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Améliorez votre traitement des factures fournisseurs

Gagnez en efficacité grâce à notre guide d'optimisation en 6 étapes.
Améliorez votre traitement des factures fournisseurs
Défis (8) Objectifs (8) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (5)
Processus: Traitement des factures fournisseurs
Système: Tout système
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Optimisez Votre Traitement des Factures Fournisseurs

ProcessMind vous aide à découvrir les inefficacités cachées dans votre traitement des factures fournisseurs. Il révèle les goulots d'étranglement, identifie les boucles de retravail et met en évidence les zones où les interventions manuelles entraînent des retards. En analysant vos données, vous pouvez rationaliser vos opérations et réduire les coûts de traitement. Obtenez une vision claire de la performance réelle de votre système.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Libérez le véritable potentiel de votre processus de traitement des factures fournisseurs (AP) avec ProcessMind. Notre plateforme avancée de Process Mining plonge au cœur des journaux d'événements de vos systèmes existants, quel que soit l'ERP ou le système source que vous utilisez. Nous ne nous contentons pas de vous montrer ce qui devrait se passer ; nous révélons ce qui se passe réellement, étape par étape, pour chaque facture. Découvrez des variations de processus complexes, par exemple des factures qui contournent les chaînes d'approbation standard, ou sont renvoyées à plusieurs reprises pour corrections. Identifiez les goulets d'étranglement cachés qui ralentissent l'ensemble de vos opérations, qu'ils proviennent de services spécifiques, d'approbateurs individuels ou même de types de factures particuliers. Mettez en évidence les cas de retouches, d'interventions manuelles et d'étapes superflues qui épuisent les ressources et augmentent les coûts de traitement. Obtenez une clarté inégalée sur le respect de la conformité, en comprenant précisément où les écarts se produisent et comment ils impactent votre intégrité financière et votre préparation aux audits. Cette analyse exhaustive fournit une carte concrète et basée sur les données de votre processus AP, mettant en évidence chaque chemin qu'une facture emprunte de la réception au paiement, et révélant des inefficacités et des opportunités d'optimisation que les rapports traditionnels ne peuvent tout simplement pas saisir.

Le traitement des factures fournisseurs est souvent confronté à une multitude de défis, entraînant une pression financière et opérationnelle considérable pour les organisations de toutes tailles. Vos cycles de traitement des factures sont-ils prolongés, mettant à rude épreuve les relations avec les fournisseurs clés et vous privant d'escomptes pour paiement anticipé ? Des volumes élevés de saisie manuelle de données entraînent-ils des erreurs coûteuses, une gestion accrue des exceptions et un risque de fraude plus important ? Ou peut-être un manque persistant de visibilité sur votre processus de bout en bout vous empêche-t-il d'identifier les véritables causes profondes des retards, des exceptions et de la non-conformité ? ProcessMind répond à ces problématiques universelles en transformant les données d'événements brutes de vos systèmes en informations claires et exploitables. En visualisant le véritable flux de vos factures, vous pouvez identifier les points précis de retard, comprendre l'impact des différentes hiérarchies d'approbation et identifier des opportunités d'harmonisation des workflows au sein de toutes les entités. Notre plateforme met en lumière les coûts cachés liés aux processus non standard, aux retouches excessives et à l'impact financier des activités non conformes, permettant à votre équipe d'adopter des stratégies d'optimisation proactives et basées sur les données, plutôt qu'un dépannage réactif.

Les avantages de l'optimisation de votre traitement des factures fournisseurs avec ProcessMind sont véritablement transformateurs, apportant des améliorations tangibles à l'ensemble de vos opérations financières. Imaginez rationaliser vos opérations en éliminant les étapes inutiles et en automatisant les tâches routinières, réduisant ainsi considérablement l'effort manuel et libérant votre équipe AP pour des activités stratégiques à plus forte valeur ajoutée. Atteignez des cycles de traitement des factures nettement plus rapides, garantissant des paiements en temps opportun qui non seulement renforcent les relations essentielles avec les fournisseurs, mais débloquent constamment de précieux escomptes pour paiement anticipé, ce qui a un impact direct sur vos résultats financiers. Améliorez la conformité en identifiant clairement les écarts de processus et en assurant une exécution cohérente pour l'ensemble des factures, ce qui atténue les risques et améliore la préparation aux audits. En fin de compte, cela se traduit par des réductions de coûts substantielles, un meilleur contrôle financier, une plus grande efficacité opérationnelle et une fonction AP plus résiliente et agile, prête à soutenir la croissance de votre organisation. ProcessMind fournit l'intelligence nécessaire pour prendre des décisions éclairées et stimuler l'amélioration continue.

