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Améliorer le traitement de vos factures fournisseurs

Votre guide en 6 étapes pour optimiser le traitement de la comptabilité fournisseurs NetSuite.
Améliorer le traitement de vos factures fournisseurs
Défis (11) Objectifs (11) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (4)
Processus: Traitement des factures fournisseurs
Système: NetSuite
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Optimiser les factures fournisseurs NetSuite pour des paiements plus rapides et conformes

Libérez l'efficacité de vos processus de paiement. Notre plateforme vous aide à cibler les inefficacités courantes qui entraînent des retards de paiement et des risques de conformité. Identifiez facilement les goulots d'étranglement et les ressources inutilisées pour rationaliser vos opérations. Obtenez des flux de travail plus rapides, plus conformes et plus rentables.

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Pourquoi l'optimisation du Traitement des Factures Fournisseurs dans NetSuite est cruciale

Le Traitement des Factures Fournisseurs (AP) est une opération financière fondamentale pour toute organisation, ayant un impact direct sur les flux de trésorerie, les relations avec les fournisseurs et l'efficacité opérationnelle. Au sein de NetSuite, bien que le système offre des capacités robustes, le processus sous-jacent peut souvent receler des inefficacités cachées. Les interventions manuelles, les workflows incohérents et le manque de visibilité en temps réel sur le cycle de vie des factures peuvent entraîner une cascade de problèmes coûteux. Pensez aux conséquences des retards de paiement (pénalités, pertes d'escomptes pour paiement anticipé), à la charge administrative découlant de la gestion des exceptions, ou aux risques de conformité liés aux approbations non auditées. Ces problèmes érodent la rentabilité et mettent à mal la confiance des fournisseurs. Pour maîtriser pleinement vos finances, comprendre le flux réel de chaque facture, de son statut de Facture Reçue à celui de Paiement Effectué dans NetSuite, n'est pas seulement bénéfique, c'est impératif pour une gestion d'entreprise stratégique. Un Traitement des Factures Fournisseurs efficace est un avantage concurrentiel.

Comment le Process Mining met en lumière votre Workflow AP NetSuite

Le Process Mining offre une approche révolutionnaire pour comprendre et améliorer votre Traitement des Factures Fournisseurs en exploitant les journaux d'événements détaillés déjà présents dans votre système NetSuite. Au lieu de s'appuyer sur des cartes de processus théoriques ou des preuves anecdotiques, le Process Mining reconstruit le parcours réel de chaque facture. En analysant des événements tels que Saisie des données de facture, Facture validée, Commande d'achat rapprochée, Réception de marchandises rapprochée, Facture approuvée et Paiement exécuté, il crée une cartographie objective et axée sur les données de votre processus. Cette technique analytique puissante met en évidence les points de blocage des factures, identifie les déviations courantes par rapport au chemin idéal et quantifie précisément l'impact des boucles de retravail (par exemple, les factures qui repassent plusieurs fois par les étapes de Discrépance résolue ou Facture acheminée pour approbation). Vous obtenez une visibilité inégalée sur vos opérations NetSuite, révélant le véritable temps de cycle pour chaque facture et identifiant les goulets d'étranglement exacts qui ralentissent vos paiements. Cette vision factuelle est essentielle pour comprendre comment améliorer le Traitement des Factures Fournisseurs.

Domaines clés d'amélioration des processus

L'application du Process Mining aux données de vos comptes fournisseurs NetSuite révèle des opportunités d'amélioration spécifiques et exploitables, selon plusieurs axes :

