Kurumsal mimari araçları: Size uygun aracı nasıl seçersiniz?

Kurumsal mimari araçları; yetkinlikleri, uygulamaları, verileri ve süreçleri haritalayıp aralarındaki ilişkileri görmenizi sağlar. Hangi aracı seçeceğiniz, yalnızca envanter çıkarmaya mı, standartlar ve yol haritaları oluşturmaya mı, yoksa işlerin gerçekte nasıl yürüdüğünü kanıtlarla anlamaya mı ihtiyaç duyduğunuza bağlıdır.

Bir depo, neleriniz olduğunu ve bunların nasıl bir araya gelmesinin planlandığını gösterir. Ancak çalışanların bu sistemleri ve süreçleri kullanırken neler yaşandığını mutlaka göstermez.

Bu fark, mimariyi güncel tutan kişilerin başarısız olduğu anlamına gelmez. İşler değişir, belgeler eskir ve operasyonel sistemler statik bir modelin tek başına sunamayacağı kanıtları kaydeder.

Kurumsal mimari araçları ne işe yarar?

Kurumsal mimari araçları, kuruluşunuzu ve bileşenleri arasındaki ilişkileri tanımlamanıza yardımcı olur. Çoğu araç üç temel işlevi destekler.

• Envanter: Yetkinlikleri, süreçleri, uygulamaları, verileri, sahipleri ve bağımlılıkları kaydedin.
• Standartlar ve yol haritaları: Önerilen değişiklikleri değerlendirmek ve mevcut durumdan hedef duruma geçişi planlamak için TOGAF veya ArchiMate gibi çerçeveleri kullanın.
• Analiz: Kuruluşun nasıl çalıştığını ve bir değişikliğin onu nasıl etkileyebileceğini anlayın.

Bir depo, hangi uygulamaların bir yetkinliği desteklediği veya hangi süreçlerin bir sisteme bağlı olduğu gibi soruları yanıtlamanıza yardımcı olabilir. Ayrıca ekiplerin değişiklikleri tartışırken ortak bir dil kullanmasını sağlar.

Ancak mimari deposu, işlerin uygulamada nasıl yürüdüğünü kendiliğinden açıklamaz. Sürecin adı, sahibi ve açıklaması; vakaların ne sıklıkla istisnai bir yolu izlediğini, nerede beklediğini veya kaç onay döngüsünden geçtiğini göstermez.

Bu ayrım, karşılaştırmanın geri kalanını şekillendiriyor: depo araçları neleriniz olduğunu ve ne yapmayı planladığınızı tanımlar; ProcessMind ise sistemlerinizde neler yaşandığını incelemenize yardımcı olur.

Kurumsal mimari yazılımlarını karşılaştırırken nelere bakmalısınız?

Kurumsal mimari yazılımlarını yalnızca satıcının sayfasındaki özelliklere göre değil, desteklemesini beklediğiniz işlere göre karşılaştırın.

1. Depo ve meta model: Araç; yetkinliklerinizi, farklı düzeylerdeki süreçleri, uygulamaları, verileri ve ilişkileri geçici çözümlere gerek kalmadan temsil edebiliyor mu?
2. Çerçeve desteği: ArchiMate ve TOGAF ürünün içinde destekleniyor mu, yoksa araç çoğunlukla diyagram öğeleri mi sunuyor?
3. Süreç ayrıntıları: Üst düzey bir süreçten alt süreçlere, etkinliklere, gatewaylere ve varyantlara inebiliyor musunuz? Bir sürecin birkaç farklı düzeyde nasıl gösterildiğini inceleyin.
4. Veri bağlantısı: Mimarinin herhangi bir bölümünü, tamamen elle güncellemek yerine operasyonel verilerle yenileyebilir veya kontrol edebilir misiniz?
5. İş birliği ve izinler: Ekipler çalışmaya katkıda bulunup inceleme yapabiliyor mu? Düzenleyici lisansı olmadan depoyu görüntülemek mümkün mü?
6. Barındırma ve veri konumu: Verileriniz nerede saklanıyor, kimler erişebiliyor ve bu koşullar gereksinimlerinizi karşılıyor mu?
7. Birlikte çalışabilirlik: Mimariniz dışa aktarılabiliyor mu? API’leri veya açık biçimleri kullanabiliyor musunuz? Çalışmanızı yanınızda götürebilmelisiniz.
8. Lisanslama: Düzenleyiciler, inceleyenler ve salt okunur görüntüleyiciler için lisanslar nasıl belirleniyor? Yalnızca çekirdek ekibin değil, erişmesi gereken herkesin toplam maliyetini karşılaştırın.

