Pools und Swimlanes

Einführung

In BPMN 2.0 werden Pools und Swimlanes (auch bekannt als Lanes) verwendet, um Prozesse zu organisieren und die Rollen, Abteilungen oder Einheiten, die an einem Geschäftsprozess beteiligt sind, visuell darzustellen. Sie helfen zu klären, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist und wie verschiedene Teilnehmer miteinander interagieren.

Pools

• Zweck: Ein Pool repräsentiert einen wichtigen Teilnehmer im Prozess oder eine breitere Einheit, wie eine Organisation, ein System oder einen Geschäftspartner. Pools werden verwendet, um die Grenzen eines Prozesses zu definieren und anzuzeigen, dass verschiedene Pools unterschiedliche Organisationen oder Abteilungen repräsentieren können, die zusammenarbeiten.

• Visuelle Darstellung: Ein großer rechteckiger Behälter, der einen vollständigen Prozess einschließt. Er kann mehrere Swimlanes (Lanes) enthalten, aber jeder Pool repräsentiert einen eigenen Prozess oder Teilnehmer.

• Beispiel: Sie könnten einen Pool für “Unternehmen A” und einen anderen Pool für “Unternehmen B” in einem Prozess haben, in dem beide Unternehmen interagieren.

• Anwendungsfall: Pools werden typischerweise verwendet, wenn Sie Interaktionen zwischen verschiedenen Einheiten modellieren möchten, wie z. B. wenn ein Unternehmen mit einem externen Lieferanten, Partner oder Kunden interagiert. Jede Einheit erhält ihren eigenen Pool, und die Message Flows zwischen Pools zeigen die Kommunikation zwischen den Einheiten.

Swimlanes (Lanes)

• Zweck: Eine Swimlane (oder Lane) ist eine Unterteilung innerhalb eines Pools, die hilft, Aktivitäten weiter zu organisieren, indem sie nach bestimmten Rollen, Abteilungen oder Systemen getrennt werden. Lanes bieten Klarheit, indem sie zeigen, wer für die Durchführung spezifischer Aufgaben innerhalb eines Pools verantwortlich ist.

• Visuelle Darstellung: Horizontale oder vertikale Unterteilungen innerhalb eines Pools, die jeweils einen anderen Teilnehmer repräsentieren (z. B. eine Abteilung, Rolle oder ein System).

• Beispiel: Innerhalb des Pools, der ein Unternehmen repräsentiert, könnten Sie Lanes für “Vertrieb”, “Finanzen” und “Kundensupport” haben, wobei Aufgaben jeder Abteilung zugewiesen sind.

• Anwendungsfall: Lanes werden verwendet, um die Verantwortung für Aufgaben innerhalb eines Pools zuzuweisen, sodass klar ist, wer jede Aktivität ausführt. Beispielsweise könnten Aufgaben im Zusammenhang mit der Rechnungsbearbeitung in die “Finanzen”-Lane gestellt werden, während Aufgaben im Zusammenhang mit Kundenanfragen in die “Kundensupport”-Lane eingeordnet werden.

Collapsed Pool

• Zweck: Ein collapsed pool repräsentiert einen Teilnehmer im Prozess (wie ein Unternehmen, eine Abteilung oder ein System), wobei der interne Prozessablauf nicht angezeigt wird. Dies wird verwendet, um Interaktionen zwischen verschiedenen Teilnehmern zu zeigen, ohne deren interne Arbeitsabläufe offenzulegen.

• Visuelle Darstellung: Ein großes Rechteck, in dem keine internen Aktivitäten angezeigt werden. Es enthält typischerweise nur den Namen des Teilnehmers und kann message flows haben, die in den Pool hinein- oder herausgehen, um die Interaktion mit anderen Teilnehmern darzustellen.

• Beispiel: Ein Diagramm könnte ein Unternehmen zeigen, das mit einem Lieferanten interagiert. Die internen Prozesse des Unternehmens werden gezeigt, während der Lieferant durch einen collapsed pool dargestellt wird, um die Beteiligung anzuzeigen, ohne ihre internen Schritte zu detaillieren.

