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Améliorez votre processus Purchase to Pay - Commande d'achat

Optimiser Coupa P2P : Votre guide en 6 étapes pour l'efficacité
Améliorez votre processus Purchase to Pay - Commande d'achat
Défis (11) Objectifs (11) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (5)
Processus: Achats au paiement - Commande d'achat
Système: Coupa
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Optimiser les bons de commande Coupa : Accélérez l'efficacité P2P

La gestion des bons de commande est souvent complexe, avec à la clé des retards d'approbation et des dates de livraison manquées. Notre plateforme vous aide à repérer précisément les inefficacités de votre processus. Elle vous guide vers des améliorations fondées sur les données pour fluidifier les opérations et gagner en efficacité dans vos achats.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser vos Bons de Commande Coupa ?

Une gestion efficace de votre processus Achats au Paiement (P2P), et plus particulièrement du cycle de vie des Bons de Commande (BC), est essentielle pour la santé financière et l'efficacité opérationnelle. Dans un système comme Coupa, qui gère les dépenses critiques de l'entreprise, un processus de Bons de Commande inefficace peut entraîner des fuites financières significatives, des bottlenecks opérationnels et des relations tendues avec les fournisseurs. Lorsque les Bons de Commande progressent lentement ou sont fréquemment retravaillés, votre organisation est confrontée à un accès retardé aux biens et services nécessaires, à des coûts administratifs accrus, à des pénalités potentielles pour les retards de paiement et même à des risques de conformité.

Optimiser votre processus de Bons de Commande Coupa ne consiste pas seulement à accélérer les choses, mais à prendre le contrôle de vos dépenses, à garantir une exécution rapide et à renforcer les capacités de votre équipe d'approvisionnement. Comprendre le flux réel d'un Bon de Commande, de sa réquisition initiale à la réception finale des marchandises, révèle des opportunités de rationaliser les opérations, de réduire les efforts manuels et d'améliorer l'efficacité globale de votre fonction d'approvisionnement. Sans informations claires sur la performance des processus, identifier les causes profondes des retards ou des déviations dans votre workflow de Bons de Commande peut sembler une tâche impossible, ce qui impacte directement votre capacité à gérer le fonds de roulement et à obtenir des conditions fournisseurs favorables.

Comment le Process Mining améliore l'optimisation des Bons de Commande

Le Process Mining offre une approche puissante et axée sur les données pour décortiquer et comprendre le parcours complexe de chaque Bon de Commande au sein de votre système Coupa. Au lieu de s'appuyer sur des hypothèses ou des preuves anecdotiques, le Process Mining reconstitue le chemin d'exécution réel de chaque Bon de Commande en exploitant les données d'Event Log de Coupa. Ceci vous permet de visualiser le flux de processus réel, d'identifier toutes les variantes et de localiser précisément où les Bons de Commande sont retardés ou s'écartent du chemin standard. Par exemple, vous pouvez voir si Purchase Requisition Approved prend systématiquement trop de temps avant Purchase Order Drafted, ou si Goods Receipt Posted est fréquemment retardé après Goods Receipt Initiated.

En se concentrant sur le Bon de Commande comme identifiant de cas, le Process Mining met en évidence des domaines critiques tels que les temps de cycle d'approbation, la fréquence des events Purchase Order Changed ou le lead time entre Purchase Order Sent to Vendor et Purchase Order Confirmed by Vendor. Cette vision objective est essentielle pour une optimisation des processus efficace. Vous pouvez découvrir des bottlenecks cachés, détecter des activités non autorisées ou des events Purchase Order Changed, et quantifier l'impact des écarts de processus. Cette compréhension empirique est essentielle pour formuler des améliorations ciblées et à comprendre réellement comment améliorer les processus Achats au Paiement - Bons de Commande.

Domaines d'amélioration clés identifiés grâce au Process Mining

Le Process Mining pour les Bons de Commande Coupa révèle des domaines spécifiques propices à l'amélioration. Vous pourriez découvrir que certains départements connaissent systématiquement des délais plus longs pour Purchase Order Approved, indiquant un besoin de formation ciblée ou de workflows d'approbation révisés. Une autre découverte fréquente est un volume élevé d'events Purchase Order Changed post-approbation, ce qui signale souvent des problèmes de précision de la réquisition initiale ou des ruptures de communication entre les départements et les achats. L'identification de ces changements fréquents vous aide à traiter la cause première, par exemple en améliorant les templates de réquisition ou en appliquant une qualité des données initiale plus stricte.

