modelo puede comprobar. El tiempo de espera que muestra el modelo debería coincidir con el del registro y, si no es así, la conversación puede centrarse en el proceso en lugar de en el diagrama. Es un punto de partida más útil que otra ronda de actualizaciones.

También cambia el orden del trabajo. En lugar de completar primero el repositorio y esperar que el detalle llegue más adelante, mida un proceso, conéctelo con el nivel superior y deje que el modelo se gane la confianza allí donde pueda comprobarse. Ese primer paso es lo bastante acotado como para completarlo y ofrece al programa de arquitectura un ejemplo funcional, no solo un plan.

Consulte la documentación de arquitectura de procesos para ver cómo se representan los niveles y las relaciones entre procesos. Para conocer la parte de los datos, lea cómo crear un registro de eventos para Process Mining.

¿Por qué ProcessMind aborda la arquitectura de otra manera?

ProcessMind aborda la arquitectura desde el aspecto que puede demostrarse con datos. Es una diferencia deliberada de enfoque, no una versión reducida de las funciones de un repositorio.

La gestión de carteras, el ciclo de vida de las aplicaciones y la gobernanza de estándares son el ámbito propio de los repositorios. ARIS, SAP LeanIX, Bizzdesign, MEGA HOPEX, Orbus y Sparx realizan bien ese trabajo. Aquí nos ocupamos de la capa de procesos.

Nos centramos en la capa de procesos: flujos de valor, niveles de procesos configurables, responsables según RACI, flujos de trabajo de gobernanza y un portal para usuarios de solo lectura, todo conectado con datos de eventos. Esta capa permite responder por sí sola a preguntas sobre los procesos y puede complementar un repositorio cuando un programa de arquitectura lo necesita.

¿Cómo elegir una herramienta de arquitectura empresarial?

Elija según las preguntas que necesitan responder sus equipos y el trabajo de arquitectura que debe gobernar.

• Necesita gestionar carteras, estándares y hojas de ruta: seleccione algunas suites completas de arquitectura empresarial y planifique qué personas y procesos harán falta para mantener el repositorio.
• Necesita un inventario SaaS de aplicaciones y capacidades: evalúe una plataforma de gestión de arquitectura empresarial, como SAP LeanIX, según sus requisitos de inventario y gobernanza.
• Necesita respuestas sobre el comportamiento de los procesos: empiece por los modelos de procesos y los datos operativos; después, decida si también necesita un repositorio más amplio.
• Aún no se ha decidido: identifique las preguntas que hacen con más frecuencia los equipos. Así podrá decidir si le conviene empezar por un repositorio, por los datos de los procesos o por ambos.

Si está comparando herramientas centradas en el repositorio, consulte nuestra comparativa de alternativas a ARIS. Si está evaluando cómo se complementan los modelos y los datos, lea cómo se complementan el modelado de procesos y Process Mining.

Empiece por donde pueda obtener datos. Añada el repositorio cuando su programa de arquitectura necesite funciones más amplias de gobernanza y gestión de carteras.

¿Qué lugar ocupa ProcessMind?

ProcessMind es una capa de procesos y flujos de valor que conecta la arquitectura con datos sobre cómo se desarrolla el trabajo.

Mientras que un repositorio gestiona la cartera y los estándares, ProcessMind reúne la capa de procesos y los datos que la respaldan. Si su equipo utiliza ambas herramientas, podrá comprobar el detalle de los procesos de la arquitectura. Si solo necesita la capa de procesos, puede utilizarla por separado.

Puede organizar los procesos en niveles configurables, modelarlos en BPMN 2.0, asignar responsables según RACI y utilizar flujos de trabajo de gobernanza y un portal para usuarios de solo lectura. También puede conectar los modelos de procesos con datos de eventos para comparar los procesos documentados con el comportamiento observado. La simulación de procesos permite explorar un cambio en el modelo antes de modificar el proceso en producción.

Para conocer mejor las funciones de arquitectura de procesos del producto, visite la página de arquitectura de procesos empresariales. También puede leer sobre la gobernanza de procesos y qué es Process Mining.