RACIマトリクスのテンプレート：ダウンロードして記入・インポート

RACIマトリクスの基本は、プロセスの手順や意思決定を縦に、役割を横に並べ、各セルにR・A・C・Iを記入する表です。このページでは、記入用テンプレートに加え、表を使いやすく保つルールと、プロセスの実態に合わせて更新し続ける方法を紹介します。

4つの文字の意味や使い方については、RACIの解説をご覧ください。このページでは、テンプレートの内容と、正確な状態を保つ方法を説明します。

RACIマトリクステンプレートの内容

ファイルには、見出し行と6つの列があります。この見出しは単なる飾りではありません。ProcessMindがRACIマトリクスをエクスポートするときに書き出す内容と完全に一致するため、ここで作成したファイルを手直しせずにインポートできます。

セルにはロール名または略称を入力します。同じ役割を複数のロールが担う場合は、AP manager; Buyerのようにセミコロンで区切ります。書式よりも名前が重要です。インポート時に各ロール名をロールライブラリで照合し、認識できない名前は読み込まれません。

テンプレートには、このページで紹介する請求書の承認と従業員のオンボーディングの記入例があらかじめ含まれています。行を独自のプロセスに置き換える前に、記入方法を確認できます。見出し行はそのまま残し、その下の内容をすべて置き換えてください。

このファイルに記録するのは割り当てであり、プロセス全体ではありません。対象範囲、開始点と終了点、各ステップを実行するシステム、開始のきっかけはプロセス文書化に記載します。マトリクスもそこに表示されます。スプレッドシートにこれらの項目を記載することはできますが、プロセスが変わってもモデルと連動して更新されるわけではありません。

チームによって、RACIテンプレート、RACIマトリクスの形式、RACI図、RACI図テンプレート、RACIチャートテンプレート、RACIモデルテンプレート、RACI分析テンプレート、責任分担表など、さまざまな名前で呼ばれます。いずれも同じもので、1つの表、4つの文字、そして誰が承認するかを決めるルールで構成されます。

記入方法

まず行を作ります。プロセスマップ、実際のケースをたどる確認、イベントログの分析などをもとに、作業が発生する順にプロセスのステップと意思決定を並べます。部門名は行に適していません。「財務」や「法務」では、部門の存在は分かっても、誰が何をするかは分からないためです。

次に各行を確認し、文字ごとに1つ質問します。

使いやすいマトリクスにするには、2つのルールを守ります。各行の責任者は必ず1つにします。責任者が2つでは責任の所在が分かれ、責任者がいなければ結果を担う人がいません。また、Cを付けるのは、意見によって作業が変わる場合だけにします。参照済みのロールが増えるほど、調整の負担も増えるためです。意思決定では、責任者は会議で最も役職が上の人ではなく、通常、予算やリスクを担う人です。

広い範囲のステップを複数のロールが別々に判断できる場合は、行を分けてください。「法務が契約を確認する」には、賠償責任、支払い条件、準拠法が含まれることがあります。3つの項目で異なるロールが例外を認められるなら、行も3つに分けます。そうすることで、プロセスモデルだけでは分からないことがマトリクスから見えてきます。

ファイルには個人名を記載しないでください。ロール名は、マトリクスを変更せずに変更、統合、再割り当てできます。ProcessMindでは、ロールを担う人をロールライブラリの担当者として登録します。特定のプロジェクトで行に個人名が必要な場合は、別のメモに記載し、マトリクスはロールを示すものとして管理してください。

記入済みRACIマトリクスの例

以下の2つの例は、テンプレートに記入済みの状態で含まれています。独自のプロセスに置き換える前に、記入方法を確認できます。最初の例は、このページで紹介するRACIマトリクスです。5つのロールが関わる、3ステップの請求書承認プロセスを示しています。どちらの例でも、各行の責任者は1つであり、意見によって作業が変わる場合に限って参照済みを設定しています。

買掛金担当者は作業を行いますが、結果の責任は負いません。購買担当者は、請求書の照合と差異の確認について意見を出します。どちらの作業も購買に関わるためです。重要な差異はCFOが承認します。

この例外ルートについて、承認プロセスで確認すべきことがあります。どのくらいの頻度で発生しているでしょうか。金額差異の承認がまれなら、実際に例外として扱われており、しきい値が機能しています。頻繁に発生するなら、しきい値かプロセスを詳しく確認する必要があります。どちらに問題があるかは、イベントログで確かめられます。