Démarrer avec ProcessMind pour révolutionner votre traitement des factures fournisseurs est conçu pour être simple et fluide. Notre plateforme s'intègre sans effort à votre paysage informatique existant, sans nécessiter de modifications système complexes ou de travaux de développement importants. Il suffit de disposer des journaux d'événements de votre ERP ou de tout système source qui enregistre les étapes de votre processus de facturation. Nous fournissons un modèle de données intuitif qui vous guide dans l'extraction des informations nécessaires – généralement un ID de facture, une activité, un timestamp et une ressource. Une fois vos données téléchargées, le puissant moteur d'analyse de ProcessMind prend le relais, générant rapidement des cartes de processus complètes et des informations approfondies. Cette approche simple et non intrusive vous assure de pouvoir commencer à découvrir des informations critiques et à tirer parti des avantages de l'optimisation des processus en quelques jours, pas en quelques mois, vous mettant sur la voie d'un environnement AP hautement efficace et contrôlé.

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Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les factures restent fréquemment bloquées en attente d'approbation, entraînant des retards de paiement, des relations tendues avec les fournisseurs et d'éventuels frais de retard. Ces goulots d'étranglement perturbent la trésorerie, empêchent de bénéficier des escomptes pour paiement anticipé et créent une incertitude frustrante tant pour l'équipe des comptes fournisseurs que pour les fournisseurs.

ProcessMind visualise l'intégralité du workflow d'approbation depuis vos systèmes source, identifiant précisément où les factures stagnent et pendant combien de temps. La plateforme identifie les approbateurs ou les départements à l'origine des retards, vous permettant de reconfigurer les hiérarchies d'approbation, de définir des alertes automatisées et d'accélérer l'ensemble du cycle de paiement.

Les inefficacités et les retards de processus privent souvent les organisations de précieux escomptes pour paiement anticipé offerts par les fournisseurs. Cela représente une perte financière directe, augmentant le coût total des biens et services et ayant un impact négatif sur la rentabilité de l'entreprise.

ProcessMind suit le parcours de chaque facture selon ses conditions de paiement et ses dates d'échéance spécifiques. Il identifie les étapes exactes du processus – de la saisie des données à l'approbation – qui causent des retards, fournissant ainsi les informations nécessaires pour rationaliser les opérations et saisir systématiquement ces opportunités d'économies.

Un temps considérable est consacré à la saisie manuelle des données, aux corrections et à la gestion des exceptions, ce qui augmente les coûts opérationnels et le risque d'erreur humaine. Ce retravail crée des boucles frustrantes, prolonge les délais de traitement et détourne le personnel qualifié d'activités plus stratégiques.

ProcessMind identifie et quantifie toutes les boucles de retravail et les points de contact manuels au sein de votre processus. En mettant en évidence les causes profondes des écarts de données et des échecs de validation, il révèle les meilleures opportunités d'automatisation et de simplification des processus, réduisant les coûts et libérant votre équipe.

Les paiements sont parfois effectués en dehors des conditions fournisseurs convenues ou des politiques internes, exposant l'organisation à des risques de conformité, à des échecs d'audit et à des pénalités financières. Ces écarts, souvent masqués dans des workflows complexes, peuvent également signaler une fraude potentielle ou des faiblesses des contrôles internes.

ProcessMind découvre automatiquement chaque variation de processus et les compare à vos règles métier définies. La plateforme signale toute transaction non conforme, telle que celles contournant les approbations requises ou s'écartant des conditions de paiement, fournissant les preuves nécessaires pour renforcer la gouvernance.

