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Améliorez votre traitement des factures fournisseurs

Optimisez votre efficacité avec notre guide en 6 étapes pour Dynamics 365.
Améliorez votre traitement des factures fournisseurs
Défis (11) Objectifs (11) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (4)
Processus: Traitement des factures fournisseurs
Système: Microsoft Dynamics 365
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Optimiser le traitement des factures fournisseurs dans Dynamics 365

L'automatisation des processus de comptabilité fournisseurs peut considérablement accroître l'efficacité, mais des goulots d'étranglement cachés freinent souvent les progrès. Notre plateforme vous aide à révéler précisément où se produisent les retards, de la réception de la facture au paiement final. En identifiant ces inefficacités, vous pouvez mettre en œuvre des améliorations ciblées, rationalisant ainsi vos opérations et optimisant votre trésorerie.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le traitement des factures fournisseurs ?

Le traitement des factures fournisseurs est une fonction essentielle, souvent complexe et gourmande en ressources au sein de toute organisation, en particulier pour celles qui gèrent de vastes volumes transactionnels dans des systèmes ERP sophistiqués comme Microsoft Dynamics 365. Des processus de gestion des comptes fournisseurs (AP) inefficaces peuvent entraîner des pertes financières considérables, incluant la perte d'escomptes pour paiement anticipé, des pénalités de retard et une augmentation des coûts opérationnels due aux interventions manuelles et à la résolution d'erreurs. Au-delà des impacts financiers directs, un workflow de traitement des factures lent ou sujet aux erreurs peut tendre les relations avec les fournisseurs, nuire à la réputation de votre entreprise et même vous exposer à des risques de conformité. Comprendre le véritable cycle de vie de bout en bout et identifier où se produisent les retards est primordial pour atteindre une santé financière robuste et l'excellence opérationnelle. Sans une visibilité claire sur l'intégralité du cycle de vie d'une facture, de sa réception à son paiement au sein de Dynamics 365, les organisations peinent à cerner les causes profondes de ces inefficacités, rendant difficile l'amélioration efficace du traitement des factures fournisseurs.

Comment le Process Mining améliore votre workflow de gestion des factures fournisseurs

Le Process Mining offre une approche puissante et axée sur les data pour démystifier votre workflow de traitement des factures fournisseurs. En extrayant les logs d'événements directement de votre module Microsoft Dynamics 365 Finance GL – en exploitant des entités comme GeneralJournal, LedgerEntry et FinancialDimension – il reconstitue le parcours réel de chaque facture. Au lieu de s'appuyer sur des processus supposés ou des observations manuelles, le Process Mining cartographie visuellement toutes les variantes de processus existantes, révélant les écarts par rapport au chemin standard et mettant en lumière les véritables sources d'inefficacité. Vous pouvez identifier des goulets d'étranglement critiques, comme des étapes d'approbation spécifiques qui génèrent systématiquement des retards, ou des activités nécessitant un important travail manuel de reprise. Par exemple, vous pourriez découvrir que les factures qui requièrent une correspondance avec un bon de commande (PO) spécifique sont fréquemment bloquées, ou que certains approbateurs ont des délais d'approbation nettement plus longs. Cette capacité d'analyse est cruciale pour comprendre comment améliorer le traitement des factures fournisseurs, en fournissant des insights objectifs sur ce qui se passe réellement sur le terrain. L'outil vous permet d'explorer en détail des instances de facture spécifiques, de comprendre pourquoi certaines factures sont traitées en quelques minutes tandis que d'autres prennent des semaines, vous fournissant ainsi des data exploitables pour corriger ces écarts.

