Departamento: Optimiza Accounts Payable y reduce costes

Mejora del proceso de Accounts Payable (AP)

Introducción

Financial Solutions Inc., una empresa mediana con sede en Nueva York, se especializa en consultoría y servicios financieros para clientes diversos. El área de Accounts Payable (AP) es clave en la gestión y el procesamiento de facturas y pagos de proveedores. Sin embargo, el proceso de AP presentaba ineficiencias, generando retrasos en pagos y afectando la relación con proveedores. Para superar estos retos, Financial Solutions Inc. inició una mejora de procesos apoyada en process mining, diseño de procesos y simulación.

Problemas identificados

El proceso de Accounts Payable en Financial Solutions Inc. tenía varios retos:

• Pagos retrasados: Muchos pagos a proveedores se realizaban tarde, afectando la relación y generando recargos.
• Alta tasa de errores: Errores manuales y falta de consistencia en la gestión de facturas.
• Workflow ineficiente: Sin estandarización, había cuellos de botella y pasos repetidos.
• Visibilidad limitada: Faltaba visibilidad en el flujo del proceso, lo que complicaba corregir problemas rápido.

Metodología

El proyecto de mejora de procesos siguió una metodología estructurada con estos pasos:

1. Process Mining:

• Se usaron herramientas de process mining para analizar el proceso actual de AP.
• Se recopilaron datos de sistemas ERP, logs de transacciones y registros de facturas.
• Se hizo mapping del proceso para detectar cuellos de botella, desvíos e ineficiencias.

2. Diseño de procesos:

• Se realizaron workshops con partes clave para identificar oportunidades de mejora.
• Se rediseñó el workflow de AP, eliminando pasos repetidos y agregando automatización.
• Se generó un modelo estándar con best practices y requisitos de compliance.

3. Simulación de procesos:

• Se simuló el nuevo proceso de AP para anticipar resultados y posibles incidencias.
• Se probaron escenarios para medir impacto en KPIs como tiempo de ciclo, errores y costes.
• El modelo se ajustó según los resultados para asegurar el mejor rendimiento.

Resultados

La mejora del proceso trajo grandes beneficios para Financial Solutions Inc.:

• Más pagos a tiempo: Los pagos puntuales subieron de 60% a 90%, reduciendo recargos y mejorando la relación con proveedores.
• Menos errores: Los errores por ingreso manual bajaron 70% gracias a la automatización y validación de facturas.
• Mayor eficiencia: El proceso renovado eliminó pasos duplicados, bajando el tiempo medio de gestión un 50%.
• Más visibilidad: Con process mining se logró visibilidad en tiempo real, permitiendo identificar y resolver problemas antes.
• Ahorro de costes: La optimización integral redujo un 30% los costes del área de AP.

El uso de process mining, diseño y simulación permitió transformar Accounts Payable, logrando eficiencia y mejor relación con proveedores. Este caso muestra cómo las técnicas de mejora de procesos pueden optimizar funciones clave del negocio.