Afdeling: Accounts Payable

Accounts Payable Procesverbetering

Introductie

Financial Solutions Inc., een middelgroot bedrijf uit New York, biedt financiële consultancy en services aan diverse klanten. De Accounts Payable (AP) afdeling is essentieel voor het beheren van leveranciersfacturen en betalingen. Toch waren er in het AP-proces inefficiënties, waardoor betalingen vertraagden en relaties met leveranciers onder druk kwamen te staan. Om deze uitdagingen aan te pakken, startte Financial Solutions Inc. een procesverbetertraject met process mining, process design en process simulation.

Probleemstelling

Het Accounts Payable-proces bij Financial Solutions Inc. kende meerdere uitdagingen:

• Vertraagde betalingen: Veel leverancierbetalingen waren te laat, met negatieve impact op relaties en extra kosten.
• Hoge foutmarges: Fouten bij handmatige invoer en onregelmatigheden in factuurverwerking kwamen vaak voor.
• Inefficiënte workflow: Het proces was niet gestandaardiseerd, wat leidde tot bottlenecks en dubbel werk.
• Beperkt inzicht: Er was onvoldoende zicht op de procesflow, waardoor problemen lastig snel op te lossen waren.

Methode

Het procesverbeteringsproject volgde een gestructureerde aanpak met de volgende stappen:

1. Process Mining:

• Gebruik van process mining tools om het bestaande AP-proces te analyseren.
• Data verzameld uit ERP-systemen, transactielogs en factuurdata.
• Het huidige AP-proces in kaart gebracht om bottlenecks, afwijkingen en inefficiënties te vinden.

2. Process Design:

• Workshops gehouden met stakeholders om inzichten op te doen en verbeterkansen te signaleren.
• Het AP-proces opnieuw ontworpen om workflows te verbeteren, onnodige stappen te schrappen en automatisering waar mogelijk toe te passen.
• Een standaard procesmodel ontwikkeld volgens best practices en compliance eisen.

3. Process Simulation:

• Het aangepaste AP-proces gesimuleerd om prestaties te voorspellen en mogelijke problemen te ontdekken.
• Verschillende scenario’s getest om het effect op KPI’s als verwerkingstijd, fouten en kosten te meten.
• Het procesmodel geoptimaliseerd op basis van de simulatie-uitkomsten.

Resultaten

Deze procesverbetering leverde Financial Solutions Inc. aanzienlijke voordelen op:

• Snellere betalingen: Het aandeel tijdige betalingen steeg van 60% naar 90%, waardoor kosten daalden en relaties verbeterden.
• Minder fouten: Handmatige invoerfouten zijn met 70% verminderd door automatisering en validatie.
• Efficiëntie: Door het vernieuwde AP-proces werd de verwerkingstijd per factuur met 50% verkort.
• Meer inzicht: Process mining biedt nu real-time inzicht, zodat problemen snel worden gezien en opgelost.
• Kostenbesparing: De verbeteringen verlaagden de operationele kosten van de AP-afdeling met 30%.

Met process mining, process design en process simulation heeft Financial Solutions Inc. het Accounts Payable-proces geoptimaliseerd en zowel efficiëntie als leveranciersrelaties verbeterd. Dit voorbeeld toont aan hoe procesverbetering bedrijfsprocessen meetbaar verbetert.