Abteilung: IT Prozessoptimierung & Process Mining SaaS

Prozessoptimierung in der IT-Abteilung

Einführung

Die IT-Abteilung ist zentral für Geschäftsabläufe, Infrastruktur-Management und digitale Transformation. Trotz moderner Technologie stehen viele IT-Teams vor Herausforderungen wie Ineffizienzen, hohen Kosten und Schwierigkeiten bei Service-Delivery sowie System-Management. Führende Unternehmen in Deutschland, Österreich, Schweiz und Belgien nutzen Process Mining, Process Design und Simulation, um diese Probleme zu lösen und Effizienz, Automatisierung sowie Transparenz nachhaltig zu steigern.

Problemstellung

IT-Abteilungen standen branchenübergreifend vor ähnlichen Herausforderungen:

• Ineffizientes Incident Management: Lange Lösungszeiten verringerten Produktivität und User-Zufriedenheit.
• Hohe Betriebskosten: Ineffiziente Abläufe und Systemmanagement erhöhten die Kosten.
• Komplexes Change Management: Veränderungen im IT-System erforderten viel Ressourcen und führten zu Störungen.
• Begrenzte Prozess-Transparenz: Fehlende Workflow-Sichtbarkeit erschwerte die Optimierung und Entscheidungsfindung.

Methodik

Die Prozessoptimierung basierte auf einer strukturierten Methodik in mehreren Unternehmen mit den folgenden Schritten:

1. Process Mining:

• Einsatz von Process Mining Tools zur Analyse von IT-Prozessen wie Incident Management, Change Management, IT-Service-Delivery und Infrastruktur Management.
• Daten aus ITSM-Tools, CMDB und Betriebslogs wurden genutzt, um aktuelle Abläufe zu mappen.
• Engpässe, Abweichungen und Ineffizienzen in kritischen Workflows wurden identifiziert.

2. Prozessdesign:

• Workshops mit Stakeholdern, um Verbesserungspotenziale und Insights zu gewinnen.
• Prozesse wurden redesigned, um Workflows zu optimieren, manuelle Eingriffe zu minimieren und Automatisierung einzuführen.
• Standardisierte Prozessmodelle nach Best Practices und Compliance-Anforderungen entwickelt.

3. Prozesssimulation:

• Die redesigned Prozesse mit moderner Software simuliert, um Performance zu prognostizieren und mögliche Probleme aufzuzeigen.
• Verschiedene Szenarien getestet, um Auswirkungen auf KPIs wie Incident-Resolution-Zeiten und Betriebskosten zu messen.
• Prozessmodelle wurden anhand der Simulation weiter optimiert.

Ergebnisse

Die Umsetzung von Prozessoptimierung brachte IT-Teams deutliche Vorteile:

• Schnellere Incident-Lösung: Die durchschnittliche Incident-Resolution-Zeit sank um 35 %, was Produktivität und Zufriedenheit steigerte.
• Niedrigere Betriebskosten: Optimierte IT-Operations und Systemmanagement führten zu 30 % weniger Kosten.
• Verbessertes Change Management: Bessere Prozesse reduzierten Störungen um 40 % und beschleunigten Veränderungen.
• Mehr Prozess-Transparenz: Process Mining lieferte Echtzeit-Insights für bessere Entscheidungen und kontinuierliche Verbesserung.
• Höhere Effizienz: Automatisierte Workflows senkten den manuellen Aufwand um 50 %, Ressourcen werden für Innovation frei.

Dank Process Mining, Prozessdesign & Simulation optimierten IT-Abteilungen Betriebsabläufe, senkten Kosten und verbesserten die Servicequalität. Dieses Beispiel zeigt, wie modernes Business Process Management IT nachhaltig transformieren kann.