Szablon danych do obsługi faktur w cyklu od zakupu do płatności
Szablon danych do obsługi faktur w cyklu od zakupu do płatności
- Zalecane atrybuty do zebrania
- Najważniejsze działania do śledzenia
- Wskazówki dotyczące wyodrębniania danych z NetSuite
Atrybuty obsługi faktur w cyklu od zakupu do płatności
| Nazwa | Opis | ||
|---|---|---|---|
|
Numer faktury
InvoiceNumber
|
Unikalny identyfikator faktury dostawcy w systemie. | ||
|
Opis
Numer faktury jest głównym identyfikatorem sprawy. Łączy wszystkie działania i zdarzenia dotyczące jednego rachunku dostawcy, od jego utworzenia do ostatecznej płatności. Umożliwia prześledzenie całej obsługi każdej faktury. W analizie procesów numer ten pozwala systemowi odtworzyć pełny cykl życia faktury. Grupując powiązane działania pod wspólnym identyfikatorem, analitycy mogą wizualizować przebieg procesu, mierzyć czas realizacji i wykrywać różnice lub wąskie gardła wpływające na poszczególne faktury.
Dlaczego to ważne
To niezbędny identyfikator, który pozwala śledzić każdą fakturę w procesie płatności i analizować jej pełną obsługę jako sprawy.
Skąd pobrać
Zwykle jest to pole „Transaction ID” lub „Invoice #” w rekordzie Vendor Bill w NetSuite.
Przykłady
INV-0012345789-ABC-654202405-101
|
|||
|
Czas rozpoczęcia
EventTime
|
Znacznik czasu wskazujący, kiedy wystąpiło działanie. | ||
|
Opis
Ten atrybut zapisuje dokładną datę i godzinę zarejestrowania w systemie konkretnego działania lub zdarzenia. Określa kolejność zdarzeń w całym procesie. Znaczniki czasu są podstawą analizy procesów w ujęciu czasowym. Służą do obliczania odstępów między działaniami, mierzenia całkowitego czasu realizacji sprawy i oceny wyników względem umów o gwarantowanym poziomie usług. Dokładne znaczniki czasu pomagają wykrywać wąskie gardła i rozumieć przyczyny opóźnień.
Dlaczego to ważne
Dostarcza danych chronologicznych potrzebnych do obliczania czasów trwania, czasu realizacji i wskaźników efektywności, stanowiąc podstawę analizy procesów w ujęciu czasowym.
Skąd pobrać
Na podstawie pól daty lub logów systemowych w rekordzie Vendor Bill i powiązanych rekordach transakcji, takich jak „Date Created”, „Last Modified Date” lub pola daty akceptacji.
Przykłady
2023-04-15T09:00:00Z2023-04-16T14:30:15Z2023-04-20T11:05:45Z
|
|||
|
Działanie
ActivityName
|
Nazwa wykonanego etapu procesu biznesowego. | ||
|
Opis
Ten atrybut opisuje konkretne działanie lub zdarzenie w cyklu obsługi faktury, na przykład „Utworzono rachunek dostawcy”, „Zaakceptowano rachunek” lub „Opłacono rachunek w całości”. Każde działanie oznacza odrębny etap procesu. Działania są podstawowymi elementami mapy procesu. Analiza ich kolejności i częstotliwości pomaga zrozumieć rzeczywisty przebieg procesu, wykryć odstępstwa od standardowej procedury oraz wskazać częste pętle poprawek i nieefektywne etapy.
Dlaczego to ważne
To podstawa mapy procesu, która umożliwia wizualizację i analizę kolejności zdarzeń w cyklu obsługi faktury.
Skąd pobrać
Na podstawie logów systemowych, zmian statusu w rekordzie Vendor Bill lub konkretnych działań użytkowników zapisanych w historii systemu.
Przykłady
Utworzono rachunek dostawcyZaakceptowano rachunekZaplanowano płatność w paczce
|
|||
|
Ostatnia aktualizacja danych
LastDataUpdate
|
Znacznik czasu ostatniego odświeżenia danych lub ich pobrania z systemu źródłowego. | ||
|
Opis
Ten atrybut wskazuje datę i godzinę ostatniej ekstrakcji danych z systemu źródłowego. Informuje, jak aktualne są analizowane dane. Znajomość czasu ostatniej aktualizacji pozwala ocenić, czy wyświetlane informacje są aktualne. Pomaga uwzględnić opóźnienie w dostępności danych i podejmować decyzje na podstawie danych o znanym wieku.