Le temps total entre la réception d'une facture et son paiement final est souvent excessivement long, immobilisant le fonds de roulement et rendant difficile la prévision des flux de trésorerie. Ces cycles longs sont un symptôme clé d'inefficacités sous-jacentes qui peuvent nuire aux relations avec les fournisseurs et augmenter les coûts opérationnels.

ProcessMind offre une visualisation claire et de bout en bout de l'ensemble du cycle de vie des factures. Il calcule automatiquement les temps de cycle pour chaque étape, identifie les chemins les plus longs et met en lumière les causes profondes des retards, vous permettant de mettre en œuvre des optimisations ciblées qui réduisent le temps de traitement.

Le rapprochement des factures avec les bons de commande et les réceptions de marchandises est un goulot d'étranglement fréquent, les écarts entraînant des retards significatifs et nécessitant une intervention manuelle. Ces exceptions bloquent le processus de paiement, consomment des ressources précieuses de l'équipe et mettent à rude épreuve les relations avec les fournisseurs.

ProcessMind cartographie votre workflow de rapprochement complet, identifiant où les non-concordances, les blocages et les résolutions d'écarts se produisent fréquemment. La plateforme révèle des schémas dans les échecs de rapprochement en analysant les fournisseurs ou les types de matériaux, mettant en évidence les opportunités d'automatiser le rapprochement ou d'améliorer les processus d'approvisionnement en amont.

Les équipes ont souvent du mal à déterminer le statut exact d'une facture à un moment donné, ce qui entraîne un suivi manuel chronophage et des demandes de renseignements frustrantes de la part des fournisseurs. Ce manque de transparence entrave l'efficacité des opérations des comptes fournisseurs et la gestion proactive des exceptions.

ProcessMind offre un dashboard visuel et en temps réel du parcours de chaque facture dans vos systèmes. Il fournit des informations instantanées sur le statut actuel, l'emplacement et l'historique de toute facture, permettant à votre équipe de répondre instantanément aux requêtes et de gérer l'ensemble du processus de manière proactive.

Le paiement multiple de la même facture en raison d'erreurs manuelles ou de lacunes système entraîne des pertes financières directes et exige des efforts de recouvrement coûteux et chronophages. Ces erreurs nuisent à la confiance des fournisseurs et créent des défis de rapprochement complexes.

ProcessMind analyse les données de paiement pour détecter des schémas indiquant des paiements en double, tels que des numéros de facture et des montants identiques pour le même fournisseur. La plateforme signale les transactions à haut risque et aide à identifier les faiblesses du processus qui les permettent, vous permettant de mettre en œuvre des contrôles préventifs renforcés.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Les retards dans l'approbation des factures sont une cause principale de paiements tardifs, de remises manquées et de relations tendues avec les fournisseurs. Réduire le délai entre la soumission de la facture et l'autorisation finale améliore l'efficacité opérationnelle et génère des avantages financiers significatifs pour votre processus de comptabilité fournisseurs.

ProcessMind visualise l'intégralité du workflow d'approbation depuis votre système source, identifiant précisément les goulots d'étranglement et les approbateurs spécifiques à l'origine des retards. Il cartographie chaque chemin d'approbation, quantifie le temps passé à chaque étape et met en évidence les déviations par rapport à la procédure standard, permettant des interventions ciblées pour réduire les temps de cycle.

Bénéficier des escomptes pour paiement anticipé est un moyen direct de réduire les coûts et d'améliorer les résultats de votre entreprise. Manquer ces opportunités en raison d'un traitement interne lent représente des économies perdues et une gestion inefficace du fonds de roulement dans vos opérations de comptabilité fournisseurs.

ProcessMind analyse le cycle de vie de la facture de bout en bout pour identifier précisément où se produisent les retards qui empêchent les paiements opportuns. Il identifie les factures éligibles aux escomptes qui ne sont pas traitées efficacement, fournissant les informations basées sur les données nécessaires pour récupérer le potentiel d'escompte perdu et optimiser les flux de trésorerie.

Des niveaux élevés d'interventions manuelles et de reprises fréquentes sont des facteurs majeurs de coûts et d'inefficacité en comptabilité fournisseurs. Ces activités sont non seulement chronophages, mais elles augmentent également le risque d'erreurs, entraînant des retards de paiement et des problèmes de rapprochement.

