Transformatie/Rol: Procesuitmuntendheid

Use case: Procesverbetering in de Process Excellence Rol

Introductie

De rol van Process Excellence is cruciaal voor het stimuleren van continue verbetering, operationele efficiëntie en transformatieve veranderingen binnen organisaties. Deze rol richt zich op het verbeteren van processen over verschillende afdelingen heen om strategische doelen te bereiken en een concurrentievoordeel te behouden. Ondanks het belang ervan, worstelen veel organisaties met inefficiënties, hoge kosten en weerstand tegen verandering. Om deze problemen aan te pakken, hebben toonaangevende bedrijven wereldwijd procesverbeteringsprojecten geïmplementeerd met behulp van process mining, process design en process simulation technieken onder leiding van hun Process Excellence-teams.

Probleemstelling

De Process Excellence functie kwam meerdere veelvoorkomende uitdagingen tegen over bedrijven heen:

• Inconsistente Process Performance: Variabiliteit in procesuitvoering leidde tot inefficiënties en inconsistente resultaten.
• Hoge Operationele Kosten: Inefficiënties over meerdere afdelingen resulteerden in verhoogde operationele kosten.
• Weerstand tegen Verandering: Medewerkers boden vaak weerstand tegen nieuwe processen en verbeteringen, wat transformatie-inspanningen belemmerde.
• Beperkte Process Visibility: Ontoereikende zichtbaarheid van end-to-end workflows belemmerde effectieve besluitvorming en optimalisatie.

Methodologie

De procesverbeteringsinitiatieven volgden een uitgebreide methodologie over meerdere bedrijven, geleid door de Process Excellence-teams en bestaande uit de volgende stappen:

1. Process Mining:

• Process mining tools geïmplementeerd om diverse processen te analyseren in afdelingen zoals finance, HR, IT en operations.
• Data verzameld uit ERP-systemen, CRM-systemen en operationele logs om huidige processen in kaart te brengen.
• Bottlenecks, afwijkingen en inefficiënties geïdentificeerd in kritische workflows.

2. Process Design:

• Workshops gehouden met belangrijke stakeholders en afdelingshoofden om inzichten te verzamelen en gemeenschappelijke verbeterpunten te identificeren.
• Processen herontworpen om workflows te stroomlijnen, manuele interventie te verminderen en efficiëntie te optimaliseren.
• Gestandaardiseerde process models ontwikkeld die industriestandaarden en compliance vereisten integreren.

3. Process Simulation:

• De herontworpen processen gesimuleerd met geavanceerde software om prestatie-uitkomsten te voorspellen en potentiële problemen te identificeren.
• Diverse scenario’s getest om de impact van voorgestelde veranderingen op sleutelfeatures zoals procescyclustijd, operationele kosten en medewerkeracceptatie te evalueren.
• De process models verfijnd op basis van de simulatie resultaten voor optimale efficiëntie en effectiviteit.

Resultaat

De implementatie van procesverbeteringsinitiatieven onder leiding van Process Excellence-teams in organisaties leverde aanzienlijke voordelen op:

• Gestandaardiseerde Process Performance: Gestandaardiseerde en geoptimaliseerde processen verminderden variabiliteit en verbeterden de algehele efficiëntie met 40%.
• Verminderde Operationele Kosten: Gestroomlijnde processen leidden tot een vermindering van 30% in operationele kosten over meerdere afdelingen.
• Toegenomen Acceptatie van Veranderingen: Verbeterde verandermanagementstrategieën en medewerkerbetrokkenheidsinitiatieven resulteerden in een 50% toename in de acceptatie van nieuwe processen.
• Verbeterde Process Visibility: Process mining tools boden real-time inzichten in end-to-end processen, wat betere besluitvorming en voortdurende verbetering faciliteerde.
• Verhoogde Efficiëntie: Geoptimaliseerde workflows verminderden manuele inspanningen met 50%, waardoor middelen vrijkomen voor strategische initiatieven en verdere verbeteringen.

Door gebruik te maken van process mining, process design en process simulation hebben Process Excellence-teams met succes organisatieverandering gestimuleerd, met aanzienlijke operationele efficiëntie, kostenbesparingen en verbeterde procesprestaties. Deze use case benadrukt het transformatieve potentieel van business process management technieken in het optimaliseren van functies over afdelingen en het ondersteunen van algehele bedrijfsuitmuntendheid.