  • Résolution des goulots d'étranglement : Identifiez les utilisateurs, départements ou étapes d'approbation spécifiques qui causent systématiquement des retards. Par exemple, vous pourriez découvrir que les factures nécessitant l'approbation d'un centre de coûts particulier sont souvent bloquées, prolongeant ainsi le temps de cycle global du Traitement des Factures Fournisseurs.
  • Potentiel d'automatisation : Identifiez les tâches manuelles répétitives ou les scénarios courants de gestion des exceptions qui se prêtent à l'automatisation dans ou autour de NetSuite. Cela peut aller de l'automatisation robotisée des processus (RPA) pour la saisie des données à l'amélioration des workflows NetSuite existants pour le rapprochement automatisé.
  • Amélioration de la conformité : Détectez les cas où les factures sont traitées ou payées sans respecter les politiques internes, comme l'absence de bons de commande ou de réceptions de marchandises, ou les paiements effectués en dehors des conditions convenues. Cela contribue à renforcer la gouvernance financière et à réduire les risques d'audit.
  • Réduction de la variabilité des processus : Comprenez pourquoi différentes factures demandent des délais variables pour être finalisées et standardisez les chemins les plus efficaces pour réduire la variabilité globale des processus.
  • Analyse des causes profondes : Analysez en profondeur les causes des activités fréquentes de Discrépance résolue, en identifiant les problèmes en amont dans les approvisionnements ou la réception des marchandises qui impactent les comptes fournisseurs.

Résultats concrets et avantages mesurables

L'optimisation de votre Traitement des Factures Fournisseurs avec le Process Mining génère des avantages significatifs et mesurables pour votre organisation. Vous pouvez vous attendre à constater :

  • Réduction du temps de cycle : Une diminution substantielle du temps nécessaire à une facture pour passer du statut de Facture Reçue à Paiement Effectué. C'est une réponse directe à comment réduire le temps de cycle du Traitement des Factures Fournisseurs.
  • Réduction des coûts de traitement : En éliminant les retravaux, en réduisant l'effort manuel et en rationalisant les workflows, le coût par facture traitée diminue considérablement.
  • Conformité améliorée : Une meilleure adhésion aux conditions de paiement, aux politiques d'approbation internes et aux exigences réglementaires, minimisant les risques financiers et améliorant la préparation aux audits.
  • Gestion optimisée des flux de trésorerie : Des paiements plus prévisibles et efficaces permettent une meilleure prévision de la trésorerie et la possibilité de saisir davantage d'escomptes pour paiement anticipé, impactant directement vos résultats.
  • Relations fournisseurs renforcées : Des paiements ponctuels et cohérents favorisent la confiance et la fidélité de vos fournisseurs, ce qui peut conduire à de meilleures conditions de négociation.
  • Satisfaction accrue des employés : Libérer votre équipe AP des tâches manuelles et répétitives lui permet de se concentrer sur des activités plus stratégiques.

En fin de compte, l'optimisation des processus dans les comptes fournisseurs se traduit par une opération financière plus agile, conforme et rentable au sein de NetSuite, offrant un retour sur investissement clair.

Prêt(e) à transformer votre AP ?

S'engager dans l'optimisation de votre Traitement des Factures Fournisseurs NetSuite ne doit pas être intimidant. Avec les bons outils et les bonnes informations, vous pouvez rapidement déceler les inefficacités et mettre en œuvre des améliorations qui apporteront des avantages substantiels. Commencez dès aujourd'hui à visualiser vos processus réels et libérez tout le potentiel de votre département AP.

Traitement des factures fournisseurs Gestion des factures Équipe des comptes fournisseurs Traitement des paiements Paiements fournisseurs Optimisation des flux de trésorerie Gestion de la conformité Automatisation de la facturation Rapprochement des bons de commande Opérations financières

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les factures restent fréquemment bloquées en attente d'approbation, ce qui entraîne des retards de paiement et des relations tendues avec les fournisseurs. Cela impacte la prévisibilité des flux de trésorerie et peut faire manquer des escomptes pour paiement anticipé dans le traitement des factures fournisseurs. ProcessMind révèle les points de blocage des approbations, identifiant les approbateurs ou les étapes spécifiques qui causent des retards dans votre workflow NetSuite. Cela permet des interventions ciblées pour rationaliser la hiérarchie d'approbation et accélérer le traitement des factures.

