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調達から支払いまでの請求書処理データテンプレート

Coupa

調達から支払いまでの請求書処理の属性(20) 調達から支払いまでの請求書処理のアクティビティ(14) データ抽出ガイド(3)

調達から支払いまでの請求書処理データテンプレート

このテンプレートでは、Coupaの請求書処理を効果的に分析するために必要なデータ項目を確認できます。収集すべき属性と、イベントログで追跡する主なアクティビティをまとめています。また、Coupaからデータを抽出する方法も紹介しているため、プロセスマイニングをスムーズに始められます。

収集を推奨する属性
追跡する主なアクティビティ
Coupaからのデータ抽出ガイド

イベントログを初めて作成する方はこちら：プロセスマイニング用イベントログの作成方法.

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調達から支払いまでの請求書処理の属性

調達から支払いまでの請求書処理を詳しく分析するため、イベントログに含めることを推奨するデータ項目です。

3 必須 6 推奨 11 任意

	名前	説明
	イベント時刻 EventTime	特定のアクティビティまたはイベントが発生した正確な日時です。
説明イベント時刻（タイムスタンプ）は、アクティビティが実行された正確な日時を記録します。プロセスログの時間軸の基礎となり、ケースごとにすべてのイベントを時系列に並べます。この属性は、プロセスマイニングで時間に基づく分析を行ううえで欠かせません。アクティビティ間のサイクルタイムやボトルネックの継続時間、待ち時間の算出に使うほか、期間ごとのプロセスパフォーマンスの分析にも使います。正確なタイムスタンプは、実態に即したプロセスモデルの作成や、意味のあるパフォーマンス指標の算出に欠かせません。重要な理由すべての所要時間、サイクルタイム、待ち時間を算出するための時系列データを提供します。これらはパフォーマンス分析の基本となります。入手先 Coupaの請求書オブジェクトに関する監査証跡または履歴ログに記録されます。記録された各操作やステータス変更には、タイムスタンプが付与されます。例 2023-10-26T10:00:00Z2023-11-05T14:32:15Z2023-11-15T09:01:45Z
	請求書番号 InvoiceNumber	サプライヤーの請求書を一意に識別する番号です。請求書のライフサイクル全体を追跡するための主キーとして使います。
説明請求書番号は、サプライヤーが請求書に付与する一意の識別番号です。プロセスマイニングではケースIDとして機能し、受領や検証から承認、最終的な支払いまで、関連するすべてのアクティビティを結び付けます。請求書番号ごとにプロセスを分析すると、各請求書の処理を最初から最後まで把握できます。処理経路の違いを特定し、サイクルタイムを正確に測定できるほか、遅延、保留、例外が発生した請求書を特定できます。請求書処理のパフォーマンスを詳細に把握するための基本となる属性です。重要な理由 1件の請求書に関するすべてのイベントを結び付ける、欠かせないケース識別子です。プロセス全体を一貫して分析できます。入手先 Coupaの請求書オブジェクトにある主要フィールドです。UIの請求書ヘッダー詳細、またはInvoices APIで確認できます。例 INV-2023-00123785549-APO45001-INV
	アクティビティ ActivityName	請求書処理の過程で発生した、特定の業務イベントまたはタスクの名称です。
説明アクティビティ名は、請求書処理ワークフローの各ステップを示します。たとえば、「請求書を作成」「請求書を承認に回す」「支払いを実行」などです。それぞれのアクティビティは、請求書の状態や担当者が変わった時点を表します。プロセスマイニングでは、アクティビティの順序からプロセスフローを作成します。アクティビティを分析すると、実際のプロセスを可視化し、一般的な経路やまれな経路を特定できます。また、時間がかかっているアクティビティのボトルネックや、手戻りなどのコンプライアンス違反または非効率なステップも見つけられます。重要な理由実際の請求書処理ワークフローを可視化して分析するために欠かせない属性です。プロセスマップの作成に使います。入手先通常、Coupaの請求書モジュールにあるイベントログ、監査証跡、ステータス変更から導出します。ステータス変更や特定のユーザー操作を、定義済みのアクティビティ名に対応付ける必要がある場合もあります。例請求書を処理に回す請求書を承認請求書を保留支払いを実行
	ユーザー User	アクティビティを実行したユーザーまたはシステムエージェントです。
説明この属性は、請求書の承認や保留の解除など、特定のプロセスステップを実行した個人または自動システムを識別します。ユーザーID、名前、メールなどで表されます。ユーザーごとのプロセス分析は、チームのパフォーマンスや業務量の分布を把握し、トレーニングの機会を見つけるうえで重要です。特定の承認者やチームに遅延が集中していないかを確認できるため、ボトルネック分析にも欠かせません。また、手作業と自動処理を区別するのにも役立ちます。重要な理由業務量を分析し、特定のユーザーやチームが原因となるボトルネックを特定できます。ユーザーのパフォーマンスやコンプライアンスの評価にも役立ちます。入手先通常、Coupaの請求書の監査証跡または履歴に、各操作を行ったユーザーの情報が記録されます。例 john.doe@company.comjane.smithSystem.Automation
	取引先名 VendorName	請求書を提出したサプライヤーまたは取引先の名称です。
説明取引先名は、商品やサービスを調達したビジネスパートナーを示します。支払い状況や取引関係を分析するための重要なコンテキスト情報です。この属性を使うと、取引先ごとに請求書処理を分類できます。「請求書の処理に最も時間がかかる取引先はどこか」「特定の重要な取引先への支払いは常に期日どおりか」といった問いに答えるのに役立ちます。取引先別の分析は、「取引先への支払い状況」ダッシュボードや、サプライヤーとの関係を適切に管理するうえで欠かせません。重要な理由取引先ごとにプロセスを分類して分析できます。サプライヤーとの関係管理や、取引先固有の問題の特定に役立ちます。入手先 Coupaの請求書の基本データに含まれ、サプライヤー／取引先オブジェクトと関連付けられています。例 Global Office SuppliesTech Solutions Inc.Creative Marketing Agency
	支払期日 PaymentDueDate	支払遅延を避けるために、請求書の支払いを完了すべき日付です。
