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調達から支払いまで：請求書処理のデータテンプレート

Coupa

調達から支払いまで：請求書処理の属性 (20) 調達から支払いまで：請求書処理のアクティビティ (14) 抽出ガイド (3)

調達から支払いまで：請求書処理のデータテンプレート

このテンプレートでは、Coupaで請求書処理を効果的に分析するために必要なデータ項目を確認できます。収集すべき重要な属性と、イベントログで追跡すべき主要なアクティビティをまとめています。さらに、Coupaシステムからデータを抽出するための具体的な手順も確認できるため、プロセスマイニングをスムーズに始められます。

収集を推奨する属性
追跡すべき主要なアクティビティ
Coupaからの抽出手順

イベントログを初めて扱いますか。学ぶプロセスマイニングのイベントログを作成する方法.

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調達から支払いまで：請求書処理の属性

調達から支払いまでの請求書処理を詳細に分析するため、イベントログに含めることを推奨するデータ項目です。

3 必須 6 推奨 11 任意

	名前	説明
	イベント時刻 EventTime	特定のアクティビティまたはイベントが発生した正確な日時を示すタイムスタンプです。
説明イベント時刻、つまりタイムスタンプは、アクティビティが実行された正確な日時を記録します。プロセスログの時間的な基盤となり、ケースごとにすべてのイベントを時系列に並べます。プロセスマイニングにおける時間ベースの分析に欠かせない属性です。アクティビティ間の処理時間の算出、ボトルネックの継続時間の特定、待機時間の測定、期間ごとのプロセスパフォーマンス分析に使用します。正確なタイムスタンプは、現実に即したプロセスモデルの構築と、意味のあるパフォーマンスKPIの導出に欠かせません。重要な理由すべての期間、処理時間、待機時間を算出するために必要な時系列データを提供します。これらはパフォーマンス分析の基礎となります。入手先 CoupaのInvoiceオブジェクトに関する監査証跡または履歴ログから取得します。記録された各操作やステータス変更には、対応するタイムスタンプがあります。例 2023-10-26T10:00:00Z2023-11-05T14:32:15Z2023-11-15T09:01:45Z
	請求書番号 InvoiceNumber	サプライヤーの請求書を一意に識別する番号です。請求書のライフサイクル全体を追跡するための主キーとして機能します。
説明請求書番号は、サプライヤーが請求書に付与する一意の参照番号です。プロセスマイニングではケースIDとして機能し、受領、検証、承認から最終支払まで、関連するすべてのアクティビティを結び付けます。請求書番号でプロセスを分析すると、各請求書の処理経路をエンドツーエンドで把握できます。処理経路の違いを特定し、処理時間を正確に測定できるほか、遅延、保留、例外が発生した請求書を特定できます。請求書処理のパフォーマンスを詳細に把握するための基盤となる属性です。重要な理由 1件の請求書に関するすべてのイベントを結び付ける、不可欠なケース識別子です。一貫したエンドツーエンドのプロセス分析が可能になります。入手先 CoupaのInvoiceオブジェクトにある主要項目です。ユーザーインターフェースの請求書ヘッダー詳細、またはInvoices APIで確認できます。例 INV-2023-00123785549-APO45001-INV
	アクティビティ ActivityName	請求書処理のライフサイクル中に発生した、特定の業務イベントまたはタスクの名称です。
説明アクティビティ名は、「請求書作成」、「承認のために請求書を送信」、「支払実行」など、請求書処理ワークフローの各ステップを示します。各アクティビティは、請求書の状態または担当が変わった特定の時点を表します。プロセスマイニングでは、アクティビティの順序によってプロセスフローマップが形成されます。アクティビティを分析すると、実際のプロセスを可視化し、一般的な経路とまれな経路を特定できます。また、処理に時間がかかるボトルネックや、手戻りのループなど、コンプライアンスに反する非効率なステップも見つけられます。重要な理由プロセスマップの作成に欠かせない属性です。実際の請求書処理ワークフローを可視化し、分析できます。入手先通常は、Coupaのイベントログ、監査証跡、またはステータス変更から導出します。ステータス変更や特定のユーザー操作を、定義済みのアクティビティ名に対応付ける作業が必要になる場合があります。例処理のために請求書を送信請求書承認請求書を保留支払実行
	ユーザー User	アクティビティを実行したユーザーまたはシステムエージェントです。
説明請求書の承認や保留の解除など、特定のプロセスステップを実行した個人または自動システムを示す属性です。通常は、ユーザーID、氏名、またはメールで表します。ユーザー単位でプロセスを分析すると、チームのパフォーマンスや業務負荷を把握し、トレーニングの機会を特定できます。特定の承認者やチームに遅延が集中しているかを明らかにできるため、ボトルネック分析にも欠かせません。手動アクティビティと自動アクティビティの区別にも役立ちます。重要な理由業務負荷を分析し、特定のユーザーやチームが原因となるボトルネックを特定できます。また、ユーザーのパフォーマンスとコンプライアンスの評価にも役立ちます。入手先通常は、Coupaの請求書の監査証跡または履歴に、各操作を実行したユーザー情報として記録されます。例 john.doe@company.comjane.smithSystem.Automation
	取引先名 VendorName	請求書を提出したサプライヤーまたは取引先の名称です。
説明取引先名は、商品やサービスを調達したビジネスパートナーを示します。支払パフォーマンスと取引先との関係を分析するための重要なコンテキストデータです。この属性により、請求書プロセスを取引先別に分類できます。「請求書処理時間が最も長い取引先はどこか」「特定の戦略的取引先に対して、常に期日どおりに支払えているか」といった問いに答えられます。取引先別の分析は、「取引先支払期日遵守状況」ダッシュボードや、サプライヤーとの関係を適切に管理するうえで欠かせません。重要な理由取引先別にプロセスを分類して分析できます。サプライヤーとの関係管理や、取引先固有の問題の特定に役立ちます。入手先 Coupaの請求書の基本データに含まれ、Supplier／Vendorオブジェクトから関連付けられます。例 Global Office SuppliesTech Solutions Inc.Creative Marketing Agency
	支払期日 PaymentDueDate	延滞を避けるために請求書を支払う必要がある日付です。