Dlaczego to ważne
Informuje analityków o aktualności danych, dzięki czemu mogą uwzględnić ich terminowość przy podejmowaniu decyzji.
Skąd pobrać
Ten znacznik czasu jest generowany i dodawany podczas ekstrakcji oraz ładowania danych (ETL).
Przykłady
2024-05-21T02:00:00Z
|
|||
|
System źródłowy
SourceSystem
|
Wskazuje system, z którego pochodzą dane. | ||
|
Opis
Ten atrybut określa aplikację źródłową, w której wygenerowano dane o zdarzeniu. W tym procesie będzie to zazwyczaj „NetSuite”. W środowiskach z wieloma zintegrowanymi systemami pole to pomaga ustalić pochodzenie danych i ocenić ich jakość. Ułatwia rozróżnianie działań wykonywanych w różnych systemach i tworzenie pełnego obrazu procesu od początku do końca.
Dlaczego to ważne
Informuje o pochodzeniu danych, co ułatwia rozwiązywanie problemów i weryfikację danych w środowiskach obejmujących wiele systemów.
Skąd pobrać
Zwykle jest to stała wartość („NetSuite”) dodawana podczas ekstrakcji danych.
Przykłady
NetSuite
|
|||
|
Czy dopasowano automatycznie
IsAutoMatched
|
Wskaźnik informujący, czy fakturę dopasowano do zamówienia zakupu automatycznie, bez ręcznej interwencji. | ||
|
Opis
Ten atrybut logiczny określa, czy system automatycznie dopasował fakturę do zamówienia zakupu i potwierdzenia odbioru towarów, w ramach kontroli trójstronnej, na podstawie zdefiniowanych reguł i tolerancji. Wartość „true” oznacza, że dopasowanie odbyło się bez udziału użytkownika. Atrybut ten stanowi podstawę KPI „Odsetek faktur dopasowanych automatycznie”. Wysoki odsetek automatycznych dopasowań wskazuje na sprawny i zautomatyzowany proces obsługi faktur. Analiza przypadków z wartością „false” pomaga ustalić przyczyny nieudanych dopasowań i znaleźć możliwości dalszej automatyzacji.
Dlaczego to ważne
Bezpośrednio mierzy poziom automatyzacji i sprawność dopasowywania faktur, wskazując możliwości ograniczenia pracy ręcznej.
Skąd pobrać
Zwykle jest to atrybut wyliczany. Można go określić na podstawie braku działania „Matching Discrepancy Identified” albo sprawdzając, czy fakturę utworzył i zatwierdził użytkownik systemowy w bardzo krótkim czasie.
Przykłady
truefalse
|
|||
|
Czy opłacono w terminie
IsPaidOnTime
|
Wskaźnik informujący, czy fakturę opłacono w terminie płatności lub przed nim. | ||
|
Opis
Ten wyliczany atrybut logiczny porównuje znacznik czasu działania „Bill Paid In Full” z terminem płatności („Payment Due Date”). Przyjmuje wartość „true”, jeśli płatność została zrealizowana w terminie, a w przeciwnym razie „false”. Atrybut ten bezpośrednio wspiera KPI „Odsetek płatności zrealizowanych w terminie”, który mierzy dyscyplinę finansową i jakość zarządzania relacjami z dostawcami. Ułatwia filtrowanie i analizę opóźnionych płatności, aby ustalić ich przyczyny, na przykład opóźnienia w akceptacji lub problemy z harmonogramem płatności.
Dlaczego to ważne
Bezpośrednio mierzy przestrzeganie warunków płatności, co ma znaczenie dla relacji z dostawcami, unikania kar i planowania finansowego.
Skąd pobrać
Pole wyliczane: TRUE, jeśli znacznik czasu ostatniego działania płatniczego jest wcześniejszy lub równy wartości „PaymentDueDate”.
Przykłady
truefalse
|
|||
|
Kwota faktury
InvoiceAmount
|
Łączna wartość pieniężna faktury od dostawcy. | ||
|
Opis
Ten atrybut oznacza łączną kwotę do zapłaty podaną na fakturze, wraz z podatkami i innymi opłatami. Jest ważnym wskaźnikiem finansowym dla każdej sprawy. Kwota faktury służy do różnych analiz, między innymi do podziału faktur na przedziały wartości, na przykład wysokie i niskie, aby sprawdzić, czy różnią się czasem obsługi lub ścieżką akceptacji. Jest też potrzebna do raportowania finansowego, obliczania wartości faktur na poszczególnych etapach i analizy finansowych skutków opóźnień płatności.