説明支払期日は、請求書の日付と合意済みの支払い条件に基づいて算出される重要な日付です。取引先への支払い期限を示します。この属性は、期日どおりの支払い状況を測定する基準です。実際の支払い実行日と比較し、期日どおりの支払い率の重要業績評価指標（KPI）を算出します。期日からのずれを分析すると、支払い遅延の構造的な原因を特定し、取引先との関係や遅延損害金への影響を評価できます。重要な理由期日どおりの支払い状況を測定する主な基準です。取引先との関係を管理し、ペナルティを避けるうえで欠かせません。入手先通常、Coupaが「Invoice Date」と「Payment Terms」のフィールドに基づいて算出します。請求書レコードで確認できます。例 2023-11-302023-12-152024-01-10
	発注書番号 PurchaseOrderNumber	請求対象となる発注書（PO）の識別番号です。
説明発注書番号は、請求書と元の購買文書を結び付けます。この関連付けは、多くの組織で請求書の検証に欠かせない発注書との照合に必要です。プロセスマイニングでは、この属性を使って発注書との照合や不一致の解消プロセスを分析します。特定の発注書に関連する請求書を絞り込めるため、「発注書照合の不一致概要」ダッシュボードにも欠かせません。発注書番号のない請求書が多い場合は、規定外の購買やコンプライアンスに沿わない調達を示している可能性があります。重要な理由請求書と調達プロセスを結び付け、発注書との照合効率や不一致への対応を分析できます。入手先 Coupaの請求書明細オブジェクトにある標準フィールドです。請求書明細と発注書明細を関連付けるために使います。例 PO4500123PO4500456PO4500789
	請求書ステータス InvoiceStatus	処理ワークフローにおける請求書の現在の状態です。
説明請求書ステータスは、「pending approval」「approved」「on hold」「paid」など、請求書がその時点でどの段階にあるかを示します。請求書がプロセスを進むにつれて変化する属性です。「請求書処理の処理量とステータス」ダッシュボードなど、業務モニタリング用のダッシュボードで重要な属性です。未処理の請求書の件数と、各段階での分布を追跡できます。また、ステータスの推移を分析することは、「ActivityName」属性を導出する主な方法の1つです。重要な理由ワークフロー内で請求書がどの段階にあるかをリアルタイムで把握できます。業務ダッシュボードやステータスの追跡に欠かせません。入手先 Coupaの請求書オブジェクトにある主要なステータスフィールドです。例承認待ち承認済み無効化支払い済み
	請求書の合計金額 InvoiceTotalAmount	税金やその他の費用を含む、請求書の合計金額です。
説明この属性は、請求書の支払総額を示します。幅広い分析に使う基本的な財務データです。請求金額に基づいてプロセスを分析すると、重要な傾向が見つかることがあります。たとえば、高額な請求書は、より厳格な承認経路をたどるため、サイクルタイムが長くなる可能性があります。また、ブロック中または遅延中の請求書の金額を調べるなど、プロセスの非効率性が財務に与える影響の評価にも使えます。重要な理由財務面の重要なコンテキストを提供します。請求金額によるプロセスの違いや、遅延が財務に与える影響を分析できます。入手先 Coupaの請求書オブジェクトにある標準フィールドで、通常は「Total」または「Total Amount」という名前です。例 1500.75250.0012345.50
	ソースシステム SourceSystem	イベントデータの抽出元となるシステムです。
説明ソースシステム属性は、請求書処理のアクティビティが記録されたアプリケーションまたはプラットフォームを示します。主なシステムはCoupaですが、請求書や関連データがERPや取引先ポータルなど、連携する別のシステムから届く場合もあります。複雑なIT環境では、各システムがプロセス全体にどう関わるかを把握するうえで、この情報が役立ちます。データ品質の問題の診断や、システム間の引き継ぎの把握、複数のアプリケーションにまたがるプロセスの分析にも利用できます。重要な理由データの出所を明確にできるため、問題の調査や複数の連携システムにまたがるプロセスの分析に欠かせません。入手先通常、データの出所を識別するため、データ抽出時に固定値として追加します。Coupaの場合は「Coupa」を設定します。例 CoupaSAP S/4HANAOracle Fusion
	会社コード CompanyCode	請求書を担当する法人または会社を識別するコードです。
説明会社コードは、組織内の特定の法人を表します。財務会計やレポーティングでは、会社コードに紐づけて請求書を計上します。この属性を使うと、法人ごとにプロセス分析を絞り込み、比較できます。たとえば、「米国法人とドイツ法人では、請求書の承認プロセスに違いがあるか」といった問いに答えられます。大規模な多国籍組織では特に重要です。重要な理由組織内の法人や事業部門ごとにプロセスを比較し、パフォーマンスを評価できます。入手先 CoupaのInvoiceオブジェクトにある基本的な会計項目で、財務計上に必要となることがよくあります。例 1000US01DE01
	保留理由 HoldReason	請求書が保留または支払いブロックとなった具体的な理由です。
説明保留理由は、請求書の支払いが進まない理由を示します。「数量の不一致」や「入荷待ち」などが例として挙げられます。この情報は、支払い遅延の原因を把握するうえで重要です。この属性は、支払いブロックの根本原因分析ダッシュボードの基礎となります。保留理由を分類して発生件数を数えることで、支払いプロセスを妨げる頻度の高い問題を特定できます。原因に応じた改善を行い、今後の保留を防いで支払いを早めることができます。重要な理由支払いが遅れる理由を明らかにし、根本原因を絞り込んで分析することで、支払いブロックの発生頻度と期間を減らせます。入手先 Coupaで請求書を保留にすると、通常は理由を選択または入力します。このデータは請求書の保留ステータスに関連付けられます。例発注書との価格不一致入荷待ち請求書の重複
	最終データ更新日時 LastDataUpdate	イベントのデータがソースシステムから最後に更新された日時です。