Les précieux escomptes pour paiement anticipé sont souvent perdus, les factures n'étant pas traitées et réglées dans les délais impartis. Cela impacte directement la rentabilité de votre entreprise et réduit les économies potentielles d'un traitement efficace des factures fournisseurs. ProcessMind suit le cycle de vie de chaque facture et ses conditions de paiement, identifiant celles qui manquent systématiquement les opportunités d'escompte dans NetSuite. L'outil met en lumière les causes profondes de ces retards, permettant ainsi d'ajuster les processus pour maximiser les économies.

La saisie manuelle et les étapes de validation des données introduisent des erreurs qui nécessitent un retravail important, augmentant ainsi le temps de traitement et les coûts. Ces problèmes entraînent souvent des retards et de l'insatisfaction dans le processus de traitement des factures fournisseurs. ProcessMind visualise toutes les boucles de retravail et les corrections d'erreurs au sein de votre processus de comptes fournisseurs NetSuite, identifiant précisément où et pourquoi les incohérences de données ou les rejets se produisent. Cette analyse aide à automatiser ou à améliorer les étapes manuelles pour réduire les erreurs.

Les paiements peuvent parfois s'écarter des politiques établies ou des conditions de paiement contractuelles, exposant l'organisation à des risques de non-conformité, des pénalités et d'éventuels dommages à la réputation. Le respect des règles est essentiel dans le traitement des factures fournisseurs. ProcessMind compare l'exécution réelle des paiements aux conditions de paiement définies et aux politiques internes enregistrées dans NetSuite, identifiant chaque cas de non-conformité. Il fournit les preuves nécessaires pour faire respecter les politiques et atténuer les risques.

Le rapprochement des factures avec les bons de commande et les réceptions de marchandises est un goulot d'étranglement fréquent, entraînant des retards et nécessitant une intervention manuelle pour les exceptions. Cela impacte directement l'efficacité et la rapidité du traitement des factures fournisseurs. ProcessMind cartographie le flux complet de rapprochement BC/RM (Bon de Commande/Réception Marchandise) dans NetSuite, révélant où les écarts surviennent le plus souvent et combien de temps prend la résolution des divergences. La solution identifie les opportunités d'automatiser le rapprochement ou d'optimiser la gestion des exceptions.

Les équipes peinent à connaître le statut exact d'une facture à un instant T, ce qui entraîne une perte de temps en suivi, des demandes en double et un manque de transparence. Ceci entrave la gestion efficace du traitement des factures fournisseurs. ProcessMind offre une visualisation complète du parcours de chaque facture dans NetSuite, fournissant des informations en temps réel sur son statut actuel, les goulots d'étranglement et les prochaines étapes. Cela améliore la visibilité et permet une gestion proactive.

Le coût par facture traitée reste élevé en raison des efforts manuels, des reprises et des workflows inefficaces. Ces coûts cachés érodent la rentabilité et limitent les ressources disponibles pour les initiatives stratégiques dans le traitement des factures fournisseurs. ProcessMind quantifie le temps et les ressources consacrés à chaque étape du processus au sein de NetSuite, identifiant les facteurs de coût et les opportunités d'automatisation ou d'optimisation. Il fournit des informations basées sur les données pour réduire considérablement les coûts de traitement.

Les factures sont traitées via de nombreuses variations, souvent non autorisées, du workflow standard, ce qui entraîne des cycles de traitement imprévisibles et des résultats incohérents. Ce manque de standardisation complique le traitement efficace des factures fournisseurs. ProcessMind découvre tous les parcours réels des factures dans NetSuite, mettant en évidence les écarts par rapport au chemin idéal prévu. Cette connaissance permet aux organisations de standardiser les processus et d'appliquer les meilleures pratiques.

Lorsque des écarts surviennent entre les factures, les bons de commande (BC) ou les réceptions de marchandises (RM), leur résolution se transforme souvent en un effort manuel et prolongé, ce qui retarde les paiements et affecte les relations fournisseurs. Il s'agit d'un défi fréquent dans le traitement des factures fournisseurs. ProcessMind suit le cycle de vie complet de la résolution des écarts au sein de NetSuite, de leur identification à leur clôture finale. L'outil met en évidence les goulots d'étranglement spécifiques et les causes fréquentes de retards, permettant ainsi des améliorations ciblées pour accélérer la résolution.