Principaux axes d'amélioration pour la gestion des comptes fournisseurs (AP) dans Dynamics 365

Grâce aux insights tirés de l'optimisation des processus par le Process Mining, vous pouvez cibler des axes d'amélioration spécifiques au sein de votre environnement Microsoft Dynamics 365. Parmi les domaines d'amélioration courants figurent :

  • Réduire le cycle de traitement des factures : Identifiez les étapes présentant les temps d'attente les plus longs, qu'il s'agisse de la saisie initiale des data, de la validation ou d'étapes d'approbation spécifiques. En comprenant où les factures sont bloquées, vous pouvez mettre en œuvre des changements pour réduire significativement le cycle de traitement des factures fournisseurs.
  • Renforcer la conformité et le contrôle : Surveillez le respect des conditions de paiement, des hiérarchies d'approbation internes et des exigences réglementaires. Identifiez les cas où les paiements sont effectués sans les approbations requises ou lorsque les conditions de paiement sont systématiquement violées, entraînant souvent des pénalités inutiles ou la perte d'escomptes.
  • Automatiser les tâches manuelles : Découvrez les activités manuelles répétitives propices à l'automatisation au sein de Dynamics 365, telles que la correspondance automatisée des factures avec les bons de commande (PO) et les réceptions de marchandises, ou le routage intelligent des approbations basé sur des critères spécifiques.
  • Optimiser l'allocation des ressources : Identifiez les ressources surutilisées ou sous-utilisées. Si une équipe ou une personne est systématiquement un goulet d'étranglement, cela pourrait indiquer un besoin de formation, de redistribution de la charge de travail ou de simplification du processus.
  • Améliorer les relations fournisseurs : La rapidité et la précision des paiements ont un impact direct sur la satisfaction des fournisseurs. En rationalisant votre processus de gestion des comptes fournisseurs (AP), vous vous assurez que les fournisseurs sont payés à temps, favorisant ainsi des partenariats commerciaux plus solides et fiables.

Résultats attendus et bénéfices mesurables

En appliquant les stratégies d'optimisation des processus identifiées grâce au Process Mining pour le traitement de vos factures fournisseurs dans Microsoft Dynamics 365, votre organisation peut s'attendre à des bénéfices tangibles et mesurables :

  • Réductions de coûts significatives : Minimisez les frais de retard de paiement, saisissez davantage d'escomptes pour paiement anticipé et réduisez les coûts de main-d'œuvre liés au traitement manuel, à la correction d'erreurs et à la résolution de litiges.
  • Cycles de traitement des factures plus rapides : Raccourcissez drastiquement le délai entre la réception de la facture et le paiement final, améliorant ainsi la prévisibilité des flux de trésorerie et l'agilité opérationnelle.
  • Conformité renforcée et risques réduits : Assurez une adhésion cohérente aux politiques de paiement, aux contrôles internes et aux exigences réglementaires, atténuant ainsi les risques financiers et de réputation.
  • Efficacité opérationnelle accrue : Rationalisez les workflows, réduisez les reprises et libérez votre équipe AP pour qu'elle se concentre sur des activités plus stratégiques plutôt que sur la gestion des urgences transactionnelles.
  • Relations fournisseurs améliorées : Établissez la confiance et favorisez des partenariats plus solides grâce à des paiements réguliers et ponctuels, ce qui peut également conduire à un meilleur pouvoir de négociation.

En définitive, ces améliorations se traduisent par une opération financière plus robuste, efficace et conforme, ayant un impact direct sur votre rentabilité et vos capacités stratégiques.

Démarrez avec le Process Mining pour les comptes fournisseurs (AP)

Entreprendre l'optimisation de votre traitement des factures fournisseurs ne requiert pas d'expertise préalable en Process Mining. Cette solution est conçue pour vous guider dans l'exploitation de vos data Microsoft Dynamics 365 afin de révéler les inefficacités et d'impulser des changements significatifs. En utilisant une approche structurée, vous pouvez passer rapidement de l'extraction des data à des insights exploitables, transformant ainsi vos opérations AP en un moteur puissant, allégé, efficace et conforme. Découvrez le potentiel caché de vos data Dynamics 365 et débutez votre parcours d'optimisation des processus dès aujourd'hui.

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Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les factures restent fréquemment bloquées dans les files d'attente d'approbation, entraînant des échéances de paiement manquées et des frais de retard. Cela affecte les relations fournisseurs et immobilise inutilement le fonds de roulement. Les retards dans les étapes d'approbation critiques créent souvent un effet domino tout au long du cycle de vie du traitement des factures fournisseurs.
ProcessMind identifie où les factures sont bloquées, qui sont les goulots d'étranglement et pourquoi les retards surviennent dans le traitement des factures fournisseurs au sein de Microsoft Dynamics 365. En visualisant les parcours et les durées d'approbation, la solution identifie les approbateurs ou les étapes spécifiques qui prolongent les délais, permettant une optimisation ciblée des processus.