説明この属性は、データが最後に抽出され、プロセスマイニングツールに読み込まれた日時を記録します。分析に使うデータの鮮度を把握するための情報であり、ダッシュボードに表示されるインサイトがどの時点の情報かを確認するうえで欠かせません。業務のモニタリングでは、最終データ更新時刻の把握が重要です。情報がどれだけ新しいかを明確にすることで、データへの信頼につながります。また、古いプロセスの状況に基づいて判断することを防げます。重要な理由プロセスデータの適時性と関連性を把握するための重要な情報です。分析がどの時点の状況を示しているかを確認できます。入手先データ抽出・変換（ETL）の処理中に生成され、データセットに追加されるタイムスタンプです。例 2024-05-20T04:00:00Z2024-05-19T04:00:00Z
	割引適用の有無 EarlyPaymentDiscountCaptured	利用可能な早期支払い割引が適用されたかどうかを示すフラグです。
説明この属性は、支払条件で定められた割引期間内に組織が請求書を支払ったかどうかを示す真偽値です。たとえば、「10日以内に支払うと2％割引、正味30日払い」の条件では、10日以内の支払いが対象です。早期支払い割引追跡ダッシュボードと関連する重要業績評価指標（KPI）の中心となる指標です。このフラグがfalseとなるケースを分析すると、割引を受け損ねた機会を特定できます。割引対象の請求書を十分に早く処理できない理由を調べ、割引の適用件数を増やすための変更を行うことで、運転資本を最適化できます。重要な理由効率的な請求書処理によって得られた金銭的な効果を直接測定し、割引を受け損ねた機会の特定に役立ちます。入手先計算属性です。支払日が「支払条件」で定められた割引期間内かどうか、また実際に割引が適用されたかどうかを確認します。例 truefalse
	却下理由 RejectionReason	承認プロセスで請求書が却下された際に示される理由です。
説明承認者が請求書を却下する際は、「金額の誤り」や「請求書の重複」など、通常は理由を記載します。この属性には、自由記述またはコードで入力された理由が記録されます。このデータは、承認の遅延や手戻りの根本原因を分析するうえで欠かせません。却下理由ごとの発生頻度を分析すると、発注書の精度やサプライヤーの請求習慣など、前工程にある構造的な問題を特定できます。この情報は、請求書承認のボトルネック分析ダッシュボードで利用できます。重要な理由請求書が却下される根本原因を把握し、プロセスの改善箇所を特定して手戻りを減らすのに役立ちます。入手先承認ワークフローでユーザーが「却下」操作を行った際に記録されます。コメントまたは監査証跡に保存されることが一般的です。例数量の誤り発注書と価格が一致しない請求書の重複提出
	支払い条件 PaymentTerms	「Net 30」や「2% 10, Net 30」など、請求書の支払いに関する合意済みの条件です。
説明支払い条件は、支払期日や早期支払い割引の有無など、取引先への支払いに関するルールを定めます。通常、取引先マスターデータで設定され、請求書に適用されます。この属性は、支払期日の算出や早期支払い割引の機会の特定に欠かせません。「早期支払い割引の追跡」ダッシュボードと関連する重要業績評価指標（KPI）の算出にも直接使います。支払い条件ごとの分析により、特定の条件が支払い遅延と関係しているかを確認できます。重要な理由支払期日の算出や早期支払い割引の機会の特定に使われ、運転資金に直接影響します。入手先 Coupaの標準フィールドです。通常、サプライヤー／取引先レコードの値が請求書に自動設定されます。例 Net 3060日後払い10日以内に支払うと2％割引、正味30日払い
	期日どおりの支払いかどうか IsOnTimePayment	請求書が支払期日までに支払われたかどうかを示す真偽値フラグです。
説明この計算属性は、請求書ごとの支払いが期日どおりだったかを真偽値で示します。「支払い実行」アクティビティのタイムスタンプと「支払期日」を比較して算出します。支払いのタイムスタンプが支払期日以前であれば、値はtrueになります。このフラグを使うと、期日どおりの支払い率という重要業績評価指標（KPI）を簡単に計算できます。また、遅延した支払いに共通するサプライヤー、部門、請求金額などの特徴を絞り込んで分析できます。重要な理由支払い状況の分析を簡単にし、期日どおりの支払い率という重要業績評価指標（KPI）の計算に使えます。入手先計算属性です。判定条件は「支払い実行日」<=「支払期日」です。プロセスマイニングツールでこの条件を設定します。例 truefalse
	自動処理かどうか IsAutomated	アクティビティを自動システムと人間のどちらが実行したかを示すフラグです。
説明この真偽値属性は、自動発注書照合やシステムによる計上など、自動処理されたタスクと、ユーザーが手作業で行ったタスクを区別します。この属性を分析すると、請求書処理ワークフローの自動化率を把握できます。自動化施策の成果測定や、さらに自動化できる手作業の特定、自動処理と手作業の効率やエラー率の比較に利用できます。プロセスの実際のコストと効率を把握するうえで重要な情報です。重要な理由プロセスの自動化率を測定し、追加で自動化できる箇所を特定するとともに、既存のボットの効果を評価できます。入手先通常は、アクティビティに紐づく「ユーザー」がシステムアカウントまたはサービスアカウントか、人間のユーザーアカウントかを確認して判定します。例 truefalse
	請求書日付 InvoiceDate	サプライヤーの請求書に記載された日付です。
説明請求書日付は、サプライヤーが請求書に設定した日付です。通常、支払いの流れが始まる基準日となり、支払条件に基づく支払期日の計算に使われます。この属性は、さまざまなサイクルタイムの計算で基準となります。支払期日の計算や早期支払い割引の適用可否を判断する際にも欠かせません。請求書日付とシステムへの登録日の差を分析すると、請求書の提出や受領の遅れが明らかになることがあります。重要な理由支払期日の計算に使う主な日付であり、支払いの適時性を測定し、割引を受ける機会を把握するための基準となります。入手先 CoupaのInvoiceオブジェクトにある標準の必須項目です。例 2023-10-152023-11-012023-12-20
	通貨 CurrencyCode	請求金額を表すISO通貨コードです。
説明通貨コードは、USD、EUR、GBPなど、請求書の金額を表す通貨単位を示します。複数の通貨で請求書を扱うグローバルな組織には欠かせない情報です。分析では、財務データを正しく解釈し集計するためにこの属性が必要です。ダッシュボードや重要業績評価指標（KPI）で意味のある財務概要を示すには、通貨の絞り込みや換算が必要です。異なる通貨の金額を誤って合算することを防ぎ、通貨別のプロセス分析も可能にします。重要な理由複数通貨を扱う環境で、すべての金額を正しく解釈するための情報を提供し、正確な財務分析とレポーティングを支えます。入手先 Coupaの請求書オブジェクトにある標準フィールドです。通常は取引先に関連付けられているか、請求書自体に指定されています。例 USDEURGBP