Süreç ayrıntılarına ve veri bağlantısına özellikle dikkat edin. Yetkinlik haritası planlama için yararlı olabilir, ancak çalışanların yürüttüğü süreçlerle bağlantı kuramıyorsanız uygulamaya geçmek zorlaşır.

Satıcılardan modelin nasıl güncel tutulduğunu, süreç hiyerarşisinde ne kadar ayrıntıya inebildiğinizi ve bilgilerin herhangi bir bölümünün verilerle kontrol edilip edilemediğini göstermelerini isteyin. Yanıtlar, aracın süreç katmanını destekleyip desteklemediğini veya yalnızca kaydetmekle mi yetindiğini ortaya koyar.

Bu kontroller, kurumsal mimari deposuna mı, süreç kanıtı katmanına mı, yoksa ikisine birden mi ihtiyacınız olduğuna karar vermenize yardımcı olur.

Kurumsal mimari araçlarından hangisi hangi işe uygun?

Kurumsal mimari araçlarının farklı türleri farklı ihtiyaçlara yanıt verir. Yararlı bir karşılaştırmaya özellik sayısından değil, yapılacak işten başlayın. Aşağıdaki tabloda sekiz ölçütü kategorilere göre karşılaştırıyor, ProcessMind’i son sütunda gösteriyoruz.

Depo odaklı EA paketleri arasında Software AG ARIS, Bizzdesign, MEGA HOPEX, Orbus iServer ve Sparx EA bulunur. Bu araçlar mimari depoları, çerçeveler, yönetişim ve portföy yönetimi için tasarlanmıştır. Resmî bir mimari programını yürütecek yetki ve kapasiteye sahip kuruluşlara uygundur.

EA yönetim platformları arasında yer alan SAP LeanIX, uygulama ve yetkinlik envanterleri için SaaS yaklaşımı sunar. Uygulama ortamını görünür kılmak ve kurumsal mimariyi yapılandırılmış bir şekilde yönetmek isteyen kuruluşlar bu platformları değerlendirebilir.

Diyagram ve ArchiMate araçları, önceliğiniz model oluşturup paylaşmaksa pratik bir seçenek olabilir. Archi, ücretsiz ve açık kaynaklı, ArchiMate’i yerel olarak destekleyen bir seçenektir. Visio tabanlı yöntemlerle de mimari belgelenebilir. Depo, iş birliği ve yönetişim özelliklerinin ihtiyaçlarınızı karşılayıp karşılamadığını kontrol edin.

ITSM ve platform modülleri, mimari görünümlerini hâlihazırda kullandığınız sistemlerin yanında tutmanız gerektiğinde uygun olabilir. Modülün modelleme ayrıntı düzeyinin ve depo işlevlerinin mimari uygulamalarınıza uyup uymadığını kontrol edin.

ProcessMind farklı bir soruya yanıt verir: İşler nasıl yürüyor ve operasyonel veriler ne gösteriyor? Değer akışlarını ve süreç düzeylerini, sistemlerinizin zaten kaydettiği olay verilerine bağlar. Böylece mimariyi çalışanların gerçekleştirdiği etkinliklere kadar inceleyebilir ve gerçekte yaşananlarla karşılaştırabilirsiniz.

Bu kategorilerin hepsinde tek bir araç öne çıkmaz. Öncelikle yapmanız gereken işe uygun aracı seçin. Önceliğiniz süreç davranışıysa süreç katmanından gelen kanıtlarla başlayın; mimari programınız gerektiriyorsa bir depo ekleyin.

Kurumsal mimari neden gerçeklerden uzaklaşır?

Depo elle yapılan güncellemelere dayanıyorsa ve model, tanımlaması gereken işlerin üzerinde kalıyorsa kurumsal mimari zamanla gerçeklerden uzaklaşabilir.