Le temps nécessaire pour traiter les factures, de la réception au paiement, varie considérablement, créant une imprévisibilité et rendant difficile la prévision des flux de trésorerie. Cette incohérence peut entraîner des fournisseurs insatisfaits, des escomptes pour paiement anticipé manqués et une incapacité à standardiser les opérations au sein de l'équipe Comptabilité Fournisseurs.
ProcessMind visualise l'intégralité du parcours de traitement des factures fournisseurs dans Microsoft Dynamics 365, révélant les temps de cycle moyens, identifiant les écarts et mettant en lumière les causes profondes de la variabilité. L'outil peut segmenter l'analyse par fournisseur, type de facture ou approbateur, fournissant des informations exploitables pour stabiliser et optimiser les durées de traitement.

Une intervention manuelle significative est requise pour rapprocher les commandes d'achat, les réceptions de marchandises et les factures. Cela consomme un temps précieux pour l'équipe de comptabilité fournisseurs, augmente les risques d'erreurs et ralentit l'ensemble du processus de traitement des factures. L'incapacité d'automatiser le rapprochement à trois voies (3-way matching) pour une grande partie des factures augmente les coûts opérationnels.
ProcessMind analyse la fréquence et la durée des activités de rapprochement manuel, ainsi que les écarts dans Microsoft Dynamics 365, identifiant les domaines spécifiques où l'automatisation ou la standardisation des processus peut réduire l'effort. Il met en évidence les problèmes de rapprochement courants, permettant des ajustements proactifs aux processus d'approvisionnement ou de réception.

Les erreurs de saisie ou de validation des données de facture entraînent des exceptions, des retouches et des délais de traitement prolongés. Des données incorrectes peuvent mener à des paiements erronés, des problèmes de rapprochement financier et des risques de conformité, érodant ainsi la confiance des fournisseurs et des parties prenantes internes.
ProcessMind identifie les points courants de génération et de résolution des erreurs dans le traitement des factures fournisseurs de Microsoft Dynamics 365, tels que la ressaisie ou les validations répétées. Cela permet aux organisations de cibler la formation, d'améliorer les méthodes de saisie des données ou d'optimiser les configurations système afin de réduire l'inexactitude des données à la source.

Les retards dans le traitement des factures font que les organisations passent fréquemment à côté d'escomptes de paiement anticipé précieux offerts par les fournisseurs. Cela a un impact direct sur la rentabilité et augmente le coût global des biens ou services, représentant une perte d'opportunité financière significative.
ProcessMind met en évidence les factures qui ne respectent pas les conditions de paiement anticipé en suivant les événements « Date d'échéance de la facture » et « Paiement exécuté » dans Microsoft Dynamics 365. Il révèle les étapes exactes à l'origine des retards, permettant ainsi aux équipes de comptabilité fournisseurs de prioriser des factures spécifiques ou de rationaliser les activités sources de goulots d'étranglement pour capter ces escomptes plus efficacement.

Les factures ne sont pas toujours payées conformément aux conditions de paiement convenues avec les fournisseurs, ce qui entraîne des pénalités de retard et des relations tendues. Cela peut également affecter la cote de crédit, le pouvoir de négociation et exposer l'entreprise à des risques juridiques ou financiers.
ProcessMind surveille l'adhésion aux 'Conditions de paiement' en comparant la 'Date d'échéance de la facture' aux dates de 'Paiement effectué' dans Microsoft Dynamics 365. La solution identifie les paiements non conformes et leurs causes profondes (retards d'approbation spécifiques ou goulots d'étranglement de traitement), assurant ainsi une meilleure conformité de la comptabilité fournisseurs.

