Afdeling: Accounts Payable

Use case: Procesverbetering in Accounts Payable

Introductie%

Financial Solutions Inc., een middelgroot bedrijf gevestigd in New York, is gespecialiseerd in het aanbieden van financiële consultatie en diensten aan een breed scala aan klanten. De afdeling Accounts Payable (AP) is cruciaal in het beheren en verwerken van leveranciersfacturen en betalingen. Echter, het AP-proces kampte met inefficiënties, wat leidde tot vertraagde betalingen en gespannen relaties met leveranciers. Om deze uitdagingen aan te pakken, begon Financial Solutions Inc. met een procesverbeteringsinitiatief door gebruik te maken van proces mining, procesontwerp en processimulatie technieken.

Probleemstelling

Het Accounts Payable proces bij Financial Solutions Inc. kende verschillende uitdagingen:

• Vertraagde betalingen: Een aanzienlijk aantal leveranciersbetalingen werd vertraagd, wat de relaties met leveranciers beïnvloedde en leidde tot boetes.
• Hoge foutenpercentages: Handmatige invoerfouten en inconsistenties in factuurverwerking waren vaak voorkomend.
• Inefficiënte Workflow: Het bestaande proces miste standaardisatie, wat resulteerde in knelpunten en overbodige stappen.
• Beperkte Zichtbaarheid: Er was onvoldoende zichtbaarheid in de process flow, wat het moeilijk maakte om problemen snel te identificeren en op te lossen.

Methodologie

Het procesverbeteringsproject volgde een gestructureerde methodologie bestaande uit de volgende stappen:

1. Process Mining:

• Gebruikgemaakt van process mining tools om het bestaande AP proces te analyseren.
• Data verzameld uit verschillende bronnen zoals ERP-systemen, transactielogs en factuurgegevens.
• Het huidige AP proces in kaart gebracht om knelpunten, afwijkingen en inefficiënties te identificeren.

2. Process Design:

• Workshops gehouden met sleutelpersonen om inzichten te verkrijgen en verbeterkansen te identificeren.
• Het AP proces herontworpen om workflows te stroomlijnen, overbodige stappen te elimineren en automatisering waar mogelijk te introduceren.
• Een gestandaardiseerd procesmodel ontwikkeld dat best practices en compliance-eisen integreert.

3. Process Simulation:

• Het herontworpen AP proces gesimuleerd om prestaties te voorspellen en potentiële problemen te identificeren.
• Verschillende scenario’s getest om de impact van voorgestelde veranderingen op belangrijke prestatie-indicatoren zoals verwerkingstijd, foutenpercentages en kosten te evalueren.
• Het procesmodel verfijnd op basis van simulatie resultaten om optimale prestaties te garanderen.

Resultaat

De implementatie van het procesverbeteringsinitiatief leverde significante voordelen op voor Financial Solutions Inc.:

• Verbeterde Betalingsstiptheid: Het percentage tijdige betalingen steeg van 60% naar 90%, wat de te late fees aanzienlijk verminderde en de tevredenheid van leveranciers verbeterde.
• Verminderde foutenpercentages: Handmatige invoerfouten werden met 70% verminderd door de introductie van geautomatiseerde factuurverwerking en controlechecks.
• Verbeterde Efficiëntie: Het herontworpen AP proces elimineerde overbodige stappen, waardoor de gemiddelde verwerkingstijd per factuur met 50% werd verminderd.
• Vergrote Zichtbaarheid: Het gebruik van process mining tools bood real-time zichtbaarheid in het AP proces, waardoor problemen proactief geïdentificeerd en opgelost konden worden.
• Kostenbesparing: Algehele procesverbeteringen resulteerden in een kostenreductie van 30% in operationele kosten gerelateerd aan de AP-afdeling.

Door de strategische toepassing van process mining, process design en process simulation, transformeerde Financial Solutions Inc. succesvol hun Accounts Payable proces, met aanzienlijke operationele efficiënties en verbeterde relaties met leveranciers. Deze use case onderstreept het potentieel van procesverbeteringstechnieken in het verbeteren van de prestaties van kritieke bedrijfsfuncties.