De plus, le Process Mining peut mettre en évidence des inefficacités dans la phase de réception, telles que des retards prolongés entre Goods Receipt Initiated et Goods Receipt Posted, impactant la précision des stocks et les cycles de paiement. Il peut également révéler des variations dans les lead times des fournisseurs, spécifiquement de Purchase Order Sent to Vendor à la Goods Receipt Posted ou à la Services Confirmation Entered réelle, permettant une meilleure sélection des fournisseurs et de meilleures négociations. En visualisant ces modèles, vous acquérez les connaissances nécessaires pour mettre en œuvre des changements concrets qui rationalisent le flux de Bons de Commande de bout en bout, améliorant ainsi votre efficacité des achats globale et votre contrôle des dépenses.

Résultats attendus de l'optimisation de votre processus P2P - Bons de Commande

L'optimisation de votre processus Achats au Paiement - Bons de Commande avec le Process Mining dans Coupa offre des avantages tangibles et mesurables. Vous pouvez vous attendre à une réduction significative du temps de cycle des Bons de Commande, de la création de la réquisition à la réception des marchandises, ce qui se traduit par un accès plus rapide aux ressources et une meilleure réactivité opérationnelle. Ceci répond directement à l'objectif de réduction du temps de cycle des processus Achats au Paiement - Bons de Commande. Des temps de cycle réduits signifient également un traitement plus rapide des paiements fournisseurs, ce qui peut débloquer des escomptes pour paiement anticipé et renforcer les relations fournisseurs.

Au-delà de la rapidité, vous atteindrez une plus grande conformité des processus, garantissant que tous les Bons de Commande respectent les politiques internes et les réglementations externes, atténuant ainsi les risques financiers et de réputation. Une qualité des données améliorée et une réduction des retouches se traduisent par des coûts administratifs réduits pour votre équipe d'approvisionnement, la libérant pour se concentrer sur des activités stratégiques. En fin de compte, en éliminant les bottlenecks et en standardisant les bonnes pratiques dans votre processus de Bons de Commande Coupa, vous améliorerez l'efficacité des achats globale, obtiendrez une meilleure gestion des dépenses et contribuerez directement au résultat net de votre organisation.

Démarrer votre parcours d'optimisation des Bons de Commande

Entreprendre le parcours d'optimisation de votre processus de Bons de Commande Coupa avec le Process Mining ne nécessite pas une expertise préalable approfondie. Cette approche vous fournit les outils et les informations nécessaires pour analyser facilement votre workflow actuel, identifier les domaines d'amélioration critiques et mettre en œuvre des solutions basées sur les données. En vous basant sur les données d'exécution réelles de votre système Coupa, vous pouvez dépasser les hypothèses et prendre des décisions éclairées qui impacteront directement votre efficacité des achats. Commencez dès aujourd'hui à transformer votre processus Achats au Paiement - Bons de Commande et libérez tout le potentiel de votre investissement Coupa.

Achats au paiement - Commande d'achat Efficacité des achats Demande d'achat Réception des marchandises Délais des Fournisseurs Exécution de la commande Optimisation P2P Équipe d'approvisionnement Gestion des dépenses

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Des retards d'approbation des bons de commande entraînent des livraisons manquées et des opérations à l'arrêt. Les équipes achats accumulent les dossiers en attente et la relation fournisseur se dégrade, avec à la clé des frais d'expédition express ou des arrêts de production.
ProcessMind met en évidence les étapes d'approbation qui créent des goulots d'étranglement dans votre processus Achat à Paiement (P2P) – Bon de commande dans Coupa. Nous identifions où les demandes d'approbation se bloquent et analysons les circuits d'approbation pour mettre au jour les inefficacités et les opportunités d'automatisation.

Les commandes d'achat subissent fréquemment de multiples modifications après leur création initiale, voire après leur envoi aux fournisseurs. Ce retravail constant engendre des erreurs, augmente la charge administrative et peut entraîner des écarts entre les marchandises commandées et reçues, affectant la réconciliation financière.
ProcessMind cartographie chaque événement de modification dans le cycle de vie de vos processus Achats au paiement - Commandes d'achat, en montrant précisément quand et pourquoi les modifications se produisent dans Coupa. Cela vous permet d'identifier les causes profondes, telles que des demandes initiales incomplètes ou un manque de clarté des spécifications, réduisant ainsi le retravail futur.