Bu uzaklaşma riskini artıran üç yapısal etken vardır:

• Depoyu çalışanlar elle günceller. Süreçlerde, uygulamalarda ve sahiplikteki değişikliklerin girilip incelenmesi gerekir.
• Faydası daha sonra ortaya çıkabilir. Ekipler, güncelleme işi hemen yapılması gerekirken doğru bir envantere ancak ilerideki bir denetimde veya etki analizinde ihtiyaç duyabilir.
• Model davranışı değil, hedefi anlatır. Belgelenmiş bir süreç, gerçek vakalarda yaşanan yeniden çalışma döngülerini, istisnaları, devir teslimleri veya beklemeleri göstermeyebilir.

Yetkinlik haritaları ve uygulama envanterleri, kuruluşu üst düzeyde anlamak için yararlıdır. Ancak model yalnızca yetkinlik veya uygulama düzeyinde kalıyorsa işi yapan kişiler günlük süreçlerini bu modelde göremeyebilir.

Farklar çoğu zaman ayrıntılarda ortaya çıkar: süreç varyantları, devir teslimler, tekrarlanan onaylar ve bekleme süreleri. Depo hedeflenen süreci kaydedebilir, ancak bu açıklamanın operasyonel davranışla hâlâ örtüşüp örtüşmediğini görmek için başka bir kanıt kaynağı gerekir.

Çalışanların tanımadığı bir mimari iki şekilde başarısız olur. Model tek onay gerektiğini söylerken ekip üç onay gerektiğini bildiği için çalışanlar modeli devre dışı bırakır ve ona başvurmayı bırakır. Ya da model, denetim öncesinde güncellenip arada göz ardı edilen bir uyumluluk belgesi olarak kalır. Sorunların hiçbiri araçtan kaynaklanmaz; ikisi de model ile iş arasındaki mesafeden doğar.

Daha iyi yönetişim, deponun güncel tutulmasına yardımcı olabilir. Ancak modelin yaşananları yansıttığına dair bağımsız kanıtı tek başına sağlayamaz. Süreç modellerini operasyonel verilere bağlayarak bu katmanı kontrol edebilirsiniz.

Mimari, çalışanların yaptığı işlerle nasıl buluşur?

İşin yapıldığı yerden gelen ayrıntılar, ekiplerin mimariyi tanımasını kolaylaştırır ve operasyonel verilerle karşılaştırabileceğiniz bir temel sunar.

Yetkinlik haritası, kuruluşun neler yapması gerektiğini tanımlar. Süreç modeli ise işin nasıl yürütüldüğünü, kimin sorumlu olduğunu ve alt süreçlerin birbirleriyle nasıl ilişkili olduğunu gösterebilir. Bu düzeyleri ne kadar açık bağlarsanız mimari görünümü ile temsil ettiği işler arasında geçiş yapmak o kadar kolay olur.

Olay günlüğü, tamamlanan vakalara ilişkin kanıt sunar. Hangi etkinliklerin hangi sırayla gerçekleştiğini ve vakaların ne kadar sürdüğünü gösterebilir. Bu kanıtı süreç modeliyle karşılaştırarak gözlemlenen davranışın belgelenmiş yoldan nerelerde ayrıldığını belirleyebilirsiniz.

Bu, kurumsal mimarinin her bölümünün olay verilerinden çıkarılabileceği anlamına gelmez. Portföy kararları, standartlar ve hedef durum tercihleri için mimari uygulamaları ve yönetişim yine gereklidir. Veriler, süreç katmanı için doğrulanabilir bir temel sağlayabilir, ancak deponun tamamının yerini tutmaz.

İşin yapıldığı yerden gelen süreç ayrıntıları, bu iki sorunun da önüne geçer. Mimari etkinlikleri, devir teslimleri ve bekleme sürelerini gösterdiğinde ekip kendi işini modelde görebilir, süreç sahibi de hangi karardan sorumlu olduğunu anlayabilir. EA aracı portföyü tutabilir. Portföyü onu hayata geçiren kişilere bağlayan ise işin kendisidir.

Kanıt, bağlantının inceleyenlerin kontrol edebileceği bir göstergesi olmasını sağlar. Modeldeki bekleme süresi günlüktekiyle örtüşmelidir. Örtüşmediğinde konuşma diyagramdan çok süreç üzerine odaklanır. Bu, bir tur daha güncelleme yapmaktan daha yararlı bir tartışmadır.

İşin sırasını da değiştirir. Önce depoyu tamamlayıp ayrıntıların sonradan geleceğini ummak yerine bir süreci ölçün, onu bir üst düzeyle ilişkilendirin ve kontrol edilebildiği ölçüde modelin güven kazanmasını sağlayın. Bu ilk adım tamamlanabilecek kadar küçüktür ve mimari programına bir plan yerine çalışan bir örnek sunar.