Dlaczego to ważne
Umożliwia analizę finansową i podział według wartości, co pomaga ustalać priorytety dla faktur o wysokiej wartości i rozumieć źródła kosztów.
Skąd pobrać
Odpowiada polu „Total” lub „Amount” w nagłówku rekordu Vendor Bill w NetSuite.
Przykłady
1500.75250.0012500.50
|
|||
|
Nazwa dostawcy
VendorName
|
Nazwa dostawcy, który wystawił fakturę. | ||
|
Opis
Ten atrybut wskazuje nazwę prawną dostawcy powiązanego z fakturą. Dostawca jest ważnym podmiotem w procesie Purchase to Pay. Analiza procesu według dostawcy pomaga wykrywać problemy związane z konkretnymi kontrahentami. Pozwala ustalić, którzy dostawcy mają najdłuższy czas akceptacji, najczęściej przesyłają faktury wymagające poprawek i najczęściej otrzymują płatności po terminie. Taki podział jest podstawą zarządzania relacjami z dostawcami i analizy ich wyników.
Dlaczego to ważne
Umożliwia podział danych o procesie, który pomaga wykryć wąskie gardła dotyczące konkretnych dostawców, ocenić terminowość płatności i wskazać problemy ze zgodnością.
Skąd pobrać
Na podstawie pola „Vendor” lub „Supplier” w rekordzie Vendor Bill, powiązanego z danymi podstawowymi dostawcy.
Przykłady
Office Supplies Inc.Global Tech ServicesCreative Marketing Agency
|
|||
|
Osoba akceptująca
Approver
|
Użytkownik odpowiedzialny za akceptację lub odrzucenie faktury. | ||
|
Opis
Ten atrybut wskazuje pracownika lub kierownika, który zaakceptował fakturę. W workflow z kilkoma poziomami akceptacji może zawierać dane ostatniej lub ostatecznej osoby akceptującej. Śledzenie osób akceptujących jest niezbędne do analizy cyklu akceptacji. Pozwala wykryć wąskie gardła, wskazując osoby lub działy, w których średni czas akceptacji jest najdłuższy. Te informacje można wykorzystać do lepszego rozłożenia obciążenia pracą lub zaplanowania dodatkowych szkoleń.
Dlaczego to ważne
Pomaga wykryć wąskie gardła w procesie akceptacji i analizować wyniki poszczególnych osób lub działów, co ułatwia planowanie usprawnień.
Skąd pobrać
Na podstawie logów workflow lub historii akceptacji powiązanej z transakcją Vendor Bill. Dane mogą znajdować się w „System Notes” lub niestandardowym logu akceptacji.
Przykłady
John SmithJane DoeKierownik działu finansowego
|
|||
|
Status faktury
InvoiceStatus
|
Bieżący status obsługi faktury. | ||
|
Opis
Ten atrybut odzwierciedla bieżący etap cyklu życia rachunku dostawcy, na przykład „Pending Approval”, „Approved”, „Paid in Full” lub „Rejected”. Status pokazuje, na jakim etapie procesu znajduje się faktura w danym momencie. Dashboardy operacyjne wykorzystują go do monitorowania bieżącego obciążenia i przepustowości. Analiza zmian statusu jest również ważną częścią process mining, ponieważ często stanowi podstawę do definiowania działań.
Dlaczego to ważne
Pokazuje bieżący etap obsługi faktury, co ułatwia zarządzanie obciążeniem pracą i analizę przepustowości.
Skąd pobrać
To pole „Status” w rekordzie Vendor Bill w NetSuite.
Przykłady
OtwarteOczekuje na akceptacjęZatwierdzonoOpłacono w całości
|
|||
|
Termin płatności
PaymentDueDate
|
Data, do której należy opłacić fakturę zgodnie z uzgodnionymi warunkami płatności. | ||
|
Opis
Termin płatności jest obliczany na podstawie daty faktury i warunków płatności uzgodnionych z dostawcą, na przykład Net 30 lub Net 60. Jest to podstawowy termin realizacji płatności. Ta data ma zasadnicze znaczenie przy pomiarze terminowości płatności, która jest ważnym KPI w ocenie relacji z dostawcami i kondycji finansowej. Porównując rzeczywistą datę płatności z terminem, organizacje mogą monitorować terminowość, wykrywać dostawców regularnie opłacanych po terminie i skuteczniej zarządzać przepływami pieniężnymi.
Dlaczego to ważne
To punkt odniesienia przy pomiarze terminowości płatności, która bezpośrednio wpływa na relacje z dostawcami i pomaga uniknąć opłat za opóźnienie.