Un volume élevé de factures nécessite des reprises importantes en raison de divergences entre les bons de commande, les réceptions de marchandises ou les données initiales de la facture. Cela consomme des ressources excessives, prolonge le cycle global de traitement des factures fournisseurs et a un impact négatif sur le moral du personnel.
ProcessMind cartographie les parcours des activités de « Discrepancy Resolved » dans Microsoft Dynamics 365, quantifiant les boucles de reprise et identifiant les principales sources de divergences pour une prévention ciblée. En comprenant où et pourquoi les reprises se produisent, les organisations peuvent mettre en œuvre des actions correctives dans les processus en amont.

L'équipe Comptabilité Fournisseurs peine à fournir des mises à jour de statut en temps réel pour des factures spécifiques, ce qui génère des requêtes frustrantes de la part des fournisseurs et des parties prenantes internes. Ce manque de transparence entrave la résolution efficace des problèmes et la gestion proactive des retards de paiement potentiels.
ProcessMind offre une visualisation de bout en bout du parcours de chaque facture dans Microsoft Dynamics 365, offrant des informations instantanées sur son statut actuel et les retards éventuels dans le processus de traitement des factures fournisseurs. Cette visibilité accrue permet au personnel de la Comptabilité Fournisseurs de répondre rapidement aux requêtes et de gérer les exceptions de manière proactive.

Les factures sont réglées sans tenir compte de l'optimisation stratégique des flux de trésorerie, comme tirer parti au maximum des délais de paiement ou consolider les règlements. Cela peut entraîner une utilisation sous-optimale du fonds de roulement et des occasions manquées de gérer stratégiquement la liquidité.
ProcessMind analyse les schémas de planification des paiements en fonction de la 'Date d'échéance de la facture' et des 'Conditions de paiement' dans Microsoft Dynamics 365, identifiant les opportunités de planifier stratégiquement les paiements et d'améliorer les flux de trésorerie dans le processus de traitement des factures fournisseurs. La solution révèle où les paiements pourraient être retardés pour conserver la trésorerie sans pénalités.

Le coût global associé au traitement de chaque facture est élevé en raison d'étapes inefficaces, d'interventions manuelles et de retouches. Cela impacte la rentabilité et l'efficacité de l'ensemble de l'opération financière, rendant difficile la mise à l'échelle sans engendrer des coûts disproportionnés.
ProcessMind décortique l'intégralité du workflow de traitement des factures fournisseurs dans Microsoft Dynamics 365, identifiant les écarts coûteux, les activités redondantes et les temps de cycle longs qui contribuent à un coût par facture gonflé. Cette analyse permet aux organisations d'identifier les domaines de réduction des coûts et d'automatisation des processus.

Des étapes d'approbation ou des résolutions critiques se produisent en dehors de Microsoft Dynamics 365, créant des angles morts dans le flux de processus officiel et compliquant les audits. Ce manque d'empreinte numérique complète introduit des risques de conformité et entrave l'analyse exhaustive des processus.
ProcessMind identifie les écarts et les durées anormalement longues entre les activités enregistrées dans le processus de traitement des factures fournisseurs, signalant des activités potentielles hors système qui nécessitent d'être numérisées ou intégrées à Microsoft Dynamics 365. La plateforme aide à révéler ces étapes de processus cachées pour les placer sous un contrôle formel et les rendre visibles.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Cet objectif vise à réduire le délai entre le moment où une facture est prête pour approbation et son autorisation finale. Les retards d'approbation peuvent entraîner des paiements tardifs, nuire aux relations fournisseurs et faire manquer des escomptes pour paiement anticipé dans le processus de traitement des factures fournisseurs. L'atteinte de cet objectif améliore l'efficacité et la santé financière de l'entreprise. ProcessMind identifie précisément les goulots d'étranglement et les approbateurs spécifiques à l'origine des retards au sein de Microsoft Dynamics 365, en cartographiant les chemins d'approbation réels. L'outil met en évidence les écarts par rapport aux workflows standards et quantifie le temps passé à chaque étape d'approbation, permettant des interventions ciblées pour réduire les temps de cycle de 30 à 50 %.