En analysant les journaux d'événements de votre système, ProcessMind identifie précisément où les saisies manuelles, les corrections et les cycles de reprise se produisent le plus souvent. Il quantifie l'impact de ces inefficacités, identifiant les causes profondes et mettant en évidence les meilleures opportunités d'automatisation et de simplification des processus pour réduire les points de contact manuels coûteux.

Le respect des politiques de paiement est crucial pour la gouvernance, la gestion des risques et le maintien de l'intégrité financière. Les écarts tels que les contournements d'approbations ou les conditions de paiement incorrectes peuvent entraîner des pénalités, des problèmes d'audit et une exposition accrue à la fraude.

ProcessMind surveille en permanence votre processus de comptabilité fournisseurs en comparant les workflows réels à vos règles métier définies. Il signale automatiquement tout paiement non conforme ou tout écart de processus, fournissant une piste d'audit transparente et les informations nécessaires pour appliquer des contrôles plus stricts et assurer le respect des politiques de l'entreprise.

Le temps total nécessaire pour traiter une facture, de la réception au paiement, est un indicateur clé de l'efficacité de votre service des comptes fournisseurs (AP). Des cycles longs immobilisent le fonds de roulement, risquent d'entraîner des frais de retard de paiement et ont un impact négatif sur les relations avec les fournisseurs.

ProcessMind offre une radiographie complète de l'ensemble de votre cycle de vie des factures, fournissant une vue claire du processus réel de bout en bout. Il identifie automatiquement les activités les plus chronophages, les retards critiques et les bottlenecks cachés, vous permettant d'apporter des améliorations ciblées qui réduisent considérablement le temps de cycle global.

Les paiements en double entraînent des pertes financières directes, exigent des efforts considérables pour être récupérés et peuvent nuire à la confiance des fournisseurs. La prévention de ces erreurs est un objectif essentiel pour maintenir l'intégrité financière et des contrôles internes robustes au sein de votre processus de comptabilité fournisseurs.

ProcessMind analyse les schémas de paiement et les flux de processus pour détecter les causes profondes des paiements en double qui pourraient contourner les contrôles système existants. En identifiant les défaillances de processus spécifiques ou les erreurs manuelles qui conduisent aux doublons, il vous permet de mettre en œuvre des mesures préventives ciblées et de renforcer vos contrôles de paiement.

Un rapprochement inefficace des factures avec les bons de commande et les réceptions de marchandises est un goulot d'étranglement fréquent, source de retards de paiement et nécessitant une intervention manuelle importante. L'optimisation de cette étape cruciale réduit les exceptions et accélère l'ensemble du cycle des comptes fournisseurs.

ProcessMind cartographie l'intégralité du processus de rapprochement, révélant où et pourquoi les non-concordances se produisent le plus souvent. La plateforme fournit des aperçus sur les fournisseurs, les articles ou les étapes de processus problématiques, permettant des améliorations ciblées et des stratégies d'automatisation pour optimiser les taux de rapprochement au premier passage et réduire le traitement manuel des exceptions.

Un manque de visibilité claire et en temps réel sur l'état des factures entraîne une augmentation des demandes des fournisseurs et des unités commerciales, entrave une gestion efficace de la trésorerie et empêche la résolution proactive des problèmes. La transparence est le fondement d'un fonctionnement efficace de la comptabilité fournisseurs.

ProcessMind reconstitue le parcours réel de chaque facture à partir des données de votre système source, offrant une vue complète et à jour de son état et de son historique. Cette visibilité transparente réduit le temps de traitement des demandes, favorise une gestion proactive du cycle de vie des factures et améliore les prévisions financières.

Le parcours en 6 étapes pour optimiser le traitement des comptes fournisseurs

1

Connectez vos données

2

Cartographiez l'État Actuel

3

Identifiez les Goulets d'Étranglement

4

Découvrez les causes profondes

5

Planifiez les Optimisations

6

Suivez les progrès et itérez

1

Connectez vos données

Que faire

Extrayez les journaux d'événements de votre système de comptabilité fournisseurs (par exemple, votre ERP ou logiciel comptable). Assurez-vous que les données incluent l'ID de facture, les noms d'activités et les timestamps.