Skąd pobrać
To pole „Due Date” w rekordzie Vendor Bill, często obliczane automatycznie na podstawie pola „Terms”.
Przykłady
2023-05-152023-06-302023-07-01
|
|||
|
Jednostka zależna
Subsidiary
|
Spółka lub podmiot prawny w organizacji odpowiedzialny za fakturę. | ||
|
Opis
W organizacji obejmującej wiele podmiotów atrybut Subsidiary wskazuje, do którego podmiotu prawnego należy faktura od dostawcy. W kontach NetSuite OneWorld jest to podstawowa informacja organizacyjna. Analiza procesu według jednostek zależnych pozwala porównywać wyniki różnych jednostek biznesowych lub lokalizacji geograficznych. Ułatwia ustalenie, które części organizacji działają najsprawniej, gdzie można dzielić się dobrymi praktykami i w których obszarach występują problemy z procesem.
Dlaczego to ważne
Umożliwia porównywanie wyników i analizę różnych podmiotów prawnych lub jednostek biznesowych w organizacji.
Skąd pobrać
To standardowe pole „Subsidiary” dostępne we wszystkich rekordach transakcji na koncie NetSuite OneWorld.
Przykłady
Zachodnie USACentrala EMEAUsługi APAC
|
|||
|
Numer zamówienia zakupu
PurchaseOrderNumber
|
Identyfikator zamówienia zakupu powiązanego z fakturą. | ||
|
Opis
Ten atrybut łączy fakturę od dostawcy z odpowiednim zamówieniem zakupu (PO), na podstawie którego zamówiono towary lub usługi. Faktury mogą być powiązane z zamówieniem zakupu lub nie. Analiza według zamówienia zakupu dostarcza kontekstu potrzebnego do oceny skuteczności dopasowywania faktur. Pozwala określić, jaki odsetek faktur dopasowuje się automatycznie, a w ilu przypadkach potrzebna jest ręczna interwencja. Ułatwia też wykrywanie rozbieżności między fakturą, zamówieniem zakupu i potwierdzeniem odbioru towarów. Duża liczba niezgodności może wskazywać na problemy w procesie zakupowym.
Dlaczego to ważne
Łączy fakturę z procesem zakupowym, co pozwala analizować skuteczność dopasowywania faktur i zgodność kontroli trójstronnej.
Skąd pobrać
Dostępny w rekordzie Vendor Bill, zwykle w pozycjach lub w polu nagłówka łączącym fakturę z zamówieniem zakupu.
Przykłady
PO-005678PO-005891Nie dotyczy
|
|||
|
Powód blokady płatności
PaymentBlockReason
|
Powód zablokowania płatności za zatwierdzoną fakturę. | ||
|
Opis
Płatność za fakturę zatwierdzoną do zapłaty może zostać zablokowana z różnych powodów, na przykład z powodu sporu z dostawcą, problemów z jakością otrzymanych towarów lub decyzji dotyczącej zarządzania gotówką. Ten atrybut zapisuje konkretny powód blokady. Analiza powodów blokad płatności i czasu ich usuwania pomaga usprawnić przepływy pieniężne i utrzymać dobre relacje z dostawcami. Ułatwia wykrywanie powtarzających się problemów, które opóźniają płatności mimo prawidłowego przetworzenia i zatwierdzenia faktury.
Dlaczego to ważne
Wyjaśnia, dlaczego zatwierdzone faktury nie są opłacane, i wskazuje problemy operacyjne lub finansowe powodujące opóźnienia.
Skąd pobrać
Blokadą często zarządza się za pomocą niestandardowego pola wyboru „Payment Hold” lub „Payment Block” oraz powiązanej listy powodów albo pola tekstowego w rekordzie Vendor Bill.
Przykłady
Konto dostawcy zablokowaneOczekiwanie na kontrolę jakościOczekiwanie na notę kredytową
|
|||
|
Powód odrzucenia
RejectionReason
|
Powód podany przy odrzuceniu faktury na etapie akceptacji. | ||
|
Opis
Osoba akceptująca, która odrzuca fakturę, zwykle podaje powód, na przykład „Nieprawidłowa kwota”, „Zduplikowana faktura” lub „Brak zamówienia zakupu”. Ten atrybut zapisuje podany powód. Informacja ta pomaga ustalić źródłowe przyczyny nieefektywności procesu. Kategoryzowanie powodów odrzucenia i śledzenie ich częstotliwości pozwala wykrywać powtarzające się problemy, takie jak trudności dotyczące konkretnych dostawców lub błędy przy wprowadzaniu danych. Na tej podstawie można wdrożyć działania naprawcze i ograniczyć ponowną pracę oraz opóźnienia.