Les retards dans la confirmation de la réception des biens ou services peuvent avoir un impact sur la précision des stocks, les cycles de paiement et les délais de projet. Sans réceptions en temps voulu, les entreprises ont du mal à produire des rapports financiers précis et peuvent faire face à des pénalités de fournisseur pour les paiements en retard.
ProcessMind visualise le parcours complet, depuis la création du bon de commande jusqu'à la « Réception de marchandises enregistrée » ou la « Confirmation de services saisie » dans Coupa. Nous identifions où le processus de réception ralentit, vous aidant à optimiser les workflows et à améliorer la responsabilité dans votre cycle d'achat à paiement – bon de commande.

Les commandes d'achat peuvent souvent contourner les hiérarchies d'approbation standard ou les politiques, entraînant des dépenses non autorisées et un risque financier accru. Ce manque de conformité peut entraîner des échecs d'audit et exposer l'organisation à des sanctions légales ou financières.
ProcessMind détecte automatiquement les déviations par rapport à vos flux de processus Achats au paiement - Commandes d'achat définis dans Coupa. Nous mettons en évidence les cas où les commandes sont traitées sans les approbations appropriées ou omettent des étapes critiques, garantissant ainsi une meilleure adhésion à vos politiques d'achat internes.

Sans une visibilité claire sur l'état d'un Bon de Commande dans son cycle de vie, les équipes d'approvisionnement peinent à fournir des mises à jour précises aux parties prenantes. Cela entraîne des efforts de suivi manuel, une charge de communication accrue et une prise de décision retardée, impactant l'efficacité opérationnelle.
ProcessMind offre une vue en temps réel et de bout en bout de chaque Achat au Paiement - Bon de Commande dans Coupa. En cartographiant toutes les activités, vous obtenez une transparence totale sur la progression des commandes, de la demande d'achat à la réception des marchandises, éliminant ainsi les conjectures et le suivi manuel.

Des délais fournisseurs longs et irréguliers impactent directement les plannings de production, les niveaux de stock et la satisfaction client. Les entreprises se retrouvent à expédier en urgence ou en rupture de stock, ce qui augmente les coûts et fait peser un risque sur le chiffre d'affaires.
ProcessMind analyse la durée entre l'envoi du bon de commande au fournisseur et l'enregistrement de la réception de marchandises, pour identifier les délais moyens et atypiques par fournisseur dans Coupa. Ces données vous aident à négocier de meilleures conditions et à affiner la sélection des fournisseurs dans votre processus Achat à Paiement (P2P).

Des dépenses non optimisées au sein de catégories d'achat spécifiques peuvent indiquer des occasions manquées de remises pour volume, un manque d'utilisation des fournisseurs privilégiés ou des achats fragmentés. Cela se traduit par des coûts unitaires plus élevés et une réduction des économies globales d'approvisionnement.
ProcessMind utilise les attributs de Catégorie d'Achat dans Coupa pour analyser les modèles de dépenses et les variations de processus à travers différentes catégories. Cela révèle où votre processus Achat au Paiement - Bon de Commande est inefficace pour certains types de biens ou services, guidant ainsi les améliorations stratégiques de l'approvisionnement.

Si les étapes de contrôle qualité sont inefficaces ou souvent retardées, la mise en stock des articles ou l'approbation des paiements de services s'en trouvent retardées. Les processus aval sont touchés, avec un risque de retard de production ou de paiements fournisseurs différés.
ProcessMind isole l'activité "Quality Inspection Performed" au sein de votre processus Achat à Paiement (P2P) – Bon de commande dans Coupa. Nous mesurons les durées moyennes, les taux de réinspection et les goulots d'étranglement pour optimiser ce point de contrôle clé.

Un nombre significatif de marchandises retournées aux fournisseurs indique des problèmes de précision des commandes, de qualité ou de livraison. Cela entraîne des coûts d'expédition supplémentaires, des frais administratifs et peut tendre les relations avec les fournisseurs, impactant ainsi les résultats financiers.
ProcessMind suit tous les événements « Marchandises retournées » au sein du cycle de vie Achat au Paiement - Commande d'achat dans Coupa. En corrélant les retours avec les activités précédentes et des attributs tels que le Fournisseur ou le Demandeur, nous découvrons les causes profondes des problèmes de qualité ou d'exécution des commandes.

