การปรับปรุงกระบวนการด้านการเงินและบริการส่วนกลาง

การปรับปรุงกระบวนการด้านการเงินและบริการส่วนกลาง

ทีมบริการส่วนกลางจัดการธุรกรรมและคำขอจำนวนมาก ทั้งงานเจ้าหนี้ ลูกหนี้ การรายงาน และการปฏิบัติการด้านการเงินอื่นๆ process mining แสดงให้เห็นว่างานไหลผ่านกระบวนการอย่างไรในปัจจุบัน ส่วนการทำแผนที่กระบวนการและการจำลองช่วยประเมินการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้น เมื่อใช้ร่วมกัน ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้คุณปรับปรุงต้นทุนต่อธุรกรรม โดยยังคำนึงถึงเป้าหมายระดับบริการ.

เหตุใดการพิสูจน์ผลการปรับปรุงในบริการส่วนกลางจึงทำได้ยาก?

การรวมงานไว้ส่วนกลางช่วยให้เห็นปริมาณธุรกรรมได้ง่ายขึ้น แต่ค่าเฉลี่ยอาจซ่อนจุดที่ใช้เวลาและแรงงาน การแก้งานไปมาระหว่างหน่วยธุรกิจกับทีมบริการ การอนุมัติซ้ำ งานค้างสะสม และภาระงานที่ไม่สมดุล ล้วนส่งผลต่อเวลารอบการทำงานและต้นทุนต่อธุรกรรม.

คุณยังต้องแสดงให้เห็นว่าการเปลี่ยนแปลงที่เสนอคุ้มค่ากับการลงทุน กรณีธุรกิจที่อาศัยเพียงสมมติฐานอาจไม่ผ่านการพิจารณาจากฝ่ายการเงิน การวัดค่าฐานและระบุสมมติฐานของแต่ละสถานการณ์ให้ชัดเจนช่วยให้ตัดสินใจและหารือเรื่องการเรียกเก็บค่าใช้จ่ายระหว่างหน่วยงานได้มีหลักฐานรองรับมากขึ้น.

process mining ช่วยงานบริการส่วนกลางได้อย่างไร?

process mining ใช้ข้อมูลเหตุการณ์จากระบบของคุณแสดงให้เห็นว่าเคสเคลื่อนผ่านกระบวนการจริงอย่างไร คุณตรวจสอบลำดับงาน เวลารอบการทำงาน การส่งต่องาน การแก้งานซ้ำ และความเบี่ยงเบนจากเส้นทางที่คาดไว้ได้.

หากต้องการใช้ process mining กับบริการส่วนกลาง ให้เริ่มจากบริการที่ระบุเคส กิจกรรม และเวลาได้ เปรียบเทียบผลลัพธ์ระหว่างหน่วยธุรกิจ ประเภทคำขอ หรือมิติอื่นที่เกี่ยวข้อง เพื่อดูว่าประสิทธิภาพต่างกันตรงไหน วิธีนี้ช่วยให้คุณมุ่งปรับปรุงกระบวนการที่สาเหตุเฉพาะ แทนการอ้างอิงค่าเฉลี่ยเพียงค่าเดียว.

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Process Mining.

แนวทางสามขั้นตอนมีอะไรบ้าง?

ทำตามสามขั้นตอนเพื่อเปลี่ยนจากหลักฐานไปสู่การตัดสินใจ:

1. วิเคราะห์กระบวนการปัจจุบัน วิเคราะห์ข้อมูล ERP การจัดการการเงิน หรือข้อมูลการปฏิบัติงานเพื่อกำหนดค่าฐาน ติดตามตัวชี้วัด เช่น ต้นทุนต่อธุรกรรม เวลารอบการทำงาน งานค้าง และระดับบริการ
2. จัดทำแผนที่ทางเลือกในการปรับปรุง บันทึกกระบวนการปัจจุบันและการเปลี่ยนแปลงที่เสนอด้วยการทำแผนที่กระบวนการและ BPMN ประสานงานกับฝ่ายการเงิน การปฏิบัติการ การปฏิบัติตามข้อกำหนด และ IT ให้เข้าใจตรงกันว่าจะเปลี่ยนอะไรและใครรับผิดชอบแต่ละขั้นตอน
3. จำลองสถานการณ์ เปรียบเทียบทางเลือก เช่น เพิ่มกำลังรองรับ ลดการส่งต่องาน ปรับกฎการอนุมัติ หรือใช้ระบบอัตโนมัติ ทบทวนผลที่คาดว่าจะเกิดกับเวลารอบการทำงาน ความต้องการทรัพยากร และการปฏิบัติตามข้อกำหนด ก่อนตัดสินใจว่าจะทดสอบอะไร.

ดูข้อมูลเกี่ยวกับการทำแผนที่กระบวนการและการจำลองกระบวนการ.

ทำอย่างไรให้ตัวเลขผ่านการพิจารณาจากฝ่ายการเงิน?

เริ่มจากค่าฐานที่อธิบายได้ ระบุว่าคุณวิเคราะห์กระบวนการและช่วงเวลาใด กำหนดเคสอย่างไร และรวมต้นทุนกับตัวชี้วัดบริการใดบ้าง แยกผลที่สังเกตได้จริงออกจากค่าประมาณของการเปลี่ยนแปลงที่เสนอ.

