Afdeling: Crediteuren

de crediteurenadministratie Procesverbetering

Introductie

Financial Solutions Inc., een middelgroot bedrijf uit New York, biedt financiële consultancy en services aan diverse klanten. De de crediteurenadministratie (AP) afdeling is belangrijk voor het beheren van leveranciersfacturen en betalingen. Toch waren er in het AP-proces inefficiënties, waardoor betalingen vertraagden en relaties met leveranciers onder druk kwamen te staan. Om deze uitdagingen aan te pakken, startte Financial Solutions Inc. een procesverbetertraject met process mining, procesontwerp en processimulatie.

Probleemstelling

Het de crediteurenadministratie-proces bij Financial Solutions Inc. kende meerdere uitdagingen:

• Vertraagde betalingen: Veel leveranciersbetalingen waren te laat, met negatieve impact op relaties en extra kosten.
• Hoge foutmarges: Fouten bij handmatige invoer en onregelmatigheden in factuurverwerking kwamen vaak voor.
• Inefficiënte workflow: Het proces was niet gestandaardiseerd, wat leidde tot knelpunten en dubbel werk.
• Beperkt inzicht: Er was onvoldoende zicht op de processtroom, waardoor problemen lastig snel op te lossen waren.

Methode

Het procesverbeteringsproject volgde een gestructureerde aanpak met de volgende stappen:

1. Process Mining:

• Gebruik van process mining-tools om het bestaande AP-proces te analyseren.
• We verzamelden data uit ERP-systemen, transactielogs en factuurdata.
• We brachten het huidige AP-proces in kaart om knelpunten, afwijkingen en inefficiënties te vinden.

2. Procesontwerp:

• We hielden workshops met stakeholders om inzichten op te doen en verbeterkansen te signaleren.
• We ontwierpen het AP-proces opnieuw om workflows te verbeteren, onnodige stappen te schrappen en automatisering waar mogelijk toe te passen.
• We ontwikkelden een standaard procesmodel volgens best practices en compliance-eisen.

3. Processimulatie:

• We simuleerden het aangepaste AP-proces om prestaties te voorspellen en mogelijke problemen te bekijken.
• Verschillende scenario’s getest om het effect op KPI’s als verwerkingstijd, fouten en kosten te meten.
• We optimaliseerden het procesmodel op basis van de simulatie-uitkomsten.

Resultaten

Deze procesverbetering leverde Financial Solutions Inc. aanzienlijke voordelen op:

• Snellere betalingen: Het aandeel tijdige betalingen steeg van 60% naar 90%, waardoor kosten daalden en relaties verbeterden.
• Minder fouten: Het aantal handmatige invoerfouten daalde met 70% door automatisering en validatie.
• Efficiëntie: Door het vernieuwde AP-proces werd de verwerkingstijd per factuur met 50% verkort.
• Meer inzicht: Process mining biedt nu realtime inzicht, zodat problemen snel worden gezien en opgelost.
• Kostenbesparing: De verbeteringen verlaagden de operationele kosten van de AP-afdeling met 30%.

Met process mining, procesontwerp en processimulatie heeft Financial Solutions Inc. het de crediteurenadministratie-proces geoptimaliseerd en zowel efficiëntie als leveranciersrelaties verbeterd. Dit voorbeeld toont aan hoe procesverbetering bedrijfsprocessen meetbaar verbetert.