Consulter le Guide du modèle de données Télécharger le modèle
Pourquoi c'est important

Cela constitue la base pour comprendre l'ensemble de votre flux de traitement des factures, offrant une vue objective et basée sur les données de la façon dont le travail se déroule réellement.

Résultat attendu

Un ensemble de données complet et précis, prêt pour l'analyse des processus, reflétant toutes les activités liées aux factures.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Découvrez des insights cachés et optimisez n'importe quel processus métier

ProcessMind révèle la véritable exécution de vos opérations, montrant chaque étape, écart et retard. Bénéficiez d'une compréhension basée sur les données pour générer des améliorations significatives.
  • Visualisez votre flux de processus réel
  • Identifier les goulots d'étranglement et les retards
  • Identifiez les causes profondes de l'inefficacité
  • Évaluer la performance par rapport aux objectifs
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPIQUES

Améliorations concrètes des comptes fournisseurs

Ces résultats illustrent les avantages opérationnels et financiers significatifs que les organisations obtiennent généralement en appliquant le Process Mining au traitement des factures de leurs comptes fournisseurs. En offrant une vue objective de l'exécution réelle de votre processus, le Process Mining identifie les bottlenecks cachés et les domaines d'amélioration stratégique.

0 %
Cycles d'approbation plus rapides

Réduction moyenne du temps d'approbation

Identifiez et éliminez les goulots d'étranglement dans le workflow d'approbation des factures, accélérant significativement le temps nécessaire à l'approbation des factures. Cela conduit à des paiements plus rapides et à l'amélioration des relations avec les fournisseurs.

0 %
Optimiser la saisie des escomptes

Augmentation des escomptes pour paiement anticipé obtenus

Identifiez les opportunités de traiter les factures plus rapidement, permettant à votre organisation de maximiser les escomptes pour paiement anticipé et de réaliser des économies significatives.

0 %
Moins de retravail manuel

Réduction des corrections manuelles et des erreurs

Éliminez les sources d'erreurs courantes et réduisez le besoin d'interventions manuelles, libérant ainsi le personnel pour des tâches plus stratégiques et réduisant considérablement les coûts opérationnels.

0 %
Conformité améliorée

Augmentation du respect des politiques et des paiements à temps

Assurez un pourcentage plus élevé de factures traitées et payées conformément aux politiques internes et aux dates d'échéance. Cela minimise les pénalités de retard de paiement, renforce la confiance des fournisseurs et réduit les risques financiers.

0 %
Précision de rapprochement améliorée

Augmentation du succès du rapprochement automatisé

Améliorez la précision du rapprochement automatisé en identifiant les causes profondes des divergences. Cela conduit à un pourcentage plus élevé de factures traitées sans intervention manuelle, augmentant l'efficacité et réduisant les reprises.

Les résultats dépendent fortement de facteurs tels que la maturité actuelle du processus, la disponibilité des données et les initiatives d'amélioration spécifiques mises en œuvre. Les chiffres présentés reflètent les améliorations courantes observées dans divers déploiements.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique de chaque document de facture fournisseur. Il sert d'identifiant de cas principal pour le suivi du parcours de bout en bout de la facture.

Pourquoi c'est important

C'est l'attribut le plus critique, car il connecte toutes les étapes de processus associées en un seul cas, permettant une analyse et une visualisation de bout en bout du processus.

Le nom de l'étape ou de l'événement du processus métier lié à la facture.

Pourquoi c'est important

Définit les étapes de la cartographie des processus, permettant la visualisation et l'analyse du flux de processus, des goulots d'étranglement et des variations.

L'horodatage indiquant la date et l'heure précises auxquelles une activité ou un événement ont eu lieu.

Pourquoi c'est important

C'est essentiel pour le calcul des temps de cycle, l'identification des goulots d'étranglement et l'analyse de la séquence chronologique des événements du processus.

Le nom du fournisseur qui a soumis la facture.

Pourquoi c'est important

Permet l'analyse des performances par fournisseur, aidant à identifier les relations fournisseurs problématiques, la conformité aux conditions de paiement et les variations de processus par fournisseur.

La valeur monétaire totale de la facture dans la devise de transaction d'origine.

