Abteilung: Rechnungsbearbeitung

Anwendungsfall: Prozessoptimierung in der Kreditorenbuchhaltung

Einführung%

Financial Solutions Inc., ein mittelständisches Unternehmen mit Sitz in New York, spezialisiert sich auf die Bereitstellung von Finanzberatung und Dienstleistungen für eine vielfältige Kundschaft. Die Abteilung Accounts Payable (AP) spielt eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung und Bearbeitung von Lieferantenrechnungen und -zahlungen. Der AP-Prozess wies jedoch Ineffizienzen auf, die zu verzögerten Zahlungen und belasteten Lieferantenbeziehungen führten. Um diese Herausforderungen anzugehen, startete Financial Solutions Inc. eine Initiative zur Prozessoptimierung unter Einsatz von Process Mining, Prozessdesign und Prozesssimulation.

Problemstellung

Der Kreditorenprozess bei Financial Solutions Inc. stand vor mehreren Herausforderungen:

• Zahlungsverzögerungen: Eine erhebliche Anzahl von Lieferantenzahlungen war verzögert, was die Beziehungen zu Lieferanten belastete und zu Verzugsgebühren führte.
• Hohe Fehlerquoten: Häufige manuelle Eingabefehler und Inkonsistenzen bei der Rechnungsverarbeitung.
• Ineffizienter Workflow: Dem bestehenden Prozess fehlte es an Standardisierung, was zu Engpässen und unnötigen Schritten führte.
• Eingeschränkte Sichtbarkeit: Unzureichende Prozesssichtbarkeit erschwerte die schnelle Identifikation und Behebung von Problemen.

Methodik

Das Projekt zur Prozessoptimierung folgte einer strukturierten Methodik, bestehend aus den folgenden Schritten:

1. Process Mining:

• Anwendung von Process Mining-Tools zur Analyse des bestehenden AP-Prozesses.
• Sammlung von Daten aus verschiedenen Quellen, darunter ERP-Systeme, Transaktionsprotokolle und Rechnungsunterlagen.
• Erstellung einer Prozesslandkarte des aktuellen AP-Prozesses zur Identifikation von Engpässen, Abweichungen und Ineffizienzen.

2. Process Design:

• Durchführung von Workshops mit den wichtigsten Beteiligten zur Gewinnung von Einblicken und Identifikation von Verbesserungspotenzialen.
• Neugestaltung des AP-Prozesses zur Optimierung der Workflows, Beseitigung überflüssiger Schritte und Einführung von Automatisierungsmöglichkeiten.
• Entwicklung eines standardisierten Prozessmodells, das Best Practices und Compliance-Anforderungen integriert.

3. Process Simulation:

• Simulation des neugestalteten AP-Prozesses zur Leistungsprognose und Identifikation potenzieller Probleme.
• Test verschiedener Szenarien, um die Auswirkungen vorgeschlagener Änderungen auf Schlüsselkennzahlen wie Bearbeitungszeit, Fehlerquoten und Kosten zu bewerten.
• Verfeinerung des Prozessmodells auf Basis der Simulationsergebnisse zur Sicherstellung optimaler Leistung.

Resultat

Die Implementierung der Prozessoptimierungsinitiative brachte bedeutende Vorteile für Financial Solutions Inc.:

• Verbesserte Zahlungspünktlichkeit: Der Anteil pünktlicher Zahlungen stieg von 60 % auf 90 %, was die Verzugsgebühren senkte und die Lieferantenzufriedenheit erhöhte.
• Reduzierte Fehlerquoten: Die Einführung von automatisierter Rechnungsverarbeitung und Validierungsprüfungen senkte die manuellen Eingabefehler um 70 %.
• Erhöhte Effizienz: Der neugestaltete AP-Prozess eliminierte überflüssige Schritte und reduzierte die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Rechnung um 50 %.
• Erhöhte Sichtbarkeit: Der Einsatz von Process Mining-Tools ermöglichte Echtzeit-Sichtbarkeit des AP-Prozesses, proaktive Problemidentifikation und -lösung.
• Kosteneinsparungen: Insgesamt führten die Prozessverbesserungen zu einer 30%igen Reduzierung der Betriebskosten der AP-Abteilung.

Durch die strategische Anwendung von Process Mining, Prozessdesign und Prozesssimulation hat Financial Solutions Inc. den Kreditorenprozess erfolgreich transformiert und erhebliche Betriebseffizienzen erreicht sowie bessere Lieferantenbeziehungen gefördert. Dieser Anwendungsfall zeigt das Potenzial von Prozessoptimierungstechniken zur Verbesserung der Leistung kritischer Geschäftsprozesse.