必須推奨任意

調達から支払いまでの請求書処理のアクティビティ

プロセスを正確に把握して分析するため、イベントログに記録する主なプロセスステップと節目です。

5 推奨 9 任意

	アクティビティ	説明
	支払いを実行	支払いを実行して取引先に送金する、プロセスの最終ステップを示します。Coupa Paymentsまたは連携先の支払いシステムにある、関連する支払いレコードのステータスから取得します。
重要な理由プロセスの明確な終了点となるこのアクティビティは、エンドツーエンドのサイクルタイム全体の算出と「期日どおりの支払い率」の重要業績評価指標（KPI）の測定に欠かせません。入手先請求書に関連付けられた支払いレコードから推定します。ステータスが「paid」または「completed」であること、あるいは「payment date」フィールドに値が入力されていることが、支払いの実行を示します。記録請求書に関連付けられた支払いレコードの「payment date」を使用します。イベントタイプ inferred
	請求書を作成	Coupaで請求書レコードが最初に作成されたことを示すアクティビティです。手入力、Coupa Supplier Portalなどのサプライヤーネットワークとの連携、自動OCRスキャンのいずれかによって新しい請求書オブジェクトが作成されると、イベントとして記録されます。
重要な理由請求書のライフサイクルの開始点となるアクティビティです。処理全体にかかる時間を測定するうえで欠かせません。以降のサイクルタイムや処理量を分析する際のベースラインになります。入手先請求書レコードの作成時刻から取得する明示的なイベントです。Coupaのデータモデルでは、請求書ヘッダーオブジェクトの「created-at」タイムスタンプに該当します。記録請求書レコードの作成時刻を使用します。イベントタイプ explicit
	請求書を承認	請求書が承認ワークフローのすべての必須ステップを通過したことを示します。最後の必須承認者が承認操作を行った時点を、承認履歴から取得します。
重要な理由この重要な節目をもって承認サイクルが終了し、請求書は支払い処理に進める状態になります。承認にかかった時間やプロセス全体の効率を測定するうえで欠かせません。入手先承認履歴ログ、または請求書ヘッダーのステータスが「approved」に変わったことから取得する明示的なイベントです。ログに記録された最終承認操作から、正確な時刻を確認できます。記録承認履歴に記録された最終承認操作のタイムスタンプを取得します。イベントタイプ explicit
	請求書を承認に回す	初期確認を通過した請求書を正式な承認ワークフローに送る時点を示します。通常、請求書が1人以上の承認者の対応待ちになったことを示すステータス変更から推定します。
重要な理由このアクティビティは、承認サイクルタイムの測定開始点です。承認階層内のボトルネック分析に欠かせず、「請求書承認のボトルネック分析」ダッシュボードでも使用します。入手先請求書のステータスが「pending approval」などに変わったことから推定します。請求書の承認履歴に最初の承認レコードが作成されたことも、このイベントを示します。記録請求書のステータスが「Pending Approval」に変わった時刻、または最初の承認レコードが作成された時刻を記録します。イベントタイプ inferred
	請求書を支払い処理に計上	承認済みの請求書が支払い可能な状態になり、財務情報が外部のERPシステムに計上されることもあります。通常、連携ステータスのフラグや請求書の主要ステータスの変更から推定します。
重要な理由この節目は、買掛金処理から財務または支払い業務への引き継ぎを示します。この時点より前の遅延は買掛金処理の効率に影響し、以降の遅延は財務業務や取引先との関係に影響します。入手先ステータスが「approved for payment」に変わったことや、「exported」フラグがtrueに設定されたことから推定します。この情報は請求書ヘッダーオブジェクトで確認できます。記録請求書のステータスが「Approved for Payment」になった時刻、またはエクスポートフラグが設定された時刻を検出します。イベントタイプ inferred
	不一致の解消を開始	発注書との照合で見つかった不一致を解消するため、手作業での対応を開始したことを示します。このアクティビティを直接記録するのは難しく、不一致の検出後に行われた最初のユーザー操作（コメントの追加や請求書の編集など）から推定することがよくあります。
重要な理由不一致の特定から解消作業の開始までの時間を追跡すると、例外の割り当てや対応の遅れを把握できます。「発注書照合の不一致概要」ダッシュボードで重要な指標となります。入手先この情報の取得は難しく、高度な推定が必要になる場合があります。照合ステータスが失敗を示した後に行われた、請求書に関する最初のユーザーコメント、編集、タスク割り当てのタイムスタンプから導出できます。記録「照合の不一致を特定」イベントの後に発生した、最初のユーザー起点の変更イベントを特定します。イベントタイプ inferred
	支払いを予定	請求書が、将来の日付に実行予定の支払いバッチに含まれたことを示します。システム内で請求書が支払い実行または支払いバッチのオブジェクトに関連付けられたことから推定します。
重要な理由このアクティビティにより、プロセスの最終段階を把握できます。請求書が支払い可能な状態になった時点と、実際に支払いが開始された時点を区別できるため、キャッシュフローの予測に役立ちます。入手先請求書IDを含む支払いレコードまたはバッチレコードの作成から推定します。支払いオブジェクトの「scheduled payment date」から該当する時期を確認できます。記録請求書に関連付けられた支払いバッチレコードの作成日を使用します。イベントタイプ inferred
	照合の不一致を特定	数量、価格、その他の詳細に不一致があり、自動システムが請求書と発注書を照合できなかった場合に発生します。「unmatched」や「mismatched」など、手作業での対応が必要なステータスへの変更から推定します。
重要な理由このアクティビティは、遅延の原因になりやすい例外処理の開始点です。発生頻度と根本原因を分析することは、初回照合率の向上と手作業の削減に欠かせません。入手先請求書の照合ステータスから推定します。「unmatched」「mismatched」などのステータスは、手作業での確認が必要な不一致を示します。この情報は請求書オブジェクトで追跡できます。記録発注書との照合ステータスが失敗を示す値に変わった時刻を検出します。イベントタイプ inferred
	請求書と発注書を照合	請求書の明細と対応する発注書の明細が正常に照合されたことを示します。請求書の照合ステータスが変わり、発注書との検証が成功したことから、このイベントを推定します。
重要な理由自動照合の成功は、手作業を介さない健全なプロセスを示す重要な指標です。このアクティビティを追跡すると、自動化の効果や一気通貫処理率を測定できます。入手先請求書の照合ステータスが「matched」に変わったことから推定します。Coupaの請求書オブジェクトには、発注書との照合結果を示すフラグやステータスが含まれています。記録請求書の発注書照合ステータスが「Matched」に変わった時刻を検出します。イベントタイプ inferred
	請求書の保留を解除	請求書に設定されていた保留が解除され、支払いに向けて処理を進められる状態になったことを示します。保留の設定と同様、請求書の監査証跡に明示的に記録される操作です。
重要な理由保留の設定から解除までの時間は、「支払いブロックの平均継続時間」の重要業績評価指標（KPI）に欠かせないデータです。このアクティビティは遅延の終了点を示します。解除のきっかけを分析すると、より迅速に解決する方法を見つけられます。入手先請求書の履歴または監査ログで確認できる明示的なイベントです。ユーザーまたはシステムの個別の操作として記録されます。記録請求書の履歴レコードから「hold released」または同様のシステムイベントを抽出します。イベントタイプ explicit
	請求書を保留	請求書に保留を設定し、支払いを止める操作を示します。通常、理由とともに請求書の履歴または監査証跡に明示的に記録されます。
重要な理由支払いブロックに相当するこのアクティビティは、支払い遅延の大きな原因です。保留が設定された時刻を追跡することが、根本原因と継続時間の分析の第一歩となり、「支払いブロック率」の重要業績評価指標（KPI）にも役立ちます。入手先請求書の履歴または監査ログで確認できる明示的なイベントです。Coupaでは、保留の設定を含むユーザーやシステムの操作が記録されます。記録請求書の履歴レコードから「hold placed」または同様のシステムイベントを抽出します。イベントタイプ explicit
	請求書を処理に回す	新しく作成した請求書を正式に処理ワークフローへ送ることを示します。通常、初期データの入力と確認が終わった後、ユーザーが実行します。監査証跡で請求書のステータスが下書きから送信済みに変わった時点を記録します。
重要な理由このアクティビティにより、データ入力にかかった時間と実際の処理時間を区別できます。「請求書を作成」からこのイベントまでの時間を分析すると、初期データの処理段階での遅延を特定できます。入手先請求書のステータスが「draft」または「new」から「submitted」または「pending approval」に変わったことを追跡します。Coupaの請求書履歴または監査ログのテーブルで確認できます。記録請求書のステータスが初めて「submitted」になった時刻を記録します。イベントタイプ explicit
	請求書を却下	承認者が請求書を正式に却下し、ワークフローの進行が止まったことを示します。請求書の承認履歴に明示的に記録され、却下した人と時刻も確認できます。
重要な理由却下が発生すると手戻りが生じ、サイクルタイムが大幅に延びます。却下の頻度や理由の分析は、プロセス改善に欠かせません。また、「初回承認率」の重要業績評価指標（KPI）の算出にも必要です。入手先請求書の承認履歴ログに明示的に記録されるイベントです。各承認ステップには、ステータス、タイムスタンプ、承認者の操作が記録されます。記録承認履歴のレコードから「reject」または「rejected」の操作を抽出します。イベントタイプ explicit
	請求書を無効化	請求書がキャンセルされ、処理も支払いも行われないことを示します。システムのステータスフィールドに直接記録される、明示的な最終ステータスへの変更です。
重要な理由これは、プロセスが正常に完了しない場合の終了パターンです。請求書が無効化された理由を分析すると、調達や取引先との連絡における上流工程の問題を特定できます。入手先請求書のステータスが「voided」に変更されたときに記録される明示的なイベントです。Coupaの請求書管理で標準的に使われるステータスです。記録請求書のステータスが「Voided」に更新された時刻を記録します。イベントタイプ explicit