Des délais de traitement des factures et des retards de paiement imprévisibles entravent la précision des prévisions et de la gestion des flux de trésorerie, impactant ainsi la planification financière et l'utilisation du fonds de roulement. Cette situation affecte directement la santé financière liée au traitement des factures fournisseurs. ProcessMind offre des analyses précises des cycles de paiement réels et anticipe les futurs délais de paiement grâce aux données historiques de NetSuite. Cela permet d'améliorer les prévisions de trésorerie et d'optimiser la gestion stratégique du fonds de roulement.

La charge de travail liée au traitement et à l'approbation des factures est souvent inégalement répartie entre les membres de l'équipe, ce qui en submerge certains tandis que d'autres sont sous-utilisés. Cela crée des goulets d'étranglement et des inefficacités dans le processus de traitement des factures fournisseurs. ProcessMind analyse les journaux d'activité des opérateurs et des approbateurs dans NetSuite, révélant les déséquilibres dans l'attribution des tâches et les temps de traitement individuels. Ces données permettent une allocation optimisée des ressources et un meilleur équilibrage de la charge de travail pour améliorer l'efficacité globale.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Les retards dans l'approbation des factures ont un impact direct sur les relations avec les fournisseurs et peuvent entraîner la perte d'escomptes de paiement anticipé. L'accélération des cycles d'approbation dans la gestion des factures fournisseurs assure une progression efficace des factures dans le système, réduisant ainsi les pénalités de retard et améliorant le flux opérationnel.ProcessMind visualise les chemins d'approbation et identifie les goulots d'étranglement ou les routages non conformes spécifiques au sein de NetSuite. En analysant les délais d'approbation pour chaque facture, les organisations peuvent cerner les causes profondes des retards et mettre en œuvre des automatisations ciblées ou des ajustements de workflow pour réduire considérablement les délais.

L'obtention d'escomptes anticipés est un moyen direct de réduire les coûts et d'améliorer la rentabilité du traitement des factures fournisseurs. De nombreuses organisations passent à côté de ces opportunités en raison de la lenteur de leurs processus ou d'un manque de visibilité sur les factures éligibles et leurs dates d'échéance dans NetSuite. ProcessMind met en évidence les factures éligibles à des escomptes anticipés, mais dont le paiement n'est pas effectué dans les délais requis. Il identifie les écarts et les retards de processus qui empêchent les paiements ponctuels, favorisant ainsi une stratégie basée sur les données pour accroître les taux d'obtention d'escomptes et optimiser les flux de trésorerie.

La saisie manuelle des données dans le traitement des factures fournisseurs est une source majeure d'erreurs, entraînant un retravail, des écarts de paiement et une augmentation des coûts de traitement. La réduction de ces erreurs améliore la précision des données et rationalise l'ensemble du cycle de vie des factures dans NetSuite. ProcessMind analyse les journaux d'événements pour détecter les boucles de correction manuelle et les activités de ressaisie au sein du processus de facturation. Il identifie les étapes et activités spécifiques où les erreurs surviennent fréquemment, permettant d'automatiser, d'améliorer la validation des données ou de mettre en place des formations pour éliminer ces inefficacités.

Assurer une stricte adhésion aux conditions de paiement et aux politiques internes est essentiel pour la gouvernance financière et la gestion des risques dans la gestion des factures fournisseurs. La non-conformité peut entraîner des pénalités, des atteintes à la réputation et des pertes financières dans NetSuite.ProcessMind cartographie les processus de paiement réels par rapport aux règles de conformité définies, telles que les conditions de paiement et les hiérarchies d'approbation. Il identifie les écarts, comme les paiements non autorisés ou les retards de paiement qui violent les accords avec les fournisseurs, fournissant des informations pour renforcer les contrôles et réduire les risques de non-conformité.

