部门: 应付账款流程优化案例

应付账款流程优化

简介

Financial Solutions Inc. 是一家总部位于纽约的中型公司，专注为多元客户提供金融咨询及服务。应付账款（AP）部门在管理和处理供应商发票与付款方面发挥关键作用。但AP流程存在效率低下，导致付款延迟、供应商关系紧张。为解决这些问题，公司采用 Process Mining、流程设计及流程模拟等方式进行流程优化。

问题描述

Financial Solutions Inc. 的应付账款流程面临以下挑战：

• 付款延迟： 大量供应商付款延误，影响合作并导致滞纳金。
• 高错误率： 手工录入和发票处理易出错且不一致。
• 流程效率低： 流程标准化不足，易有瓶颈和重复步骤。
• 可视性有限： 缺乏对流程流转的清晰掌握，难以及时发现并解决问题。

方法论

流程优化项目采用结构化流程，包含以下步骤：

1. Process Mining：

• 利用 Process Mining 工具分析现有AP流程。
• 收集来自ERP系统、交易日志、发票记录等渠道的 data。
• 绘制AP流程现状，查找瓶颈、偏差和低效点。

2. 流程设计：

• 通过 workshop 与主要利益相关方交流，共同发现改进机会。
• 重新设计AP流程，优化 workflow，去除多余步骤，引入自动化。
• 制定标准流程 model，融合最佳实践和合规要求。

3. 流程模拟：

• 用流程模拟预测AP新流程表现，提前识别潜在问题。
• 测试多种场景，评估变更对处理时间、错误率、成本等核心指标的影响。
• 基于 simulation 结果持续迭代，确保流程表现最佳。

成果亮点

流程优化带来了如下成果：

• 付款准时率提升： 按时付款比例由60%升至90%，大幅减少滞纳金，提升供应商满意度。
• 错误率下降： 自动发票处理和校验环节使录入错误减少70%。
• 效率提高： 新AP流程精简步骤，单份发票处理时间缩短50%。
• 可视化增强： Process Mining 工具实现流程实时可视，便于快速发现并解决问题。
• 成本节省： AP部门整体运作成本减少30%。

通过 Process Mining、流程设计和流程模拟等手段，公司实现了应付账款流程的全面升级，大幅提高运营效率和供应商合作关系。该案例充分展现了流程优化技术在提升企业关键业务效率方面的巨大价值。