Bölüm: Accounts Payable Süreci Analizi

Satın Alma ve Fatura Süreçlerinin İyileştirilmesi

Giriş

Financial Solutions Inc., New York merkezli orta ölçekli bir firma olarak farklı sektörlerden müşterilerine finansal danışmanlık ve hizmetler sunar. Accounts Payable (AP) departmanı, tedarikçi faturalarının ve ödemelerinin yönetiminde kritik rol oynar. Ancak, AP sürecinde yaşanan verimsizlikler; geciken ödemelere ve tedarikçi ilişkilerinde sorunlara yol açıyordu. Bu zorlukların üstesinden gelmek için Financial Solutions Inc., Process Mining, süreç tasarımı ve süreç simülasyonunu bir araya getirerek süreç iyileştirme yolculuğuna başladı.

Sorun Tanımı

Financial Solutions Inc.‘deki Accounts Payable süreci başlıca şu sorunlarla karşılaşıyordu:

• Geciken Ödemeler: Çok sayıda tedarikçi ödemesi gecikti, ilişkiler ile birlikte ek cezalar da olumsuz etkilendi.
• Yüksek Hata Oranı: Manuel veri girişinde ve fatura işlemede sıkça hata yaşanıyordu.
• Verimsiz Workflow: Mevcut süreçte standart yoktu, bu da darboğazlara ve gereksiz adımlara sebep oluyordu.
• Kısıtlı Görünürlük: Süreç akışı yeterince izlenemediği için sorunlar zamanında tespit edilemiyordu.

Metodoloji

Süreç iyileştirme projesi aşağıdaki adımlardan oluşan sistematik bir yöntem izledi:

1. Process Mining:

• Mevcut AP süreci, Process Mining araçlarıyla analiz edildi.
• ERP sistemleri, işlem logları ve fatura kayıtları dahil farklı kaynaklardan data toplandı.
• AP sürecinin mevcut durumu haritalandırılarak darboğazlar, sapmalar ve verimsizlikler tespit edildi.

2. Süreç Tasarımı:

• Ana paydaşlarla atölye çalışmaları yapılıp iyileştirme fırsatları belirlendi.
• AP süreci yeniden tasarlanarak iş akışları sadeleştirildi, gereksiz adımlar kaldırıldı, ihtiyaç olan yerlerde otomasyon eklendi.
• Uygulama ve uyumluluğa uygun, en iyi uygulamaları içeren standart bir process modeli geliştirildi.

3. Süreç Simülasyonu:

• Yenilenen AP süreci simüle edilerek performans öngörüldü, olası sorunlar tespit edildi.
• Farklı senaryolar test edilerek önerilerin işlem süresi, hata oranı ve maliyet üzerine etkisi analiz edildi.
• Simülasyon sonuçlarına göre model daha verimli hale getirildi.

Sonuçlar

Yapılan süreç iyileştirme çalışmaları Financial Solutions Inc.‘e önemli avantajlar sağladı:

• Zamanında Ödeme Oranında Artış: Ödemelerin zamanında yapılma oranı %60’tan %90’a çıkarak cezalar azaldı, tedarikçi memnuniyeti arttı.
• Hata Oranında Düşüş: Otomatik fatura işleme ve doğrulama ile manuel hata oranı %70 azaldı.
• Verimlilik Artışı: AP sürecindeki gereksiz adımlar ortadan kalktı, fatura başı işleme süresi %50 kısaldı.
• Görünürlükte Gelişim: Process Mining kullanılarak sürece anlık bakış sağlanıp sorunlar hızla çözüldü.
• Maliyetlerde Tasarruf: Bu iyileştirmeler sayesinde AP departmanının maliyeti %30 azaldı.

Process Mining, süreç tasarımı ve simülasyonun doğru kullanımıyla Financial Solutions Inc., Accounts Payable süreçlerinde büyük verimlilik kazandı ve tedarikçi ilişkilerini güçlendirdi. Bu örnek, süreç iyileştirme tekniklerinin önemli iş fonksiyonlarında sunduğu avantajı öne çıkarıyor.