Süreç düzeylerinin ve ilişkilerinin nasıl gösterildiğini görmek için süreç mimarisi dokümantasyonuna göz atın. Veri tarafı için process mining olay günlüğünün nasıl oluşturulacağını okuyun.

ProcessMind mimariye neden farklı bir yaklaşım getiriyor?

ProcessMind, mimariye verilerle kanıtlanabilen bölümden yaklaşır. Bu, depo aracının yaptığının daha küçük bir sürümü değil, bilinçli bir yaklaşım farkıdır.

Portföy yönetimi, uygulama yaşam döngüsü ve standartların yönetişimi, depoların güçlü olduğu alanlardır. ARIS, SAP LeanIX, Bizzdesign, MEGA HOPEX, Orbus ve Sparx bu işleri iyi yapar. Süreç katmanının yeri ise burasıdır.

Biz süreç katmanına odaklanıyoruz: değer akışları, yapılandırılabilir süreç düzeyleri, RACI sahipliği, yönetişim iş akışları ve görüntüleyici portalı. Bunların tümü olay verilerine bağlanır. Bu katman, süreçlerle ilgili soruları tek başına yanıtlayabilir; mimari programı bir depo gerektirdiğinde de onun yanında doğal biçimde yer alır.

Kurumsal mimari aracını nasıl seçmelisiniz?

Ekiplerinizin yanıtlaması gereken sorulara ve yönetişimini yürütmeniz gereken mimari işlerine göre seçim yapın.

• Portföy yönetimine, standartlara ve yol haritalarına ihtiyacınız var: Tam kapsamlı bir EA paketini kısa listenize alın; depoyu güncel tutmak için gereken kişileri ve süreçleri planlayın.
• Uygulama ve yetkinlikler için SaaS tabanlı bir envantere ihtiyacınız var: SAP LeanIX gibi bir EA yönetim platformunu envanter ve yönetişim gereksinimlerinize göre değerlendirin.
• Süreç davranışı hakkında yanıt arıyorsunuz: Süreç modelleri ve operasyonel verilerle başlayın, ardından daha geniş kapsamlı bir depoya da ihtiyacınız olup olmadığına karar verin.
• Henüz karar vermediniz: Ekiplerin en sık sorduğu soruları belirleyin. Böylece depoyla mı, süreç kanıtlarıyla mı, yoksa ikisiyle birden mi başlamanız gerektiğine karar verebilirsiniz.

Depo odaklı araçları karşılaştırıyorsanız ARIS alternatifleri karşılaştırmamıza göz atın. Modellerin ve verilerin birlikte nasıl çalıştığını değerlendiriyorsanız süreç modelleme ile process mining’in birbirini nasıl tamamladığını okuyun.

Kanıt elde edebileceğiniz yerden başlayın. Mimari programınız daha geniş yönetişim ve portföy yönetimi özelliklerine ihtiyaç duyduğunda depoyu ekleyin.

ProcessMind’in yeri nedir?

ProcessMind, mimariyi işlerin nasıl yürüdüğüne dair kanıtlara bağlayan bir süreç ve değer akışı katmanıdır.

Depo portföyü ve standartları tutarken ProcessMind, süreç katmanını ve arkasındaki kanıtları tutar. İkisini birlikte kullanan ekipler, süreç ayrıntılarını kontrol edebilecekleri bir mimariye sahip olur. Yalnızca süreç katmanına ihtiyaç duyan ekipler ise bunu tek başına kullanabilir.

Süreçleri yapılandırılabilir düzeylerde düzenleyebilir, BPMN 2.0 ile modelleyebilir, RACI sahipliği atayabilir, yönetişim iş akışlarından ve görüntüleyici portalından yararlanabilirsiniz. Belgelenmiş süreçleri gözlemlenen davranışla karşılaştırmak için süreç modellerini olay verilerine de bağlayabilirsiniz. Süreç simülasyonu, üretimde süreçte değişiklik yapmadan önce modeldeki değişikliği incelemenizi sağlar.

ProcessMind’in süreç mimarisi özelliklerine daha yakından bakmak için kurumsal süreç mimarisi sayfasını ziyaret edin. Ayrıca süreç yönetişimi ve process mining’in ne olduğu hakkında bilgi edinebilirsiniz.