Abteilung: Debitorenbuchhaltung (Accounts Receivable) optimieren

Accounts Receivable Prozessoptimierung

Einführung

Tech Innovators Ltd. ist ein führendes Tech-Unternehmen aus San Francisco, das innovative Softwarelösungen für Unternehmen weltweit entwickelt. Trotz des hohen Innovationsgrads stand die Debitorenbuchhaltung (Accounts Receivable) (AR) vor Herausforderungen, die Liquidität und Effizienz beeinträchtigten. Um diese zu lösen, startete Tech Innovators Ltd. ein Prozessoptimierungsprojekt mit Process Mining, Prozessdesign und ProzessSimulation.

Problemstellung

Der Accounts Receivable Prozess bei Tech Innovators Ltd. hatte einige Herausforderungen:

• Verzögerte Zahlungen: Viele Rechnungen wurden verspätet bezahlt, was die Liquidität beeinträchtigte.
• Hohe Streitfallquote: Häufige Klärungsfälle aufgrund von Fehlern und Abweichungen bei Rechnungen.
• Manuelle Bearbeitung: Starke Abhängigkeit von manuellen Aufgaben führte zu Ineffizienzen und höheren Kosten.
• Fehlende Prozesstransparenz: Geringe Transparenz über offene Forderungen erschwerte das Forderungsmanagement.

Methodik

Die Prozessoptimierung folgte einer klaren Methodik mit diesen Schritten:

1. Process Mining:

• Process-Mining-Tools zur Analyse des aktuellen AR-Prozesses verwendet.
• Daten aus CRM-Systemen, Transaktionslogs und FinanzDaten extrahiert und den Prozess visualisiert.
• Engpässe, Abweichungen und Ineffizienzen im Workflow erkannt.

2. Prozessdesign:

• Detaillierte Interviews und Workshops mit Stakeholdern durchgeführt, um Optimierungspotenziale zu identifizieren.
• Den AR-Prozess neu gestaltet, um Workflows zu optimieren, manuelle Aufgaben zu verringern und Effizienz wie Automatisierung zu erhöhen.
• Ein standardisiertes Prozessmodell nach Best Practices und Compliance-Anforderungen entwickelt.

3. ProzessSimulation:

• Den überarbeiteten AR-Prozess mit moderner Software simuliert, um Leistungsfähigkeit zu prognostizieren und mögliche Probleme früh zu erkennen.
• Verschiedene Szenarien getestet, um den Einfluss auf Kennzahlen wie Durchlaufzeiten, Streitfall-Lösung und Kosten zu bewerten.
• Das Prozessmodell anhand der Simulationsergebnisse weiter optimiert, um maximale Effizienz zu sichern.

Resultate

Das Projekt führte für Tech Innovators Ltd. zu deutlichen Vorteilen:

• Schnellere Zahlungen: Die Außenstandsdauer (DSO) verringerte sich um 40 %, die Liquidität verbesserte sich spürbar.
• Weniger Streitfälle: Die Streitfallquote sank dank höherer Genauigkeit und mehr Konsistenz um 60 %.
• Höhere Effizienz: Automatisierung wichtiger Aufgaben reduzierte den Zeitaufwand für manuelle Bearbeitung um 50 %, Ressourcen konnten für strategische Aufgaben geverwendet werden.
• Bessere Transparenz: Process-Mining-Tools lieferten Echtzeit-Transparenz in den Workflow und erlaubten ein proaktives Management offener Forderungen.
• Kostenersparnis: Die Prozesskosten sanken um 25 %, vor allem durch geringeren Arbeitsaufwand und höhere Effizienz.

Durch den Einsatz von Process Mining, Prozessdesign und ProzessSimulation konnte Tech Innovators Ltd. den Accounts Receivable Prozess grundlegend verbessern und nachhaltige Erfolge bei Cashflow, Effizienz und Kundenzufriedenheit erzielen. Dieses Praxisbeispiel zeigt, wie moderne Geschäftsprozessmanagement (BPM)-Methoden wichtige Finanzprozesse optimieren.