推奨任意

データ抽出ガイド

Coupaからデータを取得する方法

ステップ

事前準備：レポートの作成、編集、スケジュール設定ができるロールと権限を持つCoupaユーザーアカウントがあることを確認します。また、Invoice Header、Invoice Audit Trail、Approval、Payment Informationの各Coupaデータオブジェクトにアクセスできる必要があります。
レポート画面を開く：Coupaにログインし、「レポート」セクションに移動します。通常はメインメニューまたは専用の分析タブにあります。
基本となる請求書レポートを作成する：「レポートを作成」をクリックし、主なデータソースとして「Invoice Header」を選択します。このレポートは、ステータスに基づく複数のアクティビティの基礎になります。「ProcessMind - Invoice Master Data」のように、内容がわかる名前を付けます。
関連するデータオブジェクトを追加する：レポートビルダーで「Invoice Header」と関連オブジェクトを結合し、データを補います。「Supplier」「Created By User」「Updated By User」を追加すると、サプライヤーとユーザーの詳細を取得できます。推奨属性を揃えるうえで重要な手順です。
イベント別のレポートを作成する：イベントログの性質上、必要な行を1つのレポートだけで取得することはできません。異なる種類のイベントを取得するレポートを複数作成し、後で統合します。
- レポートA：請求書ステータスのイベント：「Invoice Audit Trail」を基に、「Invoice Header」と結合したレポートを作成します。監査証跡を特定のステータス変更で絞り込み、「請求書作成」「請求書提出」「請求書保留」「請求書保留解除」「請求書無効化」などのアクティビティを取得します。
- レポートB：承認イベント：「Approval」を基に、「Invoice Header」と結合したレポートを作成します。「請求書の承認依頼」「請求書承認」「請求書却下」のアクティビティを取得します。
- レポートC：支払いイベント：「Payment Information」を基に、「Invoice Header」と結合したレポートを作成します。「支払い予定」「支払い実行」のイベントを取得します。
各レポートの列を設定する：作成するレポートごとに必要な列を追加します。Coupaのフィールドをイベントログのスキーマに手動で対応付けます。たとえば、承認イベントのレポートでは、「Approval > Created At」を追加して「EventTime」に名前を変更します。また、「請求書承認」というテキストのカスタム列を追加して「ActivityName」と名付け、「Invoice Header > Invoice Number」を「InvoiceNumber」として追加します。
レポートのフィルターを設定する：各レポートのフィルターセクションで、データ量を抑えるための日付フィルターを追加します。「Invoice Header > Created At」を基準に、直近3～6か月で絞り込むことを推奨します。必要に応じて、特定の会社コードや法人のフィルターも追加します。
レポートを実行してエクスポートする：各レポートを個別に保存して実行します。結果をそれぞれCSVファイルにエクスポートします。各ファイルのデータが正しく、設定した列が含まれていることを確認してください。
エクスポートをスケジュールする：レポートが正しいことを確認したら、定期的に（たとえば毎日）実行するよう設定します。CSVファイルを指定の場所、できればSFTPサーバーにエクスポートするよう設定すると、自動で取得できます。
データを統合して変換する：外部スクリプト（Python、PowerShellなど）またはETLツールを使って、最終的なデータ変換を行います。スクリプトでは次の処理が必要です。
- SFTPサーバーからすべてのCSVファイルをダウンロードします。
- すべてのファイルの列名をイベントログのスキーマ（InvoiceNumber、ActivityName、EventTimeなど）に合わせて統一します。
- 個別ファイルのすべての行を結合し、1つのイベントログファイルにまとめます。
最終ファイルの形式を整えてアップロードする：統合したファイルをUTF-8形式のCSVとして保存します。このファイルをProcessMindにアップロードすると、分析を開始できます。

設定

主なデータオブジェクト：データ抽出には、アクセス可能なCoupaの主要オブジェクトが必要です。対象はInvoice Header、Invoice Audit Trail、Approval、Payment Information、サプライヤーです。
日付範囲の絞り込み：パフォーマンスとデータ量を調整するため、日付フィルターを必ず設定してください。初回の分析では、Invoice Header > Created Atを基準に直近3～6か月で絞り込むことを推奨します。
必須フィルター：分析対象の事業部門に関連するデータを確実に取得するため、必ずCompany CodeまたはLegal Entityで絞り込んでください。プロセスに関係しない場合は、「下書き」など特定の請求書ステータスを除外することもできます。
レポートのスケジュール設定：Coupaでは、レポートを毎日、毎週、または毎月実行するよう設定できます。分析を最新の状態に保つため、プロセスマイニングでは毎日のエクスポートを推奨します。自動化する場合は、CSVファイルをSFTPサーバーに出力するよう設定してください。
ユーザー権限：レポートを設定して実行するユーザーアカウントには、レポートの作成とスケジュール設定の権限に加え、上記のすべてのデータオブジェクトへの読み取りアクセス権が必要です。

クエリの例 config

// This is a configuration guide for creating multiple Coupa reports. These reports must be combined externally to form the final event log.

// --- Report 1: Invoice Creation Event ---
// Primary Object: Invoice Header
// Columns:
//   'InvoiceNumber' = Invoice Header > Invoice Number
//   'ActivityName' = 'Invoice Created' (Static Value)
//   'EventTime' = Invoice Header > Created At
//   'User' = Invoice Header > Created By > Login
//   'VendorName' = Invoice Header > Supplier > Name
//   'InvoiceTotalAmount' = Invoice Header > Total
//   'PaymentDueDate' = Invoice Header > Payment Due Date
//   'PurchaseOrderNumber' = Invoice Header > PO Number
//   'InvoiceStatus' = Invoice Header > Status

// --- Report 2: Invoice Status Change Events ---
// Primary Object: Invoice Audit Trail
// Joined Object: Invoice Header (on Invoice ID)
// Columns:
//   'InvoiceNumber' = Invoice Header > Invoice Number
//   'ActivityName' = CASE WHEN (Field Name = 'status' AND Old Value = 'new' AND New Value = 'pending_approval') THEN 'Invoice Submitted for Processing' WHEN (Field Name = 'po_match_status' AND New Value = 'matched') THEN 'Invoice Matched to PO' WHEN (Field Name = 'po_match_status' AND New Value = 'unmatched') THEN 'Matching Discrepancy Identified' WHEN (Field Name = 'status' AND New Value = 'on_hold') THEN 'Invoice Hold Placed' WHEN (Field Name = 'status' AND Old Value = 'on_hold') THEN 'Invoice Hold Released' WHEN (Field Name = 'exported' AND New Value = 't') THEN 'Invoice Posted for Payment' WHEN (Field Name = 'status' AND New Value = 'voided') THEN 'Invoice Voided' END
//   'EventTime' = Invoice Audit Trail > Created At
//   'User' = Invoice Audit Trail > Updated By > Login
//   'VendorName', 'InvoiceTotalAmount', etc. from joined Invoice Header.
// Filters:
//   Field Name IN ('status', 'po_match_status', 'exported')

// --- Report 3: Invoice Approval Events ---
// Primary Object: Approval
// Joined Object: Invoice Header (on Invoice ID)
// This report will create multiple rows from one source object. This logic needs to be applied in the external transformation script.
// Logic Block 1: Invoice Sent for Approval (First Approver Record for the Invoice)
//   'InvoiceNumber' = Invoice Header > Invoice Number
//   'ActivityName' = 'Invoice Sent for Approval'
//   'EventTime' = MIN(Approval > Created At) GROUP BY InvoiceNumber
//   'User' = Approver associated with the MIN(Created At) timestamp.
// Logic Block 2: Invoice Rejected
//   'InvoiceNumber' = Invoice Header > Invoice Number
//   'ActivityName' = 'Invoice Rejected'
//   'EventTime' = Approval > Created At
//   'User' = Approval > Approver > Login
//   Filter: Approval > Status = 'rejected'
// Logic Block 3: Invoice Approved (Final Approver Record)
//   'InvoiceNumber' = Invoice Header > Invoice Number
//   'ActivityName' = 'Invoice Approved'
//   'EventTime' = MAX(Approval > Created At) where Status is 'approved'
//   'User' = Approver associated with the MAX(Created At) timestamp.

// --- Report 4: Discrepancy Resolution Event ---
// Primary Object: Invoice Audit Trail
// Joined Object: Invoice Header (on Invoice ID)
//   'InvoiceNumber' = Invoice Header > Invoice Number
//   'ActivityName' = 'Discrepancy Resolution Started'
//   'EventTime' = Invoice Audit Trail > Created At
//   'User' = Invoice Audit Trail > Updated By > Login
// Filter:
//   This event is difficult. A common proxy is the first user comment or field change after the PO match status changes to 'unmatched'.
//   Logic: Find the MIN(Created At) from the audit trail where the timestamp is greater than the timestamp of the 'Matching Discrepancy Identified' event.

