Vállalati architektúra-eszközök: hogyan válassza ki a megfelelőt?
Hasonlítsa össze a vállalati architektúra-eszközöket aszerint, hogy melyik milyen feladatot lát el, és nézze meg, hogyan segítenek a folyamatadatok ellenőrizhetővé tenni az architektúrát.
A vállalati architektúra-eszközök segítenek feltérképezni a képességeket, alkalmazásokat, adatokat és folyamatokat, majd megérteni, hogyan kapcsolódnak egymáshoz. A megfelelő eszköz attól függ, hogy leltárra, szabványokra és ütemtervekre, vagy a munka tényleges működését igazoló adatokra van szüksége.
A tár megmutatja, mivel rendelkezik, és hogyan kellene az elemeknek kapcsolódniuk. Azt viszont nem feltétlenül mutatja meg, mi történik, amikor az emberek használják ezeket a rendszereket és folyamatokat.
Ez a hiányosság nem az architektúrát karbantartó emberek hibája. A munka változik, a dokumentumok elavulnak, a működési rendszerek pedig olyan adatokat rögzítenek, amelyeket egy statikus modell önmagában nem tud megmutatni.
Mire valók a vállalati architektúra-eszközök?
A vállalati architektúra-eszközök segítenek leírni a szervezetet és az elemei közötti kapcsolatokat. A legtöbb eszköz három fő feladatot támogat.
- Leltár: Rögzítse a képességeket, folyamatokat, alkalmazásokat, adatokat, felelősöket és függőségeket.
- Szabványok és ütemtervek: Használjon olyan keretrendszereket, mint a TOGAF vagy az ArchiMate, a tervezett változtatások felmérésére és a jelenlegi állapotból a célállapotba vezető átmenet megtervezésére.
- Elemzés: Ismerje meg a szervezet működését, és mérje fel, hogyan hathat rá egy változtatás.
A tár segíthet megválaszolni például azt, hogy mely alkalmazások támogatnak egy képességet, vagy mely folyamatok függenek egy rendszertől. A változásról szóló egyeztetésekhez közös szókészletet is adhat a csapatoknak.
Az architektúratár azonban önmagában nem magyarázza meg, hogyan zajlik a munka a gyakorlatban. Egy folyamat neve, felelőse és leírása nem mutatja meg, milyen gyakran térnek le az ügyek a szokásos útról, hol várakoznak, vagy hány jóváhagyási kört járnak végig.
Ez a különbség határozza meg az összehasonlítás további részét: a tárak azt írják le, mivel rendelkezik és mit tervez tenni, a ProcessMind pedig segít megvizsgálni, mit mutatnak a rendszerei a tényleges működésről.
Mit érdemes ellenőrizni a vállalati architektúra-szoftverek összehasonlításakor?
A vállalati architektúra-szoftvereket az alapján hasonlítsa össze, milyen munkát kell támogatniuk, ne csak a szolgáltató weboldalán felsorolt funkciók alapján.
- Tár és metamodel: Az eszköz képes kerülőmegoldások nélkül megjeleníteni a képességeket, a több szintű folyamatokat, az alkalmazásokat, az adatokat és a kapcsolatokat?
- Keretrendszerek támogatása: Támogatja a termék az ArchiMate-et és a TOGAF-ot, vagy főként csak diagramkészítő elemeket kínál?
- Folyamatrészletek: A magas szintű folyamatoktól le lehet lépni az alfolyamatok, tevékenységek, gateway-k és változatok szintjére? Kérjen bemutatót egy több szinten ábrázolt folyamatról.
- Adatkapcsolatok: Frissíthető vagy ellenőrizhető az architektúra bármely része működési adatok alapján, vagy minden változtatást kézzel kell rögzíteni?
- Együttműködés és jogosultságok: A csapatok hozzá tudnak járulni a munkához, és át tudják nézni azt? Megtekinthetik mások a tárat szerkesztői licenc nélkül?
- Üzemeltetés és adattárolás helye: Hol tárolják az adatokat, ki férhet hozzájuk, és megfelel-e ez az Önök követelményeinek?
- Együttműködés más eszközökkel: Exportálhatja az architektúrát, és használhat API-kat vagy nyílt formátumokat? A munkáját magával kell tudnia vinni.