L'objectif est de s'assurer qu'un pourcentage plus élevé de factures sont payées dans les délais permettant de bénéficier d'escomptes pour paiement anticipé. Le fait de manquer ces opportunités a un impact direct sur le résultat net, augmentant le coût effectif des biens et services pour votre organisation.
ProcessMind analyse l'intégralité du flux de traitement des factures fournisseurs dans Microsoft Dynamics 365 pour identifier où se produisent les retards qui empêchent un paiement dans les délais pour bénéficier d'escomptes. Il détecte les factures éligibles aux escomptes qui ne sont pas traitées efficacement, vous aidant à récupérer 5 à 10 % du potentiel d'escompte perdu.

Cet objectif vise à réduire l'effort manuel nécessaire pour rapprocher les factures des bons de commande et des réceptions de marchandises. Une intervention manuelle élevée entraîne un traitement plus lent, une augmentation des erreurs et des coûts opérationnels plus élevés au sein des comptes fournisseurs. ProcessMind cartographie toutes les activités de rapprochement dans Microsoft Dynamics 365, en soulignant les exceptions et les cas d'intervention manuelle. L'outil identifie les opportunités d'automatisation accrue, comme l'amélioration des taux de rapprochement à 2 ou 3 voies, pouvant réduire l'effort de rapprochement manuel de 20 à 40 %.

Y parvenir signifie réduire la variabilité du temps nécessaire au traitement des factures, de la réception au paiement. Des délais de traitement constants entraînent des sorties de fonds plus prévisibles, une meilleure planification financière et une confiance accrue des fournisseurs dans votre Traitement des factures fournisseurs.ProcessMind visualise toutes les variantes de processus dans Microsoft Dynamics 365, quantifiant les délais d'exécution pour chaque parcours. Il identifie les causes profondes des retards et des variations, permettant la réingénierie des processus et l'établissement d'accords de niveau de service clairs, réduisant la variance des délais jusqu'à 25 %.

Cet objectif consiste à garantir que toutes les factures sont payées conformément aux conditions de paiement fournisseurs convenues, évitant ainsi les pénalités de retard et favorisant des relations positives avec les fournisseurs. Le non-respect de ces conditions peut entraîner des coûts supplémentaires et nuire à la réputation de vos opérations de comptes fournisseurs. ProcessMind surveille l'exécution des paiements par rapport aux conditions de paiement définies et aux dates d'échéance des factures au sein de Microsoft Dynamics 365. L'outil signale les paiements non conformes et identifie les inefficacités de processus sous-jacentes, aidant ainsi à réduire les retards de paiement de 15 à 30 % et à éviter les frais associés.

L'objectif est de minimiser ou d'éliminer entièrement les erreurs introduites lors de la saisie manuelle ou de la capture des données de facture. Les inexactitudes des données entraînent du retravail, des retards de paiement, des problèmes de rapprochement et une augmentation des coûts opérationnels dans le traitement des factures fournisseurs. ProcessMind identifie l'origine des erreurs de données dans le workflow de Microsoft Dynamics 365 en analysant les journaux d'événements. Il identifie les activités spécifiques ou les groupes d'utilisateurs sujets aux erreurs, permettant des formations ciblées ou des solutions d'automatisation pour réduire les erreurs de saisie de données de 50 % ou plus.

Cet objectif vise à diminuer le coût global lié au traitement d'une seule facture, de sa réception à son paiement final. Des coûts opérationnels élevés affectent la rentabilité et révèlent des inefficacités au sein du service des comptes fournisseurs. ProcessMind offre une vue détaillée de la consommation des ressources et de la durée des activités sur l'ensemble du processus de traitement des factures fournisseurs dans Microsoft Dynamics 365. L'outil aide à identifier les étapes superflues, les boucles de retravail et les interventions manuelles qui augmentent les coûts, entraînant une réduction de 10 à 20 % des coûts de traitement par facture.

L'objectif est d'améliorer la précision des prévisions de trésorerie en rendant les paiements de factures plus prévisibles. Les cycles de paiement imprévisibles entravent la planification financière et peuvent impacter la gestion du fonds de roulement de l'organisation.
ProcessMind analyse les délais de traitement des factures et les modèles de paiement historiques dans Microsoft Dynamics 365 pour prédire les dates de paiement futures avec une plus grande précision. En réduisant la variabilité du traitement, l'outil permet aux équipes de trésorerie de prévoir les décaissements de manière plus fiable, améliorant la gestion des flux de trésorerie de 15 à 25 %.

