BPMN Pools und Swimlanes richtig nutzen

Einführung

In BPMN 2.0 werden Pools und Swimlanes (auch Lanes genannt) verwendet, um Prozesse zu strukturieren und zu visualisieren, welche Rollen, Abteilungen oder Unternehmen an einem Geschäftsprozess beteiligt sind. Sie zeigen klar, wer welche Aufgaben übernimmt und wie die Teilnehmer miteinander interagieren.

Pools

Zweck: Ein Pool steht für einen zentralen Teilnehmer im Prozess oder eine größere Einheit wie ein Unternehmen, ein System oder einen Business Partner. Pools grenzen einen Prozess ab und können für verschiedene Organisationen oder Abteilungen genutzt werden, die zusammenarbeiten.
Visuelle Darstellung: Ein großes Rechteck, das einen vollständigen Prozess umschließt. Es kann mehrere Swimlanes (Lanes) enthalten, wobei jeder Pool einen eigenen Teilnehmer oder Prozess darstellt.
Beispiel: Ein Pool für “Unternehmen A” und einer für “Unternehmen B”, wenn beide im Prozess zusammenarbeiten.
Einsatzszenario: Pools bieten sich an, wenn Interaktionen zwischen unterschiedlichen Einheiten abgebildet werden, zum Beispiel bei der Zusammenarbeit mit externen Anbietern, Partnern oder Kunden. Jede Einheit erhält einen eigenen Pool und Message Flows verdeutlichen die Kommunikation der Beteiligten.

Swimlanes (Lanes)

Zweck: Eine Swimlane (oder Lane) ist eine Unterteilung in einem Pool. Sie strukturiert Aktivitäten nach bestimmten Rollen, Abteilungen oder Systemen. Lanes sorgen für Übersicht, indem sie deutlich machen, wer im Pool für welche Aufgaben verantwortlich ist.
Darstellung: Horizontale oder vertikale Unterteilungen im Pool, jeweils für einen Teilnehmer (z. B. Abteilung, Rolle oder System).
Beispiel: Im Pool eines Unternehmens gibt es Lanes für “Sales”, “Finance” und “Customer Support” – jeder Abteilung werden eigene Tasks zugewiesen.
Anwendungsfall: Lanes weisen die Verantwortung für Tasks im Pool zu und zeigen klar, wer welche Aktivitäten ausführt. Zum Beispiel werden Aufgaben zur Rechnungsbearbeitung der “Finance” Lane zugeordnet, während Kundenanfragen im Bereich “Customer Support” bearbeitet werden.

Collapsed Pool

Zweck: Ein Collapsed Pool steht für einen Teilnehmer im Prozess (zum Beispiel ein Unternehmen, eine Abteilung oder ein System), dessen interner Prozessfluss nicht angezeigt wird. Damit werden Interaktionen zwischen verschiedenen Teilnehmern dargestellt, ohne deren interne Abläufe offenzulegen.
Visuelle Darstellung: Ein großes Rechteck ohne interne Aktivitäten. Es enthält typischerweise nur den Namen des Teilnehmers und zeigt über Message Flows gegebenenfalls Interaktionen mit anderen Teilnehmern.
Beispiel: Ein Diagramm könnte ein Unternehmen in Interaktion mit einem Supplier zeigen. Die internen Prozesse des Unternehmens werden dargestellt, während der Supplier durch einen Collapsed Pool abgebildet wird, um die Beteiligung zu zeigen, ohne Details des internen Ablaufs preiszugeben.
Einsatzszenario: Collapsed Pools sind hilfreich, wenn die Interaktion zwischen mehreren Teilnehmern gezeigt werden soll, aber deren detaillierte Prozesse nicht im Fokus stehen. Zum Beispiel kann dargestellt werden, wie ein Kunde mit einem externen Anbieter interagiert, ohne die internen Abläufe des Anbieters darzustellen.

Merkmale

Pools:

Interaktion zwischen Prozessen: Bei mehreren Pools werden Message Flows genutzt, um die Kommunikation zwischen Teilnehmern zu zeigen. Beispielsweise sendet ein Kunde eine Bestellung an einen Supplier, visualisiert durch einen Message Flow zwischen den Pools.
Unabhängige Prozesse: Jeder Pool enthält seinen eigenen Prozess. Prozesse in unterschiedlichen Pools sind unabhängig, auch wenn sie durch Message Flows verbunden werden können.

Swimlanes (Lanes):

Verantwortung und Organisation: Lanes innerhalb eines Pools stehen für verschiedene Rollen, Teilnehmer oder Abteilungen, die für bestimmte Aufgaben verantwortlich sind. Jede Lane grenzt die Zuständigkeit klar ab.
Aufgabenzuordnung: Durch die Organisation von Tasks in Swimlanes lässt sich einfach erkennen, welche Abteilung oder Person für den jeweiligen Prozessschritt zuständig ist.