// --- Report 5: Payment Events ---
// Primary Object: Payment Information
// Joined Object: Invoice Header (on Invoice ID)
// Logic Block 1: Payment Scheduled
//   'InvoiceNumber' = Invoice Header > Invoice Number
//   'ActivityName' = 'Payment Scheduled'
//   'EventTime' = Payment Information > Payment Date
//   'User' = 'System'
// Logic Block 2: Payment Executed
//   'InvoiceNumber' = Invoice Header > Invoice Number
//   'ActivityName' = 'Payment Executed'
//   'EventTime' = Payment Information > Paid At
//   'User' = 'System'
// Filter:
//   Payment Information > Paid At IS NOT NULL

ステップ

Coupa APIキーを作成する：管理者としてCoupaにログインします。「設定」>「会社の設定」>「APIキー」に移動し、新しいAPIキーを作成します。次のスコープに読み取り権限を付与してください：core.invoice.read、core.user.read、core.supplier.read、core.approval.read、core.payment.read。
Python環境を準備する：Python 3.6以降がインストールされていることを確認します。新しいプロジェクトディレクトリを作成し、pipを使って必要なライブラリをインストールします：pip install requests pandas。
Pythonスクリプトを設定する：新しいPythonファイル（例：extract_coupa_invoices.py）を作成し、提供されたスクリプトを貼り付けます。YOUR_COUPE_INSTANCE_URL、YOUR_API_KEY、START_DATEのプレースホルダーを、利用するインスタンスの情報と抽出開始日に置き換えてください。
スクリプトを実行する：ターミナルでpython extract_coupa_invoices.pyを実行します。スクリプトがCoupa APIからデータを取得します。
抽出状況を確認する：スクリプトは処理済みの請求書数など、進捗状況をコンソールに表示します。日付範囲やデータ量によっては、APIのレート制限により完了までかなり時間がかかることがあります。
基本的な処理を確認する：スクリプトはまず/api/invoicesエンドポイントにクエリを送り、指定した日付範囲内に更新された請求書の一覧を取得します。ページネーションは自動で処理され、すべてのレコードが取得されます。
各請求書を処理する：取得した請求書ごとに、利用可能なタイムスタンプと関連データに基づいて複数のイベントログ項目を作成します。たとえば、created-atは「請求書作成」に、submitted-atは「処理のために請求書を提出」に使用します。
承認の詳細を取得する：承認と却下のイベントを記録するため、スクリプトは請求書ごとに/api/invoices/{invoice_id}/approvalsエンドポイントを呼び出します。取得した一覧を処理し、「請求書の承認依頼」「請求書承認」「請求書却下」のアクティビティを作成します。
支払いの詳細を取得する：支払い情報が必要な場合は、/api/paymentsエンドポイントに請求書IDのフィルターを指定してクエリを送り、関連する支払いレコードから「支払い予定」と「支払い実行」のイベントを取得します。
データを変換して集約する：作成したすべてのイベントを辞書のリストにまとめます。各辞書が、最終的なイベントログの1行に相当します。
イベントログファイルを作成する：すべての請求書の処理が終わったら、集約したデータをpandasのDataFrameに変換します。同じディレクトリにcoupa_invoice_event_log.csvというCSVファイルとして保存すると、ProcessMindにアップロードできます。

設定

APIキーの権限：APIキーには、CoupaのInvoices、Approvals、Users、Suppliers、Paymentsオブジェクトへの少なくとも読み取り専用アクセス権が必要です。権限が不足すると、スクリプトのエラーやデータの欠落につながります。
日付範囲：スクリプトはupdated-at[gt]フィルターを使い、指定したSTART_DATE以降に作成または変更された請求書のみを取得します。初回の抽出では、データ量とパフォーマンスのバランスを考慮し、3～6か月を推奨します。その後の差分ロードでは、START_DATEに前回の抽出が正常に完了した時刻を設定してください。
APIのレート制限：Coupa APIにはレート制限があります。提供されているスクリプトには、制限を超えないよう各請求書の処理間にtime.sleep(0.5)を実行する処理が含まれています。利用するCoupaインスタンスの設定に応じて、この値の調整が必要になる場合があります。
カスタムフィールド：この抽出スクリプトが対象とするのは、Coupaの標準フィールドのみです。分析に必要な請求書のカスタムフィールドを組織で使用している場合は、APIレスポンスのcustom-fields要素を解析し、出力列に追加するようスクリプトを変更してください。

クエリの例 python

import requests
import pandas as pd
import time
import os
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Coupa instance URL (e.g., class="hl-string">'https://mycompany.coupahost.com')
COUPE_INSTANCE_URL = class="hl-string">'YOUR_COUPE_INSTANCE_URL' 
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Coupa API Key
API_KEY = class="hl-string">'YOUR_API_KEY'
class=class="hl-string">"hl-comment"># Set the start date for the extraction (YYYY-MM-DD format)
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01' 

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- API Setup ---
API_BASE_URL = fclass="hl-string">"{COUPE_INSTANCE_URL}/api"
HEADERS = {
    class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json',
    class="hl-string">'X-COUPA-API-KEY': API_KEY
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Event Log Storage ---
event_log_records = []

def get_paginated_data(endpoint_url, params=None):
    class="hl-string">"""Fetches all pages of data from a Coupa API endpoint."""
    all_data = []
    url = fclass="hl-string">"{API_BASE_URL}/{endpoint_url}"
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Coupa uses offset-based pagination, 50 is a common limit
    offset = 0
    while True:
        paginated_params = params.copy() if params else {}
        paginated_params[class="hl-string">'offset'] = offset
        paginated_params[class="hl-string">'limit'] = 50
        
        try:
            response = requests.get(url, headers=HEADERS, params=paginated_params)
            response.raise_for_status()
            data = response.json()
            if not data: class=class="hl-string">"hl-comment"># Break if the page is empty
                break
            all_data.extend(data)
            offset += len(data)
        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Error fetching data from {url}: {e}")
            break
    return all_data

def add_event(invoice, activity_name, event_time, user_info=None):
    class="hl-string">"""Helper function to create and add an event record."""
    if not event_time:
        return class=class="hl-string">"hl-comment"># Do not add events without a timestamp

    record = {
        class="hl-string">'InvoiceNumber': invoice.get(class="hl-string">'invoice-number'),
        class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
        class="hl-string">'EventTime': event_time,
        class="hl-string">'User': user_info.get(class="hl-string">'login') if user_info else None,
        class="hl-string">'VendorName': invoice.get(class="hl-string">'supplier', {}).get(class="hl-string">'name'),
        class="hl-string">'InvoiceTotalAmount': invoice.get(class="hl-string">'total-with-taxes'),
        class="hl-string">'PaymentDueDate': invoice.get(class="hl-string">'payment-date'),
        class="hl-string">'PurchaseOrderNumber': invoice.get(class="hl-string">'purchase-order', {}).get(class="hl-string">'number') if invoice.get(class="hl-string">'purchase-order') else None,
        class="hl-string">'InvoiceStatus': invoice.get(class="hl-string">'status')
    }
    event_log_records.append(record)

def main():
    class="hl-string">"""Main extraction function."""
    print(class="hl-string">"Starting Coupa invoice data extraction...")
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Fetch all invoices updated since the start date
    invoice_params = {class="hl-string">'updated-at[gt]': START_DATE}
    invoices = get_paginated_data(class="hl-string">'invoices', invoice_params)
    print(fclass="hl-string">"Found {len(invoices)} invoices to process.")