Pourquoi c'est important

Permet l'analyse de l'impact financier, telle que la quantification de la valeur des paiements bloqués, et aide à prioriser les factures en fonction de leur matérialité.

L'identifiant unique du bon de commande (PO) associé à la facture.

Pourquoi c'est important

Crucial pour analyser l'efficacité du rapprochement des factures, différencier les processus de facturation avec ou sans commande d'achat, et identifier les problèmes de conformité.

Le nom ou l'ID de l'utilisateur qui a effectué une activité spécifique concernant la facture.

Pourquoi c'est important

Permet d'analyser la performance individuelle et d'équipe, la répartition de la charge de travail, et aide à identifier les opportunités de formation ou les problèmes de conformité.

L'identifiant de l'entité juridique ou de l'entreprise qui traite la facture.

Pourquoi c'est important

Permet de comparer les performances des processus entre différentes entités juridiques ou unités commerciales, contribuant ainsi à normaliser les pratiques et à identifier les problèmes spécifiques à chaque entité ou unité.

La date à laquelle le paiement de la facture est dû selon les conditions de paiement.

Pourquoi c'est important

C'est essentiel pour mesurer la performance des paiements à temps, gérer les flux de trésorerie et éviter les pénalités de retard de paiement.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque la saisie initiale d'une facture fournisseur dans le système. Elle peut être capturée par l'entrée manuelle de données, la numérisation par reconnaissance optique de caractères (OCR) ou l'échange de données informatisées (EDI).

Pourquoi c'est important

C'est le point de départ principal du processus. L'analyse du temps écoulé entre cet événement et les autres révèle le temps de traitement total et met en évidence les retards en amont.

Le processus d'associer une facture à des documents justificatifs tels que les bons de commande (PO) ou les récépissés de marchandises (GR). Cette activité confirme que les montants, quantités et articles facturés sont conformes à ce qui a été commandé et reçu.

Pourquoi c'est important

Il s'agit d'une étape de validation cruciale pour les factures basées sur un bon de commande (PO). L'analyse des taux de réussite et des délais d'appariement est essentielle pour comprendre les niveaux d'automatisation et identifier les fournisseurs ou matériaux problématiques.

La facture est officiellement soumise à un workflow pour examen et approbation par une ou plusieurs personnes autorisées. Cette activité marque le début du sous-processus d'approbation.

Pourquoi c'est important

C'est le point de départ pour mesurer les temps de cycle d'approbation. Il aide à différencier le temps passé au traitement des données du temps d'attente pour l'approbation de la direction.

Représente l'approbation finale dans le workflow, qui fournit l'autorisation officielle pour le paiement de la facture. C'est une étape cruciale qui permet le passage de la facture de l'étape de traitement à celle du paiement.

Pourquoi c'est important

Cette activité clôture le cycle d'approbation. Le temps écoulé jusqu'à ce point constitue un élément clé du temps de traitement global des factures et met souvent en évidence les bottlenecks d'approbation.

La facture approuvée est officiellement enregistrée dans le grand livre général, ce qui crée une obligation financière pour l'entreprise. C'est une transaction comptable critique qui reconnaît formellement la dépense et l'obligation de payer.

Pourquoi c'est important

La comptabilisation est un événement financier clé. Les retards entre l'approbation et la comptabilisation peuvent affecter la précision des rapports financiers et la visibilité sur les passifs en cours.

Le paiement est officiellement effectué, et les fonds sont décaissés au fournisseur. Cette transaction règle la dette qui a été créée lors de la comptabilisation de la facture.

Pourquoi c'est important

Il s'agit d'un événement crucial pour le calcul des taux de paiement à temps et la saisie des escomptes. Il marque le transfert de valeur et constitue une étape clé pour la trésorerie et la gestion des relations fournisseurs.

Cette activité représente le rapprochement final où le paiement est imputé à la facture, clôturant officiellement l'élément dans le grand livre auxiliaire des comptes fournisseurs. Dans certains cas, elle peut également signifier que le paiement a été compensé par la banque.

Pourquoi c'est important

C'est l'activité finale, marquant l'achèvement réussi du processus. Le temps écoulé entre la réception de la facture et son apurement représente le temps de cycle complet de bout en bout.

