Dipartimento: Accounts Payable

Ottimizzazione del processo Accounts Payable

Introduzione

Financial Solutions Inc., azienda di medie dimensioni con sede a New York, offre consulenza e servizi finanziari a una clientela diversificata. Il dipartimento Accounts Payable (AP) è fondamentale per la gestione e il pagamento delle fatture dei fornitori. Tuttavia, il processo AP presentava inefficienze che causavano ritardi nei pagamenti e rapporti tesi con i partner. Per risolvere queste criticità, Financial Solutions Inc. ha avviato un percorso di ottimizzazione dei processi usando tecniche di process mining, process design e process simulation.

Problematiche

Il processo Accounts Payable presso Financial Solutions Inc. affrontava diverse sfide:

• Ritardi nei pagamenti: Molti pagamenti ai fornitori erano in ritardo, peggiorando i rapporti e causando penali.
• Alto tasso di errori: Errori manuali e incoerenze frequenti nell’inserimento delle fatture.
• Workflow inefficiente: Assenza di standardizzazione, con conseguenti colli di bottiglia e passaggi inutili.
• Visibilità limitata: Visibilità insufficiente sul flow del processo, rendendo difficile identificare e risolvere velocemente i problemi.

Metodologia

Il progetto di ottimizzazione dei processi ha seguito una metodologia strutturata composta dai seguenti step:

1. Process Mining:

• Utilizzo di strumenti di process mining per analizzare il processo AP attuale.
• Raccolta di data da sistemi ERP, transaction log e archivi delle fatture.
• Mapping dello stato attuale del processo AP per individuare colli di bottiglia, deviazioni e inefficienze.

2. Process Design:

• Workshop con stakeholder per raccogliere insight e trovare opportunità di miglioramento.
• Redesign del processo AP per snellire i workflow, eliminare passaggi inutili e introdurre automation dove possibile.
• Definizione di un modello di processo standardizzato, integrando best practice e compliance.

3. Process Simulation:

• Simulazione del nuovo processo AP per prevedere le performance e individuare possibili criticità.
• Valutazione di scenari diversi per misurare l’impatto dei cambiamenti su indicatori come tempi, errori e costi.
• Ottimizzazione finale sulla base dei risultati della simulazione, per garantire performance ottimali.

Risultati

L’implementazione delle attività di ottimizzazione ha portato benefici concreti a Financial Solutions Inc.:

• Migliori tempi di pagamento: Le transazioni puntuali sono aumentate dal 60% al 90%, riducendo penali e migliorando la soddisfazione dei fornitori.
• Meno errori: Gli errori manuali sono diminuiti del 70% grazie all’automazione e ai controlli sulle fatture.
• Efficienza operativa: Il nuovo processo AP ha eliminato passaggi inutili, riducendo i tempi di gestione del 50%.
• Maggiore visibilità: I tool di process mining permettono monitoraggio real-time sul processo AP e identificazione rapida dei problemi.
• Riduzione dei costi: I miglioramenti hanno portato a una riduzione del 30% dei costi operativi collegati all’AP.

Grazie a una strategia basata su process mining, process design e simulazione, Financial Solutions Inc. ha trasformato i propri Accounts Payable, ottenendo più efficienza e rapporti migliori con i fornitori. Questo esempio dimostra il valore delle tecniche di ottimizzazione dei processi per migliorare le funzioni aziendali strategiche.