Le rapprochement des bons de commande (PO) et des réceptions de marchandises (GR) avec les factures est souvent une étape complexe et chronophage dans le traitement des factures fournisseurs. L'optimisation de ce processus réduit les efforts manuels, accélère les approbations et minimise les écarts dans NetSuite. ProcessMind visualise le flux de chaque facture à travers le processus de rapprochement, identifiant où le rapprochement à trois voies échoue ou crée des retards. Il met en évidence la fréquence et la nature des non-concordances, permettant de repenser les processus pour réduire les exceptions et améliorer les taux de rapprochement au premier passage.

Le manque de visibilité claire sur le statut en temps réel des factures peut entraver la prise de décision efficace, entraîner des demandes d'information redondantes et impacter la prévision des flux de trésorerie. Améliorer la visibilité dans le traitement des factures fournisseurs garantit que toutes les parties prenantes disposent d'informations actualisées dans NetSuite. ProcessMind reconstitue le parcours réel de chaque facture, fournissant une chronologie claire, événement par événement. Cela permet aux organisations de suivre des factures spécifiques, d'identifier où elles sont bloquées, et de créer des dashboards offrant des informations complètes et en temps réel sur l'ensemble du déroulement et de la performance du processus des comptes fournisseurs.

Les coûts opérationnels élevés liés au traitement des factures fournisseurs proviennent de workflows inefficaces, d'interventions manuelles excessives et de cycles de traitement prolongés. La réduction de ces coûts a un impact direct sur les résultats financiers et améliore l'efficacité des départements au sein de NetSuite. ProcessMind quantifie le temps et les ressources consacrés à chaque activité du processus de gestion des comptes fournisseurs, identifiant les écarts coûteux et les goulots d'étranglement. Il offre une vue claire des endroits où les ressources sont surutilisées ou les processus sont inefficaces, permettant des interventions ciblées pour réaliser des économies substantielles par facture.

L'exécution incohérente des workflows de traitement des factures fournisseurs entraîne des résultats imprévisibles, une augmentation des erreurs et des difficultés à adapter les opérations. La standardisation de ces processus assure la cohérence, la prévisibilité et l'efficacité pour toutes les factures dans NetSuite. ProcessMind découvre automatiquement toutes les variantes réelles des processus de traitement des factures, mettant en évidence les écarts par rapport au chemin idéal. Il identifie où et pourquoi les variations se produisent, permettant aux organisations d'appliquer les meilleures pratiques, de rationaliser les workflows et de réduire les étapes sans valeur ajoutée.

Les retards dans la résolution des écarts, tels que les incohérences de quantités ou de prix, prolongent considérablement le cycle de gestion des factures fournisseurs. Une résolution plus rapide améliore l'efficacité, réduit les délais de paiement et renforce les relations avec les fournisseurs dans NetSuite.ProcessMind identifie les types d'écarts spécifiques, leurs origines, ainsi que les chemins et durées typiques de leur résolution. En analysant ces modèles, les organisations peuvent détecter les problèmes récurrents et les goulots d'étranglement dans le processus de résolution, permettant ainsi une résolution plus rapide et plus efficace.

Une gestion efficace des factures fournisseurs est essentielle pour une bonne gestion du fonds de roulement et des flux de trésorerie. Des processus sous-optimaux peuvent immobiliser des liquidités ou entraîner des pertes d'opportunités financières, affectant la santé financière globale de l'organisation utilisant NetSuite.ProcessMind fournit des informations sur le respect des conditions de paiement, les délais moyens de traitement des factures et les opportunités d'escomptes pour paiement anticipé. En optimisant le cycle de paiement sur la base de données de processus réelles, les organisations peuvent gérer stratégiquement leurs sorties de fonds, améliorant ainsi l'utilisation de leur fonds de roulement.

Une répartition inégale de la charge de travail au sein du service des comptes fournisseurs peut engendrer des goulots d'étranglement, de l'épuisement professionnel (burnout) et une diminution de l'efficacité générale du département. Une distribution équilibrée assure une utilisation optimale des ressources et des délais de traitement des factures constants dans NetSuite. ProcessMind analyse les activités réalisées par chaque collaborateur et le volume de factures traité, identifiant ainsi les ressources surchargées ou sous-utilisées. Grâce à ces données, les gestionnaires peuvent redistribuer les tâches de manière efficace, garantissant un flux de travail plus fluide et réduisant les retards de traitement.