Pour des recommandations de données personnalisées, choisissez votre processus spécifique.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining analyse les données d'événements de votre système source pour reconstituer le flux réel de vos factures fournisseurs. Il identifie les goulots d'étranglement, les écarts par rapport aux processus standard et les zones à forte intensité de travail manuel. Ces informations aident à rationaliser les workflows, à réduire les délais d'approbation et à améliorer la conformité.

Vous avez généralement besoin de journaux d'événements contenant un identifiant de cas (Case ID) (par ex., Numéro de facture), une Activité (par ex., « Facture Reçue », « Approbation Initiée ») et un Timestamp pour chaque événement. Des attributs supplémentaires tels que 'Approbateur', 'Montant de la facture' ou 'Fournisseur' enrichissent l'analyse. Ces données permettent de reconstituer le parcours complet de la facture.

Vous pouvez vous attendre à des améliorations quantifiables telles que la réduction des délais de cycle d'approbation des factures et une meilleure capture des escomptes pour paiement anticipé. Le Process Mining révèle des opportunités d'automatiser le rapprochement, d'éliminer la reprise de travail et d'assurer une meilleure conformité aux conditions de paiement. Il offre également une visibilité accrue et en temps réel sur vos opérations de comptes fournisseurs.

L'extraction initiale des données et la configuration du modèle peuvent généralement prendre quelques semaines, selon la disponibilité et la complexité des données. Une fois le modèle construit, les premiers aperçus sur les goulots d'étranglement et les écarts peuvent être générés rapidement, souvent en quelques jours. Un suivi continu offre ensuite des opportunités d'optimisation permanentes.

Les outils modernes de Process Mining sont conçus pour les utilisateurs métiers, abstrayant une grande partie de la complexité technique, de sorte qu'une expertise approfondie en science des données n'est généralement pas requise. L'extraction des données est une opération en lecture seule, garantissant aucune perturbation de votre système en production. L'objectif est d'analyser les données existantes, et non de modifier directement les opérations système ou les workflows.

Oui, en cartographiant chaque étape et chaque variante de votre processus de comptes fournisseurs, le Process Mining expose clairement où les retards d'approbation se produisent et pourquoi les paiements en double surviennent. Il fournit des preuves basées sur les données pour identifier précisément les équipes, les utilisateurs ou les étapes de processus à l'origine de ces inefficacités, permettant des améliorations ciblées. Cela contribue à mettre en lumière les processus cachés et à améliorer l'intégrité des données.

Oui, en analysant le cycle de vie complet de la facture – incluant la réception, l'approbation et les délais de paiement par rapport aux conditions fournisseurs – le process mining met en évidence les opportunités manquées de remises pour paiement anticipé. Il identifie les étapes de processus spécifiques ou les retards qui empêchent les paiements en temps voulu, vous permettant d'optimiser les workflows pour maximiser les économies. Cela conduit à un taux de capture plus élevé des remises disponibles.

La BI traditionnelle se concentre sur le "quoi" (ce qui s'est passé) au travers de rapports et de dashboards prédéfinis, montrant souvent des métriques agrégées. Le Process Mining, quant à lui, analyse les journaux d'événements pour révéler le "comment" (comment cela s'est passé) en reconstruisant le flux de processus réel de bout en bout et ses variantes, identifiant les goulots d'étranglement et les déviations insoupçonnés. Cela offre une compréhension approfondie et basée sur les données pour des actions prescriptives, et non de simples résumés descriptifs.

Le Process Mining peut détecter automatiquement les écarts par rapport à vos politiques de paiement et contrôles internes établis. Il met en évidence les cas de conditions de paiement non conformes, de lancements de paiement non autorisés ou de paiements de factures potentiellement en double. Cette surveillance continue renforce la gouvernance et réduit les risques financiers, garantissant le respect des réglementations internes et externes.

Un journal d'événements est une collection structurée de données détaillant chaque étape, ou « événement », qu'une facture traverse dans votre système. Il inclut généralement un « Case ID » unique (pour chaque facture), un nom d'activité (par exemple, « Facture Créée », « Approuvée ») et un horodatage précis pour chaque activité. Ce format est crucial pour reconstituer et visualiser le flux de processus réel.

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