Le temps écoulé entre la « Demande d'achat créée » et le « Bon de commande approuvé » peut être excessivement long, retardant l'ensemble du cycle d'approvisionnement. Cela indique souvent des processus internes complexes ou fragmentés qui empêchent le placement rapide des commandes, ce qui a un impact sur les délais de livraison.
ProcessMind mesure spécifiquement le temps de cycle entre la création de la demande d'achat et l'approbation du bon de commande au sein de Coupa. Nous identifions les étapes et les rôles exacts qui contribuent aux retards, contribuant à rationaliser vos workflows Purchase to Pay - Bon de commande en amont.

Un écart constant entre la date de livraison demandée et la date de réception réelle des marchandises indique des problèmes de planification ou d'exécution. Cela peut entraîner des défis de gestion des stocks, des interruptions de la chaîne de production et une incapacité à satisfaire la demande interne ou les engagements clients.
ProcessMind compare l'attribut « Date de livraison demandée » avec l'horodatage de l'activité « Réception des marchandises enregistrée » dans Coupa. Cette analyse met en évidence les problèmes systémiques liés à la fiabilité des fournisseurs ou aux processus de réception internes, offrant des informations exploitables pour votre flux Achat au Paiement - Commande d'achat.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Des temps d'approbation trop longs dans Coupa retardent l'approvisionnement et bousculent les plannings projets. L'objectif est de réduire le délai moyen entre la soumission du bon de commande et l'approbation finale, pour accélérer l'acquisition des ressources et préserver la continuité opérationnelle. À la clé : une meilleure satisfaction des parties prenantes et moins de coûts d'attente. ProcessMind identifie les goulots d'étranglement d'approbation en visualisant les chemins et durées réels de chaque bon de commande. L'outil met en lumière les approbateurs ou étapes qui causent les retards, pour cibler les actions (workflows d'approbation automatiques, parcours d'escalade clairs). Le succès se mesure par une baisse notable du temps de cycle d'approbation des bons de commande.

Les modifications fréquentes des bons de commande, courantes dans Coupa, introduisent des inefficacités, augmentent la charge administrative et peuvent entraîner des erreurs ou des litiges avec les fournisseurs. La minimisation de ce taux garantit une plus grande précision et stabilité des commandes tout au long du processus Purchase to Pay, ce qui conduit à des relations fournisseurs plus harmonieuses et à une réduction du retravail. ProcessMind révèle les causes profondes des modifications des bons de commande, telles que les erreurs de spécification en début de phase ou les demandes non coordonnées. En analysant les journaux d'événements, il peut identifier quand et pourquoi les changements se produisent, en pointant du doigt les départements ou les types de demande qui contribuent le plus. Ces informations permettent des mesures proactives comme l'amélioration des formulaires de demande ou le renforcement des protocoles de communication, mesurées par un pourcentage inférieur de bons de commande subissant des modifications.

Les retards dans le processus de réception des marchandises au sein de Coupa ont un impact direct sur la précision de l'inventaire, les cycles de paiement et la disponibilité des biens ou services pour les utilisateurs internes. Accélérer ce processus garantit que les articles reçus sont rapidement vérifiés et enregistrés, optimisant ainsi les flux de trésorerie et assurant un accès rapide aux ressources acquises. ProcessMind offre une vision claire de l'ensemble du parcours de réception des marchandises pour chaque bon de commande, identifiant les étapes ou les lieux spécifiques où les retards se produisent fréquemment. Il peut révéler les dépendances, les contraintes de ressources ou les points de contact manuels qui entravent l'efficacité. Ces informations fondées sur les données permettent de repenser le processus, d'améliorer la formation ou d'automatiser des tâches, le succès étant mesuré par la réduction du temps de cycle moyen de réception des marchandises.

Les chemins de bons de commande non conformes dans Coupa peuvent engendrer des risques accrus, des pertes financières et des échecs d'audit. Améliorer la conformité implique de s'assurer que tous les bons de commande respectent les politiques établies et les exigences réglementaires, renforçant ainsi les contrôles internes et réduisant les responsabilités potentielles. Cela favorise un environnement d'approvisionnement plus sécurisé et responsable. ProcessMind cartographie automatiquement les flux réels du processus de bons de commande par rapport aux modèles conformes prédéfinis, soulignant chaque écart et activité non conforme. Il identifie précisément où, quand et par qui les actions non conformes sont entreprises. Cette visibilité détaillée permet des interventions ciblées, un renforcement des politiques et des ajustements de configuration du système, mesurée par une réduction significative des violations de conformité par bon de commande.