    for i, invoice in enumerate(invoices):
        print(fclass="hl-string">"Processing invoice {i+1}/{len(invoices)}: {invoice.get('invoice-number')}")
        invoice_id = invoice.get(class="hl-string">'id')

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Created
        add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Created', invoice.get(class="hl-string">'created-at'), invoice.get(class="hl-string">'created-by'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Submitted for Processing
        add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Submitted for Processing', invoice.get(class="hl-string">'submitted-at'), invoice.get(class="hl-string">'submitted-by'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities related to matching status
        if invoice.get(class="hl-string">'po-match-status') == class="hl-string">'matched':
            add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Matched to PO', invoice.get(class="hl-string">'updated-at'), invoice.get(class="hl-string">'updated-by'))
        elif invoice.get(class="hl-string">'po-match-status') in [class="hl-string">'unmatched', class="hl-string">'mismatched']:
            add_event(invoice, class="hl-string">'Matching Discrepancy Identified', invoice.get(class="hl-string">'updated-at'), invoice.get(class="hl-string">'updated-by'))
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Inference for Discrepancy Resolution Started is complex. We approximate it as the next update.
            class=class="hl-string">"hl-comment"># A more robust solution would track status changes over time.
            add_event(invoice, class="hl-string">'Discrepancy Resolution Started', invoice.get(class="hl-string">'updated-at'), invoice.get(class="hl-string">'updated-by'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities from Approvals endpoint
        approvals = get_paginated_data(fclass="hl-string">'invoices/{invoice_id}/approvals')
        if approvals:
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Sent for Approval is often the creation of the first approval object
            first_approval = approvals[0]
            add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Sent for Approval', first_approval.get(class="hl-string">'created-at'), first_approval.get(class="hl-string">'created-by'))
            
            for approval in approvals:
                approver = approval.get(class="hl-string">'approver')
                if approval.get(class="hl-string">'status') == class="hl-string">'approved':
                    add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Approved', approval.get(class="hl-string">'updated-at'), approver)
                elif approval.get(class="hl-string">'status') == class="hl-string">'rejected':
                    add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Rejected', approval.get(class="hl-string">'updated-at'), approver)

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities based on status and flags
        if invoice.get(class="hl-string">'on-hold'):
            class=class="hl-string">"hl-comment"># This timestamp is an approximation, representing the last update time when the hold was active.
            add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Hold Placed', invoice.get(class="hl-string">'updated-at'), invoice.get(class="hl-string">'updated-by'))
        class=class="hl-string">"hl-comment"># We canclass="hl-string">'t reliably detect 'Hold Released' without historical data, so we omit it for accuracy.

        if invoice.get(class="hl-string">'exported') == True:
            add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Posted for Payment', invoice.get(class="hl-string">'updated-at'), invoice.get(class="hl-string">'updated-by'))

        if invoice.get(class="hl-string">'status') == class="hl-string">'void':
            add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Voided', invoice.get(class="hl-string">'updated-at'), invoice.get(class="hl-string">'updated-by'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities from Payments endpoint
        payments = get_paginated_data(class="hl-string">'payments', {class="hl-string">'invoice-id': invoice_id})
        for payment in payments:
            add_event(invoice, class="hl-string">'Payment Scheduled', payment.get(class="hl-string">'created-at'), payment.get(class="hl-string">'created-by'))
            if payment.get(class="hl-string">'payment-date'):
                add_event(invoice, class="hl-string">'Payment Executed', payment.get(class="hl-string">'payment-date'), payment.get(class="hl-string">'updated-by'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># A short delay to respect API rate limits
        time.sleep(0.5)

    if not event_log_records:
        print(class="hl-string">"No events were generated. Exiting.")
        return

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Create DataFrame and save to CSV
    df = pd.DataFrame(event_log_records)
    df[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'EventTime']).dt.strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S')
    df = df.sort_values(by=[class="hl-string">'InvoiceNumber', class="hl-string">'EventTime'])
    
    output_filename = class="hl-string">'coupa_invoice_event_log.csv'
    df.to_csv(output_filename, index=False, encoding=class="hl-string">'utf-8')
    print(fclass="hl-string">"Extraction complete. Event log saved to {os.path.abspath(output_filename)}")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

ステップ

Coupaの環境がSFTPへの定期データエクスポートに対応していることを確認し、必要な請求書、請求書履歴または監査、発注書、承認、支払い、仕入先のデータオブジェクトをエクスポートできることを確認します。Coupaの設定で、オブジェクト名とフィールド名を正確に確認してください。必要なオブジェクトやフィールドを利用できない場合は、Coupaの名称を推測せず、[オブジェクト名を入力]または[システムに合わせて設定]を使用します。
エクスポート先として専用のSFTP接続先を作成するか、既存の接続先を確認します。[SFTP接続の詳細]を使用して、ホスト、ポート、ディレクトリ、認証方式、暗号化要件、保存期間、ファイル名の規則を設定します。連携アカウントにファイルの書き込み権限を付与し、後続の抽出処理でファイルを読み取れるようにします。
請求書ヘッダーデータを定期的にエクスポートするようCoupaを設定します。請求書番号、仕入先、合計金額、支払期日、発注書番号、現在のステータス、請求書の作成日時を含めます。組織で必要な会社、文書タイプ、日付の各フィルターを追加します。
請求書のライフサイクル履歴、承認履歴、照合結果、保留履歴、支払いまたは支払いバッチの情報、取消またはキャンセルの履歴をエクスポートするよう設定します。各エクスポートには、請求書番号、イベントのタイムスタンプ、利用可能な場合は操作したユーザーまたはシステムエージェント、関連するステータスまたはアクションの値、イベントと請求書を関連付けるために必要な属性を含めます。
プロセスに適した頻度でエクスポートをスケジュールします。たとえば、毎日または毎時実行します。実行間に短い重複期間を設けた一貫性のある抽出期間を設定し、遅れて到着したレコードや修正されたレコードの取りこぼしを防ぎます。最後に抽出が成功した日時を、後続のオーケストレーションツールに保存します。
SFTPからCSVファイルを取得し、ファイルの到着、ファイル名、エンコード、区切り文字、ヘッダー構成、行数、重複ファイルの処理を検証します。監査に備えて元のファイルを保管します。必須列が欠けているファイルは受け付けず、確認用の例外フォルダーに振り分けます。
イベントを作成する前に、ソースファイルを正規化します。空白を削除し、タイムスタンプのタイムゾーンを統一し、金額と日付のフィールドを解析し、請求書番号を文字列として扱います。また、ソースのステータスやアクションの値を、次のアクティビティ名に正確に対応付けます：Invoice Created、Invoice Submitted for Processing、Invoice Matched to PO、Matching Discrepancy Identified、Discrepancy Resolution Started、Invoice Sent for Approval、Invoice Rejected、Invoice Approved、Invoice Hold Placed、Invoice Hold Released、Invoice Posted for Payment、Payment Scheduled、Payment Executed、Invoice Voided。
条件に該当するソースイベントごとに、イベントログの行を1行作成します。ProcessMindによるイベントの推定には頼らないでください。ステータスの遷移で表されるアクティビティは、対応する履歴またはステータス変更レコードから行を作成します。ユーザー操作で表されるアクティビティには、明示的な監査レコードまたは履歴レコードを使用します。支払いに関するアクティビティには、利用可能な場合、支払いレコードまたは支払いバッチレコードを使用します。
設定した請求書識別子を使って、イベント行を請求書ヘッダーに結合します。すべての行にInvoiceNumber、ActivityName、EventTimeを入力します。イベントソースまたは該当する請求書スナップショットから、User、VendorName、InvoiceTotalAmount、PaymentDueDate、PurchaseOrderNumber、InvoiceStatusを入力します。異なるタイムスタンプで発生した正当なイベントは、同じアクティビティと請求書の組み合わせであっても、それぞれ保持します。
作成したイベントログを検証し、InvoiceNumberとEventTimeで並べ替えて、タイムスタンプが有効であること、必須フィールドに空欄がないことを確認します。必須列InvoiceNumber、ActivityName、EventTimeと推奨属性を含むUTF-8のCSVとしてエクスポートします。作成したファイルをProcessMindにアップロードし、InvoiceNumberをケース識別子、ActivityNameをアクティビティ列として指定します。