• Anwendungsfall: Collapsed pools sind nützlich, wenn Sie die Interaktion zwischen mehreren Teilnehmern darstellen möchten, aber nicht auf die detaillierten Prozesse einiger von ihnen eingehen müssen. Zum Beispiel möchten Sie vielleicht zeigen, wie ein Kunde mit einem externen Anbieter interagiert, ohne die internen Verfahren des Anbieters zu zeigen.

Schlüsselmerkmale

Pools:

• Interaktion zwischen Prozessen: Beim Modellieren mehrerer Pools können Sie Message Flows verwenden, um die Kommunikation zwischen den Teilnehmern darzustellen. Zum Beispiel könnte ein Kunde eine Bestellung an einen Lieferanten senden, was durch einen Message Flow zwischen ihren jeweiligen Pools dargestellt wird.
• Unabhängige Prozesse: Jeder Pool kann seinen eigenen Prozess enthalten. Der Prozess in einem Pool ist unabhängig von Prozessen in anderen Pools, obwohl Message Flows sie verbinden können.

Swimlanes (Lanes):

• Verantwortung und Organisation: Lanes innerhalb eines Pools repräsentieren verschiedene Teilnehmer, Rollen oder Abteilungen, die für verschiedene Aufgaben verantwortlich sind. Jede Lane hilft, die Verantwortung innerhalb derselben Organisation oder Einheit abzugrenzen.
• Aufgabenzuweisung: Durch die Organisation von Aufgaben in Swimlanes macht das BPMN-Modell es einfacher, zu visualisieren, welche Abteilung oder Person für jeden Teil des Prozesses verantwortlich ist.

Kollabierter Pool:

• Teilnehmerdarstellung: Ein kollabierter Pool repräsentiert einen Teilnehmer in einem Prozess, ohne dessen internen Workflow zu zeigen. Dies kann eine externe Organisation, eine Abteilung oder jede Einheit sein, die mit anderen Teilnehmern im Prozess interagiert.
• Keine internen Aktivitäten: Der Pool zeigt keine Aktivitäten oder Aufgaben innerhalb an, was bedeutet, dass der interne Prozess verborgen oder für das aktuelle Diagramm irrelevant ist.
• Interaktionsfokus: Der Hauptfokus liegt darauf, wie der kollabierte Pool mit anderen Teilnehmern über Message Flows interagiert, anstatt die spezifischen Schritte, die er intern folgt.
• Sichtbarkeit der Grenzen: Während der interne Prozess verborgen ist, sind die Grenzen des Teilnehmers klar markiert, um deren Beteiligung am Gesamtprozess zu zeigen.
• Vereinfachte Darstellung: Kollabierte Pools helfen, komplexe Diagramme zu vereinfachen, indem unnötige Details von externen Prozessen ausgeschlossen werden, was es einfacher macht, sich auf Interaktionen und Kommunikation zu konzentrieren.

Beispiele

Pool-Beispiel: In einem Lieferkettenprozess:

• Ein Pool repräsentiert den “Lieferanten” und ein anderer Pool repräsentiert den “Kunden”.
• Der Prozess im “Kunden”-Pool kann die Bestellung umfassen, während der Prozess im “Lieferanten”-Pool die Bearbeitung und den Versand dieser Bestellung beinhaltet.
• Message Flows zwischen den Pools zeigen die Kommunikation, wie das Senden der Bestellanfrage und das Erhalten der Versandbestätigung.

Swimlane-Beispiel: In einem internen Prozess eines Unternehmens:

• Ein einzelner Pool repräsentiert “Unternehmen XYZ”.
• Innerhalb dieses Pools repräsentieren Swimlanes verschiedene Abteilungen wie “Vertrieb”, “Betrieb” und “Buchhaltung”.
• Aufgaben wie “Rechnung erstellen” können der “Buchhaltungs”-Lane zugeordnet werden, während “Versand vorbereiten” der “Betriebs”-Lane zugewiesen wird, um die Verantwortungsaufteilung klar zu zeigen.