説明支払期日は、請求書日付と合意済みの支払条件に基づいて算出される重要な日付です。取引先への支払期限を示します。期日どおりの支払パフォーマンスを測定する基準となる属性です。実際の支払実行日と比較して、「期日どおりの支払率」KPIを算出します。この日付からのずれを分析すると、支払遅延の原因となる組織的な問題や、取引先との関係および遅延損害金への影響を特定できます。重要な理由期日どおりの支払パフォーマンスを測定する主要な基準です。取引先との関係を管理し、ペナルティを避けるうえで欠かせません。入手先通常は、Coupaが「Invoice Date」と「Payment Terms」項目に基づいて算出します。請求書レコードで確認できます。例 2023-11-302023-12-152024-01-10
	発注書番号 PurchaseOrderNumber	請求書の請求対象となる発注書（PO）の識別子です。
説明発注書番号は、請求書を元の購買書類に関連付けます。この関連付けは、多くの組織で請求書検証の重要なステップとなる発注書照合の基盤です。プロセスマイニングでは、発注書照合と不一致解消のプロセスを分析するための重要な属性です。特定の発注書に関連する請求書を絞り込めるほか、「発注書照合不一致の概要」ダッシュボードにも欠かせません。発注書番号のない請求書の割合が高い場合、例外的な購買やコンプライアンスに反する調達を示している可能性があります。重要な理由請求書を調達プロセスに関連付け、発注書照合の効率と不一致対応を分析できます。入手先 CoupaのInvoice Lineオブジェクトにある標準項目です。請求書明細と発注書明細の関連付けに使用します。例 PO4500123PO4500456PO4500789
	請求書ステータス InvoiceStatus	処理ワークフローにおける請求書の現在の状態です。
説明請求書ステータスは、「pending approval」、「approved」、「on hold」、「paid」など、請求書がその時点でプロセスのどこにあるかを示します。この属性は、請求書がプロセスを進むにつれて変化します。「請求書処理スループットとステータス」ダッシュボードなど、業務モニタリング用ダッシュボードの重要な属性です。未処理の請求書の現在の件数と、各処理段階での分布を追跡できます。ステータスの推移を時系列で分析することは、「ActivityName」属性を導出する主な方法でもあります。重要な理由ワークフロー上の請求書の位置をリアルタイムで把握でき、業務ダッシュボードやステータス追跡に欠かせません。入手先 CoupaのInvoiceオブジェクトにある主要なステータス項目です。例承認待ち承認済み無効化支払済み
	請求書合計金額 InvoiceTotalAmount	税金やその他の費用を含む、請求書の合計金額です。
説明請求書で支払うべき合計金額を示す属性です。幅広い分析で使用する基本的な財務データです。請求書金額に基づいてプロセスを分析すると、重要な傾向を把握できます。たとえば、高額な請求書はより厳格な承認経路をたどり、処理時間が長くなる場合があります。また、現在ブロックまたは遅延している請求書の金額など、プロセスの非効率が財務に与える影響の評価にも使用します。重要な理由財務面の重要なコンテキストを提供し、請求書金額によるプロセスの変化や、遅延による財務影響を分析できます。入手先 CoupaのInvoiceオブジェクトにある標準項目です。通常は「Total」または「Total Amount」という名称です。例 1500.75250.0012345.50
	ソースシステム SourceSystem	イベントデータの抽出元となるシステムです。
説明ソースシステム属性は、請求書処理のアクティビティが記録されたアプリケーションまたはプラットフォームを示します。主要システムはCoupaですが、請求書や関連データがERPや取引先ポータルなど、他の統合システムから発生する場合もあります。複雑なIT環境では、異なるシステムがプロセス全体にどのように関与しているかを把握するうえで役立ちます。データ品質の問題の診断、システム間の引き継ぎの把握、複数のアプリケーションにまたがるプロセスの分析にも利用できます。重要な理由データの出所を明確にします。トラブルシューティングや、複数の統合システムにまたがるプロセスの分析に欠かせません。入手先通常は、データ抽出時にデータの出所を示す固定値として追加します。Coupaの場合は「Coupa」に設定します。例 CoupaSAP S/4HANAOracle Fusion
	会社コード CompanyCode	請求書を担当する法人または会社を識別するコードです。
説明会社コードは、大きな組織内にある特定の法人を表します。財務会計とレポーティングのため、請求書は会社コードに対して計上されます。この属性は、法人単位でプロセス分析を絞り込み、比較するために欠かせません。事業の異なる部分におけるプロセスのパフォーマンスを比較し、「米国法人とドイツ法人で請求書承認プロセスに違いがあるか」といった問いに答えられます。多国籍の大規模組織では、特に重要です。重要な理由組織内の異なる法人または事業部門間で、プロセスを比較し、パフォーマンスをベンチマークできるようにします。入手先 CoupaのInvoiceオブジェクトにある基本的な会計フィールドで、財務計上に必要となることが多い項目です。例 1000US01DE01
	保留理由 HoldReason	請求書が支払いのために保留またはブロックされた具体的な理由です。
説明保留理由は、請求書が支払いに進めない理由を示します。たとえば、「数量不一致」や「商品の受領待ち」などです。この情報は、支払い遅延の原因を理解するうえで欠かせません。この属性は、「支払ブロックの根本原因分析」ダッシュボードの基盤です。保留理由を分類し、発生件数を数えることで、支払いプロセスを妨げる頻出問題を特定できます。これにより、今後の保留を防ぎ、支払いを早めるための対策を講じられます。重要な理由支払いが遅れる理由を説明し、支払ブロックの発生頻度と継続期間を減らすための根本原因分析を可能にします。入手先 Coupaで請求書が保留になると、通常は理由を選択または入力します。このデータは、請求書の保留ステータスに関連付けられます。例発注書との価格不一致入荷待ち重複請求書
	最終データ更新日時 LastDataUpdate	このイベントのデータがソースシステムから最後に更新された日時を示すタイムスタンプです。
説明データが最後に抽出され、プロセスマイニングツールに読み込まれた日時を記録します。分析データの鮮度を把握するための情報となり、ダッシュボードに表示される情報がどの程度最新かを理解するうえで欠かせません。最終データ更新日時を把握することは、業務モニタリングのユースケースで重要です。情報がどの程度最新かを明確にすることでデータへの信頼性を高め、古いプロセスビューに基づく判断を防ぎます。重要な理由プロセスデータの適時性と関連性を理解するための重要な情報を提供し、分析がどの程度最新かを把握できるようにします。入手先データ抽出・変換・読み込み（ETL）処理中に生成され、データセットに追加されるタイムスタンプです。例 2024-05-20T04:00:00Z2024-05-19T04:00:00Z
