Mejore los procesos de finanzas y servicios compartidos

Mejora de procesos en finanzas y servicios compartidos

Los equipos de servicios compartidos gestionan un gran volumen de transacciones y solicitudes en cuentas por pagar y por cobrar, generación de informes y otras operaciones financieras. Process Mining muestra cómo se realiza el trabajo en la actualidad. El mapeo de procesos y la simulación permiten evaluar posibles cambios. Así, puede mejorar el coste por transacción con datos concretos y tener presentes los objetivos de nivel de servicio.

¿Por qué cuesta demostrar mejoras en los servicios compartidos?

Centralizar el trabajo facilita ver los volúmenes de transacciones, pero los promedios pueden ocultar dónde se invierten el tiempo y el esfuerzo. El retrabajo entre las unidades de negocio y el equipo de servicios, las aprobaciones duplicadas, los atrasos acumulados y las cargas de trabajo desiguales pueden afectar el tiempo de ciclo y el coste por transacción.

También es necesario demostrar que los cambios propuestos justifican la inversión. Un caso de negocio basado únicamente en supuestos puede no superar una revisión financiera. Una línea base medida y supuestos claramente definidos para cada escenario ofrecen un fundamento más sólido para tomar decisiones y conversar sobre la asignación de costes.

¿Cómo ayuda Process Mining a los servicios compartidos?

Process Mining utiliza datos de eventos de sus sistemas para mostrar cómo avanzan realmente los casos en un proceso. Puede examinar los flujos de procesos, los tiempos de ciclo, los traspasos, el retrabajo y las desviaciones de la ruta prevista.

Para aplicar Process Mining a los servicios compartidos, comience con un servicio en el que pueda identificar cada caso, sus actividades y las marcas de tiempo. Compare los resultados por unidad de negocio, tipo de solicitud u otras dimensiones pertinentes para ver dónde varía el rendimiento. Así podrá orientar la mejora de procesos a causas concretas, en lugar de basarse en un único promedio.

Obtenga más información sobre Process Mining.

¿En qué consiste el enfoque de tres pasos?

Siga estos tres pasos para pasar de la evidencia a una decisión:

1. Analice el proceso actual con Process Mining. Analice datos de ERP, gestión financiera u operaciones para establecer una línea base. Haga seguimiento de medidas como el coste por transacción, el tiempo de ciclo, los atrasos y el nivel de servicio.
2. Mapee las opciones de mejora. Documente el proceso actual y los cambios propuestos mediante el mapeo de procesos y BPMN. Acuerde con finanzas, operaciones, cumplimiento e TI qué cambiaría y quién sería responsable de cada paso.
3. Simule escenarios. Compare opciones como aumentar la capacidad, reducir los traspasos, revisar las reglas de aprobación o automatizar. Antes de decidir qué probar, evalúe los efectos previstos en el tiempo de ciclo, la demanda de recursos y el cumplimiento.

Explore el mapeo de procesos y la simulación de procesos.

¿Cómo presentar cifras sólidas en una revisión financiera?

Comience con una línea base que pueda explicar. Indique qué proceso y periodo analizó, cómo definió un caso y qué costes y medidas de servicio incluyó. Distinga los resultados observados de las estimaciones sobre los cambios propuestos.

Para una asignación de costes o un caso de negocio, documente los supuestos de cada escenario, como los volúmenes previstos, la dotación de personal y los cambios en los procesos. Compare cada escenario con la misma línea base y muestre los efectos tanto en el coste por transacción como en los niveles de servicio. Así será más fácil analizar las compensaciones sin presentar un resultado modelado como algo garantizado.

[CtaStartTrial custom_title=“Establezca una línea base para un servicio” custom_content=“Utilice las exportaciones existentes de su ERP o sistema de tickets para analizar un proceso concreto y establecer medidas de la situación actual.”]

¿Dónde puede revelar Process Mining fricciones en los servicios compartidos?

No se limite al volumen total y al tiempo de ciclo promedio. En los servicios compartidos, los tiempos de ciclo pueden variar según la unidad de negocio, el tipo de solicitud o la ruta de excepción. El análisis de procesos puede ayudarle a investigar patrones como los siguientes:

• Retrabajo entre el equipo de servicios y las unidades de negocio: las solicitudes incompletas se devuelven para corregirlas y vuelven a la cola.
• Aprobaciones duplicadas: puede que las reglas locales sigan vigentes después de trasladar el trabajo a un equipo central.
• Atrasos acumulados: una cola de tamaño estable aún puede incluir casos que llevan demasiado tiempo esperando.
• Asignación del trabajo según la disponibilidad: los casos pueden asignarse a quien esté libre, en lugar de a quien tenga las habilidades o la ubicación adecuadas.
• Excepciones fuera de los informes de nivel de servicio: las rutas de excepción pueden no aparecer en las mismas medidas que los casos estándar.

Estos patrones son puntos de partida para investigar, no pruebas de una causa. Valide lo que muestran los datos con las personas que gestionan el proceso.

¿Qué resultados puede esperar?

Los resultados dependen de sus datos, de la complejidad del proceso y de los cambios que implemente. Los equipos suelen utilizar este enfoque para:

• Reducir entre un 20 y un 40 % los tiempos de ciclo de las transacciones al abordar las esperas y el retrabajo evitables.
• Mejorar la planificación de la capacidad y reducir el trabajo manual para bajar los costes operativos.
• Hacer visibles las desviaciones de los procesos y las deficiencias de control.
• Mejorar los plazos de generación de informes al aclarar las responsabilidades y abordar los cuellos de botella.
• Elaborar un caso de negocio con KPI de referencia y comparaciones de escenarios.

Estos son resultados habituales, no garantías. Los Dashboards y los KPI pueden ayudarle a comprobar si las mejoras se mantienen a lo largo del tiempo.

Estime el retorno.

¿Cómo empezar?

Elija un servicio de gran volumen con un impacto claro en el negocio, como el procesamiento de facturas, la gestión de pagos, el cierre de fin de mes o la atención de solicitudes de servicio. Identifique el ID del caso, los nombres de las actividades, las marcas de tiempo y las dimensiones de negocio que necesita para el análisis.

Conecte los datos pertinentes en ProcessMind, establezca una línea base y revise el flujo del proceso con las personas que lo gestionan. Después, elija uno o dos escenarios de mejora para modelar y simular. Un análisis acotado puede ayudarle a decidir qué probar a continuación sin iniciar un programa de transformación de gran escala.

Consulte la guía para elaborar un caso de negocio.

Establezca la línea base de un servicio

Comience con un servicio que necesite explicar, mejorar o incluir en una conversación sobre asignación de costes. Mida su rendimiento actual antes de decidir qué cambios llevar adelante.