Beispiel eines Kollabierten Pools: In einer internationalen Geschäftszusammenarbeit:

• Ein kollabierter Pool repräsentiert “Internationaler Partner A” und ein anderer kollabierter Pool repräsentiert “Internationaler Partner B”.
• Die internen Prozesse von “Internationaler Partner A” und “Internationaler Partner B” werden nicht gezeigt, da sie für das aktuelle Prozessdiagramm nicht relevant sind.
• Message Flows zwischen den kollabierten Pools zeigen die Kommunikation, wie das Senden eines Vertragsangebots von “Partner A” und das Erhalten eines unterzeichneten Vertrags von “Partner B”.
• Der Fokus liegt auf der Interaktion und Kommunikation zwischen den beiden Partnern, nicht auf den Details, wie jeder Partner den Vertrag intern bearbeitet.

Wichtige Punkte

• Pools:

  • Repräsentieren separate Teilnehmer, wie Unternehmen, Abteilungen oder Systeme.
  • Werden verwendet, um Interaktionen zwischen verschiedenen Organisationen oder Entitäten zu modellieren.
  • Enthalten vollständige Prozesse, die über message flows mit anderen Pools kommunizieren können.

• Swimlanes (Lanes):

  • Unterteilungen innerhalb eines Pools, die Rollen, Abteilungen oder Systeme der gleichen Organisation repräsentieren.
  • Werden verwendet, um Aufgaben zu organisieren und Verantwortung für bestimmte Aktivitäten anzuzeigen.
  • Sorgen für Klarheit, indem sie Aufgaben spezifischen Teilnehmern innerhalb desselben Prozesses zuweisen.

• Collapsed Pools:

  • Repräsentieren Teilnehmer eines Prozesses, deren interne Aktivitäten verborgen oder für die aktuelle Ansicht irrelevant sind.
  • Konzentrieren sich auf Interaktionen zwischen verschiedenen Teilnehmern, indem sie das Diagramm durch Weglassen interner Details vereinfachen.
  • Werden verwendet, wenn nur Kommunikationsflüsse auf hoher Ebene oder externe Austausche zwischen Teilnehmern modelliert werden müssen.
  • Message flows werden verwendet, um die Kommunikation zwischen collapsed pools und anderen Teilnehmern darzustellen.
  • Helfen, die Komplexität von Diagrammen zu reduzieren, und bieten gleichzeitig Klarheit über Interaktionen zwischen Teilnehmern.

Anwendungsfälle

• Pools: Beim Modellieren von Interaktionen zwischen verschiedenen Entitäten, wie einem Unternehmen und seinem Lieferanten oder Kunden.
• Swimlanes: Beim Modellieren interner Prozesse innerhalb einer einzigen Organisation, um zu zeigen, wie unterschiedliche Rollen oder Abteilungen am Workflow teilnehmen.
• Collapsed Pools: Beim Modellieren externer Teilnehmer, bei denen der interne Prozess nicht gezeigt werden muss, wie z.B. ein Kunde, der mit einem Dienstleister interagiert, wobei der Fokus nur auf der Kommunikation zwischen ihnen liegt und nicht auf den internen Schritten des Dienstleisterprozesses.

Beispiel

[IMAGE PLACEHOLDER FÜR POOLS UND SWIMLANES BEISPIEL]

• Pool 1: “Kunde”

  • Lane 1: “Vertriebsabteilung” (Aufgabe: “Bestellung aufgeben”)
  • Lane 2: “Buchhaltung” (Aufgabe: “Zahlungsbestätigung senden”)

• Pool 2: “Lieferant”

  • Lane 1: “Lager” (Aufgabe: “Versand vorbereiten”)
  • Lane 2: “Rechnungswesen” (Aufgabe: “Rechnung ausstellen”)

In diesem Diagramm kommuniziert der Kunde-Pool mit dem Lieferant-Pool über message flows (z.B. Bestellung senden und Rechnung erhalten), während Aufgaben innerhalb jedes Pools spezifischen Lanes basierend auf den Abteilungsverantwortlichkeiten zugewiesen werden.

Pools und swimlanes sind entscheidend für die Strukturierung komplexer Geschäftsprozesse. Sie zeigen deutlich, wie verschiedene Entitäten und Rollen zum gesamten Workflow beitragen, und stellen sicher, dass Verantwortlichkeiten innerhalb und zwischen Organisationen klar definiert sind.