Une visibilité limitée sur le statut des bons de commande crée de l'incertitude pour les parties prenantes, entraîne des relances incessantes et une gestion réactive. L'objectif est que tous les acteurs disposent d'informations à jour sur l'avancement de leurs bons de commande dans Coupa, pour réduire les suivis manuels et permettre des décisions proactives. ProcessMind offre une vision de bout en bout, au niveau des événements, de chaque bon de commande, pour suivre précisément son état de la demande à la clôture. L'outil révèle les temps d'attente typiques entre activités et peut anticiper les retards grâce à des analyses prédictives. Cette clarté favorise de meilleurs protocoles de communication et des dashboards pertinents, ce qui se traduit par une baisse des demandes manuelles de statut.

Des délais de livraison des fournisseurs excessifs ont un impact direct sur les niveaux de stock, les calendriers de production et la réactivité opérationnelle globale pour les bons de commande. L'optimisation de ces délais signifie identifier et travailler avec les fournisseurs pour réduire les durées de livraison, améliorer la prévisibilité de la chaîne d'approvisionnement et réduire le besoin d'expéditions coûteuses et accélérées. ProcessMind analyse la durée entre l'envoi d'un bon de commande à un fournisseur et la réception des marchandises ou la confirmation des services correspondante. Il permet des comparaisons détaillées entre différents fournisseurs, catégories ou départements. Ces informations facilitent les négociations fondées sur les données avec les fournisseurs, l'identification de stratégies d'approvisionnement plus efficaces et une meilleure planification des stocks, mesurée par une réduction des délais moyens de livraison des fournisseurs.

Des dépenses non optimisées par catégorie d'achat, fréquentes dans les bons de commande Coupa, grignotent la marge et révèlent un déficit de sourcing stratégique. L'objectif est d'identifier et de réduire les dépenses qui ne s'alignent pas sur la stratégie Achats afin de mieux utiliser les budgets et maximiser la valeur de chaque bon de commande. ProcessMind catégorise les bons de commande par centres de coûts, directions et catégories d'achat pour une analyse fine des dépenses. La solution met au jour les achats hors contrat et les dépenses fragmentées susceptibles d'être consolidées. En révélant ces inefficacités, ProcessMind soutient les initiatives de sourcing stratégique et le respect des politiques d'achat, avec à la clé une baisse des dépenses non pilotées ou sur des catégories coûteuses.

Des processus d'inspection qualité lents ou inefficaces peuvent entraîner des retards importants dans la mise à disposition des marchandises, affectant ainsi les processus en aval et l'efficacité globale des commandes d'achat. L'optimisation de ce débit garantit que les contrôles qualité sont effectués rapidement sans compromettre les normes, accélérant la disponibilité des articles approuvés. ProcessMind cartographie le flux des commandes d'achat soumises à une inspection qualité, identifiant les goulots d'étranglement spécifiques au sein même du processus d'inspection. Il peut révéler des temps d'attente excessifs, des boucles de retravail ou des contraintes de ressources qui empêchent une finalisation rapide. Cette analyse soutient l'optimisation des workflows d'inspection, l'allocation des ressources et les opportunités d'automatisation, mesurée par une réduction du temps de cycle pour les inspections qualité.

Un taux élevé de retours de marchandises aux fournisseurs, provenant des commandes d'achat Coupa, indique des problèmes de précision des commandes, de qualité ou de performance des fournisseurs, ce qui entraîne une augmentation des coûts et une insatisfaction. La diminution de ce taux améliore la qualité dès la première fois, réduit le retravail et renforce les relations avec les fournisseurs, contribuant à un processus d'approvisionnement plus efficace et plus rentable. ProcessMind analyse l'ensemble du cycle de vie des commandes d'achat menant à des retours de marchandises, identifiant les activités antérieures courantes, les fournisseurs spécifiques ou les catégories de produits fréquemment impliqués. Il peut révéler des schémas liés à des commandes imprécises, une faible qualité des fournisseurs ou une livraison incorrecte. Cette analyse soutient la gestion de la performance des fournisseurs, l'amélioration des procédures de commande et le contrôle qualité, mesurée par un pourcentage plus faible de commandes d'achat entraînant des retours de marchandises.