Dlaczego to ważne
Ujawnia bezpośrednie przyczyny ponownej pracy i niepowodzeń procesu, pomagając zwiększyć odsetek spraw załatwianych poprawnie za pierwszym razem.
Skąd pobrać
Dane te są zwykle zapisywane w polu notatki lub komentarza podczas odrzucania faktury w workflow akceptacji. Mogą znajdować się w sekcji „System Notes” lub w polu niestandardowym.
Przykłady
Nieprawidłowa ilośćZduplikowana fakturaNiezgodność ceny z zamówieniem zakupu
|
|||
|
Termin uzyskania rabatu
DiscountDate
|
Termin płatności faktury uprawniający do skorzystania z rabatu za wcześniejszą płatność. | ||
|
Opis
Ten atrybut określa datę, do której należy opłacić fakturę, aby skorzystać z rabatu za wcześniejszą płatność oferowanego przez dostawcę i określonego w warunkach płatności, na przykład „2% 10, Net 30”. Data ta jest niezbędna do obliczenia KPI „Odsetek wykorzystanych rabatów za wcześniejszą płatność”. Śledzenie płatności względem tego terminu pozwala wykrywać utracone oszczędności i dostosować strategię płatności, aby częściej korzystać z rabatów. Może to znacząco poprawić rentowność.
Dlaczego to ważne
To najważniejsza data przy identyfikowaniu i wykorzystywaniu rabatów za wcześniejszą płatność. Bezpośrednio wpływa na oszczędności i rentowność.
Skąd pobrać
Datę tę wyznacza się na podstawie daty faktury i pola „Terms” w rekordzie Vendor Bill. NetSuite oblicza ją jako „Discount Date”.
Przykłady
2023-04-252023-05-10
|
|||
|
Waluta
Currency
|
Waluta, w której wyrażono kwotę faktury. | ||
|
Opis
Ten atrybut określa walutę faktury, na przykład USD, EUR lub GBP. Ma to szczególne znaczenie dla firm działających w wielu krajach. Waluta stanowi niezbędny kontekst dla wszystkich kwot. W analizie pozwala prawidłowo interpretować dane finansowe i przeliczać waluty przy agregowaniu wskaźników finansowych z różnych regionów.
Dlaczego to ważne
Zapewnia niezbędny kontekst dla kwot i umożliwia rzetelną analizę finansową w środowisku wielowalutowym.
Skąd pobrać
To pole „Currency” w rekordzie Vendor Bill, zwykle uzupełniane domyślnie na podstawie rekordu dostawcy.
Przykłady
USDEURGBP
|
|||
|
Wykorzystano rabat
DiscountTaken
|
Wskaźnik informujący, czy skorzystano z dostępnego rabatu za wcześniejszą płatność. | ||
|
Opis
Ten wyliczany atrybut logiczny sprawdza, czy fakturę z dostępnym rabatem opłacono w terminie rabatu („Discount Date”) lub przed nim. Przyjmuje wartość „true”, jeśli rabat został wykorzystany, a „false”, jeśli okazja została utracona. Atrybut ten jest niezbędny do obliczenia KPI „Odsetek wykorzystanych rabatów za wcześniejszą płatność”. Pomaga działom finansowym określić wartość utraconych oszczędności i wykrywać wąskie gardła procesu, takie jak opóźnienia w akceptacji, które uniemożliwiają korzystanie z korzystnych warunków płatności.
Dlaczego to ważne
Mierzy skuteczność procesu w wykorzystywaniu możliwości obniżenia kosztów, co bezpośrednio wpływa na wynik finansowy firmy.
Skąd pobrać
Pole wyliczane: TRUE, jeśli dla faktury ustawiono wartość „DiscountDate”, a ostatnie działanie płatnicze nastąpiło w tym dniu lub wcześniej.
Przykłady
truefalse
|
|||
Działania związane z obsługą faktur w cyklu od zakupu do płatności
| Działanie | Opis | ||
|---|---|---|---|
|
Opłacono rachunek w całości
|
Zdarzenie oznacza pełne opłacenie rachunku dostawcy i odpowiednią aktualizację jego statusu. To pomyślne zakończenie procesu, które można wywnioskować ze zmiany statusu samego rachunku. | ||
|
Dlaczego to ważne
To główne zdarzenie kończące prawidłowy przebieg obsługi faktury. Pomiar całkowitego czasu do osiągnięcia tego stanu pokazuje czas realizacji całego procesu.