- Licencelés: Hogyan licencelik a szerkesztőket, az ellenőrzőket és a csak megtekintési jogosultsággal rendelkezőket? Az alapcsapat helyett minden hozzáférésre jogosult felhasználó teljes költségét hasonlítsa össze.
Fordítson külön figyelmet a folyamatok részleteire és az adatkapcsolatokra. A képességtérkép hasznos lehet a tervezéshez, de nehezebb cselekedni az alapján, ha nem kapcsolható össze az emberek által végzett folyamatokkal.
Kérje meg a szolgáltatókat, hogy mutassák be, hogyan tartják karban a modellt, milyen mélységig lehet eljutni a folyamatok hierarchiájában, és ellenőrizhető-e az információk egy része adatok alapján. A válaszokból kiderül, hogy az eszköz a folyamatszintet is támogatja-e, vagy csak rögzíti azt.
Ezek a szempontok segítenek eldönteni, hogy vállalati architektúra-tárra, a folyamatokat igazoló adatokra vagy mindkettőre van-e szüksége.
Melyik vállalati architektúra-eszköz milyen feladatra való?
A vállalati architektúra-eszközök különböző igényeket szolgálnak ki. Az összehasonlítást érdemes a feladattal kezdeni, nem a funkciók számával. Az alábbi táblázat a nyolc szempont alapján veti össze a kategóriákat, a végén pedig a ProcessMindet mutatja be.
| Szempont | Elsősorban tárként működő EA-csomagok | EA-menedzsmentplatformok | Diagramkészítő és ArchiMate-eszközök | ITSM- és platformmodulok | ProcessMind |
|---|---|---|---|---|---|
| Tár és metamodel | Sokféle architektúratár | Alkalmazás- és képességleltárak | Modellek és diagramok | Architektúranézetek egy nagyobb platformon belül | Beállítható szintű folyamatarchitektúra, az értékáramtól a tevékenységig |
| Keretrendszerek támogatása | Keretrendszerek és irányítási gyakorlatok | Architektúramenedzsment-funkciók | Gyakran a diagramkészítési szabványokra összpontosít | A platformmodultól függ | Az értékáramok és a folyamatszintek a tényleges munkához igazítva |
| Folyamatrészletek | A tár képességei a konfigurációtól függnek | Gyakran az alkalmazásokra és képességekre összpontosít | Diagramok szintjén részletes | A modultól függ | BPMN 2.0 modellek tevékenységekkel, gateway-kkel és változatokkal, minden szinten |
| Adatkapcsolatok | Az integrációktól és a bevezetéstől függ | Támogatja a leltárkezelést, ellenőrizze az adatkövetelményeket | Általában a modellek frissítésére támaszkodik | A platformtól és a konfigurációtól függ | Az eseményadatok kapcsolódnak a modellhez, így ellenőrizhető a folyamat |
| Együttműködés és jogosultságok | Architektúrával foglalkozó csapatoknak és irányításra tervezve | Támogatja a vállalati architektúra kezelését | Eszközönként és telepítési módtól függően változik | A platform jogosultságait használja | RACI-felelősségek, irányítási munkafolyamatok és megtekintői portál |
| Üzemeltetés és adattárolás helye | Szolgáltatótól és telepítési módtól függ | SaaS-megközelítés | Eszközönként változik | Platformonként változik | EU-ban, Frankfurtban üzemeltetve |
| Együttműködés más eszközökkel | Ellenőrizze az exportálási és integrációs követelményeket | Ellenőrizze az exportálási és integrációs követelményeket | Ellenőrizze a támogatott formátumokat | Ellenőrizze a platform integrációs lehetőségeit | BPMN 2.0 importálás és exportálás, a modellek szabványos XML-ként vihetők tovább |
| Licencelés | Hasonlítsa össze a szerepköröket és a hozzáférési igényeket | Hasonlítsa össze a szerepköröket és a hozzáférési igényeket | Eszközönként változik | Gyakran a platformlicenchez kötött | Közzétett felhasználónkénti csomagok, Process Individual csomag, valamint 10 ingyenes portálmegtekintő minden Architecture vagy Intelligence licenc mellé |
Az olyan elsősorban tárként működő EA-csomagok, mint a Software AG ARIS, a Bizzdesign, a MEGA HOPEX, az Orbus iServer és a Sparx EA, architektúratárakhoz, keretrendszerekhez, irányításhoz és portfóliókezeléshez készültek. Azoknak a szervezeteknek felelnek meg, amelyek rendelkeznek a formális architektúraprogram működtetéséhez szükséges felhatalmazással és kapacitással.