従業員のオンボーディング

オンボーディングでは、人事、IT、施設管理、採用担当マネージャーが連携します。引き継ぎを見えるようにするには、マトリクスを作るのが手早い方法です。

アカウントとアクセス権の作成担当はマトリクスで明確になりますが、期限どおりに作業が完了するとは限りません。一方、アクセス権が付与されていないときに誰が対応するのかは明確になります。この引き継ぎはプロセスデータと照らして確認する価値があります。遅延は個々のステップ内ではなく、ステップ間で発生している場合があります。

テンプレートをProcessMindにインポートする方法

1. 現在のマトリクスを先にエクスポート

   プロセスを開き、文書化パネルからRACIマトリクスを開き、RACIをエクスポートを選択します。テンプレートと同じ6列を持つファイルが、タイムスタンプ付きのraci-matrix-という名前で出力されます。このファイルをバックアップや比較に使えます。

2. ファイルに記入

   サンプルの行を実際のプロセスのステップとロールに置き換え、ヘッダー行は変更しないでください。インポート時はアクティビティ名を照合するため、モデル内と同じ名前を使います。

3. インポート

   同じRACIマトリクスのメニューからRACIをインポートを選び、CSVファイルを指定します。アクティビティは名前で開いているプロセスと照合され、ロールの各セルは名前または略称でロールライブラリと照合されます。

4. 取り込まれた内容を確認

   ロールまたはRACIのレイアウトでマトリクスを確認します。一致しない名前があると、その行に空欄が残ります。ファイルとモデルの違いをすばやく見つける方法です。

RACIをエクスポートでは同じ6列が出力されるため、ファイルとモデルの間で相互運用（往復変換）できます。エクスポートしたファイルを表計算ソフトで編集し、再びインポートできます。この方法なら、プロセスに記録された内容とチームで合意した内容を正確に比較できます。

ワークショップの後だけでなく、前にもファイルを使えます。プロセスのステップを記入したテンプレートを送り、各ロールの担当者に自分の列を記入してもらいます。会議室を予約する前に意見の相違をファイルで確認でき、最後にインポートすれば、1回の操作でプロセスを更新できます。

ExcelやWordではなく、ツールでRACIを作成する理由

マトリクスの下書きには表計算ソフトが便利ですが、管理には向いていません。ファイルとプロセスが連動していないため、気づかないうちに古くなります。プロセスが変わってもファイルはそのままです。共有ドライブに置かれたRACI文書は、誰かが判断に使う頃には1年前のものになっているかもしれません。

違いは日々の作業で表れます。ロール名を変更すると、ライブラリならすべてのプロセスに反映されますが、6つの表計算ファイルには古い名前が残ります。ステップを削除すると、モデルからはその行がなくなりますが、ファイルには誰も行っていない作業が残ります。担当者を変更すれば、次に文書を開いたときに内容が更新され、表を転記する必要もありません。失われてから気づくことが多いのが変更履歴です。ファイルだけでは、誰がいつ責任者のロールを削除したのか分かりません。

ProcessMindでプロセスからRACIを作成する方法

通常は次の4つのステップで進めます。

1. ロールをライブラリに登録します。 ロールは、名前、略称、所属するアーキテクチャレベル、説明、Markdown形式の責任範囲、タグ、担当者とともに一元管理します。何もない状態から始める場合は、ロール設定ウィザードで選択した部門に基づいてロールを作成できます。必要に応じて、手元のファイルを参照させることもできます。ライブラリはJSONまたはCSVでインポート、エクスポートできるため、ロール一覧を二度入力するよりも手早く作業できます。ここで決めた名前がテンプレートにも使われるため、ライブラリ内の名前が統一されていれば、その後のインポートやエクスポートもスムーズです。まだ存在しないロールは一度追加すれば、すべてのプロセスで使えます。

2. 各アクティビティにロールとRACIレベルを割り当てます。 各アクティビティには、割り当てを記録する文書化タブがあります。割り当てはアクティビティに紐づくため、マトリクスとプロセスの内容が食い違いません。

3. マトリクスを開きます。 プロセスの文書化パネルでRACIマトリクスを開くと、全体を確認できます。列にはロール、またはR／A／C／Iの記号を表示できます。画面共有向けの拡大表示、プロセス順または要素名順での行の並べ替え、ロール列の追加、削除、並べ替えにも対応しています。

