Transformatie/Rol: Financiën en Shared Services optimaliseren

Use case: Procesverbetering in Finance en Shared Services

Introductie

Finance en Shared Services afdelingen zijn cruciaal in elke organisatie, zij beheren financiële transacties, rapportages, compliance en bieden gecentraliseerde diensten om bedrijfsactiviteiten te ondersteunen. Ondanks technologische vooruitgang, kampen veel bedrijven met operationele inefficiënties, hoge kosten en uitdagingen in het handhaven van nauwkeurigheid en compliance. Om deze problemen aan te pakken, hebben toonaangevende bedrijven wereldwijd projecten voor procesverbetering ondernomen met behulp van Process Mining, process design en process simulation technieken.

Probleemstelling

De Finance en Shared Services afdelingen stuitten op verschillende gemeenschappelijke uitdagingen binnen bedrijven:

• Inefficiënte Verwerking van Transacties: Verlengen verwerkingstijden voor financiële transacties leidden tot vertragingen in rapportage en besluitvorming.
• Hoge Operationele Kosten: Inefficiënties in financiële operaties en shared services resulteerden in hogere uitgaven.
• Compliance Uitdagingen: Complexe en veranderende regelgeving maakten compliance management arbeidsintensief.
• Beperkt Procesinzicht: Onvoldoende inzicht in financiële workflows belemmerde effectieve besluitvorming en procesoptimalisatie.

Methodologie

De initiatieven voor procesverbetering volgden een gestructureerde methodologie bij meerdere bedrijven, bestaande uit de volgende stappen:

1. Process Mining:

• Process Mining tools gebruikt om diverse processen te analyseren zoals crediteurenbeheer, debiteurenbeheer, financiële rapportage en shared services.
• Gegevens verzameld uit ERP-systemen, financiële managementsystemen en operationele logs om huidige processen in kaart te brengen.
• Bottlenecks, afwijkingen en inefficiënties in kritieke workflows geïdentificeerd.

2. Process Design:

• Workshops gehouden met belangrijke stakeholders om inzichten te verzamelen en gemeenschappelijke verbeterpunten te identificeren.
• Processen herontworpen om workflows te optimaliseren, manuele tussenkomst te verminderen en efficiëntie te bevorderen.
• Gestandaardiseerde process modellen ontwikkeld die industriestandaarden en compliance vereisten integreren.

3. Process Simulation:

• De herontworpen processen gesimuleerd met geavanceerde software om prestatie-uitkomsten te voorspellen en potentiële problemen te identificeren.
• Diverse scenario’s getest om de impact van voorgestelde wijzigingen op belangrijke prestatie-indicatoren zoals verwerkingstijd van transacties, operationele kosten en compliance rates te evalueren.
• De process modellen verfijnd op basis van simulatie resultaten om optimale efficiëntie en effectiviteit te garanderen.

Resultaat

De implementatie van procesverbetering binnen Finance en Shared Services afdelingen resulteerde in aanzienlijke voordelen:

• Snellere Verwerking van Transacties: De gemiddelde verwerkingstijd voor financiële transacties daalde met 40%, wat de rapportagetijdlijnen en besluitvorming sterk verbeterde.
• Verminderde Operationele Kosten: Gestroomlijnde financiële operaties en shared services processen, samen met automatisering, leidden tot een kostendaling van 30%.
• Verbeterde Compliance: Gestandaardiseerde processen en verbeterde monitoringsmogelijkheden resulteerden in een verbetering van 50% in regelgeving naleving.
• Verhoogd Procesinzicht: Process Mining tools boden real-time inzichten in financiële operaties, wat betere besluitvorming en continue verbetering mogelijk maakte.
• Verhoogde Efficiëntie: Geoptimaliseerde workflows verminderden manuele inspanningen met 50%, wat middelen vrijmaakte voor strategische initiatieven en de algehele operationele efficiëntie verbeterde.

Door gebruik te maken van Process Mining, process design en process simulation, hebben Finance en Shared Services afdelingen hun operaties succesvol getransformeerd, wat resulteerde in aanzienlijke operationele efficiënties, kostenbesparingen en verbeterde compliance. Deze use case benadrukt het transformatieve potentieel van business process management technieken in het optimaliseren van financiële functies en het ondersteunen van de algemene bedrijfsvoering.