Departamento: Contas a Pagar

Caso de uso: Melhoria de Processos em Contas a Pagar

Introdução%

A Financial Solutions Inc., uma empresa de médio porte localizada em Nova York, é especializada em fornecer consultoria e serviços financeiros para uma variedade diversificada de clientes. O departamento de Contas a Pagar (AP) desempenha um papel crucial na gestão e processamento de faturas e pagamentos de fornecedores. No entanto, o processo de AP enfrentava ineficiências, resultando em pagamentos atrasados e relações tensionadas com fornecedores. Para enfrentar esses desafios, a Financial Solutions Inc. iniciou uma iniciativa de melhoria de processos, utilizando técnicas de Process Mining, design de processos e simulação de processos.

Declaração de Problemas

O processo de Contas a Pagar na Financial Solutions Inc. enfrentava diversos desafios:

• Pagamentos Atrasados: Um número significativo de pagamentos a fornecedores estava atrasado, afetando as relações com fornecedores e incorrendo em taxas de atraso.
• Altas Taxas de Erro: Erros de entrada manual e inconsistências no processamento de faturas eram comuns.
• Fluxo de Trabalho Ineficiente: O processo existente carecia de padronização, resultando em gargalos e etapas redundantes.
• Visibilidade Limitada: Havia visibilidade inadequada no fluxo de processos, tornando difícil identificar e corrigir problemas rapidamente.

Metodologia

O projeto de melhoria de processos seguiu uma metodologia estruturada consistindo nos seguintes passos:

1. Process Mining:

• Utilizou ferramentas de process mining para analisar o processo de AP existente.
• Coletou dados de várias fontes, incluindo sistemas ERP, logs de transação e registros de faturas.
• Mapeou o estado atual do processo de AP para identificar gargalos, desvios e ineficiências.

2. Design de Processo:

• Conduziu workshops com stakeholders chave para coletar insights e identificar oportunidades de melhoria.
• Redesenhou o processo de AP para otimizar fluxos de trabalho, eliminar etapas redundantes e introduzir automação onde possível.
• Desenvolveu um modelo de processo padronizado que incorporou melhores práticas e requisitos de conformidade.

3. Simulação de Processo:

• Simulou o processo de AP redesenhado para prever desempenho e identificar possíveis questões.
• Testou diferentes cenários para avaliar o impacto das mudanças propostas em métricas chave de desempenho, como tempo de processamento, taxas de erro e custo.
• Refinou o modelo de processo baseado nos resultados da simulação para garantir desempenho ideal.

Resultado

A implementação da iniciativa de melhoria de processos trouxe benefícios significativos para a Financial Solutions Inc.:

• Melhora na Pontualidade dos Pagamentos: A porcentagem de pagamentos no prazo aumentou de 60% para 90%, reduzindo consideravelmente as taxas de atraso e melhorando a satisfação dos fornecedores.
• Redução das Taxas de Erro: Os erros de entrada manual foram reduzidos em 70% através da introdução de processamento automatizado de faturas e verificações de validação.
• Aumento da Eficiência: O processo de AP redesenhado eliminou etapas redundantes, reduzindo o tempo médio de processamento por fatura em 50%.
• Aumento da Visibilidade: O uso de ferramentas de Process Mining proporcionou visibilidade em tempo real no processo de AP, permitindo a identificação e resolução proativa de problemas.
• Economias de Custo: Melhorias gerais no processo resultaram em uma redução de 30% nos custos operacionais associados ao departamento de AP.

Através da aplicação estratégica de Process Mining, design de processo e simulação de processos, a Financial Solutions Inc. transformou com sucesso seu processo de Contas a Pagar, alcançando eficiências operacionais significativas e promovendo melhores relações com fornecedores. Este caso de uso destaca o potencial das técnicas de melhoria de processos para aprimorar o desempenho de funções empresariais críticas.