Skąd pobrać
Zdarzenie można wywnioskować z notatek systemowych lub ścieżki audytu rekordu Vendor Bill, a konkretnie ze znacznika czasu zmiany statusu na „Paid in Full”.
Rejestrowanie
Znacznik czasu zmiany statusu Vendor Bill na „Paid in Full”.
Typ zdarzenia
inferred
|
|||
|
Utworzono płatność dla dostawcy
|
Zdarzenie oznacza utworzenie transakcji płatności regulującej rachunek dostawcy. Jest rejestrowane na podstawie utworzenia rekordu Vendor Payment powiązanego z rachunkiem. | ||
|
Dlaczego to ważne
Zdarzenie oznacza realizację płatności. Jest istotne przy analizie terminowości płatności i prognozowaniu przepływów pieniężnych, a także stanowi ważny etap przed zakończeniem procesu.
Skąd pobrać
Na podstawie daty utworzenia transakcji Vendor Payment. W podliście „Apply” rekordu płatności znajduje się odwołanie do opłacanego rachunku Vendor Bill.
Rejestrowanie
Znacznik czasu utworzenia transakcji Vendor Payment.
Typ zdarzenia
explicit
|
|||
|
Utworzono rachunek dostawcy
|
To zdarzenie oznacza utworzenie w NetSuite rekordu rachunku dostawcy i rozpoczyna obsługę faktury. Jest rejestrowane na podstawie daty utworzenia transakcji Vendor Bill. | ||
|
Dlaczego to ważne
To główne zdarzenie rozpoczynające cykl życia faktury. Analiza czasu od tego zdarzenia do kolejnych etapów pokazuje całkowity czas obsługi i pozwala wykryć opóźnienia przy wprowadzaniu danych.
Skąd pobrać
Na podstawie pola „Date Created” lub daty transakcji w rekordzie Vendor Bill. Każdy rachunek dostawcy ma unikalny wewnętrzny identyfikator i numer transakcji.
Rejestrowanie
Znacznik czasu utworzenia transakcji Vendor Bill.
Typ zdarzenia
explicit
|
|||
|
Zaakceptowano rachunek
|
Zdarzenie oznacza ostateczną akceptację rachunku dostawcy i dopuszczenie go do płatności. To ważny etap, zwykle rejestrowany jako jawna zmiana statusu na „Approved” w systemowym workflow akceptacji. | ||
|
Dlaczego to ważne
To ważny etap, od którego zależy rozpoczęcie płatności. Opóźnienia na tym etapie często tworzą wąskie gardło, dlatego śledzenie tego zdarzenia jest niezbędne do monitorowania terminowości płatności i przepływów pieniężnych.
Skąd pobrać
Na podstawie notatek systemowych lub ścieżki audytu Vendor Bill, a konkretnie znacznika czasu ustawienia pola „Approval Status” na „Approved”.
Rejestrowanie
Znacznik czasu zmiany statusu na „Approved” w ścieżce audytu Vendor Bill.
Typ zdarzenia
explicit
|
|||
|
Zaksięgowano rachunek w księdze głównej
|
Zdarzenie oznacza moment, w którym zaakceptowany rachunek dostawcy wpływa na księgę główną. W standardowej konfiguracji NetSuite następuje to automatycznie po ostatecznej akceptacji rachunku. | ||
|
Dlaczego to ważne
To ważny punkt kontroli finansowej, który zapewnia prawidłowe ujęcie zobowiązań. Monitorowanie odstępstw, na przykład płatności zrealizowanych przed zaksięgowaniem, ma zasadnicze znaczenie dla analizy zgodności.
Skąd pobrać
Flaga „Posting” w Vendor Bill przyjmuje wartość true. Znacznik czasu można pobrać z daty zdarzenia akceptacji, ponieważ księgowanie zwykle następuje równocześnie z akceptacją.
Rejestrowanie
Znacznik czasu ostatecznej akceptacji, która powoduje zaksięgowanie w księdze głównej.
Typ zdarzenia
explicit
|
|||
|
Nie wykorzystano rabatu za wcześniejszą płatność
|
Zdarzenie wyliczane, które oznacza, że płatność za fakturę z warunkami rabatu za wcześniejszą płatność nie została zrealizowana w okresie obowiązywania rabatu. Jest ustalane przez porównanie daty płatności z terminem rabatu. | ||
|
Dlaczego to ważne
Zdarzenie bezpośrednio wspiera KPI dotyczący wykorzystania rabatów za wcześniejszą płatność, pokazując utracone oszczędności. Pomaga wykryć problemy z procesem lub przepływami pieniężnymi, które uniemożliwiają skorzystanie z rabatów.
