ProcessMind誕生の理由：製品開発の背景

ProcessMindが目指したもの

ProcessMindを開発した理由をよく尋ねられます。実際に起きたことを分析し、あるべきプロセスを設計して、変更後の姿をシミュレーションする。この一連の流れを実現するためです。

同じ課題に何度も直面したことが、開発のきっかけです。プロセスマイニングを使うと、業務の実態が分かります。プロセスモデルは、業務のあるべき姿を示します。しかし、多くのツールではこの2つが別々の製品に分かれ、担当者も異なるため、分析結果を結び付けないまま終わってしまいます。

私たちの考えを変えたのは、何気ない瞬間でした。長年関わってきたプロセスを開いた人が、毎回同じような反応をします。「何年も携わってきたプロセスが、ようやく見えるようになりました」「想定どおりです。データで確かめられるようになりました」「そんなことが起きていたとは知りませんでした」

こうした反応が大切なのは、プロセスに関する知識が文書、システム、個人の経験に分散しているからです。図は意図したプロセスを示し、データは実際に起きたことを示します。しかし、どちらか一方だけでは次に何を変えるべきか分かりません。プロジェクトに妨げられることなく、より多くの人が自分の問いに答えを見つけられるようにしたいと考えました。

ProcessGoldとUiPathで得た経験

ProcessMindは、2019年にUiPathが買収したProcessGoldの創業者たちによって開発されました。当時の経験は、課題への向き合い方を形作り、製品の設計にも反映されています。

イベントデータから実際の業務の流れが分かり、プロセス文書だけでは答えられない問いにも答えられることを、私たちは経験してきました。同時に、分析だけではほとんど何も変わらないことも学びました。

プロセスを変えるには、関係者が共有できる全体像が必要です。チームが自分たちのものだと認識できるモデルに数値を重ね、組織内で広く使われている表記法で示します。これは分析だけでなく、モデリングの課題でもあります。しかし、多くのツールではその役割を担う人がいません。

他の方法で見落とされていたこと

複数のツールを組み合わせる方法は、比較表では柔軟に見えます。しかし、ライセンス料以外にも多くの費用がかかります。

私たちは、同じ3つの問題に何度も直面しました。利用開始には、専門家の確保や待ち時間が必要で、データを読み込む前にコネクタを用意しなければならないこともありました。料金はプログラム単位で提示され、現場に近い人ではなく、ビジネスケースの予算を確保できる人が利用を決めていました。そして、問いごとにツールが異なるため、プロセスマイニング、モデリング、シミュレーションが一緒に使われることはほとんどありませんでした。

これは技術の問題ではありません。製品の提供方法の問題であり、自分たちのプロセスについて誰が問いを立てられるかを左右します。

ツールの比較では、機能が基準になることがよくあります。しかし本当に重要なのは、最初の役立つ答えを得るまでに、どれだけの準備が必要かです。ProcessGoldとUiPathでの経験を通じて、技術で何が分かるのか、答えを得るまでにどれだけの作業が必要なのか、その両方を見てきました。

代わりに私たちが作ることにしたもの

1つのワークスペースで、データを分析し、プロセスを設計し、変更をシミュレーションします。

ProcessMindは、プロセスインテリジェンスを1つにまとめたプラットフォームです。プロセスマイニング、BPMN 2.0によるモデリング、シミュレーション、ダッシュボード、ガバナンスを、1つのワークスペースとデータセットで扱えます。ツール間でデータをエクスポートしたり、モデルの変更後に再インポートしたりする必要はありません。

この一連の流れの各段階でAIを利用できます。アップロードしたデータの列を対応付け、プロセスの説明から最初の図を作成し、時間がかかっている箇所を示します。別モジュールとして販売するのではなく、すべてのプランに含めています。業務チームが一連の作業を短い時間で進められるようにするためです。

モデルとデータを一緒に扱う

データに基づく分析では、ケースがたどった経路が分かります。プロセスモデルを使えば、業務のあるべき姿を表せます。アルゴリズムだけで全体像を決めるのではなく、両方を同じ場所で扱いたいと考えました。

モデルから始めてデータと照合することも、先にデータを調べて、分かったことに応じてモデルを調整することもできます。BPMNで表せるのは、単純な分岐や合流だけではありません。並行するアクティビティ、Subprocess、スイムレーンも表現できます。モデルはインポートとエクスポートに対応しているため、プロセスの知識が当社のエディターに閉じ込められることもありません。

チームがモデルを確認・更新し、分析の基準として使い続けられます。私たちが特に大切にしているのは、モデルとデータを一緒に保つことです。プロセスを担当する人が知識を持ち続け、次の担当者にも伝わる形で残せます。

同じモデルでシミュレーション

分析では、実際に起きたことを確認できます。シミュレーションでは、異なる前提のもとで何が起こり得るかを検討できます。過去のデータだけでは決められないトレードオフを伴う改善判断に役立つため、シミュレーションを組み込みました。

同じBPMNモデルを、分析とシミュレーションの両方に使えます。担当者を増やす、確認を前倒しする、工程をなくすといった変更を実施する前に、シミュレーション結果を実データと並べて影響を確認できます。シミュレーションが意思決定を代行したり、結果を保証したりするわけではありません。判断材料となる数値を示します。プロセスシミュレーションの仕組みについて、詳しくはこちらをご覧ください。

手元にあるデータから始める

最初の一歩として適しているのは、すでにあるデータ出力です。誰かが別途管理している表計算ファイルも利用できます。

データをアップロードすると、AIが列をプロセスに対応付けます。連携について決める前に、最初の答えを得られます。後から定期的に管理されたデータ連携が必要になった場合は、コネクタを利用できます。導入時に必須ではありません。

シート単位の料金にした理由

セルフサービスでの利用とシート単位の料金は、製品の他の設計と同じ考えに基づいています。登録して手元のデータを読み込み、後から必要な人にシートを割り当てられます。費用はプログラムの規模ではなく、アクセスが必要な人の数に応じて決まります。

ProcessMindはクラウドで動作するため、インストールやパッチ適用は必要ありません。すでに利用しているIDプロバイダーでサインインでき、テナントごとにデータとユーザーが分離されます。ホスティング先はEUです。

アクセス管理とプロセスの所有権管理は、エンタープライズ向けの追加機能ではなく、プラットフォームの一部です。プロセスを確認する必要がある人と、ソフトウェアを購入する人は、通常異なるためです。プラットフォームの詳細を確認し、各機能が要件に合うかご覧ください。

私たちについて

ProcessMindは、ProcessGoldとUiPathで経験を積んだメンバーによって開発されました。その経験は製品に生かされていますが、利用する人の声を聞くことに代わるものではありません。チームが知識を共有し、根拠を確認し、改善する箇所を決めやすくすることを目指しています。

ツールが、プロセスを実際に動かす人以上にそのプロセスを理解することはできません。私たちの役割は、現場の知識を共有し、根拠と照らし合わせ、改善しやすくすることです。ProcessMindのチームについて知りたい方は、ブログの執筆者や採用情報もご覧ください。

今後の展開

私たちは、同じ一連の流れを軸に開発を続けています。最初の答えを得やすくし、モデルとデータを1か所にまとめ、変更を実施する前にチームが試せるようにします。

具体的には、チームが実際に使っているシステムやプロセスへの対応を広げます。作業を減らすAIを取り入れ、利用者自身の問いを立てる前に専門家を呼ぶ必要も減らしていきます。

ProcessMindは、組織に関する知識や判断に代わるものではありません。両方を持ち寄り、根拠と照らし合わせて検討する場所です。