Cet objectif vise à réduire le nombre de fois où un processus de facture doit être relancé ou corrigé en raison d'écarts ou de problèmes. Un retravail excessif consomme des ressources précieuses, prolonge les délais de traitement et frustre à la fois le personnel des comptes fournisseurs et les fournisseurs. ProcessMind identifie les types et les sources les plus fréquents de divergences dans Microsoft Dynamics 365 (par exemple, écarts entre bons de commande et réceptions de marchandises, ou divergences de quantité). L'outil révèle les chemins et les activités spécifiques impliqués dans la résolution des écarts, permettant une refonte des processus pour réduire le retravail de 20 à 35 %.

Cet objectif vise à offrir aux parties prenantes des informations claires et à jour sur le statut de chaque facture, à tout moment du processus des comptes fournisseurs. Un manque de visibilité génère davantage de requêtes, d'incertitudes et complexifie la gestion des attentes fournisseurs. ProcessMind reconstitue le parcours réel de chaque facture dans Microsoft Dynamics 365, permettant une vision exhaustive de son statut actuel et de son historique. Cette transparence réduit le temps de traitement des demandes de 10 à 20 % et permet une gestion proactive du cycle de vie des factures.

L'objectif est d'intégrer toutes les activités d'approbation des factures dans un système traçable, éliminant ainsi les « processus cachés » ou les approbations se déroulant en dehors de Microsoft Dynamics 365. Les approbations non tracées posent des risques de conformité, créent des retards de traitement et entraînent la perte de pistes d'audit.
ProcessMind découvre et visualise tous les chemins d'approbation réels, y compris ceux qui s'écartent de la norme ou se produisent hors système. En mettant en lumière ces activités non tracées, il fournit les preuves nécessaires pour faire respecter les approbations basées sur le système, améliorant la conformité en détectant 90 % des parcours hors système.

Le parcours d'amélioration en 6 étapes pour le traitement des factures fournisseurs

1

Télécharger le modèle

2

Exportez vos données

3

Importez votre jeu de données

4

Analysez votre processus

5

Mettre en œuvre des améliorations

6

Surveillez votre processus

1

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Que faire

Obtenez le modèle Excel prédéfini structuré pour le traitement des factures fournisseurs, assurant la compatibilité avec les exportations de données de Microsoft Dynamics 365.

Consulter le Guide du modèle de données Télécharger le modèle
Pourquoi c'est important

L'utilisation d'un modèle standardisé garantit que vos données sont correctement formatées pour l'analyse, ce qui prévient les erreurs et accélère le processus de configuration initiale.

Résultat attendu

Un modèle Excel prêt à être rempli et adapté à votre processus de Comptabilité Fournisseur dans Microsoft Dynamics 365.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Révélez l'efficacité des comptes fournisseurs (CF) de Dynamics 365 grâce à nos insights

ProcessMind offre une cartographie claire et visuelle de l'intégralité de votre processus de facturation fournisseurs, révélant chaque étape et interaction. Découvrez les inefficacités cachées, les lacunes en matière de conformité et les opportunités d'automatisation au sein de votre environnement Dynamics 365.
  • Visualisez le workflow de bout en bout des factures fournisseurs
  • Identifier les goulots d'étranglement des processus et les boucles de retravail
  • Suivre les temps de cycle des factures et les retards de paiement
  • Comparer les variantes de processus pour identifier les meilleures pratiques
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPIQUES

Apporter une valeur concrète à la comptabilité fournisseurs

Ces résultats illustrent les améliorations mesurables obtenues par les organisations qui exploitent le Process Mining pour optimiser leur traitement des factures fournisseurs au sein de systèmes comme Microsoft Dynamics 365. En identifiant les goulots d'étranglement et les inefficacités, les entreprises peuvent générer des améliorations opérationnelles significatives et des économies de coûts.