設定

エクスポート方法： Coupaの定期エクスポートを、指定したSFTPサーバーに送信するよう設定します。有効なモジュールや設定によって異なるため、対象テナントでCoupaの正確なオブジェクト名、フィールド名、設定場所を確認してください。
必須イベントソース： 請求書の作成データ、請求書履歴または監査データ、照合結果、承認履歴、保留履歴、支払いまたは支払いバッチのデータ、取消またはキャンセルの履歴を含めます。ProcessMindはイベントログをそのまま読み込み、イベントを導出しないため、ヘッダーのみのエクスポートでは不十分です。
必須列： 最終的なイベント行には、InvoiceNumber、ActivityName、EventTimeを必ず含めます。先頭のゼロや書式を保持できるよう、InvoiceNumberはテキストとして扱います。
推奨列： User、VendorName、InvoiceTotalAmount、PaymentDueDate、PurchaseOrderNumber、InvoiceStatusを含めます。イベント固有の値がある場合は、ソースの値を保持します。
日付範囲： まず、直近3～6か月を対象とするローリング抽出期間を設定します。遅れて到着する履歴レコードを取り込めるよう、前回の抽出成功時点に設定済みの重複期間を加えるなど、スケジュール実行間に重複期間を設けます。ソースイベントIDが利用できる場合はそれを使って重複を排除し、利用できない場合は、文書化された複合キーを使用します。
フィルター： [会社フィルター]、[文書タイプフィルター]、仕入先の範囲、事業部門、通貨、請求書の日付範囲など、業務範囲に必要なフィルターのみを適用します。レポート期間より前に作成され、その期間内に更新または支払いが行われた請求書が除外されないようにしてください。
アクティビティの対応付け： 設定済みのCoupaのステータス、アクション、支払いの値を、必須の14種類のアクティビティ名すべてに対応付けるルールを管理します。後続の状態から発生を推測して、アクティビティを作成しないでください。
スケジュール： 毎時または毎日など、業務要件に合った頻度を設定します。Coupaのエクスポート完了後に、依存するファイル取得処理が実行されるようスケジュールし、ファイルの欠落、不完全、遅延を監視します。
パフォーマンス： 大量の日付範囲は分割し、対応している場合は増分抽出を使用します。不要な列を減らし、対応している場合はファイルを圧縮して、バッチ単位で処理します。過去の全データを繰り返しダウンロードしないでください。
セキュリティ： 対応している場合はSFTPの鍵認証を使用し、ディレクトリ権限を制限して、認証情報を保護します。転送中のファイルを暗号化し、組織の保存期間と削除に関するポリシーを適用します。
前提条件： Coupaのエクスポート機能、関連する請求書および支払いモジュールへのアクセス、請求書履歴と承認データの閲覧権限、定期連携を設定または依頼する権限、SFTPエンドポイント、ファイルの取得と変換を行う後続システムへのアクセスが必要です。[Coupa管理者]に利用可否を確認してください。

クエリの例 config

-- This extraction template is designed for CSV files delivered by a configured Coupa SFTP export.
-- Replace only the connection, credential, date, file path, and company-specific filter placeholders.
-- Replace bracketed object and column references with the exact names configured in your Coupa tenant.

WITH
invoice_header AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        [Vendor Name] AS VendorName,
        [Invoice Total Amount] AS InvoiceTotalAmount,
        [Payment Due Date] AS PaymentDueDate,
        [Purchase Order Number] AS PurchaseOrderNumber,
        [Invoice Status] AS InvoiceStatus,
        [Invoice Created Timestamp] AS InvoiceCreatedTimestamp
    FROM [Your invoice header export]
    WHERE [Invoice Created Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Invoice Created Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Company Filter Column] IN ([Your company filter])
),
created_events AS (
    SELECT
        h.InvoiceNumber,
        'Invoice Created' AS ActivityName,
        h.InvoiceCreatedTimestamp AS EventTime,
        CAST('[System agent or source]' AS VARCHAR(255)) AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        h.InvoiceStatus
    FROM invoice_header h
    WHERE h.InvoiceCreatedTimestamp IS NOT NULL
),
submitted_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Submitted for Processing' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your invoice audit or history export] a
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(a.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Action or Status Value] IN ([Your submitted values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
matched_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Matched to PO' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your invoice matching export] m
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(m.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Matching Result] IN ([Your successful matching values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
discrepancy_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Matching Discrepancy Identified' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your invoice matching export] m
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(m.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Matching Result] IN ([Your discrepancy values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
resolution_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Discrepancy Resolution Started' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your invoice audit or history export] a
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(a.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Action or Status Value] IN ([Your discrepancy resolution action values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
sent_for_approval_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Sent for Approval' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your approval history export] p
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(p.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Approval Action or Status] IN ([Your sent for approval values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
rejected_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Rejected' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your approval history export] p
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(p.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Approval Action or Status] IN ([Your rejection values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
approved_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Approved' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your approval history export] p
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(p.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Approval Action or Status] IN ([Your approval values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Is Final Required Approval] = [Your true value]
),
hold_placed_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Hold Placed' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your invoice hold history export] x
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(x.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Hold Action] IN ([Your hold placed values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
hold_released_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Hold Released' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your invoice hold history export] x
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(x.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Hold Action] IN ([Your hold released values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
posted_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Posted for Payment' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your invoice posting or integration status export] x
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(x.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Posting or Integration Status] IN ([Your posted values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
payment_scheduled_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Payment Scheduled' AS ActivityName,
        [Payment Batch Scheduled Timestamp] AS EventTime,
        [Scheduled By User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        h.InvoiceStatus
    FROM [Your payment or payment batch export] q
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(q.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Payment Batch Status] IN ([Your scheduled payment values])
      AND [Payment Batch Scheduled Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Payment Batch Scheduled Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
payment_executed_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Payment Executed' AS ActivityName,
        [Payment Executed Timestamp] AS EventTime,
        [Executed By User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        h.InvoiceStatus
    FROM [Your payment or payment batch export] q
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(q.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Payment Status] IN ([Your executed payment values])
      AND [Payment Executed Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Payment Executed Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
voided_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Voided' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your invoice audit or history export] a
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(a.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Action or Status Value] IN ([Your voided values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
)
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM created_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM submitted_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM matched_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM discrepancy_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM resolution_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM sent_for_approval_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM rejected_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM approved_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM hold_placed_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM hold_released_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM posted_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM payment_scheduled_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM payment_executed_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM voided_events
ORDER BY InvoiceNumber, EventTime, ActivityName;

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