Bölüm: Ödeme Yükümlülükleri

Kullanım Senaryosu: Alacak Hesaplarında Süreç İyileştirme

Tanıtım%

New York merkezli orta ölçekli bir firma olan Financial Solutions Inc., çeşitli müşteri gruplarına finansal danışmanlık ve hizmetler sunmada uzmanlaşmıştır. Ödeme Yükümlülükleri (AP) departmanı, tedarikçi faturalarını ve ödemelerini yönetmede çok önemlidir. Ancak, AP süreci verimsizliklerle karşılaştı, bu da geciken ödemeler ve gergin tedarikçi ilişkilerine yol açtı. Bu zorlukları ele almak için Financial Solutions Inc., Process Mining, process design ve process simulation tekniklerinden yararlanarak bir süreç iyileştirme girişimi başlattı.

Problem Bildirimi

Financial Solutions Inc.‘deki Alacak Hesapları süreci birkaç zorlukla karşılaştı:

• Gecikmiş Ödemeler: Çok sayıda satıcı ödemesi gecikti, bu da satıcı ilişkilerini etkiledi ve gecikme ücretleri ortaya çıkardı.
• Yüksek Hata Oranları: Manuel giriş hataları ve fatura işleme tutarsızlıkları yaygındı.
• Verimsiz İş Akışı: Mevcut süreçte standartlaşma eksikti, bu da darboğazlara ve gereksiz adımlara yol açıyordu.
• Sınırlı Görünürlük: Süreç akışına dair yetersiz bir görünürlük vardı, bu da sorunların hızlı bir şekilde tespit edilip düzeltilmesini zorlaştırıyordu.

Metodoloji

Süreç iyileştirme projesi aşağıdaki adımlardan oluşan yapılandırılmış bir metodoloji izledi:

1. Process Mining:

• Mevcut AP sürecini analiz etmek için process mining araçları kullanıldı.
• ERP sistemleri, işlem logları ve fatura kayıtları gibi çeşitli kaynaklardan data toplandı.
• AP sürecinin mevcut durumu, darboğazlar, sapmalar ve verimsizlikleri belirlemek için haritalandı.

2. Process Design:

• Ana paydaşlarla atölye çalışmaları düzenlenerek içgörüler toplandı ve iyileştirme fırsatları belirlendi.
• AP süreci, iş akışlarını düzene sokmak, gereksiz adımları kaldırmak ve mümkünse otomasyon eklemek için yeniden tasarlandı.
• En iyi uygulamalar ve uyum gerekliliklerini içeren standart bir süreç modeli geliştirildi.

3. Process Simulation:

• Yeniden tasarlanan AP süreci simüle edilerek performans tahmini yapıldı ve potansiyel sorunlar belirlendi.
• Önerilen değişikliklerin işleme süresi, hata oranları ve maliyet gibi performans metriklerine etkisi değerlendirilmek üzere farklı senaryolar test edildi.
• Simülasyon sonuçlarına göre süreç modeli rafine edilerek optimal performans sağlandı.

Sonuç

Süreç iyileştirme girişiminin uygulanması, Financial Solutions Inc. için önemli faydalar sağladı:

• Ödeme Zamanlamasında İyileşme: Zamanında ödemelerin oranı %60’tan %90’a yükseldi, bu da gecikme ücretlerini önemli ölçüde azaltarak satıcı memnuniyetini artırdı.
• Hata Oranlarının Azalması: Otomatik fatura işleme ve validasyon kontrollerinin tanıtılmasıyla manuel giriş hataları %70 oranında azaldı.
• Geliştirilmiş Verimlilik: Yeniden tasarlanan AP süreci, gereksiz adımları ortadan kaldırarak fatura başına işlem süresini %50 azalttı.
• Artan Görünürlük: Process mining araçlarının kullanımı, AP sürecine gerçek zamanlı görünürlük sağladı ve sorunların proaktif şekilde tespit edilip çözülmesine olanak tanıdı.
• Maliyet Tasarrufu: Süreç iyileştirmelerinin toplamı, AP departmanıyla ilişkili operasyonel maliyetlerde %30’luk bir azalma sağladı.

Process mining, process design ve process simulation’ın stratejik uygulanmasıyla, Financial Solutions Inc., Alacak Hesapları sürecini başarılı bir şekilde dönüştürdü. Bu kullanım senaryosu, süreç iyileştirme tekniklerinin kritik işlevlerin performansını artırma potansiyelini vurgular.