	割引取得済み EarlyPaymentDiscountCaptured	利用可能な早期支払割引を実際に適用できたかどうかを示すフラグです。
説明この属性は、支払条件で定められた割引期間内に組織が請求書を支払い、割引を取得できたかどうかを示すブール値です。たとえば、「2% 10、Net 30」の条件で10日以内に支払った場合が該当します。「早期支払割引トラッキング」ダッシュボードと関連KPIの中心となる指標です。このフラグがfalseになるタイミングを分析すると、取り逃している節約機会を特定できます。割引対象の請求書が十分に早く処理されない理由を調査し、より多くの割引を取得するための変更を実施することで、運転資本を最適化できます。重要な理由効率的な請求書処理によって得られた金銭的な効果を直接測定し、取り逃している節約機会を特定できます。入手先計算属性です。「Payment Terms」で定められた割引期間内に支払われたか、また実際に割引が適用されたかを確認して算出します。例 truefalse
	却下理由 RejectionReason	承認プロセス中に請求書が却下された理由です。
説明承認者が請求書を却下すると、通常は「金額が正しくない」「請求書が重複している」など、却下理由を入力します。この属性には、その自由記述またはコード化された理由が記録されます。このデータは、承認の遅延や手戻りの根本原因を分析するうえで非常に役立ちます。却下理由ごとの発生頻度を分析することで、組織は、発注書の正確性やサプライヤーの請求習慣など、上流プロセスにある構造的な問題を特定できます。この情報は、「請求書承認のボトルネック分析」ダッシュボードを支えます。重要な理由請求書が却下される根本原因を直接把握できるため、プロセス改善の対象を特定し、手戻りを減らせます。入手先この情報は、ユーザーが承認ワークフローで「却下」アクションを実行した際に記録されます。通常はコメントまたは監査証跡に保存されます。例数量が不正価格が発注書と不一致請求書の重複送信
	支払条件 PaymentTerms	「Net 30」や「2% 10, Net 30」など、請求書の支払に関して合意した条件です。
説明支払条件は、支払期日や早期支払時に利用できる割引など、取引先への支払ルールを定めます。通常は取引先マスターデータで設定し、請求書に適用します。支払期日の算出と早期支払割引の機会の特定に欠かせない属性です。「早期支払割引追跡」ダッシュボードと関連KPIへの直接の入力値となります。支払条件別に分析すると、特定の条件が支払遅延と関連しているかを明らかにできます。重要な理由支払期日の算出と早期支払割引の機会の特定に用いる基準であり、運転資本に直接影響します。入手先 Coupaの標準項目です。通常はSupplier／VendorレコードからInvoiceに初期値として設定されます。例 30日後払い60日後払い10日以内2％割引、30日後払い
	期限内支払いかどうか IsOnTimePayment	請求書が支払期日までに支払われたかどうかを示すブール型フラグです。
説明この計算属性は、請求書ごとの支払いの適時性を、真または偽で簡潔に示します。「Payment Executed」アクティビティのタイムスタンプと「Payment Due Date」を比較して算出します。支払いのタイムスタンプが支払期日以前であれば、値はtrueです。このフラグにより、期限内支払率KPIを簡単に計算できます。絞り込みやセグメント分けにも使えるため、遅延支払いに関連する共通のサプライヤー、部門、請求金額などの特徴を分析できます。重要な理由支払いパフォーマンスの分析を簡単にし、重要な期限内支払率KPIを計算する基盤となります。入手先計算属性です。ロジックは「Payment Executed Date」<=「Payment Due Date」です。プロセスマイニングツールで実装します。例 truefalse
	自動処理かどうか IsAutomated	アクティビティが自動化システムによって実行されたか、人が実行したかを示すフラグです。
説明このブール型属性は、自動発注書照合やシステム生成の計上など、システム自動化によって実行されたタスクと、ユーザーが手動で実行したタスクを区別します。この属性を分析すると、請求書処理ワークフローの自動化レベルを定量化できます。自動化施策の成果を測定し、さらに自動化できる手作業の接点を特定するとともに、自動処理と手動処理の効率やエラー率を比較できます。プロセスの実際のコストと効率を理解するための重要な指標です。重要な理由プロセスの自動化レベルを測定し、さらなる自動化の機会を特定するとともに、既存のボットの効果を評価できます。入手先通常は、アクティビティに関連付けられた「User」がシステムまたはサービスアカウントか、人のユーザーアカウントかを確認して判定します。例 truefalse
	請求書日付 InvoiceDate	サプライヤーの請求書に記載された日付です。
説明請求書日付は、サプライヤーが請求書に設定した日付です。通常、支払いライフサイクルの正式な開始日となり、支払条件に基づく支払期日の計算に使われます。この属性は、多くの処理時間計算における重要な起点です。支払期日の計算や、早期支払割引の適用可否を判断するために欠かせません。請求書日付とシステムへの登録日の差を分析すると、請求書の提出または受領の遅延を明らかにできます。重要な理由支払期日の計算に使う主要な日付であり、支払いの適時性を測定し、割引を把握するための重要な基準です。入手先 CoupaのInvoiceオブジェクトにある標準の必須フィールドです。例 2023-10-152023-11-012023-12-20
	通貨 CurrencyCode	請求書金額に使用するISO通貨コードです。
説明通貨コードは、USD、EUR、GBPなど、請求書の金額に使用する通貨単位を示します。グローバルに事業を展開し、複数通貨の請求書を扱う組織には欠かせません。分析では、財務データを正しく解釈して集計するために必要な属性です。ダッシュボードやKPIでは、意味のある財務サマリーを提供するために、通貨ごとの絞り込みや換算が必要です。異なる通貨の金額を誤って合算することを防ぎ、通貨別のプロセス分析を可能にします。重要な理由複数通貨の環境ですべての金額を正しく解釈するための情報を提供し、正確な財務分析とレポーティングを支えます。入手先 CoupaのInvoiceオブジェクトにある標準項目です。通常は取引先に関連付けられるか、請求書自体に指定されています。例 USDEURGBP

