Abteilung: Debitorenverwaltung

Anwendungsfall: Prozessverbesserung im Debitorenprozess

Einführung

Tech Innovators Ltd. ist ein führendes Technologieunternehmen mit Sitz in San Francisco, das sich auf die Entwicklung hochmoderner Softwarelösungen für Unternehmen weltweit spezialisiert hat. Trotz seines innovativen Ansatzes in der Technologie sah sich die Debitorenabteilung des Unternehmens mit erheblichen Herausforderungen konfrontiert, die den Cashflow und die Betriebseffizienz beeinträchtigten. Um diese Probleme anzugehen, startete Tech Innovators Ltd. ein Prozessverbesserungsprojekt, das Verfahren wie Process Mining, Prozessdesign und Prozesssimulation einsetzte.

Problemstellung

Der Debitorenprozess bei Tech Innovators Ltd. stand vor mehreren Herausforderungen:

• Verzögerte Zahlungen: Eine erhebliche Anzahl von Rechnungen wurde verspätet bezahlt, was den Cashflow beeinträchtigte.
• Hohe Streitquoten: Häufige Rechnungsstreitigkeiten aufgrund von Fehlern und Abweichungen.
• Manuelle Verarbeitung: Die starke Abhängigkeit von manuellen Aufgaben führte zu Ineffizienzen und höheren Arbeitskosten.
• Mangelnde Prozesssichtbarkeit: Unzureichende Sichtbarkeit des Forderungsstatus erschwerte das Management offener Rechnungen.

Methodik

Die Initiative zur Prozessverbesserung folgte einer umfassenden Methodik, die aus folgenden Schritten bestand:

1. Process Mining:

• Einsatz von Process Mining-Tools zur Analyse des aktuellen AR-Prozesses.
• Extrahierung von Daten aus CRM-Systemen, Transaktionsprotokollen und Finanzunterlagen zur Prozess-Mapping.
• Identifizierung von Engpässen, Abweichungen und Ineffizienzen im AR-Workflow.

2. Prozessdesign:

• Durchführung von detaillierten Interviews und Workshops mit Stakeholdern, um Einblicke zu gewinnen und wichtige Verbesserungsbereiche zu identifizieren.
• Neugestaltung des AR-Prozesses zur Optimierung von Workflows, Reduzierung manueller Aufgaben und Verbesserung von Effizienz und Automatisierung.
• Entwicklung eines standardisierten Prozessmodells, das den besten Praktiken der Branche und Compliance-Anforderungen entspricht.

3. Prozesssimulation:

• Simulation des neu gestalteten AR-Prozesses mit fortschrittlicher Software, um Leistungsergebnisse vorherzusagen und potenzielle Probleme zu identifizieren.
• Testen verschiedener Szenarien, um die Auswirkungen von Änderungen auf kritische Kennzahlen wie Inkassofristen, Streitbeilegungsraten und Betriebskosten zu bewerten.
• Verfeinerung des Prozessmodells basierend auf den Simulationsergebnissen zur Sicherstellung optimaler Effizienz und Effektivität.

Ergebnis

Das Prozessverbesserungsprojekt führte zu erheblichen Vorteilen für Tech Innovators Ltd.:

• Schnellere Einzahlungen: Die durchschnittliche Inkassoperiode wurde um 40 % verkürzt, wodurch der Cashflow erheblich verbessert wurde.
• Niedrigere Streitquoten: Rechnungsstreitigkeiten gingen um 60 % zurück, dank verbesserter Genauigkeit und Konsistenz in der Rechnungsstellung.
• Gesteigerte Effizienz: Die Automatisierung wichtiger Aufgaben reduzierte die manuelle Bearbeitungszeit um 50 %, was Ressourcen für strategischere Aktivitäten freisetzte.
• Verbesserte Sichtbarkeit: Process Mining-Tools lieferten Echtzeiteinblicke in den AR-Workflow, was ein proaktives Management der Forderungen ermöglichte.
• Kostenreduktion: Die Betriebskosten im Zusammenhang mit dem AR-Prozess wurden um 25 % gesenkt, hauptsächlich durch verringerte Arbeitskosten und verbesserte Effizienz.

Durch den Einsatz von Process Mining, Prozessdesign und Prozesssimulation transformierte Tech Innovators Ltd. erfolgreich ihren Debitorenprozess und erzielte signifikante Verbesserungen im Cashflow-Management, in der Betriebseffizienz und in der Kundenzufriedenheit. Dieser Anwendungsfall zeigt die Wirksamkeit von Business Process Management-Techniken bei der Optimierung kritischer Finanzfunktionen.