Une lente conversion des demandes d'achat en bons de commande dans Coupa retarde l'ensemble du processus d'approvisionnement, affectant l'agilité opérationnelle et la satisfaction des clients internes. Raccourcir ce cycle garantit que les demandes approuvées sont rapidement converties en bons de commande exploitables, accélérant ainsi l'acquisition des biens et services nécessaires. ProcessMind visualise le parcours complet, de la « Demande d'achat créée » au « Bon de commande envoyé au fournisseur » pour chaque bon de commande. Il identifie les retards de transfert spécifiques, les goulots d'étranglement d'approbation ou les étapes manuelles qui prolongent cette phase cruciale. Cette analyse permet des améliorations de processus ciblées, telles que l'automatisation de la création des bons de commande à partir des demandes approuvées ou la rationalisation des processus de révision, mesurées par une réduction du temps moyen de conversion de la demande à la commande.

Les écarts entre les dates de livraison demandées et réelles des bons de commande génèrent des défis logistiques, désorganisent la planification et mènent à des inefficacités. Une concordance exacte assure une exécution fiable de la chaîne d'approvisionnement, réduit les retards imprévus et améliore la prévisibilité opérationnelle dans Coupa, ce qui bénéficie à la gestion des stocks et à la planification des projets. ProcessMind compare la « Date de livraison demandée » avec la date réelle de « Réception des marchandises enregistrée » pour chaque bon de commande, en soulignant les divergences. Il peut identifier des tendances liées à des fournisseurs, des catégories d'achat ou des aspects logistiques internes spécifiques. Cette compréhension basée sur les données aide à renégocier les conditions avec les fournisseurs sous-performants, à optimiser la planification interne et à fixer des attentes plus réalistes, avec pour objectif une réduction de l'écart entre les dates de livraison demandées et réelles.

Le parcours d'amélioration en 6 étapes pour les Achats au paiement - Commandes d'achat

1

Obtenez votre modèle de données

2

Extraire les données de bon de commande Coupa

3

Téléchargez vos données de Bon de Commande

4

Découvrir les goulots d'étranglement des bons de commande

5

Optimiser les workflows de bons de commande

6

Suivre la performance des Bons de Commande

1

Obtenez votre modèle de données

Que faire

Téléchargez le modèle Excel pré-construit, conçu pour les données de bon de commande de Coupa, afin d'assurer une structuration et une compatibilité appropriées pour l'analyse.

Consulter le Guide du modèle de données Télécharger le modèle
Pourquoi c'est important

Un template standardisé garantit que les données de votre bon de commande Coupa sont correctement formatées, évitant les erreurs de correspondance et accélérant la configuration de l'analyse.

Résultat attendu

Un modèle Excel prêt à l'emploi, parfaitement structuré pour vos données de commande d'achat Coupa.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Découvrez les Retards Cachés dans Votre Processus P2P Coupa

ProcessMind transforme vos données brutes de Coupa en visualisations interactives, révélant le véritable parcours de chaque bon de commande. Obtenez des informations précises sur les variations de processus, les écarts de conformité et les goulots d'étranglement de performance.
  • Visualisez le flux de Bon de Commande de bout en bout dans Coupa
  • Identifier précisément les retards d'approbation et les goulots d'étranglement
  • Identifier les parcours de bon de commande non conformes
  • Optimiser l'efficacité P2P grâce à des actions basées sur les données
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPIQUES

Transformer l'efficacité des Bons de Commande

Ces résultats mettent en évidence les améliorations mesurables que les organisations obtiennent fréquemment en optimisant leurs processus de bons de commande. En exploitant les informations basées sur les données de Coupa, les entreprises peuvent identifier et éliminer les goulots d'étranglement, conduisant à des améliorations opérationnelles significatives.

0 %
Approbation de BC accélérée

Réduction moyenne du temps de cycle

Les organisations obtiennent des délais d'approbation des bons de commande plus rapides, réduisant les goulots d'étranglement et accélérant l'ensemble du processus d'approvisionnement, de la demande à la commande.

0 %
Taux de modification des commandes d'achat réduit

Moins de retravaux après la rédaction

En identifiant les causes profondes des changements, les entreprises diminuent considérablement le nombre de bons de commande nécessitant des modifications après la rédaction initiale, ce qui conduit à une efficacité et une précision accrues.

0 %
Conformité des achats améliorée

Réduction des commandes d'achat non conformes

Le Process Mining aide à découvrir les écarts par rapport aux procédures d'achat standard, permettant aux entreprises de faire respecter les politiques de conformité et de réduire le taux de bons de commande non conformes.

0 days
Demande d'achat à commande optimisée

Cycle de bout en bout plus court

Rationaliser l'ensemble du processus, de la création de la demande initiale à l'envoi de la commande d'achat finale au fournisseur, réduisant drastiquement les délais et améliorant l'agilité opérationnelle.