必須推奨任意

調達から支払いまで：請求書処理のアクティビティ

正確なプロセス発見と分析のため、イベントログに記録する主要なプロセス手順とマイルストーンです。

5 推奨 9 任意

	アクティビティ	説明
	承認のために請求書を送信	初期確認を通過した請求書を、正式な承認ワークフローに送信した時点を示します。通常は、1人以上の承認者による対応を待つ状態になったことを示すステータス変更から推定します。
重要な理由承認処理時間の測定開始点となるアクティビティです。承認階層内のボトルネック分析に欠かせず、「請求書承認ボトルネック分析」ダッシュボードを支えます。入手先請求書のステータスが「pending approval」などの状態に変わったことから推定します。請求書の承認履歴に最初の承認レコードが作成されたことも、このイベントを示します。取得請求書のステータスが「Pending Approval」に変わった時点、または最初の承認レコードが作成された時点のタイムスタンプを記録します。イベントタイプ inferred
	支払処理のために請求書を計上	承認済みの請求書を支払可能な状態として記録し、財務情報を外部ERPシステムに計上することが多い処理です。通常は、連携ステータスのフラグまたは請求書の主要ステータスの変更から推定します。
重要な理由買掛金処理から資金管理または支払機能への引き継ぎを示す節目です。この前の遅延は買掛金業務の効率に影響し、この後の遅延は資金管理と取引先との関係に影響します。入手先ステータスが「approved for payment」に変わったこと、または「exported」などのフラグがtrueになったことから推定します。請求書ヘッダーオブジェクトで確認できます。取得請求書のステータスが「Approved for Payment」になった時点、またはエクスポートフラグが設定された時点のタイムスタンプを検出します。イベントタイプ inferred
	支払実行	プロセスの最終ステップで、支払が実行され、取引先に送金されたことを示します。Coupa Paymentsまたは統合された支払システムに関連付けられた支払レコードのステータスから取得します。
重要な理由プロセスの確定的な終了点となるため、エンドツーエンドの総処理時間の算出と「期日どおりの支払率」KPIの測定に欠かせません。入手先請求書に関連付けられた支払レコードから推定します。「paid」、「completed」のステータス、または「payment date」項目に値が入っていることが、支払実行を示します。取得請求書に関連付けられた支払レコードの「payment date」を使用します。イベントタイプ inferred
	請求書作成	このアクティビティは、Coupaシステムで請求書レコードが最初に作成されたことを示します。新しい請求書オブジェクトが、手入力、Coupa Supplier Portalのような統合されたサプライヤーネットワーク、または自動OCRスキャンによって作成された時点でイベントが記録されます。
重要な理由請求書ライフサイクルの開始点となるこのアクティビティは、エンドツーエンドの総処理時間を測定するうえで欠かせません。以降の処理時間やスループット分析の基準になります。入手先請求書レコードの作成タイムスタンプから取得する明示的なイベントです。Coupaのデータモデルでは、請求書ヘッダーオブジェクトの「created-at」タイムスタンプに該当します。取得請求書レコードの作成タイムスタンプを使用します。イベントタイプ explicit
	請求書承認	このアクティビティは、請求書が承認ワークフローで必要なすべてのステップを正常に通過したことを示します。最後の必須承認者が承認操作を行った時点を、承認履歴から取得します。
重要な理由承認処理の終了と、支払処理への移行を示す重要な節目です。承認時間とプロセス全体の効率を測定するうえで欠かせません。入手先承認履歴ログ、または請求書ヘッダーのステータスが「approved」に変わったことから取得する明示的なイベントです。ログに記録された最終承認操作から正確なタイムスタンプを取得できます。取得承認履歴に記録された最終承認操作のタイムスタンプを取得します。イベントタイプ explicit
	不一致の解消を開始	発注書との照合不一致を解消するために、手動介入を開始したことを示します。このアクティビティを直接取得するのは難しく、不一致が記録された後に行われた、コメントの追加や請求書の編集など、最初のユーザー操作から推定することが一般的です。
重要な理由不一致の特定から解消開始までの時間を追跡すると、例外の割り当てや対応における遅延を明らかにできます。「発注書照合不一致の概要」ダッシュボードの重要な要素です。入手先取得が難しく、高度な推定が必要になる場合があります。不一致が記録された後、請求書に対して最初に行われたユーザーコメント、編集、タスク割り当てのタイムスタンプから導出できます。取得「照合不一致の特定」イベントの後に発生した、最初のユーザー起点の変更イベントを特定します。イベントタイプ inferred
	処理のために請求書を送信	新しく作成した請求書を処理ワークフローに正式に送信したことを示します。通常は、初期データの入力と確認を終えた後、ユーザーが実行します。請求書のステータスが下書きから送信済みに変わった時点を、監査証跡から取得します。
重要な理由このアクティビティにより、データ入力時間と実際の処理時間を区別できます。「請求書作成」からこのイベントまでの時間を分析すると、初期データ処理段階の遅延を特定できます。入手先請求書のステータスが「draft」または「new」から「submitted」または「pending approval」に変わったことを追跡します。Coupaの請求書履歴テーブルまたは監査ログテーブルで確認できます。取得請求書のステータスが初めて「submitted」になった時点のタイムスタンプを記録します。イベントタイプ explicit
	支払予定を設定	将来の日付に実行される支払バッチに請求書が含まれたことを示します。通常は、システム上で請求書が支払実行または支払バッチオブジェクトに関連付けられたことから推定します。
重要な理由プロセスの最終段階を可視化し、請求書が支払可能な状態になったことと、実際に支払が開始されたことを区別できます。キャッシュフロー予測にも役立ちます。入手先請求書IDを含む支払レコードまたはバッチレコードの作成から推定します。支払オブジェクトの「scheduled payment date」から該当する時期を取得できます。取得請求書に関連付けられた支払バッチレコードの作成日を使用します。イベントタイプ inferred
	照合不一致の特定	数量、価格、その他の詳細の不一致により、自動システムが請求書と発注書を照合できなかった場合に発生します。請求書のステータスが「unmatched」や「mismatched」など、手動介入を必要とする状態に変わったことから推定します。
重要な理由このアクティビティは、遅延の主な原因となる例外処理の入口です。発生頻度と根本原因を分析することは、初回照合率の向上と手作業の削減に欠かせません。入手先請求書の照合ステータスから推定します。「unmatched」、「mismatched」などのステータスは、手動確認が必要な不一致を示します。請求書オブジェクトで追跡できます。取得発注書照合ステータスが失敗を示す値に変わった時点のタイムスタンプを検出します。イベントタイプ inferred
	請求書と発注書の照合完了	このアクティビティは、システムが請求書明細を対応する発注書明細と正常に照合したことを示します。請求書の照合ステータス項目が変わり、発注書との検証に成功したことからイベントを推定します。
重要な理由自動照合の成功は、健全で人手を介さないプロセスを示す重要な指標です。このアクティビティを追跡することで、自動化の効果とストレートスルー処理率を測定できます。入手先請求書の照合ステータス項目が「matched」に変わったことから推定します。Coupaの請求書オブジェクトには、発注書照合の結果を示すフラグとステータスが含まれています。取得請求書の発注書照合ステータスが「Matched」に変わった時点のタイムスタンプを検出します。イベントタイプ inferred
	請求書の保留を解除	請求書に設定されていた保留が解除され、支払に向けて処理を進められる状態になったことを示します。保留の設定と同様に、請求書の監査証跡に明示的な操作として記録されます。
重要な理由保留の設定から解除までの時間は、「平均支払ブロック期間」KPIに欠かせません。このアクティビティは遅延の終了点を示し、解除のきっかけを分析することで、より迅速な解決の機会を見つけられます。入手先請求書履歴または監査ログで確認できる明示的なイベントです。ユーザー操作またはシステム操作として個別に記録されます。取得請求書履歴レコードを「hold released」または同様のシステムイベントで絞り込みます。イベントタイプ explicit
	請求書を保留	請求書を保留にして支払を停止する操作を示します。通常は請求書履歴または監査証跡に、理由とともに記録される明示的なイベントです。
重要な理由支払ブロックに相当するこのアクティビティは、支払遅延の主な原因です。保留が設定された時点を追跡することが、原因と期間の分析および「支払ブロック率」KPIの算出につながります。入手先請求書履歴または監査ログで確認できる明示的なイベントです。Coupaでは、保留の設定を含むユーザー操作やシステム操作が記録されます。取得請求書履歴レコードを「hold placed」または同様のシステムイベントで絞り込みます。イベントタイプ explicit
	請求書却下	承認者が請求書を正式に却下し、ワークフロー上の処理が停止したことを示します。請求書の承認履歴に、却下したユーザーと日時を含む詳細な操作として記録されます。
重要な理由却下が発生すると手戻りが生じ、処理時間が大幅に長くなります。却下の頻度と理由を分析することは、プロセス改善と「初回承認率」KPIの算出に欠かせません。入手先請求書の承認履歴ログに記録される明示的なイベントです。各承認ステップには、ステータス、タイムスタンプ、承認者の操作を含むレコードがあります。取得承認履歴レコードを「reject」または「rejected」操作で絞り込みます。イベントタイプ explicit
	請求書無効化	請求書がキャンセルされ、以降の処理や支払が行われないことを示します。システムのステータス項目から直接取得する、請求書の明示的かつ終端となるステータス変更です。
重要な理由プロセスが正常に完了しなかった場合の別の終了経路を示します。請求書が無効化された理由を分析することで、調達や取引先とのコミュニケーションにおける上流の問題を見つけられます。入手先請求書のステータスが「voided」に変更された時点で取得する明示的なイベントです。Coupaの請求書管理における標準ステータスです。取得請求書のステータスが「Voided」に更新された時点のタイムスタンプを記録します。イベントタイプ explicit

