Pools e Swimlanes: ruoli e organizzazione BPMN

Introduzione

In BPMN 2.0, i pools e le swimlanes (note anche come lanes) sono utilizzati per organizzare i processi e rappresentare visivamente ruoli, reparti o entità coinvolte in un business process. Aiutano a chiarire chi è responsabile di ogni attività e come i diversi partecipanti interagiscono tra loro.

Pools

• Scopo: Un pool rappresenta un partecipante principale al processo o un’entità più ampia, come un’organizzazione, un sistema o un business partner. I pool servono a definire i limiti di un processo e indicano che diversi pool possono raffigurare organizzazioni o reparti che collaborano.

• Rappresentazione visiva: Un grande contenitore rettangolare che racchiude un processo completo. Può includere più swimlanes (lanes), ma ogni pool rappresenta un processo o partecipante distinto.

• Esempio: Puoi avere un pool per “Company A” e uno per “Company B” in un processo dove entrambe le aziende interagiscono.

• Caso d’uso: I pool sono usati quando si desidera modellare l’interazione tra diverse entità, ad esempio quando una società interagisce con un fornitore, partner o cliente esterno. Ogni entità ha il proprio pool e i message flows tra pool evidenziano la comunicazione tra di esse.

Swimlanes (Lanes)

• Scopo: Una swimlane (o lane) è una suddivisione di una pool che aiuta a organizzare meglio le attività, separandole per ruoli, reparti o sistemi specifici. Le lanes rendono chiaro chi è responsabile di ogni task all’interno della pool.

• Rappresentazione Visiva: Suddivisioni orizzontali o verticali in una pool; ogni lane rappresenta un partecipante diverso (es. reparto, ruolo o sistema).

• Esempio: All’interno della pool che rappresenta un’azienda, puoi avere lane per “Sales”, “Finance” e “Customer Support” con task assegnati a ciascun reparto.

• Use Case: Le lanes servono ad assegnare chiaramente la responsabilità dei task in una pool, mostrando chi esegue ogni attività. Ad esempio, i task sulle fatture possono stare nella lane “Finance”, quelli sul supporto clienti nella lane “Customer Support”.

Collapsed Pool

• Scopo: Un collapsed pool rappresenta un partecipante al processo (ad esempio azienda, dipartimento o sistema) di cui non viene mostrato il flusso interno. Serve per evidenziare l’interazione tra diversi partecipanti senza mostrare i dettagli interni del workflow.

• Rappresentazione visiva: Un grande rettangolo senza attività interne visibili, solitamente con solo il nome del partecipante; possono esserci message flows per mostrare l’interazione con altri partecipanti.

• Esempio: Un diagramma può mostrare un’azienda che interagisce con un fornitore. I processi interni dell’azienda sono visibili, mentre il fornitore è rappresentato da un collapsed pool per indicare il coinvolgimento senza dettagliarne i passaggi interni.

• Caso d’uso: I collapsed pool sono utili quando desideri rappresentare l’interazione tra più partecipanti ma non è necessario mostrare i dettagli dei processi di alcuni di essi. Ad esempio, puoi mostrare come un cliente interagisce con un fornitore esterno senza mostrare le procedure interne di quest’ultimo.

Caratteristiche principali

Pools:

• Interazione tra processi: Quando modelli più pools, puoi usare i message flows per mostrare la comunicazione tra i partecipanti. Ad esempio, un cliente invia un ordine a un fornitore, rappresentato da un message flow tra i rispettivi pool.
• Processi indipendenti: Ogni pool può contenere un proprio processo. Il processo in un pool è indipendente dagli altri, anche se possono essere collegati tramite message flows.

Swimlanes (Lanes):

• Responsabilità e organizzazione: Le lanes in un pool rappresentano partecipanti, ruoli o reparti diversi responsabili di varie attività. Ogni lane aiuta a suddividere chiaramente la responsabilità all’interno della stessa organizzazione o entità.
• Assegnazione attività: Organizzando le attività nelle swimlanes, il modello BPMN facilita vedere quale reparto o persona è responsabile di ogni fase del processo.