สำหรับการเรียกเก็บค่าใช้จ่ายระหว่างหน่วยงานหรือกรณีธุรกิจ ให้บันทึกสมมติฐานเบื้องหลังแต่ละสถานการณ์ เช่น ปริมาณงานที่คาดไว้ จำนวนพนักงาน และการเปลี่ยนแปลงกระบวนการ เปรียบเทียบทุกสถานการณ์กับค่าฐานเดียวกัน และแสดงผลต่อทั้งต้นทุนต่อธุรกรรมและระดับบริการ วิธีนี้ช่วยให้หารือเรื่องข้อแลกเปลี่ยนได้ง่ายขึ้น โดยไม่ทำให้ผลจากโมเดลดูเหมือนเป็นสิ่งที่รับประกัน.

[CtaStartTrial custom_title=“สร้างค่าฐานสำหรับบริการหนึ่งรายการ” custom_content=“ใช้ข้อมูลส่งออกจาก ERP หรือระบบรับแจ้งงานที่มีอยู่ เพื่อตรวจสอบกระบวนการที่กำหนดขอบเขตชัดเจนและวัดค่าปัจจุบัน.”]

process mining ช่วยให้เห็นจุดติดขัดในบริการส่วนกลางตรงไหนบ้าง?

อย่าดูแค่ปริมาณงานรวมและเวลารอบการทำงานเฉลี่ย เวลารอบการทำงานในบริการส่วนกลางอาจต่างกันตามหน่วยธุรกิจ ประเภทคำขอ หรือเส้นทางกรณียกเว้น การวิเคราะห์กระบวนการช่วยให้คุณตรวจสอบรูปแบบต่างๆ เช่น:

• การแก้งานไปมาระหว่างทีมบริการกับหน่วยธุรกิจ: คำขอที่ไม่ครบถ้วนถูกส่งกลับไปแก้ไขและเข้าคิวอีกครั้ง
• การอนุมัติซ้ำ: กฎของแต่ละหน่วยงานอาจยังใช้อยู่ แม้งานจะย้ายไปอยู่กับทีมส่วนกลางแล้ว
• งานค้างสะสม: แม้จำนวนงานในคิวคงที่ ก็อาจมีเคสที่รอนานเกินไป
• มอบหมายงานตามผู้ที่ว่าง: เคสอาจถูกส่งให้คนที่ว่าง แทนผู้ที่มีทักษะหรืออยู่ในภูมิภาคที่เหมาะสม
• กรณียกเว้นที่ไม่อยู่ในรายงานระดับบริการ: เส้นทางกรณียกเว้นอาจไม่ถูกรวมไว้ในตัวชี้วัดเดียวกับเคสทั่วไป.

รูปแบบเหล่านี้เป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการตรวจสอบ ไม่ใช่หลักฐานยืนยันสาเหตุ ตรวจสอบสิ่งที่ข้อมูลแสดงกับผู้ที่ดูแลกระบวนการ.

คาดหวังผลลัพธ์อะไรได้บ้าง?

ผลลัพธ์ขึ้นอยู่กับข้อมูล ความซับซ้อนของกระบวนการ และการเปลี่ยนแปลงที่นำไปใช้ โดยทั่วไปทีมใช้แนวทางนี้เพื่อ:

• ลดเวลารอบการทำธุรกรรมลง 20–40% ด้วยการแก้ปัญหาการรอและการแก้งานซ้ำที่หลีกเลี่ยงได้
• วางแผนกำลังรองรับได้ดีขึ้นและลดงานที่ต้องทำด้วยมือ เพื่อลดต้นทุนการดำเนินงาน
• ทำให้เห็นความเบี่ยงเบนของกระบวนการและช่องว่างในการควบคุม
• ปรับปรุงระยะเวลาการรายงานด้วยการระบุผู้รับผิดชอบให้ชัดเจนและแก้ปัญหาคอขวด
• จัดทำกรณีธุรกิจโดยใช้ KPI ค่าฐานและการเปรียบเทียบสถานการณ์.

ผลลัพธ์เหล่านี้เป็นสิ่งที่พบได้ทั่วไป ไม่ใช่การรับประกัน แดชบอร์ดและ KPI ช่วยติดตามได้ว่าผลการปรับปรุงยังคงอยู่หรือไม่เมื่อเวลาผ่านไป.

ประเมินผลตอบแทน.

ควรเริ่มต้นอย่างไร?

เลือกบริการที่มีปริมาณงานสูงและส่งผลต่อธุรกิจชัดเจน เช่น การประมวลผลใบแจ้งหนี้ การจัดการการชำระเงิน การปิดบัญชีสิ้นเดือน หรือคำขอรับบริการ ระบุรหัสเคส ชื่อกิจกรรม เวลา และมิติทางธุรกิจที่ต้องใช้ในการวิเคราะห์.

เชื่อมข้อมูลที่เกี่ยวข้องใน ProcessMind กำหนดค่าฐาน และทบทวนลำดับงานกับผู้ที่ดูแลกระบวนการ จากนั้นเลือกสถานการณ์ปรับปรุงหนึ่งหรือสองแบบมาสร้างโมเดลและจำลอง การวิเคราะห์ที่กำหนดขอบเขตชัดเจนช่วยให้ตัดสินใจได้ว่าจะทดสอบอะไรต่อ โดยไม่ต้องเริ่มจากโครงการปรับเปลี่ยนขนาดใหญ่.

อ่านคู่มือการจัดทำกรณีธุรกิจ.

สร้างค่าฐานสำหรับบริการหนึ่งรายการ

เริ่มจากบริการที่คุณต้องอธิบาย ปรับปรุง หรือนำไปหารือเรื่องการเรียกเก็บค่าใช้จ่าย วัดประสิทธิภาพปัจจุบันก่อนตัดสินใจว่าจะดำเนินการเปลี่ยนแปลงใด.