推奨任意

抽出ガイド

Coupaからデータを取得する方法

ステップ

前提条件：レポートの作成、編集、スケジュール設定が可能なロールと権限を持つCoupaユーザーアカウントを用意します。次のCoupaデータオブジェクトにもアクセスできる必要があります：Invoice Header、Invoice Audit Trail、Approval、Payment Information。
レポーティングへ移動：Coupaの環境にログインし、Reportsセクションへ移動します。通常はメインメニューまたは専用の分析タブにあります。
請求書の基本レポートを作成：「Create Report」をクリックします。主要なデータソースとして「Invoice Header」を選択します。このレポートは、ステータスに基づく複数のアクティビティの基盤になります。「ProcessMind - Invoice Master Data」のように、内容がわかる名前を付けます。
関連データオブジェクトを追加：レポートビルダーで「Invoice Header」と関連オブジェクトを結合し、データを補完します。サプライヤーとユーザーの詳細を取得するため、「Supplier」、「Created By User」、「Updated By User」を追加します。推奨属性を設定するために欠かせない手順です。
イベント別レポートを作成：イベントログの性質上、必要なすべての行を1つのレポートから生成することはできません。異なる種類のイベントを取得する複数のレポートを作成し、後で結合します。
- レポートA：請求書ステータスイベント：「Invoice Audit Trail」オブジェクトを基にし、「Invoice Header」と結合したレポートを作成します。監査証跡を特定のステータス変更で絞り込み、「Invoice Created」、「Invoice Submitted」、「Invoice Hold Placed」、「Invoice Hold Released」、「Invoice Voided」などのアクティビティを取得します。
- レポートB：承認イベント：「Approval」オブジェクトを基にし、「Invoice Header」と結合したレポートを作成します。「Invoice Sent for Approval」、「Invoice Approved」、「Invoice Rejected」のアクティビティを取得します。
- レポートC：支払いイベント：「Payment Information」オブジェクトを基にし、「Invoice Header」と結合したレポートを作成します。「Payment Scheduled」と「Payment Executed」のイベントを取得します。
各レポートの列を設定：作成する各レポートに必要な列を追加します。Coupaのフィールドを、必要なイベントログのスキーマに手動でマッピングします。たとえば、承認イベントレポートでは、「Approval > Created At」を追加して「EventTime」に名前を変更し、「Invoice Approved」というテキストのカスタム列を追加して「ActivityName」と名付け、「Invoice Header > Invoice Number」を「InvoiceNumber」として追加します。
レポートのフィルターを定義：各レポートのフィルターセクションに日付フィルターを追加し、データ量を制限します。「Invoice Header > Created At」で過去3～6か月に絞り込むことを推奨します。必要に応じて、特定の会社コードまたは法人のフィルターも追加します。
レポートを実行してエクスポート：各レポートを個別に保存して実行します。各レポートの結果をCSVファイルとしてエクスポートします。各ファイルのデータが正しく、設定した列が含まれていることを確認します。
エクスポートをスケジュール設定：レポートが正しいことを確認したら、定期的に実行するよう設定します（例：毎日）。CSVファイルを指定の場所、できればSFTPサーバーへエクスポートし、自動で取得できるようにスケジュールを設定します。
データを結合して変換：外部スクリプト（例：Python、PowerShell）またはETLツールを使い、最終的なデータ変換を行います。スクリプトでは次の処理が必要です：
- SFTPサーバーからすべてのCSVファイルをダウンロードします。
- すべてのファイルの列名をイベントログのスキーマ（InvoiceNumber、ActivityName、EventTimeなど）に合わせて統一します。
- 個々のファイルのすべての行を結合し、1つの統合イベントログファイルにします。
最終形式に整えてアップロード：統合したファイルをUTF-8エンコードのCSVとして保存します。このファイルをProcessMindアプリケーションへアップロードし、分析できる状態になります。

設定

主要なデータオブジェクト：抽出には、アクセス可能なCoupaの主要オブジェクトが複数必要です。Invoice Header、Invoice Audit Trail、Approval、Payment Information、Supplierが含まれます。
日付範囲のフィルタリング：パフォーマンスとデータ量を管理するため、日付フィルターを適用することが欠かせません。初期分析では、Invoice Header > Created Atを過去3～6か月の期間で絞り込むことを推奨します。
必須フィルター：分析対象の事業部門に関連するデータだけを取得するため、必ずCompany CodeまたはLegal Entityで絞り込みます。プロセスに関係しない場合は、「draft」など特定の請求書ステータスを除外することもできます。
レポートのスケジュール設定：Coupaでは、レポートを毎日、毎週、または毎月実行するよう設定できます。プロセスマイニングでは、分析を最新に保つため、毎日のエクスポートを推奨します。エクスポート先をSFTPサーバーに設定し、自動化します。
ユーザー権限：レポートを設定して実行するユーザーアカウントには、レポートの作成とスケジュール設定、および上記のすべてのデータオブジェクトへの読み取り権限を持つロールが必要です。

a サンプルクエリ config

// This is a configuration guide for creating multiple Coupa reports. These reports must be combined externally to form the final event log.

// --- Report 1: Invoice Creation Event ---
// Primary Object: Invoice Header
// Columns:
//   'InvoiceNumber' = Invoice Header > Invoice Number
//   'ActivityName' = 'Invoice Created' (Static Value)
//   'EventTime' = Invoice Header > Created At
//   'User' = Invoice Header > Created By > Login
//   'VendorName' = Invoice Header > Supplier > Name
//   'InvoiceTotalAmount' = Invoice Header > Total
//   'PaymentDueDate' = Invoice Header > Payment Due Date
//   'PurchaseOrderNumber' = Invoice Header > PO Number
//   'InvoiceStatus' = Invoice Header > Status

// --- Report 2: Invoice Status Change Events ---
// Primary Object: Invoice Audit Trail
// Joined Object: Invoice Header (on Invoice ID)
// Columns:
//   'InvoiceNumber' = Invoice Header > Invoice Number
//   'ActivityName' = CASE WHEN (Field Name = 'status' AND Old Value = 'new' AND New Value = 'pending_approval') THEN 'Invoice Submitted for Processing' WHEN (Field Name = 'po_match_status' AND New Value = 'matched') THEN 'Invoice Matched to PO' WHEN (Field Name = 'po_match_status' AND New Value = 'unmatched') THEN 'Matching Discrepancy Identified' WHEN (Field Name = 'status' AND New Value = 'on_hold') THEN 'Invoice Hold Placed' WHEN (Field Name = 'status' AND Old Value = 'on_hold') THEN 'Invoice Hold Released' WHEN (Field Name = 'exported' AND New Value = 't') THEN 'Invoice Posted for Payment' WHEN (Field Name = 'status' AND New Value = 'voided') THEN 'Invoice Voided' END
//   'EventTime' = Invoice Audit Trail > Created At
//   'User' = Invoice Audit Trail > Updated By > Login
//   'VendorName', 'InvoiceTotalAmount', etc. from joined Invoice Header.
// Filters:
//   Field Name IN ('status', 'po_match_status', 'exported')

// --- Report 3: Invoice Approval Events ---
// Primary Object: Approval
// Joined Object: Invoice Header (on Invoice ID)
// This report will create multiple rows from one source object. This logic needs to be applied in the external transformation script.
// Logic Block 1: Invoice Sent for Approval (First Approver Record for the Invoice)
//   'InvoiceNumber' = Invoice Header > Invoice Number
//   'ActivityName' = 'Invoice Sent for Approval'
//   'EventTime' = MIN(Approval > Created At) GROUP BY InvoiceNumber
//   'User' = Approver associated with the MIN(Created At) timestamp.
// Logic Block 2: Invoice Rejected
//   'InvoiceNumber' = Invoice Header > Invoice Number
//   'ActivityName' = 'Invoice Rejected'
//   'EventTime' = Approval > Created At
//   'User' = Approval > Approver > Login
//   Filter: Approval > Status = 'rejected'
// Logic Block 3: Invoice Approved (Final Approver Record)
//   'InvoiceNumber' = Invoice Header > Invoice Number
//   'ActivityName' = 'Invoice Approved'
//   'EventTime' = MAX(Approval > Created At) where Status is 'approved'
//   'User' = Approver associated with the MAX(Created At) timestamp.

// --- Report 4: Discrepancy Resolution Event ---
// Primary Object: Invoice Audit Trail
// Joined Object: Invoice Header (on Invoice ID)
//   'InvoiceNumber' = Invoice Header > Invoice Number
//   'ActivityName' = 'Discrepancy Resolution Started'
//   'EventTime' = Invoice Audit Trail > Created At
//   'User' = Invoice Audit Trail > Updated By > Login
// Filter:
//   This event is difficult. A common proxy is the first user comment or field change after the PO match status changes to 'unmatched'.
//   Logic: Find the MIN(Created At) from the audit trail where the timestamp is greater than the timestamp of the 'Matching Discrepancy Identified' event.

