Dipartimento: Gestione Fornitori

Casi d’uso: Ottimizzazione Processi in Account Payable

Introduzione%

Financial Solutions Inc., un’azienda di medie dimensioni con sede a New York, è specializzata nella consulenza finanziaria e nei servizi per una vasta gamma di clienti. Il dipartimento di Accounts Payable (AP) è cruciale nella gestione e nel trattamento delle fatture e dei pagamenti dei fornitori. Tuttavia, il processo AP presentava inefficienze che portavano a ritardi nei pagamenti e rapporti tesi con i fornitori. Per affrontare queste sfide, Financial Solutions Inc. ha avviato un’iniziativa di miglioramento dei processi sfruttando tecniche di Process Mining, progettazione del processo e simulazione del processo.

Problematica

Il processo di Account Payable presso Financial Solutions Inc. affrontava diverse sfide:

• Pagamenti in Ritardo: Un numero significativo di pagamenti ai fornitori era in ritardo, influenzando i rapporti e generando penali di mora.
• Alti Tassi di Errore: Errori di inserimento manuale e incoerenze nel processamento delle fatture erano comuni.
• Workflow Inefficiente: Il processo esistente mancava di standardizzazione, causando colli di bottiglia e passaggi ridondanti.
• Visibilità Limitata: C’era una visibilità insufficiente nel flusso dei processi, rendendo difficile identificare e correggere prontamente i problemi.

Metodologia

Il progetto di miglioramento dei processi ha seguito una metodologia strutturata composta dai seguenti passi:

1. Process Mining:

• Utilizzato strumenti di process mining per analizzare il processo AP esistente.
• Raccolti dati da varie fonti tra cui sistemi ERP, log delle transazioni e registri delle fatture.
• Mappato lo stato attuale del processo AP per identificare colli di bottiglia, deviazioni e inefficienze.

2. Process Design:

• Condotti workshop con stakeholder chiave per raccogliere insight e identificare opportunità di miglioramento.
• Ridisegnato il processo AP per snellire i workflow, eliminare i passaggi ridondanti e introdurre automazione dove possibile.
• Sviluppato un modello di processo standardizzato che incorpora best practice e requisiti normativi.

3. Process Simulation:

• Simulato il processo AP ridisegnato per prevedere le prestazioni e identificare eventuali problemi.
• Testati diversi scenari per valutare l’impatto delle modifiche proposte su metriche di prestazione chiave come tempi di processamento, tassi di errore e costi.
• Raffinato il modello di processo basato sui risultati della simulazione per garantire prestazioni ottimali.

Risultato

L’implementazione dell’iniziativa di miglioramento dei processi ha portato a benefici significativi per Financial Solutions Inc.:

• Miglioramento della Tempistica dei Pagamenti: La percentuale di pagamenti puntuali è aumentata dal 60% al 90%, riducendo significativamente le penali di mora e migliorando la soddisfazione dei fornitori.
• Ridotti Tassi di Errore: Gli errori di inserimento manuale sono stati ridotti del 70% grazie all’introduzione del processamento automatico delle fatture e controlli di validazione.
• Efficienza Potenziata: Il processo AP ridisegnato ha eliminato passaggi ridondanti, riducendo il tempo medio di elaborazione per fattura del 50%.
• Visibilità Aumentata: L’uso di strumenti di process mining ha fornito visibilità in tempo reale nel processo AP, permettendo l’identificazione e la risoluzione proattiva dei problemi.
• Risparmio sui Costi: I miglioramenti complessivi del processo hanno portato a una riduzione dei costi operativi del 30% associati al dipartimento AP.

Attraverso l’applicazione strategica di process mining, design dei processi e simulazione dei processi, Financial Solutions Inc. ha trasformato con successo il loro processo di Accounts Payable, raggiungendo significative efficienze operative e migliorando le relazioni con i fornitori. Questo caso d’uso mette in evidenza il potenziale delle tecniche di miglioramento dei processi nel migliorare le prestazioni delle funzioni aziendali critiche.