Abteilung: Personalwesen

Use-Case: Prozessverbesserung in der Personalabteilung

Einführung

Global Enterprises Inc., ein multinationales Unternehmen mit Sitz in London, ist bekannt für sein diversifiziertes Portfolio in verschiedenen Branchen. Trotz seiner globalen Präsenz und seines Erfolgs stand die Personalabteilung (HR) vor zahlreichen Herausforderungen bei der effizienten Verwaltung von Mitarbeiterlebenszyklen. Um diese Probleme zu lösen, startete Global Enterprises Inc. eine Initiative zur Prozessverbesserung unter Einsatz von Process Mining, Process Design und Process Simulation.

Problemstellung

Die Personalabteilung von Global Enterprises Inc. stand vor mehreren Herausforderungen:

• Langer Rekrutierungszyklus: Der Rekrutierungsprozess dauerte länger, was zu Verzögerungen beim Besetzen wichtiger Positionen führte.
• Hohe Onboarding-Zeit: Das Onboarding neuer Mitarbeiter war inkonsistent und zeitaufwändig, was die Produktivität und Zufriedenheit beeinträchtigte.
• Manuelle Verwaltungsaufgaben: Viele HR-Aufgaben, wie Dateneingabe und Dokumentenmanagement, wurden manuell durchgeführt, was zu Ineffizienzen und Fehlern führte.
• Begrenzte Prozesstransparenz: Es gab nicht genügend Einblick in die HR-Prozesse, was die Überwachung des Fortschritts und die Identifizierung von Engpässen erschwerte.

Methodik

Das Projekt zur Prozessverbesserung folgte einer systematischen Methodik, bestehend aus den folgenden Schritten:

1. Process Mining:

• Nutzung von Process-Mining-Tools zur Analyse bestehender HR-Prozesse.
• Datensammlung aus HR-Managementsystemen, Bewerber-Tracking-Systemen und Mitarbeiterakten zur Erstellung der aktuellen Workflows.
• Identifizierung von Engpässen, Abweichungen und Ineffizienzen in Rekrutierung, Onboarding und anderen HR-Prozessen.

2. Process Design:

• Durchführung von Interviews und Workshops mit HR-Mitarbeitern und Stakeholdern zur Ermittlung von Schwachstellen und Sammlung von Verbesserungsvorschlägen.
• Neugestaltung der HR-Prozesse, um Workflows zu straffen, redundante Aufgaben zu eliminieren, Effizienz zu optimieren und manuelle Aufgaben zu automatisieren.
• Entwicklung standardisierter Prozessmodelle, die bewährte Praktiken und Compliance-Standards integrieren.

3. Process Simulation:

• Simulation der neu gestalteten HR-Prozesse mit spezialisierter Software zur Vorhersage von Performanceergebnissen und Identifizierung potenzieller Probleme.
• Bewertung verschiedener Szenarien zur Einschätzung der Auswirkungen der vorgeschlagenen Änderungen auf wichtige Leistungsmetriken wie Zeit-zu-Einstellung, Onboarding-Dauer und Betriebskosten.
• Verfeinerung der Prozessmodelle basierend auf Simulationsergebnissen zur Gewährleistung optimaler Effizienz und Effektivität.

Ergebnis

Die Umsetzung der Prozessverbesserungsinitiative brachte Global Enterprises Inc. erhebliche Vorteile:

• Verkürzter Rekrutierungszyklus: Die durchschnittliche Zeit-zu-Einstellung verringerte sich um 35 %, was eine schnellere Besetzung kritischer Positionen und eine Reduzierung der Vakanzkosten ermöglichte.
• Schnelleres Onboarding: Die Onboarding-Zeit wurde um 50 % reduziert, was die Produktivität und Zufriedenheit neuer Mitarbeiter steigerte.
• Gesteigerte Effizienz: Die Automatisierung administrativer Aufgaben reduzierte den manuellen Aufwand um 60 %, sodass sich HR-Mitarbeiter auf strategische Aktivitäten konzentrieren konnten.
• Erhöhte Transparenz: Process-Mining-Tools boten Echtzeiteinblicke in die HR-Workflows, was proaktives Management und kontinuierliche Verbesserung ermöglichte.
• Kosteneinsparungen: Insgesamt führten die Prozessverbesserungen zu einer 25 %igen Reduzierung der Betriebskosten im Zusammenhang mit HR-Aktivitäten.

Durch den gezielten Einsatz von Process Mining, Process Design und Process Simulation verwandelte Global Enterprises Inc. erfolgreich ihre Personalabteilung und erzielte erhebliche betriebliche Effizienzsteigerungen und verbesserte Mitarbeitererfahrungen. Dieses Use-Case zeigt das Potenzial von Business Process Management-Techniken zur Optimierung der HR-Funktionen und Unterstützung des Unternehmenswachstums.