Az olyan EA-menedzsmentplatformok, mint a SAP LeanIX, SaaS-alapú megoldást kínálnak az alkalmazások és képességek leltározására. Azoknak a szervezeteknek lehetnek megfelelőek, amelyek áttekintést szeretnének kapni alkalmazásaikról, és strukturált módon kezelnék a vállalati architektúrát.
A diagramkészítő és ArchiMate-eszközök akkor lehetnek jó választások, ha főként modelleket szeretne készíteni és megosztani. Az Archi ingyenes, nyílt forráskódú, ArchiMate-alapú eszköz. A Visio-alapú megoldásokkal is dokumentálható az architektúra. Ellenőrizze, hogy a tár, az együttműködési és az irányítási funkciók megfelelnek-e az igényeinek.
Az ITSM- és platformmodulok akkor lehetnek megfelelőek, ha az architektúranézeteket a már használt rendszerek mellett szeretné kezelni. Ellenőrizze, hogy a modul modellezési részletessége és tárfunkciói megfelelnek-e az architektúrával kapcsolatos munkájának.
A ProcessMind más kérdésre összpontosít: hogyan zajlik a munka, és mit mutatnak a működési adatok? Az értékáramokat és a folyamatszinteket összekapcsolja a rendszerek által már rögzített eseményadatokkal. Így az architektúra a tényleges tevékenységek szintjén is áttekinthető, és összevethető a valós eseményekkel.
Ezekben a kategóriákban nincs egyetlen, minden feladatra megfelelő eszköz. Válassza azt, amelyik az elsőként elvégzendő feladatot támogatja. Ha elsősorban a folyamatok működése érdekli, induljon a folyamatszintről származó adatokkal, és akkor vegyen fel tárat, ha az architektúraprogramnak szüksége van rá.
Miért tér el a vállalati architektúra a valóságtól?
A vállalati architektúra eltérhet a valóságtól, ha a tár frissítése kézi munkát igényel, a modell pedig távol áll attól a munkától, amelyet le kellene írnia.
Három szerkezeti tényező növeli az eltérés esélyét:
- A tárat kézzel tartják karban. A folyamatok, alkalmazások és felelősségi körök változásait rögzíteni és ellenőrizni kell.
- A haszon csak később jelentkezhet. A csapatoknak egy későbbi audit vagy hatáselemzés során lehet szükségük pontos leltárra, miközben a frissítés munkája már most esedékes.
- A modell a szándékot, nem a tényleges működést írja le. A dokumentált folyamat nem feltétlenül mutatja meg a valós ügyekben előforduló újramunkálási köröket, kivételeket, átadásokat és várakozásokat.
A képességtérképek és az alkalmazásleltárak segítenek magas szinten áttekinteni a szervezetet. Azok viszont, akik a munkát végzik, nem feltétlenül ismernek rá a mindennapi folyamataikra egy olyan modellben, amely csak a képességek vagy az alkalmazások szintjéig jut el.
A különbségek gyakran a részletekben látszanak: a folyamatváltozatokban, az átadásokban, az ismételt jóváhagyásokban és a várakozási időkben. A tár rögzítheti a tervezett folyamatot, de a működési adatokra is szükség van annak ellenőrzéséhez, hogy a leírás még mindig megfelel-e a valóságnak.
Ha senki sem ismer rá a saját munkájára az architektúrában, kétféle probléma merülhet fel. Az emberek megkerülik, mert a modell egy jóváhagyást mutat, miközben a csapat tudja, hogy három van. Így a modellt többé nem veszik elő. Vagy megfelelési dokumentummá válik, amelyet audit előtt frissítenek, közben pedig figyelmen kívül hagynak. Egyik eset sem az eszköz hibája. Mindkettő arra vezethető vissza, hogy a modell távol került a tényleges munkától.