4. モデルとマトリクスの内容を一致させます。 レーンとして適用を選ぶと、各ロールがレーンになるようモデルが再構成されます。これはスイムレーン形式に慣れた人にも分かりやすいRACIの表示方法です。ロールの変更履歴にはライブラリの変更がすべて記録され、必要な時点の状態に復元できます。

要素へのロール割り当てはモデルの一部です。マトリクス表示、そこから作成される文書、Process Portalは、階層レベルやガバナンスとともにProcess Architectureシートに含まれます。各プランの内容を見る。

実際の作業とマトリクスを照らし合わせる方法

マトリクスは、関係者間の合意に基づいて、誰が何を担当するかを示す作業上の仮説です。各システムには、実際に誰が何を行ったかが記録されています。そのため、仮説をそのまま信じるのではなく、実績と比較できます。

• 各ステップを誰が実行していますか。 1つのロールに割り当てたステップを複数のロールが実行しているとデータに示されている場合、割り当てが古いか、作業が文書化されていない可能性があります。
• 作業はどこで滞留していますか。 ステップ間の遅延は、承認や引き継ぎに問題があることを示します。責任者のロールが設定されていないステップが原因の場合もあります。
• **例外はどのくらい発生していますか。**ほとんどのケースで金額差異の承認が行われているなら、マトリクス上の扱いにかかわらず、それは例外とはいえません。

プロセスバリアントを見ると、ケースごとに異なる経路をたどる箇所が分かります。適合性チェックでは、想定したプロセスとイベントログに記録された実際のプロセスを比較します。

両者に食い違いがある場合は、どちらに問題があるのかを確認してください。ステップを担当しなくなったロールがマトリクスに残っているのか、それとも担当者が一度も文書化されていないステップがあるのか。どちらも確認すべき点です。監査直前の週に対応するより、今のうちに修正するほうが負担を抑えられます。

プロセス文書にRACIを反映する方法

マトリクスは、別のファイルを誰かが同期し続けるものではありません。通常は「3.2 RACI」のような番号付きセクションとしてプロセス文書に組み込まれます。リスクと統制の後、参考資料の前に配置され、行には同じアクティビティ、列には同じロールが並びます。

作り直さなくても、次のように共有できます。

• エクスポート。 Word、PDF、Markdownへの出力や印刷に対応しています。どの形式でも、RACIマトリクスや添付資料を含め、プロセスの最新状態が反映されます。Wordに出力したマトリクスは画像ではなく、編集可能な表です。
• 添付。 フォーム、チェックリスト、作業手順は該当するセクションの隣に配置されます。RACIを開いた人は、すぐ隣で関連する手順を確認できます。
• 公開。 公開済みの文書はProcess Portalで閲覧できるため、マトリクスを実際に従う必要がある人に届けられます。

ロールとRACIでは一連の手順を詳しく説明しています。プロセス文書化では、文書に含められるその他の内容を紹介しています。

この仕組みが特に役立つのは、監査前の週です。資料に含まれるマトリクスは、アクティビティごとにプロセスに記録された内容と一致しています。誰が何を承認したかを確認するために、表計算ファイルとモデルを照合する必要はありません。

RACIマトリクスが使いにくくなる原因

避けるべき点は5つあります。どれも簡単に防げます。

1. **Aが複数ある、またはAがない。**各行に責任者のロールを1つだけ割り当てます。
2. **共有だけでよい人をCにする。**その場合はIです。Cにすると作業が遅くなります。
3. **部門を行にする。**組織図ではなく、作業の内容を行に示すため、プロセスのステップや判断事項を記載します。
4. **ロールの列に個人名を入れる。**ロールを使えば、組織変更や昇進があってもマトリクスをそのまま使えます。
5. **見直しを怠る。**プロセスが変わってもマトリクスを更新しなければ、次第に信頼されなくなります。

最後の問題を防ぐには、担当者の注意だけでなく仕組みが必要です。プロセスや担当者が変わったとき、監査の前、または設定した見直し日にマトリクスを確認します。ファイルをエクスポートして再インポートし、割り当てをイベントログと照合すれば、マトリクスを過去の記録ではなく、実際の作業を示すものとして保てます。プロセスガバナンスでは、見直しの進め方を詳しく説明しています。