Département: Comptes Clients

Cas d’utilisation : Amélioration du processus des comptes clients

Introduction

Tech Innovators Ltd. est une entreprise leader en technologie basée à San Francisco, spécialisée dans le développement de solutions logicielles de pointe pour les entreprises du monde entier. Malgré son approche innovante en matière de technologie, le département des comptes clients (AR) de l’entreprise a rencontré des défis importants qui ont entravé la trésorerie et l’efficacité opérationnelle. Pour résoudre ces problèmes, Tech Innovators Ltd. a lancé un projet d’amélioration des processus en utilisant les techniques de Process Mining, de conception de processus et de simulation de processus.

Problématique

Le processus des comptes clients chez Tech Innovators Ltd. a rencontré plusieurs défis :

• Retards de prélèvement : Un nombre significatif de factures ont été payées en retard, impactant la trésorerie.
• Taux de litige élevé : Litiges fréquents sur les factures en raison d’erreurs et de divergences.
• Traitement manuel : Forte dépendance aux tâches manuelles qui a entraîné des inefficacités et des coûts de main-d’œuvre plus élevés.
• Manque de visibilité du processus : Visibilité insuffisante sur le statut des comptes clients ce qui complique la gestion des factures en suspens.

Méthodologie

L’initiative d’amélioration des processus a suivi une méthodologie complète composée des étapes suivantes :

1. Process Mining :

• Utilisation d’outils de process mining pour analyser le processus actuel des comptes clients.
• Extraction des données des systèmes CRM, des journaux de transactions et des registres financiers pour cartographier le processus.
• Identification des goulots d’étranglement, des écarts et des inefficacités dans le flux de travail AR.

2. Conception de Processus :

• Réalisation d’entretiens et d’ateliers détaillés avec les parties prenantes pour recueillir des informations et identifier les domaines clés à améliorer.
• Refonte du processus AR pour optimiser les flux de travail, réduire les tâches manuelles et améliorer l’efficacité et l’automatisation.
• Développement d’un modèle de processus standardisé respectant les meilleures pratiques de l’industrie et les exigences de conformité.

3. Simulation de Processus :

• Simulation du processus AR repensé à l’aide de logiciels avancés pour prédire les résultats de performance et identifier les problèmes potentiels.
• Test de divers scénarios pour évaluer l’impact des changements sur les indicateurs clés tels que les délais de recouvrement, les taux de résolution des litiges et les coûts opérationnels.
• Ajustement du modèle de processus sur la base des résultats de simulation pour garantir une efficacité et une efficacité optimales.

Résultat

Le projet d’amélioration des processus a conduit à des avantages substantiels pour Tech Innovators Ltd. :

• Prélèvements plus rapides : La période de recouvrement moyenne a été réduite de 40 %, améliorant significativement la trésorerie.
• Taux de litige réduit : Les litiges sur factures ont diminué de 60 % grâce à une amélioration de la précision et de la cohérence de la facturation.
• Efficacité améliorée : L’automatisation des tâches clés a réduit le temps de traitement manuel de 50 %, libérant des ressources pour des activités plus stratégiques.
• Visibilité améliorée : Les outils de Process Mining ont fourni des aperçus en temps réel du flux de travail AR, permettant une gestion proactive des comptes clients en suspens.
• Réduction des coûts : Les coûts opérationnels liés au processus AR ont été réduits de 25 %, principalement grâce à la diminution des coûts de main-d’œuvre et à l’amélioration de l’efficacité.

En exploitant le Process Mining, la conception et la simulation de processus, Tech Innovators Ltd. a transformé avec succès leur processus de comptes clients, atteignant des améliorations significatives dans la gestion de la trésorerie, l’efficacité opérationnelle et la satisfaction client. Ce cas d’utilisation démontre l’efficacité des techniques de gestion des processus métiers dans l’optimisation des fonctions financières critiques.