// --- Report 5: Payment Events ---
// Primary Object: Payment Information
// Joined Object: Invoice Header (on Invoice ID)
// Logic Block 1: Payment Scheduled
//   'InvoiceNumber' = Invoice Header > Invoice Number
//   'ActivityName' = 'Payment Scheduled'
//   'EventTime' = Payment Information > Payment Date
//   'User' = 'System'
// Logic Block 2: Payment Executed
//   'InvoiceNumber' = Invoice Header > Invoice Number
//   'ActivityName' = 'Payment Executed'
//   'EventTime' = Payment Information > Paid At
//   'User' = 'System'
// Filter:
//   Payment Information > Paid At IS NOT NULL

ステップ

Coupa APIキーを生成：管理者としてCoupaの環境にログインします。Setup > Company Setup > API Keysへ移動し、新しいAPIキーを作成します。次のスコープに対する読み取り権限があることを確認します：core.invoice.read、core.user.read、core.supplier.read、core.approval.read、core.payment.read。
Python環境を設定：Python 3.6以降がインストールされていることを確認します。新しいプロジェクトディレクトリを作成し、pipで必要なライブラリをインストールします：pip install requests pandas。
Pythonスクリプトを設定：新しいPythonファイル（例：extract_coupa_invoices.py）を作成します。提供されたスクリプトをこのファイルへコピーします。YOUR_COUPE_INSTANCE_URL、YOUR_API_KEY、START_DATEのプレースホルダーを、実際の環境情報と抽出開始日に置き換えます。
スクリプトを実行：ターミナルで次のコマンドを実行します：python extract_coupa_invoices.py。スクリプトがCoupa APIからデータの取得を開始します。
抽出状況を監視：スクリプトはコンソールに進捗を表示し、処理済みの請求書数を示します。日付範囲とデータ量によっては、APIのレート制限によりかなり時間がかかることがあります。
基本ロジックを確認：スクリプトはまず/api/invoicesエンドポイントにクエリを送り、指定した日付範囲内に更新されたすべての請求書の一覧を取得します。ページネーションを自動処理し、すべてのレコードを取得します。
各請求書を処理：取得した各請求書について、利用可能なタイムスタンプと関連データに基づき、複数のイベントログエントリを生成します。たとえば、created-atは「Invoice Created」に、submitted-atは「Invoice Submitted for Processing」に使用します。
承認の詳細を取得：承認イベントと却下イベントを記録するため、各請求書について/api/invoices/{invoice_id}/approvalsエンドポイントへ追加のAPI呼び出しを行います。その一覧を処理し、「Invoice Sent for Approval」、「Invoice Approved」、「Invoice Rejected」のアクティビティを作成します。
支払いの詳細を取得：支払い情報が必要な場合は、/api/paymentsエンドポイントにクエリを送り、請求書IDで絞り込んで関連する支払いレコードを探し、「Payment Scheduled」と「Payment Executed」のイベントを取得します。
データを変換して集約：生成したすべてのイベントを辞書のリストに集めます。各辞書が最終イベントログの1行を表します。
イベントログファイルを作成：すべての請求書の処理が完了したら、集約したデータをpandas DataFrameに変換します。このDataFrameを、ProcessMindへアップロードできるcoupa_invoice_event_log.csvというCSVファイルとして同じディレクトリに保存します。

設定

APIキーの権限：APIキーには、CoupaのInvoices、Approvals、Users、Suppliers、Paymentsオブジェクトに対する少なくとも読み取り専用アクセス権が必要です。権限が不足すると、スクリプトエラーやデータ不足が発生します。
日付範囲：スクリプトはupdated-at[gt]フィルターを使い、指定したSTART_DATE以降に作成または変更された請求書だけを取得します。初回抽出では、データ量とパフォーマンスのバランスを考慮し、3～6か月の期間を推奨します。以降の差分ロードでは、START_DATEを前回正常に抽出した時点のタイムスタンプに設定します。
APIのレート制限：CoupaではAPIにレート制限が設けられています。提供されているスクリプトには、制限超過を防ぐため、各請求書の処理間にtime.sleep(0.5)を実行する処理が含まれています。Coupa環境の設定に応じて、この値の調整が必要になる場合があります。
カスタムフィールド：この抽出スクリプトには、Coupaの標準フィールドのみが含まれます。分析に必要な請求書のカスタムフィールドを組織で使用している場合は、APIレスポンスのcustom-fields要素を解析し、出力に列として追加するようスクリプトを変更してください。

a サンプルクエリ python

import requests
import pandas as pd
import time
import os
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Coupa instance URL (e.g., class="hl-string">'https://mycompany.coupahost.com')
COUPE_INSTANCE_URL = class="hl-string">'YOUR_COUPE_INSTANCE_URL' 
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Coupa API Key
API_KEY = class="hl-string">'YOUR_API_KEY'
class=class="hl-string">"hl-comment"># Set the start date for the extraction (YYYY-MM-DD format)
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01' 

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- API Setup ---
API_BASE_URL = fclass="hl-string">"{COUPE_INSTANCE_URL}/api"
HEADERS = {
    class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json',
    class="hl-string">'X-COUPA-API-KEY': API_KEY
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Event Log Storage ---
event_log_records = []

def get_paginated_data(endpoint_url, params=None):
    class="hl-string">"""Fetches all pages of data from a Coupa API endpoint."""
    all_data = []
    url = fclass="hl-string">"{API_BASE_URL}/{endpoint_url}"
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Coupa uses offset-based pagination, 50 is a common limit
    offset = 0
    while True:
        paginated_params = params.copy() if params else {}
        paginated_params[class="hl-string">'offset'] = offset
        paginated_params[class="hl-string">'limit'] = 50
        
        try:
            response = requests.get(url, headers=HEADERS, params=paginated_params)
            response.raise_for_status()
            data = response.json()
            if not data: class=class="hl-string">"hl-comment"># Break if the page is empty
                break
            all_data.extend(data)
            offset += len(data)
        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Error fetching data from {url}: {e}")
            break
    return all_data

def add_event(invoice, activity_name, event_time, user_info=None):
    class="hl-string">"""Helper function to create and add an event record."""
    if not event_time:
        return class=class="hl-string">"hl-comment"># Do not add events without a timestamp

    record = {
        class="hl-string">'InvoiceNumber': invoice.get(class="hl-string">'invoice-number'),
        class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
        class="hl-string">'EventTime': event_time,
        class="hl-string">'User': user_info.get(class="hl-string">'login') if user_info else None,
        class="hl-string">'VendorName': invoice.get(class="hl-string">'supplier', {}).get(class="hl-string">'name'),
        class="hl-string">'InvoiceTotalAmount': invoice.get(class="hl-string">'total-with-taxes'),
        class="hl-string">'PaymentDueDate': invoice.get(class="hl-string">'payment-date'),
        class="hl-string">'PurchaseOrderNumber': invoice.get(class="hl-string">'purchase-order', {}).get(class="hl-string">'number') if invoice.get(class="hl-string">'purchase-order') else None,
        class="hl-string">'InvoiceStatus': invoice.get(class="hl-string">'status')
    }
    event_log_records.append(record)

def main():
    class="hl-string">"""Main extraction function."""
    print(class="hl-string">"Starting Coupa invoice data extraction...")
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Fetch all invoices updated since the start date
    invoice_params = {class="hl-string">'updated-at[gt]': START_DATE}
    invoices = get_paginated_data(class="hl-string">'invoices', invoice_params)
    print(fclass="hl-string">"Found {len(invoices)} invoices to process.")

    for i, invoice in enumerate(invoices):
        print(fclass="hl-string">"Processing invoice {i+1}/{len(invoices)}: {invoice.get('invoice-number')}")
        invoice_id = invoice.get(class="hl-string">'id')