0 %
Amélioration des livraisons des fournisseurs

Taux de livraison à temps plus élevés

Obtenez des informations sur la performance des fournisseurs pour vous assurer que les marchandises sont reçues à la date de livraison demandée ou avant, améliorant ainsi la planification et réduisant les risques de rupture de stock.

0 %
Dépenses non stratégiques réduites

Dépenses redirigées vers les fournisseurs privilégiés

Identifiez et minimisez les dépenses allouées aux fournisseurs non préférés, permettant une meilleure puissance de négociation, des relations fournisseurs plus solides et des économies de coûts significatives.

Les résultats réels peuvent varier en fonction des structures organisationnelles spécifiques, de la complexité des processus et de la qualité des données. Les chiffres présentés ici illustrent les améliorations typiques observées dans diverses implémentations.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique pour un bon de commande, servant d'identifiant de cas principal pour le processus.

Pourquoi c'est important

Indispensable pour suivre le cycle de vie complet de chaque achat, elle permet de reconstituer les instances de processus pour une analyse détaillée.

Le nom de l'événement ou de la tâche spécifique qui s'est produit à un moment donné du cycle de vie du bon de commande.

Pourquoi c'est important

Elle définit les étapes du processus, facilite la visualisation du flux et l'identification des goulots d'étranglement, du retravail et des écarts.

L'horodatage exact indiquant quand une activité ou un événement s'est produit.

Pourquoi c'est important

Elle fournit le contexte temporel de chaque événement, indispensable pour calculer les temps de cycle, analyser la performance et détecter les goulots d'étranglement.

L'ID utilisateur ou le nom de la personne qui a effectué l'activité, tel qu'un approbateur ou un demandeur.

Pourquoi c'est important

Elle permet d'analyser les performances du processus par personne ou par rôle, pour repérer les goulots d'étranglement, les besoins de formation et les problèmes d'allocation des ressources.

Le service métier ou le centre de coûts auquel la commande d'achat est imputée.

Pourquoi c'est important

Elle permet de filtrer et de comparer l'analyse des processus et des dépenses entre différentes entités, pour révéler les écarts d'efficacité et de conformité.

Le nom du fournisseur ou du vendeur auprès duquel les biens ou services sont achetés.

Pourquoi c'est important

Permet l'analyse des performances des fournisseurs, aidant à optimiser la sélection des fournisseurs, à négocier de meilleures conditions et à identifier les fournisseurs très ou peu performants.

La valeur monétaire totale du bon de commande.

Pourquoi c'est important

Fournit le contexte financier de chaque achat, permettant l'analyse des dépenses, la priorisation des commandes de grande valeur et l'évaluation de l'impact financier.

La classification des biens ou services achetés, tels que le Matériel informatique ou les Services professionnels.

Pourquoi c'est important

Elle permet l'analyse des dépenses et du processus par catégorie, afin d'identifier les tendances d'achat, de négocier avec les fournisseurs et d'adapter les contrôles du processus.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque la création d'une demande d'achat, qui est la requête formelle de biens ou services précédant un bon de commande. Dans Coupa, il s'agit d'un événement explicite capturé lorsqu'un utilisateur enregistre et soumet un nouveau document de demande.

Pourquoi c'est important

En tant que point de départ typique du processus d'approvisionnement, cette activité est essentielle pour mesurer le temps de cycle complet de la demande à la commande et comprendre l'efficacité du processus en amont.

Ce jalon signifie que le bon de commande a terminé son workflow d'approbation interne et est autorisé à être émis au fournisseur. Il s'agit généralement de l'étape d'approbation finale d'un processus en plusieurs étapes.

Pourquoi c'est important

Ceci est un jalon critique pour le calcul des temps de cycle d'approbation des bons de commande et l'identification des goulots d'étranglement d'approbation. Il sert également de point de contrôle essentiel pour la conformité.

Cette activité marque le moment où le bon de commande approuvé est officiellement transmis au fournisseur, par exemple, par e-mail ou via le Portail Fournisseur Coupa. Cet événement fait passer le bon de commande d'un document interne à un engagement externe.

Pourquoi c'est important

Ceci est un jalon clé qui conclut le cycle interne 'De la demande à la commande' et débute le délai fournisseur. Il est vital pour mesurer à la fois l'efficacité interne et la performance des fournisseurs.

