Abteilung: IT Process Mining & Automatisierung für Effizienz

Prozessoptimierung in der IT-Abteilung

Einführung

Die IT-Abteilung ist zentral für Geschäftsabläufe, Infrastruktur-Management und digitale Transformation. Trotz moderner Technologie stehen viele IT-Teams vor Herausforderungen wie Ineffizienzen, hohen Kosten und Schwierigkeiten bei Service-Delivery sowie System-Management. Führende Unternehmen in Deutschland, Österreich, Schweiz und Belgien einsetzen Process Mining, Prozessdesign und Simulation, um diese Probleme zu lösen und Effizienz, Automatisierung sowie Transparenz langfristig zu steigern.

Problemstellung

IT-Abteilungen standen branchenübergreifend vor ähnlichen Herausforderungen:

• Ineffizientes Incident-Management: Lange Lösungszeiten verringerten Produktivität und Benutzer-Zufriedenheit.
• Hohe Betriebskosten: Ineffiziente Abläufe und Systemmanagement erhöhten die Kosten.
• Komplexes Change-Management: Veränderungen im IT-System erforderten viel Ressourcen und führten zu Störungen.
• Begrenzte Prozesstransparenz: Fehlende Workflow-Sichtbarkeit erschwerte die Optimierung und Entscheidungsfindung.

Methodik

Die Prozessoptimierung basierte auf einer strukturierten Methodik in mehreren Unternehmen mit den folgenden Schritten:

1. Process Mining:

• Einsatz von Process-Mining-Tools zur Analyse von IT-Prozessen wie Incident-Management, Change-Management, IT-Service-Delivery und Infrastrukturmanagement.
• Daten aus ITSM-Tools, CMDB und Betriebslogs wurden geverwendet, um aktuelle Abläufe zu abbilden.
• Engpässe, Abweichungen und Ineffizienzen in kritischen Workflows wurden identifiziert.

2. Prozessdesign:

• Workshops mit Stakeholdern, um Verbesserungspotenziale und Erkenntnisse zu gewinnen.
• Prozesse wurden redesigned, um Workflows zu optimieren, manuelle Eingriffe zu minimieren und Automatisierung einzuführen.
• Standardisierte Prozessmodelle nach Best Practices und Compliance-Anforderungen entwickelt.

3. ProzessSimulation:

• Die neu gestalteten Prozesse mit moderner Software simuliert, um Leistungsfähigkeit zu prognostizieren und mögliche Probleme aufzuzeigen.
• Verschiedene Szenarien getestet, um Auswirkungen auf KPIs wie Incident-Lösungszeiten und Betriebskosten zu messen.
• Prozessmodelle wurden anhand der Simulation weiter optimiert.

Resultate

Die Umsetzung von Prozessoptimierung brachte IT-Teams deutliche Vorteile:

• Schnellere Incident-Lösung: Die durchschnittliche Incident-Resolution-Zeit sank um 35 %, was Produktivität und Zufriedenheit steigerte.
• Niedrigere Betriebskosten: Optimierte IT-Operations und Systemmanagement führten zu 30 % weniger Kosten.
• Verbessertes Change-Management: Bessere Prozesse reduzierten Störungen um 40 % und beschleunigten Veränderungen.
• Mehr Prozesstransparenz: Process Mining lieferte Echtzeit-Transparenz für bessere Entscheidungen und kontinuierliche Verbesserung.
• Höhere Effizienz: Automatisierte Workflows senkten den manuellen Aufwand um 50 %, Ressourcen werden für Innovation frei.

Dank Process Mining, Prozessdesign & Simulation optimierten IT-Abteilungen Betriebsabläufe, senkten Kosten und verbesserten die Servicequalität. Dieses Beispiel zeigt, wie modernes Geschäftsprozessmanagement (BPM) IT langfristig modernisieren kann.