Le parcours d'amélioration en 6 étapes pour les Comptes Fournisseurs dans NetSuite

1

Télécharger le modèle

2

Exporter vos données NetSuite

3

Chargez votre jeu de données

4

Analysez votre processus de comptes fournisseurs

5

Mettre en œuvre des améliorations pour les processus de comptes fournisseurs

6

Suivre l'avancement du processus des comptes fournisseurs

1

Télécharger le modèle

Que faire

Accédez et téléchargez le modèle de données Excel préconfiguré, spécialement conçu pour le traitement des factures fournisseurs de NetSuite. Il vous assure ainsi de disposer de la structure adéquate pour vos données historiques.

Consulter le Guide du modèle de données Télécharger le modèle
Pourquoi c'est important

Dès le départ, disposer de la bonne structure de données est crucial pour une analyse précise, afin de prévenir les erreurs et les reprises ultérieures dans le processus. Cela simplifie la préparation de vos données.

Résultat attendu

Un modèle de données prêt à l'emploi, adapté aux données de traitement des factures fournisseurs de NetSuite.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Découvrez les efficacités cachées dans les workflows AP de NetSuite

ProcessMind révèle le véritable flux de vos factures fournisseurs NetSuite grâce à des visualisations intuitives. Obtenez des informations approfondies sur chaque étape et découvrez les domaines propices à l'optimisation et à l'automatisation.
  • Visualiser le flux de processus de la comptabilité fournisseurs de bout en bout
  • Identifier les goulots d'étranglement dans l'approbation des factures
  • Identifier les parcours de paiement non conformes
  • Optimiser les cycles de paiement et réduire les coûts
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RÉSULTATS TYPIQUES

Obtenez des résultats tangibles en matière de comptes fournisseurs.

Ces résultats mettent en évidence les gains d'efficacité et les économies de coûts significatifs généralement réalisés par les organisations qui optimisent leur processus de traitement des factures fournisseurs NetSuite grâce aux informations issues du Process Mining.

0 % faster
Approbation des factures plus rapide

Réduction moyenne du temps d'approbation

Accélérez vos processus d'approbation des factures en identifiant et en éliminant les goulets d'étranglement, garantissant ainsi des paiements ponctuels et de meilleures relations avec les fournisseurs.

0 % uplift
Maximiser les escomptes pour paiement anticipé

Augmentation du taux d'escompte anticipé

Identifiez les opportunités de payer les factures par anticipation et d'obtenir de précieux escomptes, contribuant directement à votre résultat net.

0 % fewer
Moins de reprises et d'erreurs

Diminution du taux de reprises sur les factures

Éliminer les sources d'erreurs courantes et réduire le besoin de corrections manuelles, libérant ainsi le personnel des comptes fournisseurs (AP) pour des tâches plus stratégiques.

0 % adherence
Conformité de paiement améliorée

Amélioration du respect des délais de paiement

Assurer que les paiements sont effectués à temps et conformément aux conditions, minimisant les frais de retard et renforçant les relations avec les fournisseurs.

0 % higher
Meilleur rapprochement commande/réception

Augmentation du taux de succès du rapprochement automatique

Améliorer l'efficacité de votre rapprochement entre commandes d'achat et réceptions de marchandises, en réduisant les interventions manuelles et en accélérant le traitement.

0 days less
Fonds de roulement optimisé

Réduction du délai moyen de paiement fournisseurs

Obtenez une visibilité complète sur vos flux de trésorerie et optimisez les délais de paiement pour améliorer la gestion de votre fonds de roulement sans nuire à vos relations fournisseurs.

Les résultats varient en fonction de la complexité spécifique du processus, du volume et de la qualité des données propres à chaque organisation. Ces chiffres représentent des améliorations typiques observées lors de diverses implémentations.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique de chaque facture fournisseur.

