Abteilung: Human Ressourcen mit Process Mining optimieren

HR Prozessoptimierung

Einführung

Global Enterprises Inc., ein multinationales Unternehmen mit Hauptsitz in London, ist für sein breites Portfolio in verschiedenen Branchen bekannt. Trotz internationalem Erfolg stand die HR-Abteilung vor einigen Herausforderungen, die Employee-Lebenszyklus-Prozesse effizient zu steuern. Um diese Hürden zu meistern, startete Global Enterprises Inc. eine Initiative zur Prozessoptimierung mit modernen Methoden wie Process Mining, Prozessdesign und ProzessSimulation.

Problemstellung

Die HR-Abteilung von Global Enterprises Inc. stand vor mehreren Herausforderungen:

• Lange Recruiting-Zyklen: Die Besetzung wichtiger Positionen dauerte zu lange.
• Hoher Onboarding-Aufwand: Das Onboarding neuer Mitarbeitender war uneinheitlich und zeitintensiv, was Produktivität und Zufriedenheit beeinträchtigte.
• Manuelle Verwaltung: Viele HR-Aufgaben wie Dateneingabe und Dokumentenverwaltung erfolgten manuell, was zu Ineffizienzen und Fehlern führte.
• Geringe Prozesstransparenz: Fehlende Übersicht über die HR-Prozesse erschwerte es, Fortschritte zu überwachen und Engpässe zu identifizieren.

Methodik

Das Prozessoptimierungsprojekt folgte einer systematischen Methodik mit diesen Schritten:

1. Process Mining:

• Process-Mining-Tools geverwendet, um bestehende HR-Prozesse zu analysierenn
• Sammlung von Daten aus HR-Systemen, Bewerber-Tracking-Tools und Mitarbeiterakten, um aktuelle Workflows zu abbilden
• Identifikation von Engpässen, Abweichungen und Ineffizienzen im Recruiting und Onboarding

2. Prozessdesign:

• Interviews und Workshops mit HR-Mitarbeitenden und Stakeholdern, um Schwachstellen und Verbesserungsideen zu erfassen
• HR-Prozesse neu gestaltet, Workflows vereinfacht, doppelte Aufgaben gestrichen und Effizienz durch Automatisierung gesteigert
• Standardisierte Prozessmodelle entwickelt, basierend auf Best Practices und Compliance-Standards

3. ProzessSimulation:

• Optimierte HR-Prozesse mit Spezialsoftware simuliert, um Leistungsfähigkeit zu prognostizieren und potenzielle Risiken zu erkennen
• Verschiedene Szenarien bewertet, um Auswirkungen auf KPIs wie Zeit bis zur Einstellung (Time-to-Hire) (Einstellungsdauer), Onboardingzeit und Kosten zu analysierenn
• Prozessmodelle basierend auf Simulationen verfeinert, um maximale Effizienz und Wirkung sicherzustellen

Resultate

Die Umsetzung der Prozessoptimierung brachte Global Enterprises Inc. deutliche Vorteile:

• Kürzere Recruiting-Zyklen: Die durchschnittliche Zeit bis zur Einstellung (Time-to-Hire) (Einstellungsdauer) sank um 35 %, kritische Stellen wurden schneller besetzt.
• Schnelleres Onboarding: Die Onboardingzeit wurde um 50 % verkürzt: Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit stiegen.
• Höhere Effizienz: Automatisierung administrativer Aufgaben verringerte den manuellen Aufwand um 60 %, wodurch HR sich stärker auf strategische Themen fokussieren kann.
• Maximale Transparenz: Process Mining liefert Echtzeit-Transparenz in HR-Workflows für proaktives Management und kontinuierliche Verbesserung.
• Kosteneinsparungen: Die Gesamtkosten für HR-Aktivitäten wurden um 25 % gesenkt.

Durch gezielten Einsatz von Process Mining, Prozessdesign und Simulation transformierte sich die HR-Abteilung und steigerte spürbar Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit. Dieses Praxisbeispiel zeigt das Potenzial von Geschäftsprozessmanagement (BPM) zur Optimierung der HR-Prozesse und Stärkung des Unternehmenserfolgs.