C'est la confirmation formelle que les marchandises ont été reçues, inspectées et acceptées. Cet événement met à jour les registres d'inventaire et signale que l'obligation du fournisseur pour cette livraison a été remplie.

Pourquoi c'est important

Ce jalon critique marque la fin du délai fournisseur et est utilisé pour mesurer l'adhérence à la date de livraison. Les retards dans l'enregistrement des réceptions peuvent masquer la visibilité sur les niveaux de stock réels.

C'est l'activité finale, signalant que le bon de commande est complet. Le Bon de Commande est considéré comme clos lorsqu'il a été entièrement réceptionné et facturé, et qu'aucune autre transaction n'est prévue.

Pourquoi c'est important

Cette activité met officiellement fin au cycle de vie du bon de commande. L'analyse du temps de clôture peut révéler des inefficacités dans la réconciliation finale et la tenue des registres.

Cette activité représente l'annulation d'un bon de commande avant sa finalisation. Une annulation peut survenir à diverses étapes, par exemple, si la demande n'est plus valide ou si le bon de commande a été créé par erreur.

Pourquoi c'est important

En tant que fin de processus alternative, le suivi des annulations est important pour comprendre les défaillances du processus et identifier les raisons des demandes d'achat abandonnées.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining permet d'identifier les goulots d'étranglement dans les approbations, de suivre les parcours non conformes et de mettre en évidence les retards de réception des marchandises. Cela aide à visualiser le flux de processus réel et à cibler les domaines d'amélioration de l'efficacité et de réduction des coûts au sein de vos opérations de bons de commande Coupa.

Les données sont généralement extraites des fonctionnalités de reporting ou des capacités d'API de Coupa. Les points de données clés comprennent les dates de création des bons de commande, les horodatages d'approbation, les changements de statut et les dates de réception des marchandises. Nous avons généralement besoin d'un journal d'événements, qui répertorie toutes les activités liées à chaque bon de commande.

Pour chaque bon de commande, nous avons besoin d'un ID de cas unique, d'un nom d'activité et d'un horodatage pour chaque événement qui s'est produit. Des attributs supplémentaires comme le demandeur, l'approbateur, la valeur et les détails de l'article améliorent l'analyse. Ces données structurées forment le journal d'événements essentiel pour une découverte de processus précise.

L'extraction initiale des données et la mise en place du modèle peuvent prendre quelques semaines, selon la disponibilité et la complexité des données. La phase de découverte et d'analyse peut ensuite démarrer presque immédiatement, avec des premiers enseignements sous 2 à 4 semaines supplémentaires. Le suivi en continu apporte des bénéfices durables.

Vous pouvez vous attendre à des approbations de bons de commande accélérées, à une réduction des dépenses non conformes et à des cycles de la demande à la commande plus courts. Une visibilité améliorée sur les goulots d'étranglement et les déviations conduit à des opérations plus efficaces, à une meilleure gestion des fournisseurs et à des économies de coûts significatives.

Oui, la sécurité des données est primordiale tout au long de l'analyse de Process Mining. Nous mettons en œuvre des mesures robustes d'anonymisation, de pseudonymisation et des contrôles d'accès stricts pour protéger les informations sensibles. Toute gestion et tout traitement des données sont conformes aux réglementations de confidentialité des données pertinentes et aux meilleures pratiques de l'industrie.

La principale exigence technique est un accès sécurisé aux données de Coupa, généralement via ses fonctionnalités de reporting natives ou ses APIs, pour exporter le journal d'événements nécessaire. Aucune intégration directe ni modification complexe du système au sein de Coupa n'est généralement requise pour la phase d'analyse. Les données doivent être fournies dans un format structuré, tel que CSV ou des tables de base de données.

Absolument, le Process Mining peut mettre en évidence les modèles d'achat qui entraînent des dépenses non stratégiques, telles que les achats hors contrat ou les commandes fragmentées. En visualisant ces déviations, vous pouvez identifier les causes profondes et mettre en œuvre des stratégies pour consolider les fournisseurs, faire respecter la conformité contractuelle et optimiser vos dépenses globales.

Les rapports de BI traditionnels montrent généralement 'ce qui' s'est passé, souvent sous forme de résumés agrégés. Le Process Mining, quant à lui, visualise 'comment' cela s'est passé en cartographiant le flux de bout en bout réel de chaque bon de commande. Cela révèle les variations et les déviations cachées, offrant une vue plus approfondie et axée sur les processus pour des améliorations ciblées, plutôt que de simples métriques de haut niveau.

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