Pourquoi c'est important

C'est l'attribut fondamental qui relie tous les événements connexes en une seule instance de processus, permettant une analyse de bout en bout du cycle de vie de chaque facture.

Le nom de l'activité commerciale ou de l'événement survenu dans le processus de facturation.

Pourquoi c'est important

Il définit les étapes du processus, permettant la visualisation de la cartographie des processus, le calcul des temps de transition, et l'identification des goulots d'étranglement et des boucles de reprise.

L'horodatage indiquant le début d'une activité ou d'un événement.

Pourquoi c'est important

Il fournit la séquence chronologique des événements, ce qui est essentiel pour calculer toutes les métriques basées sur la durée, découvrir les goulots d'étranglement et comprendre la performance du processus.

Le nom du fournisseur qui a soumis la facture.

Pourquoi c'est important

Permet une analyse de la performance par fournisseur, ce qui aide à identifier les fournisseurs problématiques, à négocier de meilleures conditions et à gérer efficacement les relations.

Le montant total de la facture.

Pourquoi c'est important

Permet l'analyse de l'impact financier des inefficacités de processus et la segmentation des factures par valeur pour prioriser les éléments à forte valeur.

L'identifiant du bon de commande associé à la facture, le cas échéant.

Pourquoi c'est important

Distingue les factures avec bon de commande (PO) des factures sans bon de commande, qui suivent souvent des chemins de processus différents et présentent un potentiel d'automatisation variable. C'est essentiel pour analyser l'efficacité de la correspondance.

L'utilisateur responsable du traitement ou de la saisie de la facture.

Pourquoi c'est important

Permet l'analyse de la charge de travail, le suivi des performances et l'analyse des causes profondes des erreurs en attribuant les activités à des membres spécifiques du personnel des comptes fournisseurs (AP).

L'utilisateur responsable de l'approbation de la facture en vue du paiement.

Pourquoi c'est important

Soutient directement l'identification des goulots d'étranglement dans le processus d'approbation et aide à analyser la charge de travail et la performance des managers impliqués dans la chaîne d'approbation.

La date à laquelle la facture doit être payée pour éviter les pénalités.

Pourquoi c'est important

C'est l'indicateur clé pour mesurer la performance des paiements à temps, essentiel pour les relations fournisseurs et la conformité financière.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Marque l'entrée d'une nouvelle facture fournisseur dans NetSuite. Cet événement est capturé à partir de la date de création de l'enregistrement de la facture fournisseur (Vendor Bill), représentant le début officiel du processus des comptes fournisseurs.

Pourquoi c'est important

Établit le point de départ pour tous les calculs de temps de cycle de traitement des factures, ce qui est essentiel pour mesurer l'efficacité globale du processus et suivre le vieillissement des factures.

Cet événement marque le moment où la facture fournisseur (Vendor Bill) est officiellement soumise à un workflow d'approbation. Il est enregistré lorsque le « statut d'approbation » (Approval Status) de la facture passe de l'état brouillon à « en attente d'approbation » (Pending Approval).

Pourquoi c'est important

Cette activité est le point de départ pour mesurer le temps de cycle d'approbation, ce qui est essentiel pour identifier les goulets d'étranglement liés à des approbateurs ou des services spécifiques.

Signifie que la facture fournisseur a été autorisée pour paiement par le ou les approbateurs désignés. Ceci est capturé lorsque le « Statut d'approbation » de la facture est défini sur « Approuvé ».

Pourquoi c'est important

Il s'agit d'une étape clé qui conclut la phase d'approbation et permet la comptabilisation et la planification du paiement de la facture. C'est un point de données essentiel pour mesurer l'efficacité de l'approbation.

Marque le moment où l'impact financier de la facture fournisseur (Vendor Bill) est officiellement enregistré dans le Grand Livre. Cet événement est capturé par la date de transaction lorsque la facture est approuvée et que l'indicateur « Comptabilisation » (Posting) est activé.

