部门: 应付账款

用例：应付账款流程改进

介绍%

Financial Solutions Inc.是一家总部位于纽约的中型公司，专注于向各种客户提供财务咨询和服务。应付账款（AP）部门在管理和处理供应商发票和付款中起着关键作用。然而，AP流程存在效率低下的问题，导致付款延迟和供应商关系紧张。为了解决这些挑战，Financial Solutions Inc.启动了一项流程改进计划，利用Process Mining、流程设计和流程模拟技术。

问题陈述

Financial Solutions Inc. 的应付账款流程面临多个挑战：

• **付款延迟：**大多数供应商付款延迟，影响供应商关系并产生滞纳金。
• **高错误率：**手动录入错误及发票处理不一致性普遍存在。
• **低效工作流：**现有流程缺乏标准化，导致瓶颈和冗余步骤。
• **可见性不足：**流程可见性不足，难以快速识别和解决问题。

方法学

该流程改进项目遵循了一个结构化的方法，包括以下步骤：

1. Process Mining：

• 利用 Process Mining 工具分析现有 AP 流程。
• 从包括 ERP 系统、交易日志和发票记录在内的各种来源收集数据。
• 绘制 AP 流程现状，识别瓶颈、偏差和低效。

2. 流程设计：

• 与主要利益相关者举行研讨会，收集见解并识别改进机会。
• 重新设计 AP 流程，以简化工作流、消除冗余步骤，并尽可能引入自动化。
• 开发了包括最佳实践和合规要求的标准化流程模型。

3. 流程仿真：

• 模拟重新设计的 AP 流程，以预测性能并识别潜在问题。
• 测试不同场景，以评估拟议更改对关键性能指标（如处理时间、错误率和成本）的影响。
• 根据仿真结果优化流程模型，以确保最佳性能。

结果

流程改进计划的实施为 Financial Solutions Inc. 带来了显著效益：

• **改善付款及时性：**按时付款比例从60%提升到90%，显著降低滞纳金并提高供应商满意度。
• **降低错误率：**通过引入自动化发票处理及验证检查，将手动录入错误降低70%。
• **提高效率：**重新设计的 AP 流程消除了冗余步骤，将每份发票的平均处理时间减少了50%。
• **增加可见性：**使用 Process Mining 工具实现了对 AP 流程的实时可见性，能够主动识别和解决问题。
• **减少成本：**整体流程改进使 AP 部门的运营成本降低了30%。

通过策略性地应用 Process Mining、流程设计和流程仿真，Financial Solutions Inc. 成功转变了其应付账款流程，实现了显著的运营效率并改善了与供应商的关系。本用例展示了流程改进技术在提升关键业务功能性能方面的潜力。