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Created
        add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Created', invoice.get(class="hl-string">'created-at'), invoice.get(class="hl-string">'created-by'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Submitted for Processing
        add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Submitted for Processing', invoice.get(class="hl-string">'submitted-at'), invoice.get(class="hl-string">'submitted-by'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities related to matching status
        if invoice.get(class="hl-string">'po-match-status') == class="hl-string">'matched':
            add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Matched to PO', invoice.get(class="hl-string">'updated-at'), invoice.get(class="hl-string">'updated-by'))
        elif invoice.get(class="hl-string">'po-match-status') in [class="hl-string">'unmatched', class="hl-string">'mismatched']:
            add_event(invoice, class="hl-string">'Matching Discrepancy Identified', invoice.get(class="hl-string">'updated-at'), invoice.get(class="hl-string">'updated-by'))
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Inference for Discrepancy Resolution Started is complex. We approximate it as the next update.
            class=class="hl-string">"hl-comment"># A more robust solution would track status changes over time.
            add_event(invoice, class="hl-string">'Discrepancy Resolution Started', invoice.get(class="hl-string">'updated-at'), invoice.get(class="hl-string">'updated-by'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities from Approvals endpoint
        approvals = get_paginated_data(fclass="hl-string">'invoices/{invoice_id}/approvals')
        if approvals:
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Sent for Approval is often the creation of the first approval object
            first_approval = approvals[0]
            add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Sent for Approval', first_approval.get(class="hl-string">'created-at'), first_approval.get(class="hl-string">'created-by'))
            
            for approval in approvals:
                approver = approval.get(class="hl-string">'approver')
                if approval.get(class="hl-string">'status') == class="hl-string">'approved':
                    add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Approved', approval.get(class="hl-string">'updated-at'), approver)
                elif approval.get(class="hl-string">'status') == class="hl-string">'rejected':
                    add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Rejected', approval.get(class="hl-string">'updated-at'), approver)

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities based on status and flags
        if invoice.get(class="hl-string">'on-hold'):
            class=class="hl-string">"hl-comment"># This timestamp is an approximation, representing the last update time when the hold was active.
            add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Hold Placed', invoice.get(class="hl-string">'updated-at'), invoice.get(class="hl-string">'updated-by'))
        class=class="hl-string">"hl-comment"># We canclass="hl-string">'t reliably detect 'Hold Released' without historical data, so we omit it for accuracy.

        if invoice.get(class="hl-string">'exported') == True:
            add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Posted for Payment', invoice.get(class="hl-string">'updated-at'), invoice.get(class="hl-string">'updated-by'))

        if invoice.get(class="hl-string">'status') == class="hl-string">'void':
            add_event(invoice, class="hl-string">'Invoice Voided', invoice.get(class="hl-string">'updated-at'), invoice.get(class="hl-string">'updated-by'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities from Payments endpoint
        payments = get_paginated_data(class="hl-string">'payments', {class="hl-string">'invoice-id': invoice_id})
        for payment in payments:
            add_event(invoice, class="hl-string">'Payment Scheduled', payment.get(class="hl-string">'created-at'), payment.get(class="hl-string">'created-by'))
            if payment.get(class="hl-string">'payment-date'):
                add_event(invoice, class="hl-string">'Payment Executed', payment.get(class="hl-string">'payment-date'), payment.get(class="hl-string">'updated-by'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># A short delay to respect API rate limits
        time.sleep(0.5)

    if not event_log_records:
        print(class="hl-string">"No events were generated. Exiting.")
        return

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Create DataFrame and save to CSV
    df = pd.DataFrame(event_log_records)
    df[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'EventTime']).dt.strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S')
    df = df.sort_values(by=[class="hl-string">'InvoiceNumber', class="hl-string">'EventTime'])
    
    output_filename = class="hl-string">'coupa_invoice_event_log.csv'
    df.to_csv(output_filename, index=False, encoding=class="hl-string">'utf-8')
    print(fclass="hl-string">"Extraction complete. Event log saved to {os.path.abspath(output_filename)}")

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    main()

ステップ

ご利用のCoupaインスタンスがSFTPへのスケジュール済みデータエクスポートに対応し、請求書、請求書履歴または監査、購買注文、承認、支払い、サプライヤーの各データオブジェクトをエクスポートできることを確認します。Coupaの設定で、正確なオブジェクト名とフィールド名を確認します。必要なオブジェクトまたはフィールドを利用できない場合は、Coupaの名称を推測せず、[Your object name]または[Configure based on your system]を使用します。
エクスポート専用のSFTP接続先を作成または確認します。[Your SFTP connection details]を使用して、ホスト、ポート、ディレクトリ、認証方式、暗号化要件、保持ポリシー、ファイル命名規則を設定します。連携アカウントにはファイルを書き込む権限を付与し、後続の抽出処理がファイルを読み取れるようにします。
請求書ヘッダーデータを定期的にエクスポートするようCoupaを設定します。請求書番号、サプライヤー、合計金額、支払期日、購買注文番号、現在のステータス、請求書作成タイムスタンプを含めます。組織で必要な会社、文書タイプ、日付フィルターも追加します。
請求書ライフサイクル履歴、承認履歴、照合結果、保留履歴、支払いまたは支払いバッチ情報、無効化またはキャンセル履歴のエクスポートを設定します。各エクスポートには、請求書番号、イベントタイムスタンプ、利用可能な場合は操作ユーザーまたはシステムエージェント、該当するステータスまたはアクション値、イベントを請求書に関連付けるために必要な属性を含めます。
日次や毎時など、プロセスに適した頻度でエクスポートをスケジュールします。実行間に小さな重複期間を設けた一貫した抽出ウィンドウを使用し、遅れて到着したレコードや修正されたレコードの取りこぼしを減らします。最後に成功した抽出のタイムスタンプを、後続のオーケストレーションツールに保存します。
SFTPからCSVファイルを取得し、ファイルの到着、ファイル名、エンコーディング、区切り文字、ヘッダー構造、行数、重複ファイルの処理を検証します。監査可能性を確保するため、元のファイルを保持します。必須列が欠けているファイルは拒否し、確認用の例外保管場所に振り分けます。
イベントを作成する前に、ソースファイルを正規化します。空白を削除し、タイムスタンプを1つのタイムゾーンに統一し、金額と日付のフィールドを解析し、請求書番号を文字列として統一します。また、ソースのステータスまたはアクション値を、Invoice Created、Invoice Submitted for Processing、Invoice Matched to PO、Matching Discrepancy Identified、Discrepancy Resolution Started、Invoice Sent for Approval、Invoice Rejected、Invoice Approved、Invoice Hold Placed、Invoice Hold Released、Invoice Posted for Payment、Payment Scheduled、Payment Executed、Invoice Voidedという正確なアクティビティ名にマッピングします。
条件を満たすすべてのソースイベントについて、イベントログの行を1行作成します。ProcessMindによるイベントの推測には依存しません。アクティビティがステータス遷移で表される場合は、対応する履歴またはステータス変更レコードから行を作成します。ユーザー操作で表されるアクティビティには、明示的な監査または履歴レコードを使用します。支払いアクティビティには、利用可能な場合、支払いまたは支払いバッチのレコードを使用します。
設定した請求書識別子を使って、イベント行を請求書ヘッダーに結合します。すべての行にInvoiceNumber、ActivityName、EventTimeを設定します。User、VendorName、InvoiceTotalAmount、PaymentDueDate、PurchaseOrderNumber、InvoiceStatusは、イベントソースまたは該当する請求書スナップショットから設定します。異なるタイムスタンプで発生した、同じ請求書に対する同じアクティビティの正当な複数イベントは保持します。
生成したイベントログを検証し、InvoiceNumber、EventTimeの順に並べ替えます。タイムスタンプが有効で、必須フィールドが空でないことを確認します。必須列InvoiceNumber、ActivityName、EventTimeと推奨属性を含むUTF-8 CSVをエクスポートします。InvoiceNumberをケース識別子、ActivityNameをアクティビティ列として、生成したファイルをProcessMindにアップロードします。