Pourquoi c'est important

Il s'agit d'un point de contrôle financier clé, confirmant que la dette a été formellement reconnue par l'entreprise. Les retards de comptabilisation peuvent affecter la précision des rapports financiers.

Représente l'exécution finale du paiement de la facture. Cet événement est capturé à partir de la date de transaction de l'enregistrement de paiement fournisseur appliqué à la facture fournisseur.

Pourquoi c'est important

C'est le point final principal du processus des comptes fournisseurs (AP) et il est essentiel pour calculer le temps de cycle de bout en bout, le respect des conditions de paiement et le nombre de jours de paiement fournisseurs (Days Payable Outstanding - DPO).

Marque la clôture finale de l'enregistrement de la facture fournisseur (Vendor Bill), généralement après son paiement intégral. Ceci est déduit lorsque le statut de la facture fournisseur passe à « Entièrement payée » (Paid in Full).

Pourquoi c'est important

Fournit un événement de fin définitif pour le cycle de vie du processus, confirmant qu'aucune autre action n'est requise pour cette facture spécifique.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining visualise vos workflows réels de comptes fournisseurs dans NetSuite, révélant des inefficacités cachées telles que les goulots d'étranglement d'approbation et le retravail manuel excessif. Il aide à identifier les causes profondes des retards et de la non-conformité, vous permettant d'optimiser les processus pour des paiements plus rapides et une réduction significative des coûts. Cela conduit à une meilleure gestion de la trésorerie et à une augmentation de l'obtention des escomptes pour paiement anticipé.

Vous avez généralement besoin de données transactionnelles issues de NetSuite, relatives aux factures, bons de commande, réceptions de marchandises et paiements. Les points de données clés incluent les ID de facture, les noms d'activité (par exemple, 'Facture créée', 'Approuvée', 'Payée'), les horodatages pour chaque activité et les ID utilisateur. Ces données sont ensuite structurées au format de journal d'événements pour l'analyse.

Vous pouvez vous attendre à des améliorations significatives, notamment l'accélération des cycles d'approbation des factures et une meilleure capture des escomptes pour paiement anticipé. De plus, le process mining contribue à réduire les erreurs manuelles, à renforcer la conformité des paiements et à optimiser la gestion du fonds de roulement en fournissant des informations claires sur la performance et le respect des processus. Il favorise également une meilleure répartition de la charge de travail au sein du personnel des comptes fournisseurs.

Les outils modernes de Process Mining sont conçus pour les utilisateurs métiers et abstraient une grande partie de la complexité technique, de sorte qu'une expertise approfondie en science des données n'est généralement pas requise. L'extraction des données est une opération en lecture seule, garantissant l'absence de perturbation de votre environnement NetSuite en production. L'objectif est d'analyser les données existantes, et non de modifier directement les opérations ou les workflows du système.

Les données sont généralement extraites de NetSuite à l'aide des outils de reporting standard, des recherches sauvegardées (Saved Searches) ou des requêtes directes à la base de données, garantissant l'absence de perturbation des opérations en cours. Les données brutes sont ensuite transformées en un journal d'événements (event log), qui normalise les activités et les horodatages (timestamps) pour chaque facture, les rendant ainsi exploitables par les algorithmes de Process Mining. Cette transformation prépare vos données pour une visualisation et une analyse précises.

Après l'extraction et la mise en place initiales des données, qui peuvent prendre quelques semaines selon le volume et la complexité des données, des analyses préliminaires sont souvent disponibles en un mois. Une analyse approfondie et des recommandations concrètes suivent généralement dans les 2 à 3 mois, permettant des cycles d'amélioration continue et des efforts d'optimisation durables.

Oui, en visualisant les parcours réels des factures, le process mining permet de mettre en évidence les écarts par rapport aux règles définies et aux politiques de conformité. Il révèle les étapes non autorisées, les retards d'approbation ou les incohérences dans le processus de rapprochement des bons de commande (BC) et des réceptions de marchandises (RM). Cela vous permet de traiter de manière proactive les risques d'audit potentiels et les erreurs, garantissant ainsi l'adhésion aux réglementations internes et externes.

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