Département: Accounts Receivable

Optimisation du process Comptes Clients

Introduction

Tech Innovators Ltd., leader technologique basé à San Francisco, développe des solutions logicielles SaaS innovantes pour les entreprises à l’international. Malgré son approche avancée, le service Comptes Clients (AR) rencontrait d’importantes difficultés ralentissant la trésorerie et l’efficacité opérationnelle. Pour y remédier, Tech Innovators Ltd. a lancé un projet d’optimisation s’appuyant sur le Process Mining, le process design et la simulation de process.

Problématique

Le process Comptes Clients de Tech Innovators Ltd. présentait plusieurs défis :

• Encaissements tardifs : Nombreux retards de paiement, impactant la trésorerie.
• Taux de litiges élevé : Litiges fréquents dus à des erreurs et incohérences.
• Traitement manuel : Forte dépendance au manuel, source d’inefficacités et de surcoûts RH.
• Manque de visibilité : Visibilité limitée sur l’état des créances, compliquant le suivi des factures ouvertes.

Méthodologie

L’initiative d’optimisation s’est appuyée sur une méthode structurée en plusieurs étapes :

1. Process Mining :

• Analyse du process AR avec des outils de Process Mining spécialisés.
• Extraction de data des CRM, logs de transactions et documents financiers pour cartographier les workflows.
• Identification des blocages, écarts et inefficacités dans le flux AR.

2. Process Design :

• Entretiens et ateliers avec les parties prenantes pour recueillir des insights et cibler les axes d’amélioration majeurs.
• Refonte du process AR pour fluidifier les workflows, réduire les tâches manuelles, augmenter automatisation et efficacité.
• Modélisation d’un process standardisé aligné avec les meilleurs standards et la conformité.

3. Simulation de Process :

• Simulation du nouveau process via des logiciels avancés pour prédire la performance et détecter les risques potentiels.
• Tests de scénarios pour mesurer l’impact sur les KPIs (délais d’encaissement, taux de litiges, coûts opérationnels).
• Ajustement des modèles selon les résultats pour garantir efficacité et performance.

Résultats

Le projet d’optimisation a apporté des bénéfices majeurs à Tech Innovators Ltd. :

• Encaissements accélérés : Délai moyen réduit de 40%, boostant la trésorerie.
• Moins de litiges : Diminution de 60% des litiges grâce à une facturation plus fiable.
• Efficacité accrue : Automatisation réduisant de 50% le temps de traitement manuel, ressources recentrées sur des missions à haute valeur.
• Visibilité renforcée : Outils de Process Mining fournissant des insights en temps réel pour un pilotage plus proactif.
• Réduction des coûts : Baisse de 25% des coûts opérationnels du process, grâce à la diminution de la charge RH et à une meilleure efficacité.

En combinant Process Mining, design process et simulation, Tech Innovators Ltd. a transformé la gestion des Comptes Clients, optimisant trésorerie, efficacité et satisfaction client. Ce cas démontre l’utilité du business process management pour optimiser les fonctions finance.