0 % faster
Approbations de factures plus rapides

Réduire les goulots d'étranglement aux étapes d'approbation

Éliminez les retards d'approbation des factures pour accélérer les paiements. Cela améliore les relations fournisseurs et évite les pénalités de retard.

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Augmentation de la capture d'escomptes

Maximiser les économies liées aux paiements anticipés

Identifiez les opportunités de traiter les factures plus rapidement, permettant à votre organisation de maximiser les escomptes pour paiement anticipé et de réaliser des économies significatives.

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Appariement au premier passage amélioré

Automatiser le traitement des factures

Améliorez la précision de l'appariement automatisé en identifiant les causes de divergences, augmentant ainsi l'efficacité et réduisant les coûts.

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Conformité des paiements améliorée

Respect des conditions de paiement

Assurez un paiement à temps des factures, conforme aux conditions. Minimisez les pénalités, renforcez la confiance des fournisseurs et réduisez les risques financiers.

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Réduction du temps de cycle global

De la réception au paiement

Rationalisez l'ensemble du processus de la facture au paiement en découvrant et en résolvant les goulots d'étranglement de bout en bout. Cela raccourcit le délai entre la réception de la facture et le paiement final, améliorant ainsi la trésorerie et la rapidité opérationnelle.

Les résultats varient en fonction de la complexité du processus, de la qualité des données et des spécificités organisationnelles. Ces chiffres représentent des améliorations typiques observées lors d'implémentations similaires de Process Mining pour la comptabilité fournisseurs.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique de chaque document de facture fournisseur.

Pourquoi c'est important

C'est la clé essentielle pour retracer l'intégralité du cycle de vie d'une facture, ce qui en fait la base de toute analyse de Process Mining pour les comptes fournisseurs.

L'utilisateur qui a exécuté l'activité.

Pourquoi c'est important

Permet d'attribuer le travail à des individus spécifiques, facilitant l'analyse de la charge de travail, des performances et l'identification des opportunités de formation.

Le nom du fournisseur qui a soumis la facture.

Pourquoi c'est important

Permet de segmenter le processus pour identifier les problèmes spécifiques aux fournisseurs, comme les écarts fréquents ou les retards de paiement.

La valeur monétaire totale de la facture.

Pourquoi c'est important

Fournit un contexte financier, permettant d'analyser le comportement des processus en fonction de la valeur monétaire, par exemple pour identifier si les factures de grande valeur sont traitées différemment.

La date d'échéance du paiement de la facture, calculée à partir des conditions de paiement.

Pourquoi c'est important

Crucial pour mesurer la ponctualité des paiements, gérer les relations avec les fournisseurs et éviter les frais de retard de paiement.

Les modalités de paiement convenues avec le fournisseur pour la facture.

Pourquoi c'est important

Définit les échéances de paiement et les opportunités d'escompte, impactant directement la gestion de la trésorerie et les économies de coûts.

L'identifiant unique du bon de commande associé à la facture.

Pourquoi c'est important

Distingue les factures avec et sans bon de commande (PO), qui suivent des processus différents, et est essentiel pour analyser l'efficacité de l'appariement.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Marque la création initiale d'un enregistrement de facture dans le système, que ce soit par saisie manuelle, numérisation OCR ou échange de données informatisé (EDI). C'est le point de départ du cycle de vie du traitement des factures.

Pourquoi c'est important

Cette activité est l'événement de début principal du processus. L'analyse du temps écoulé entre ce point et le paiement fournit le temps de cycle global de la facture, qui est un indicateur de performance clé.

La facture est officiellement soumise à un workflow pour examen et approbation par le personnel autorisé. Ceci marque le début du cycle d'approbation.

Pourquoi c'est important

Il s'agit d'une étape clé qui déclenche le calcul du temps de cycle d'approbation des factures. Elle permet de différencier le temps de saisie/rapprochement des données de la latence d'approbation.

Représente l'approbation finale dans le workflow, autorisant la comptabilisation de la facture pour paiement. Il s'agit d'un jalon critique avant que la facture n'entre dans la phase de paiement.

