Transformatie/Rol: Proces Mining voor Finance & Shared Services

Verbetering van Finance en Shared Services processen

Introductie

Finance en Shared Services afdelingen zijn essentieel binnen elke organisatie. Ze beheren financiële transacties, rapportages, compliance en bieden centrale ondersteuning aan de business. Ondanks automatisering kampen veel organisaties met inefficiënties, hoge kosten en uitdagingen bij compliance en nauwkeurigheid. Steeds meer bedrijven verbeteren hun processen met process mining, process mapping en process simulatie.

Uitdagingen

Finance en Shared Services teams liepen tegen veelvoorkomende knelpunten aan:

• Trage transactieverwerking: Lange doorlooptijden zorgden voor uitstel in rapportages en beslissingen.
• Hoge operationele kosten: Inefficiënte processen maakten alles duurder.
• Compliance uitdagingen: Wet- en regelgeving veranderde vaak, waardoor compliance tijdrovend bleef.
• Beperkt inzicht: Onvoldoende zicht op workflows verhinderde optimalisatie en sturing.

Methodologie

Verbetertrajecten volgden een gestructureerde aanpak die bestond uit de volgende stappen:

1. Process Mining:

• Ingezet om processen als accounts payable, accounts receivable en financial reporting te analyseren.
• Data verzameld uit ERP, financiële managementsystemen en logbestanden om de huidige processen te mappen.
• Bottlenecks, afwijkingen en inefficiënties geïdentificeerd in kritische workflows.

2. Process Design:

• Workshops gehouden met stakeholders om inzichten en verbeterkansen op te halen.
• Workflows opnieuw ontworpen voor meer efficiency en minder handmatig werk.
• Gestandaardiseerde modellen opgezet volgens best practices en compliance eisen.

3. Process Simulation:

• Nieuwe processen gesimuleerd met geavanceerde software om resultaten te voorspellen en mogelijke issues op te sporen.
• Verschillende scenario’s getest voor impact op doorlooptijd, kosten en compliance.
• Modellen geoptimaliseerd op basis van simulatie-resultaten voor maximale effectiviteit.

Resultaten

Process improvement heeft Finance en Shared Services teams veel gebracht:

• Snellere transacties: Doorlooptijden daalden gemiddeld met 40%, rapportages kwamen sneller en accurater.
• Lagere kosten: Geoptimaliseerde workflows en automatisering verlaagden de operationele kosten met 30%.
• Betere compliance: Gestandaardiseerde processen en monitoring verbeterden compliance met 50%.
• Realtime inzichten: Process mining gaf direct zicht op financiële data voor betere sturing en continu verbeteren.
• Hogere efficiëntie: Workflow optimalisatie verlaagde handmatige werkzaamheden met 50% en gaf ruimte voor strategisch werk.

Met process mining, process mapping en simulatie transformeerden deze afdelingen hun prestaties, bespaarden kosten en verbeterden ze compliance. Dit toont aan hoe krachtige business process management technieken finance teams helpen excelleren.