A jobb irányítás segíthet naprakészen tartani a tárat. Önmagában azonban nem ad független bizonyítékot arra, hogy a modell megfelel a valóságnak. Ha a folyamatmodelleket működési adatokhoz kapcsolja, ellenőrizheti a folyamatszintet.
Hogyan kapcsolódik az architektúra az emberek tényleges munkájához?
Ha az architektúra a munka tényleges helyszínéről származó részleteket is tartalmaz, a csapatok könnyebben felismerik benne a saját munkájukat, és az adatokat is össze tudja vetni vele.
A képességtérkép azt írja le, mit kell tennie a szervezetnek. A folyamatmodell megmutathatja, hogyan végzik ezt a munkát, ki a felelőse, és hogyan kapcsolódnak egymáshoz az alfolyamatok. Minél világosabban kapcsolja össze ezeket a szinteket, annál könnyebb az architektúra nézetei és az általuk ábrázolt munka között váltani.
Az eseménynapló adatokat ad a lezárt ügyekről. Megmutathatja, milyen tevékenységek történtek, milyen sorrendben, és mennyi ideig tartottak az ügyek. Ha ezeket az adatokat összeveti a folyamatmodellel, azonosíthatja, hol tér el a tényleges működés a dokumentált folyamattól.
Ez nem jelenti azt, hogy a vállalati architektúra minden része levezethető az eseményadatokból. A portfólióval, szabványokkal és célállapottal kapcsolatos döntésekhez továbbra is szükség van architektúrával kapcsolatos munkára és irányításra. Az adatok ellenőrizhető alapot adhatnak a folyamatszinthez, de nem helyettesítik a teljes tárat.
A munka tényleges helyszínéről származó folyamatadatok mindkét problémát segítenek megelőzni. Ha az architektúra a tevékenységeket, átadásokat és várakozási időket is megmutatja, a csapat felismeri benne a saját munkáját, a felelős pedig látja, melyik döntésért tartozik elszámolással. Az EA-eszköz kezelheti a portfóliót, de az emberek tényleges munkája kapcsolja össze a portfóliót azokkal, akik megvalósítják.
Az adatok olyan ellenőrizhető jelzést adnak a kapcsolatról, amelyet az ellenőr is megvizsgálhat. A modellen látható várakozási időnek egyeznie kell a naplóban szereplővel. Ha nem egyezik, a beszélgetés a folyamatról szól, nem a diagramról. Ez hasznosabb, mint újabb frissítési kört indítani.
A munka sorrendje is megváltozik. Ahelyett, hogy először elkészítené a teljes tárat, és remélné, hogy a részletek majd később megérkeznek, mérjen meg egy folyamatot, kapcsolja össze a felette lévő szinttel, és ellenőrizhető adatokkal építse fel a modell iránti bizalmat. Ez az első részfeladat elég kicsi ahhoz, hogy befejezze, az architektúraprogramnak pedig terv helyett működő példát ad.
A folyamatarchitektúra dokumentációjában megnézheti, hogyan jelennek meg a folyamatszintek és a köztük lévő kapcsolatok. Az adatok előkészítéséről a process mining eseménynapló létrehozásáról szóló útmutatóban olvashat.
Az értékáram-térképezés a TOGAF gyakorlati kiindulópontja?
A TOGAF üzleti architektúrája értékáramokat és képességtérképeket is tartalmaz. Ezt a réteget értékáram-térképezéssel alakítjuk ki: feltérképezi az értékáramot, hozzákapcsolja az alatta lévő folyamatokat, majd mérésekkel ellenőrzi, hogy a modell megfelel-e a tényleges működésnek. A Process Architecture csomagban azért az értékáramokkal kezdünk, mert ezek segítenek megérteni, hogyan halad át az érték a szervezeten. Egy teljes TOGAF-programban ehhez a réteghez szabványügyi testület és irányítási naptár is tartozik, de maga a modell itt kezdődik.
Miért közelíti meg másképp a ProcessMind az architektúrát?
A ProcessMind az architektúrának arra a részére összpontosít, amelyet adatokkal lehet igazolni. Ez tudatosan választott megközelítés, nem pedig egy architektúratár kisebb változata.