Collapsed Pool:

Teilnehmerdarstellung: Ein Collapsed Pool repräsentiert einen Teilnehmer, ohne den internen Ablauf zu zeigen. Dies kann eine externe Organisation, eine Abteilung oder jede andere Einheit sein, die mit anderen interagiert.
Keine internen Aktivitäten: Der Pool zeigt keine Aufgaben oder Aktivitäten intern. Damit bleibt der Ablauf verborgen oder ist für das Diagramm nicht relevant.
Fokus auf Interaktion: Im Zentrum steht die Interaktion über Message Flows mit anderen Teilnehmern, nicht die internen Abläufe.
Sichtbare Abgrenzung: Die Grenzen des Teilnehmers sind klar markiert und zeigen die Beteiligung am Gesamtprozess.
Vereinfachte Ansicht: Collapsed Pools vereinfachen komplexe Diagramme, indem sie unnötige Details weglassen und den Fokus auf Interaktionen und Kommunikation lenken.

Beispiele

Pool Beispiel: In einem Supply Chain Prozess:

Ein Pool steht für den “Supplier”, ein anderer für den “Customer”.
Im “Customer” Pool wird zum Beispiel eine Bestellung aufgegeben, im “Supplier” Pool bearbeitet und verschickt.
Message Flows zwischen den Pools verdeutlichen die Kommunikation, wie Bestellübermittlung oder Versandbestätigung.

Swimlane Beispiel: Beim internen Ablauf eines Unternehmens:

Ein Pool steht für “Unternehmen XYZ”.
Darin stehen Swimlanes für Abteilungen wie “Sales”, “Operations” und “Accounting”.
Aufgaben wie “Generate Invoice” werden der “Accounting” Lane zugeordnet, “Prepare Shipment” der “Operations” Lane. So wird die Verantwortlichkeit klar dargestellt.

Collapsed Pool Beispiel: Bei internationaler Zusammenarbeit:

Ein Collapsed Pool steht für “International Partner A”, ein zweiter für “International Partner B”.
Die internen Prozesse der Partner werden nicht dargestellt, da sie hier nicht relevant sind.
Message Flows zwischen den Collapsed Pools zeigen die Kommunikation, etwa das Versenden eines Vertrags bis zum Empfang des unterschriebenen Dokuments.
Im Mittelpunkt steht die Interaktion zwischen den Partnern, nicht ihre internen Abläufe.

Wichtige Punkte

Pools:
- Stehen für einzelne Teilnehmer wie Unternehmen, Abteilungen oder Systeme.
- Bilden die Interaktion zwischen verschiedenen Organisationen oder Einheiten ab.
- Enthalten komplette Prozesse, die per Message Flows mit anderen Pools kommunizieren können.
Swimlanes (Lanes):
- Unterteilungen in einem Pool; repräsentieren Rollen, Abteilungen oder Systeme innerhalb einer Organisation.
- Dienen zur Organisation von Aufgaben und zur Zuweisung von Verantwortlichkeiten für bestimmte Aktivitäten.
- Erhöhen die Übersichtlichkeit, indem Tasks gezielt zugeordnet werden.
Collapsed Pools:
- Stellen Teilnehmer dar, deren interne Abläufe ausgeblendet oder aktuell nicht relevant sind.
- Fokus liegt auf der Interaktion zwischen Teilnehmern; interne Details werden nicht gezeigt, was das Diagramm vereinfacht.
- Werden verwendet, wenn hauptsächlich Kommunikation oder Austausch zwischen den Beteiligten relevant ist.
- Message Flows visualisieren die Kommunikation zwischen Collapsed Pools und anderen Teilnehmern.
- Reduzieren die Komplexität von Diagrammen und sorgen für einen klaren Überblick über die Interaktion.

Anwendungsfälle

Pools: Beim Modellieren von Interaktionen zwischen verschiedenen Einheiten, etwa zwischen Unternehmen und Lieferant oder Kunde.
Swimlanes: Zur Darstellung interner Abläufe in einer Organisation und wie verschiedene Rollen oder Abteilungen im Workflow mitwirken.
Collapsed Pools: Für externe Teilnehmer, bei denen der interne Ablauf nicht relevant ist, etwa wenn ein Kunde mit einem Service Provider kommuniziert – hier zählt nur die Kommunikation, nicht die internen Prozessschritte des Dienstleisters.

Beispiel

[BILDER-PLATZHALTER FÜR POOLS UND SWIMLANES BEISPIEL]

Pool 1: “Customer”
- Lane 1: “Sales Department” (Task: “Submit Order”)
- Lane 2: “Accounting Department” (Task: “Send Payment Confirmation”)
Pool 2: “Supplier”
- Lane 1: “Warehouse” (Task: “Prepare Shipment”)
- Lane 2: “Billing” (Task: “Issue Invoice”)

In diesem Diagramm kommuniziert der Customer Pool mit dem Supplier Pool über Message Flows (z. B. über Bestellungen oder Rechnungen), während die Aufgaben im Pool den jeweiligen Lanes entsprechend der Abteilungsverantwortung zugeordnet werden.

Pools und Swimlanes sind grundlegend, um komplexe Geschäftsprozesse zu strukturieren. Sie machen transparent, wie verschiedene Organisationen und Rollen zum Gesamtprozess beitragen und sorgen für klar definierte Verantwortlichkeiten innerhalb und zwischen Unternehmen.