設定

**エクスポート方法：**指定したSFTPサーバーへのCoupaのスケジュール済みエクスポートを設定します。Coupaの正確なオブジェクト名、フィールド名、設定場所は、有効化されているモジュールと設定によって異なるため、対象テナントで確認する必要があります。
**必要なイベントソース：**請求書作成データ、請求書履歴または監査データ、照合結果、承認履歴、保留履歴、支払いまたは支払いバッチデータ、無効化またはキャンセル履歴を含めます。ヘッダーのみのエクスポートでは不十分です。ProcessMindはイベントログをそのまま読み取り、イベントを導出しないためです。
**必須列：**最終的なすべてのイベント行にInvoiceNumber、ActivityName、EventTimeを含めます。先頭のゼロや書式を保持するため、InvoiceNumberはテキストとして扱います。
**推奨列：**User、VendorName、InvoiceTotalAmount、PaymentDueDate、PurchaseOrderNumber、InvoiceStatusを含めます。イベント固有の値がある場合は、ソースの値を保持します。
**日付範囲：**まず、直近3～6か月のローリング抽出ウィンドウから開始します。遅れて到着した履歴レコードを取得できるよう、スケジュール実行間に重複期間を設けます。たとえば、前回の成功した抽出境界に設定した重複期間を加えます。利用可能な場合はソースイベント識別子を使い、利用できない場合は文書化した複合キーで重複排除します。
フィルター：[Your company filter]、[Your document type filter]、サプライヤー範囲、事業部門、通貨、請求書日付範囲など、業務範囲に必要なフィルターだけを適用します。レポート期間より前に作成され、その期間内に更新または支払いされた請求書が除外されないようにします。
**アクティビティマッピング：**設定したCoupaのステータス、アクション、支払い値から、必須の14個のアクティビティ名すべてへの管理されたマッピングを維持します。後続の状態から発生したと推測できるという理由だけで、アクティビティを作成しないでください。
**スケジュール：**毎時や日次など、業務要件に合った頻度を使用します。Coupaのエクスポート完了後に依存ファイルを取得するようスケジュールし、ファイルの欠落、部分取得、遅延を監視します。
**パフォーマンス：**大きな日付範囲を分割し、対応している場合は増分抽出を使用し、不要な列を減らし、対応している場合はファイルを圧縮して、ファイルをバッチ処理します。過去の全データセットを繰り返しダウンロードすることは避けます。
**セキュリティ：**対応している場合はSFTPキー認証を使用し、ディレクトリ権限を制限し、認証情報を保護し、転送中のファイルを暗号化します。また、組織の保持および削除ポリシーを適用します。
**前提条件：**Coupaの必要なエクスポート機能、関連する請求書および支払いモジュールへのアクセス、請求書履歴と承認データを閲覧する権限、スケジュール済み連携を設定または依頼する権限、SFTPエンドポイント、ファイルを取得して変換する後続システムへのアクセスが必要です。[Your Coupa administrator]に利用可否を確認します。

a サンプルクエリ config

-- This extraction template is designed for CSV files delivered by a configured Coupa SFTP export.
-- Replace only the connection, credential, date, file path, and company-specific filter placeholders.
-- Replace bracketed object and column references with the exact names configured in your Coupa tenant.

WITH
invoice_header AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        [Vendor Name] AS VendorName,
        [Invoice Total Amount] AS InvoiceTotalAmount,
        [Payment Due Date] AS PaymentDueDate,
        [Purchase Order Number] AS PurchaseOrderNumber,
        [Invoice Status] AS InvoiceStatus,
        [Invoice Created Timestamp] AS InvoiceCreatedTimestamp
    FROM [Your invoice header export]
    WHERE [Invoice Created Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Invoice Created Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Company Filter Column] IN ([Your company filter])
),
created_events AS (
    SELECT
        h.InvoiceNumber,
        'Invoice Created' AS ActivityName,
        h.InvoiceCreatedTimestamp AS EventTime,
        CAST('[System agent or source]' AS VARCHAR(255)) AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        h.InvoiceStatus
    FROM invoice_header h
    WHERE h.InvoiceCreatedTimestamp IS NOT NULL
),
submitted_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Submitted for Processing' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your invoice audit or history export] a
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(a.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Action or Status Value] IN ([Your submitted values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
matched_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Matched to PO' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your invoice matching export] m
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(m.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Matching Result] IN ([Your successful matching values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
discrepancy_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Matching Discrepancy Identified' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your invoice matching export] m
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(m.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Matching Result] IN ([Your discrepancy values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
resolution_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Discrepancy Resolution Started' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your invoice audit or history export] a
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(a.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Action or Status Value] IN ([Your discrepancy resolution action values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
sent_for_approval_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Sent for Approval' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your approval history export] p
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(p.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Approval Action or Status] IN ([Your sent for approval values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
rejected_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Rejected' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your approval history export] p
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(p.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Approval Action or Status] IN ([Your rejection values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
approved_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Approved' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your approval history export] p
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(p.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Approval Action or Status] IN ([Your approval values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Is Final Required Approval] = [Your true value]
),
hold_placed_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Hold Placed' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your invoice hold history export] x
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(x.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Hold Action] IN ([Your hold placed values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
hold_released_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Hold Released' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your invoice hold history export] x
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(x.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Hold Action] IN ([Your hold released values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
posted_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Posted for Payment' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your invoice posting or integration status export] x
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(x.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Posting or Integration Status] IN ([Your posted values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
payment_scheduled_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Payment Scheduled' AS ActivityName,
        [Payment Batch Scheduled Timestamp] AS EventTime,
        [Scheduled By User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        h.InvoiceStatus
    FROM [Your payment or payment batch export] q
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(q.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Payment Batch Status] IN ([Your scheduled payment values])
      AND [Payment Batch Scheduled Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Payment Batch Scheduled Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
payment_executed_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Payment Executed' AS ActivityName,
        [Payment Executed Timestamp] AS EventTime,
        [Executed By User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        h.InvoiceStatus
    FROM [Your payment or payment batch export] q
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(q.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Payment Status] IN ([Your executed payment values])
      AND [Payment Executed Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Payment Executed Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
),
voided_events AS (
    SELECT
        CAST([Invoice Number] AS VARCHAR(255)) AS InvoiceNumber,
        'Invoice Voided' AS ActivityName,
        [Event Timestamp] AS EventTime,
        [User] AS User,
        h.VendorName,
        h.InvoiceTotalAmount,
        h.PaymentDueDate,
        h.PurchaseOrderNumber,
        [Resulting Invoice Status] AS InvoiceStatus
    FROM [Your invoice audit or history export] a
    LEFT JOIN invoice_header h ON CAST(a.[Invoice Number] AS VARCHAR(255)) = h.InvoiceNumber
    WHERE [Action or Status Value] IN ([Your voided values])
      AND [Event Timestamp] >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Event Timestamp] < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
)
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM created_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM submitted_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM matched_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM discrepancy_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM resolution_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM sent_for_approval_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM rejected_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM approved_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM hold_placed_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM hold_released_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM posted_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM payment_scheduled_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM payment_executed_events
UNION ALL
SELECT InvoiceNumber, ActivityName, EventTime, User, VendorName, InvoiceTotalAmount, PaymentDueDate, PurchaseOrderNumber, InvoiceStatus FROM voided_events
ORDER BY InvoiceNumber, EventTime, ActivityName;

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