Pourquoi c'est important

Marque la fin du cycle d'approbation. Le temps entre la 'Soumission pour approbation' et cette activité est un KPI clé pour identifier les goulots d'étranglement d'approbation et les workflows de longue durée.

La facture approuvée est officiellement enregistrée dans le grand livre, créant ainsi une obligation financière. Il s'agit d'une transaction comptable critique, et souvent irréversible.

Pourquoi c'est important

La comptabilisation est une étape clé qui rend la facture éligible au paiement. Elle confirme que toutes les étapes de validation et d'approbation sont terminées et que la dette est reconnue.

Le paiement est officiellement effectué par la comptabilisation d'un journal de paiement. Cette transaction règle l'obligation financière créée par la facture comptabilisée.

Pourquoi c'est important

C'est un événement de fin principal pour le processus. Il est utilisé pour calculer la conformité aux conditions de paiement, identifier les retards de paiement et mesurer le temps de cycle final de bout en bout.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining analyse les journaux d'événements de Dynamics 365 pour reconstituer le flux réel de vos factures fournisseurs. Il identifie les goulots d'étranglement, les écarts par rapport au processus standard et les zones nécessitant un effort manuel important. Ces informations précieuses aident à optimiser les workflows, à réduire les délais d'approbation et à améliorer la conformité.

Vous avez généralement besoin de journaux d'événements contenant un identifiant de cas (Case ID) (par ex., Numéro de facture), une Activité (par ex., « Facture Reçue », « Approbation Initiée ») et un Timestamp pour chaque événement. Des attributs supplémentaires tels que 'Approbateur', 'Montant de la facture' ou 'Fournisseur' enrichissent l'analyse. Ces données permettent de reconstituer le parcours complet de la facture.

Vous pouvez vous attendre à des améliorations quantifiables telles que la réduction des délais de cycle d'approbation des factures et une meilleure capture des escomptes pour paiement anticipé. Le Process Mining révèle des opportunités d'automatiser le rapprochement, d'éliminer la reprise de travail et d'assurer une meilleure conformité aux conditions de paiement. Il offre également une visibilité accrue et en temps réel sur vos opérations de comptes fournisseurs.

L'extraction initiale des données et la configuration du modèle peuvent généralement prendre quelques semaines, selon la disponibilité et la complexité des données. Une fois le modèle construit, les premiers aperçus sur les goulots d'étranglement et les écarts peuvent être générés rapidement, souvent en quelques jours. Un suivi continu offre ensuite des opportunités d'optimisation permanentes.

Bien qu'une connaissance de base de SQL ou des outils de reporting de Dynamics 365 soit utile, de nombreux outils de Process Mining proposent des connecteurs ou des modèles pour les systèmes ERP courants. Vous aurez principalement besoin d'accéder à la base de données sous-jacente ou aux entités de données pertinentes. Travailler avec votre équipe informatique garantira une extraction de données efficace et précise.

Oui, en comparant la carte des processus découverte au processus standard attendu, le Process Mining peut mettre en évidence les déviations qui signalent des contournements manuels ou des approbations effectuées en dehors de Dynamics 365. Cela contribue à révéler les processus cachés et à améliorer l'intégrité des données. Ces activités non suivies entraînent souvent des retards et des risques de non-conformité.

Le Process Mining ne s'intègre généralement pas directement à Dynamics 365 de manière transactionnelle et en temps réel. Il ingère plutôt les données d'événements historiques extraites de Dynamics 365. Les informations obtenues grâce au Process Mining sont ensuite utilisées pour éclairer et optimiser les configurations ou les changements de processus au sein de votre environnement Dynamics 365 existant.

Parmi les défis courants figurent la garantie de la qualité des données, la cartographie précise des diverses activités du système aux étapes du processus, et la gestion de grands ensembles de données. Définir un périmètre clair et avoir accès à des experts du domaine métier sont cruciaux pour une implémentation réussie. Aborder ces points de manière proactive peut fluidifier l'avancement du projet.

Éliminez les paiements en double. Optimisez le traitement des factures fournisseurs.

Identifiez les inefficacités, éliminez les frais de retard et réduisez les coûts de traitement de 60 %.

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