Megvizsgáltuk a TOGAF-ot, de nehéz a megközelítést adatokkal alátámasztani. Egyelőre úgy döntöttünk, hogy azokra a részekre összpontosítunk, amelyek mérhetők és igazolhatók. A folyamatfejlesztésből is ezeken a területeken lehet a legtöbbet nyerni.
A portfóliókezelés, az alkalmazások életciklusának kezelése és a szabványok irányítása az architektúratárak erőssége. Az ARIS, a SAP LeanIX, a Bizzdesign, a MEGA HOPEX, az Orbus és a Sparx jól végzi ezt a munkát. A folyamatok rétegének pedig itt van a helye.
Mi a folyamatok rétegére összpontosítunk: értékáramokra, beállítható folyamatszintekre, RACI-felelősségekre, irányítási munkafolyamatokra és megtekintői portálra, eseményadatokhoz kapcsolva. Ez a réteg önmagában is választ ad a folyamatokkal kapcsolatos kérdésekre, és természetesen kiegészíti az architektúratárat, ha egy architektúraprogramnak arra is szüksége van.
Hogyan válasszon vállalati architektúra-eszközt?
A csapatok által megválaszolandó kérdések és az irányítandó architektúrával kapcsolatos munka alapján válasszon.
- Portfóliókezelésre, szabványokra és ütemtervekre van szüksége: Vegyen fel a szűkített listára egy teljes EA-csomagot, és tervezze meg, kik és milyen folyamatokkal tartják majd karban a tárat.
- Alkalmazások és képességek SaaS-alapú leltárára van szüksége: Értékeljen egy olyan EA-menedzsmentplatformot, mint a SAP LeanIX, a leltározási és irányítási követelményei alapján.
- A folyamatok működéséről szeretne válaszokat kapni: Kezdje a folyamatmodellekkel és a működési adatokkal, majd döntse el, szüksége van-e szélesebb körű tárra is.
- Még nem tudja, melyikre van szüksége: Gyűjtse össze a csapatok leggyakoribb kérdéseit. Ez segít eldönteni, hogy tárral, a folyamatokat igazoló adatokkal vagy mindkettővel érdemes-e kezdeni.
Ha a tárközpontú eszközöket hasonlítja össze, olvassa el az ARIS-alternatívákról szóló összehasonlításunkat. Ha azt vizsgálja, hogyan működnek együtt a modellek és az adatok, olvassa el, hogyan egészíti ki egymást a folyamatmodellezés és a process mining.
Kezdje ott, ahol adatokhoz juthat. Ha az architektúraprogramnak szélesebb körű irányítási és portfóliókezelési funkciókra is szüksége van, később bővítse tárra.
Milyen szerepet tölt be a ProcessMind?
A ProcessMind a folyamatok és az értékáramok rétegét adja, és a tényleges működésről szóló adatokkal kapcsolja össze az architektúrát.
A tár a portfóliót és a szabványokat kezeli, a ProcessMind pedig a folyamatok rétegét és az azt alátámasztó adatokat. Ha mindkettőt használja, ellenőrizhetővé válnak az architektúra folyamatrészletei. Ha csak a folyamatok rétegére van szüksége, azt önállóan is használhatja.
A folyamatokat beállítható szintekbe rendezheti, BPMN 2.0 szerint modellezheti, RACI-felelősségeket rendelhet hozzájuk, és használhat irányítási munkafolyamatokat, valamint megtekintői portált. A folyamatmodelleket eseményadatokhoz is kapcsolhatja, így összevetheti a dokumentált folyamatokat a tényleges működéssel. A folyamatszimulációval még azelőtt vizsgálhatja meg a modellben a változtatás hatását, hogy éles környezetben módosítanák a folyamatot.
Ha többet szeretne megtudni a termék folyamatarchitektúra-funkcióiról, látogasson el a vállalati folyamatarchitektúráról szóló oldalra. Olvasson a folyamatirányításról és arról is, mi a process mining.
Where to Go From Here
Olyan folyamatarchitektúrára van szüksége, amely eljut a csapatok által végzett munka szintjéig, és működési adatokkal is ellenőrizhető.