Skąd pobrać
To zdarzenie jest wyliczane. Wymaga porównania pola „Date” zastosowanej transakcji Vendor Payment z polem „Discount Date” w źródłowym rekordzie Vendor Bill.
Rejestrowanie
Porównaj datę Vendor Payment z datą rabatu w Vendor Bill. Jeśli data płatności jest późniejsza niż data rabatu, zdarzenie występuje.
Typ zdarzenia
calculated
|
|||
|
Odrzucono rachunek
|
Osoba akceptująca odrzuca rachunek dostawcy, który zostaje usunięty z aktywnej kolejki obsługi. Zdarzenie jest rejestrowane jako jawna zmiana statusu na „Rejected” i zwykle kończy proces, chyba że rachunek zostanie ponownie przekazany do akceptacji. | ||
|
Dlaczego to ważne
Zdarzenie wskazuje problemy w procesie, takie jak zduplikowane faktury lub nieprawidłowe dane dostawcy. Śledzenie liczby i przyczyn odrzuceń pomaga poprawić poprawność za pierwszym razem i ograniczyć niepotrzebną pracę.
Skąd pobrać
Na podstawie notatek systemowych lub ścieżki audytu Vendor Bill, w której rejestrowany jest znacznik czasu ustawienia pola „Approval Status” na „Rejected”.
Rejestrowanie
Znacznik czasu zmiany statusu na „Rejected” w ścieżce audytu Vendor Bill.
Typ zdarzenia
explicit
|
|||
|
Przekazano rachunek do akceptacji
|
Zdarzenie oznacza formalne przekazanie utworzonego rachunku dostawcy do workflow akceptacji. Zwykle można je wywnioskować ze zmiany statusu z „Open” lub „Pending Submission” na „Pending Approval”. | ||
|
Dlaczego to ważne
Rozpoczyna cykl akceptacji. Pomiar czasu od tego zdarzenia do „Bill Approved” lub „Bill Rejected” ma zasadnicze znaczenie dla dashboardu analizy czasu akceptacji faktur.
Skąd pobrać
Zdarzenie można wywnioskować z notatek systemowych lub ścieżki audytu rekordu Vendor Bill, śledząc zmiany pola „Approval Status”.
Rejestrowanie
Znacznik czasu zmiany statusu na „Pending Approval” w ścieżce audytu Vendor Bill.
Typ zdarzenia
inferred
|
|||
|
Przekazano rachunek do poprawy
|
Zdarzenie występuje, gdy osoba akceptująca lub weryfikująca odsyła fakturę do jej wystawcy w celu poprawienia. Można je wywnioskować ze zmiany statusu oznaczającej cofnięcie rachunku w workflow, na przykład z „Pending Approval” na „Pending Submission”. | ||
|
Dlaczego to ważne
Zdarzenie pozwala wykryć pętle poprawek, które znacznie wydłużają obsługę i zwiększają nakład pracy ręcznej. Śledzenie ich pomaga wskazać częste przyczyny błędów, takie jak nieprawidłowe kodowanie lub pomyłki przy wprowadzaniu danych.
Skąd pobrać
Zdarzenie można wywnioskować z notatek systemowych lub ścieżki audytu Vendor Bill, szukając cofnięcia statusu albo statusu „Rework”.
Rejestrowanie
Znacznik czasu zmiany statusu oznaczającej cofnięcie w workflow akceptacji.
Typ zdarzenia
inferred
|
|||
|
Ustawiono blokadę płatności
|
Na zaakceptowanej fakturze zostaje aktywowana blokada płatności, która uniemożliwia jej opłacenie. Zdarzenie można często wywnioskować z zaznaczenia określonego pola wyboru lub ustawienia niestandardowego statusu „Hold”. | ||
|
Dlaczego to ważne
To zdarzenie ma zasadnicze znaczenie dla dashboardu analizy usuwania blokad płatności. Wskazuje opóźnienia między akceptacją a gotowością do płatności, które mogą pogorszyć relacje z dostawcami.
Skąd pobrać
Zdarzenie można wywnioskować ze ścieżki audytu pola wyboru „Payment Hold” lub niestandardowego pola statusu transakcji Vendor Bill.
Rejestrowanie
Znacznik czasu zmiany pola „Payment Hold” lub podobnego pola.