Collapsed Pool:

• Rappresentazione partecipante: Un collapsed pool rappresenta un partecipante al processo senza mostrarne il workflow interno. Può essere un’organizzazione esterna, dipartimento o qualsiasi entità che interagisce con altri partecipanti.
• Attività interne non visibili: Il pool nasconde attività o task interni, indicando che il processo interno è irrilevante per il diagramma corrente.
• Focus sull’interazione: L’attenzione è su come il collapsed pool interagisce con altri partecipanti attraverso i message flows, non sui passi interni.
• Visibilità dei confini: Anche se il processo interno è nascosto, i confini del partecipante sono ben segnati per mostrarne il coinvolgimento nel processo generale.
• Vista semplificata: I collapsed pool semplificano i diagrammi complessi, omettendo dettagli inutili sui processi esterni e facilitando l’analisi delle interazioni.

Esempi

Esempio Pool: In un processo di supply chain:

• Un pool rappresenta il “Supplier” e un altro il “Customer”.
• Il processo nel pool “Customer” può comprendere la creazione di un ordine, mentre quello nel pool “Supplier” la gestione e la spedizione dello stesso.
• I message flows tra i pool mostrano la comunicazione, come l’invio della richiesta d’ordine e la ricezione della conferma di spedizione.

Esempio Swimlane: In un processo interno aziendale:

• Un unico pool rappresenta “Company XYZ”.
• Al suo interno, le swimlanes rappresentano diversi reparti come “Sales”, “Operations” e “Accounting”.
• Attività come “Generate Invoice” possono essere assegnate alla lane “Accounting”, mentre “Prepare Shipment” alla lane “Operations”, mostrando chiaramente la suddivisione delle responsabilità.

Esempio Collapsed Pool: In una collaborazione internazionale:

• Un collapsed pool rappresenta “International Partner A” e un altro “International Partner B”.
• I processi interni di entrambi non sono mostrati, poiché non sono rilevanti per il diagramma corrente.
• I message flows tra i collapsed pool evidenziano la comunicazione, come l’invio di una proposta contrattuale da “Partner A” e la ricezione del contratto firmato da “Partner B”.
• Il focus è sull’interazione e la comunicazione tra i due partner, non sui dettagli interni della gestione del contratto.

Punti chiave

• Pools:

  • Rappresentano partecipanti separati, come aziende, reparti o sistemi.
  • Usati per modellare l’interazione tra organizzazioni o entità differenti.
  • Contengono processi completi che comunicano con altri pool tramite message flows.

• Swimlanes (Lanes):

  • Suddivisioni in un pool, rappresentano ruoli, reparti o sistemi della stessa organizzazione.
  • Servono a organizzare le attività e indicare le responsabilità specifiche.
  • Aiutano a rendere chiare le responsabilità nei processi interni.

• Collapsed Pools:

  • Rappresentano partecipanti i cui processi interni sono nascosti o non rilevanti per la vista corrente.
  • Si concentrano sulle interazioni tra partecipanti, semplificando il diagramma senza dettagli interni.
  • Utilizzati quando vanno modellate solo comunicazioni di alto livello o scambi esterni tra soggetti.
  • I message flows mostrano la comunicazione tra collapsed pool e altri partecipanti.
  • Aiutano a ridurre la complessità dei diagrammi, offrendo chiarezza sulle interazioni tra partecipanti.

Casi d’Uso

• Pools: Quando si modellano le interazioni tra entità distinte, come un’azienda e un fornitore o cliente.
• Swimlanes: Quando si rappresentano processi interni di una sola organizzazione e si mostra come vari ruoli o reparti partecipano al workflow.
• Collapsed Pools: Quando si modellano partecipanti esterni e il processo interno non è rilevante, come un cliente che interagisce con un service provider: ci si concentra solo sulla comunicazione tra di loro, non sui passaggi interni del provider.

Esempio

[IMAGE PLACEHOLDER FOR POOLS AND SWIMLANES EXAMPLE]

• Pool 1: “Customer”

  • Lane 1: “Sales Department” (Task: “Submit Order”)
  • Lane 2: “Accounting Department” (Task: “Send Payment Confirmation”)

• Pool 2: “Supplier”

  • Lane 1: “Warehouse” (Task: “Prepare Shipment”)
  • Lane 2: “Billing” (Task: “Issue Invoice”)

In questo diagramma, il pool Customer comunica con il pool Supplier tramite message flows (ad esempio, invio ordine e ricezione fattura), mentre le attività di ogni pool sono assegnate a specifiche lane in base alle responsabilità dei reparti.

Pools e swimlanes sono fondamentali per strutturare processi aziendali complessi, mostrando chiaramente come varie entità e ruoli contribuiscono al workflow complessivo e assicurando che le responsabilità siano ben definite all’interno e tra le organizzazioni.