Typ zdarzenia
inferred
|
|||
|
Usunięto blokadę płatności
|
Blokada płatności na fakturze zostaje usunięta, dzięki czemu można ją ponownie opłacić. Zdarzenie można wywnioskować z odznaczenia pola „Payment Hold” lub zmiany statusu z „Hold” na inny. | ||
|
Dlaczego to ważne
Pomiar czasu między zdarzeniami „Ustawiono blokadę płatności” i „Usunięto blokadę płatności” pokazuje sprawność usuwania blokad. Pomaga też wykryć częste przyczyny blokad i usprawnić ich usuwanie.
Skąd pobrać
Zdarzenie można wywnioskować ze ścieżki audytu, gdy pole wyboru „Payment Hold” zostaje odznaczone lub zmienia się niestandardowe pole statusu Vendor Bill.
Rejestrowanie
Znacznik czasu wyczyszczenia pola „Payment Hold” lub podobnego pola.
Typ zdarzenia
inferred
|
|||
|
Wykryto rozbieżność przy uzgadnianiu
|
Zdarzenie występuje, gdy rachunek, który powinien zostać uzgodniony z zamówieniem zakupu, nie przechodzi automatycznego uzgadniania i wymaga ręcznej weryfikacji. Często można je wywnioskować ze zmiany statusu rachunku na „Matching Hold” lub „Discrepancy”. | ||
|
Dlaczego to ważne
Zdarzenie wskazuje nieefektywności w procesach zakupowych i przyjęcia towaru, które prowadzą do ręcznych poprawek. Wspiera analizę na dashboardzie efektywności uzgadniania faktur oraz KPI dotyczącym ponownej obsługi rozbieżności.
Skąd pobrać
Zdarzenie można wywnioskować ze zmiany statusu Vendor Bill wskazującej blokadę lub wyjątek albo zidentyfikować na podstawie rachunków powiązanych z zamówieniem zakupu, które wymagały wielu ręcznych zmian przed akceptacją.
Rejestrowanie
Znacznik czasu zmiany statusu na „hold” lub „mismatch”. Analiza może wymagać sprawdzenia pól niestandardowych lub workflow.
Typ zdarzenia
inferred
|
|||
|
Zaplanowano płatność w paczce
|
Zaakceptowana faktura zostaje wybrana i dodana do paczki płatności przeznaczonej do późniejszej realizacji. Jest to jawne działanie: rachunki dodaje się do paczki płatności dla dostawców lub obsługuje na stronie „Pay Bills”. | ||
|
Dlaczego to ważne
Zdarzenie pokazuje przejście od zaakceptowanego zobowiązania do planowanego wydatku. Analiza opóźnień między akceptacją a zaplanowaniem płatności może ujawnić przyjęte strategie zarządzania gotówką lub nieefektywności w realizacji płatności.
Skąd pobrać
Uchwycenie tego zdarzenia jako odrębnego etapu może być trudne. Często stanowi ono część samego procesu tworzenia płatności. Można je wywnioskować z daty utworzenia rekordu paczki płatności zawierającej dany rachunek.
Rejestrowanie
Znacznik czasu utworzenia rekordu paczki płatności powiązanego z fakturą.
Typ zdarzenia
inferred
|
|||
|
Zastosowano notę kredytową
|
Zdarzenie oznacza zastosowanie noty kredytowej dostawcy do rachunku, co zmniejsza należną kwotę. Jest rejestrowane na podstawie rekordu zastosowania transakcji Vendor Credit. | ||
|
Dlaczego to ważne
Zdarzenie pokazuje alternatywny sposób rozliczenia faktury, który nie wymaga bezpośredniej płatności gotówkowej. Częste noty kredytowe mogą wskazywać na problemy z poprawnością pierwotnego zamówienia lub jakością współpracy z dostawcą.
Skąd pobrać
Na podstawie rekordu zastosowania łączącego Vendor Credit z Vendor Bill. Data zastosowania stanowi znacznik czasu zdarzenia.
Rejestrowanie
Znacznik czasu zastosowania transakcji Vendor Credit do Vendor Bill.
Typ zdarzenia
explicit
|
|||
Przewodniki dotyczące wyodrębniania danych
Gotowi do rozpoczęcia?
Skorzystaj z tego szablonu, aby sprawnie przygotować dane z NetSuite i zacząć analizować wyniki obsługi faktur. Już dziś usprawnij cykl od zakupu do płatności.
Usprawnij obsługę faktur w cyklu od zakupu do płatności
Skróć czas obsługi faktur w NetSuite o 30%. Popraw przepływy pieniężne i zgodność.
Karta kredytowa nie jest wymagana. Konfiguracja zajmuje kilka minut.