Dove Trovare e Strutturare Data per il Process Mining
Come ottenere e organizzare i dati per il Process Mining
Il process mining è una tecnica potente che aiuta le aziende ad analizzare e migliorare i workflow estraendo dati dai sistemi in uso. Il passaggio fondamentale è ottenere i dati giusti e garantirne una struttura corretta per l’analisi. In questa guida vedrai come raccogliere dati da sistemi come SAP, Oracle, ServiceNow e altri, e come prepararli per un process mining efficace. Troverai anche link a risorse di approfondimento sull’integrazione con sistemi specifici.
1. Fondamenti: quali dati servono per il Process Mining?
Prima di estrarre i dati, è importante capire quale tipologia di dati è richiesta. Il process mining si basa su tre elementi chiave per ricostruire e analizzare i workflow:
- Case ID: Identificativo univoco per ogni istanza del processo (es. numero ordine, ticket ID, richiesta cliente).
- Activity: I singoli step o azioni nel processo (es. creazione ordine, approvazione richiesta, chiusura ticket).
- Timestamp: Data e ora in cui avviene ogni attività, per sequenziare le azioni e capire come si sviluppa il processo.
Questi tre elementi permettono di mappare il processo, trovare colli di bottiglia e scoprire inefficienze. Oltre a questi, puoi includere informazioni come la persona responsabile, il reparto o il tipo di task, a seconda degli insight che vuoi ottenere.
2. Estrarre dati dai principali sistemi aziendali
Molte aziende utilizzano vari software per gestire diversi aspetti dei processi business, come ERP, CRM e sistemi di ticketing. Ecco come estrarre dati dalle piattaforme più diffuse:
SAP
SAP è un sistema ERP molto usato per gestire ogni aspetto dall’amministrazione alla logistica. Per estrarre i dati, puoi usare le funzioni di reportistica e esportazione di SAP oppure collegarti ai database tramite strumenti come SAP Business Connector, SAP Data Services o SAP BW (Business Warehouse).
Per dettagli:
Oracle
Anche Oracle, con la sua suite ERP e database, è una fonte comune di dati per il process mining. Puoi estrarre dati tramite query SQL Oracle, Oracle Data Integrator (ODI) o strumenti di Oracle Business Intelligence (BI). Spesso lavorerai con database relazionali, quindi conoscere SQL sarà molto utile.
Per approfondire:
ServiceNow
ServiceNow è molto usato per l’IT service management (ITSM) ed è una fonte perfetta per analizzare processi di servizio. Puoi usare i tool di reportistica di ServiceNow per creare dataset, oppure le ServiceNow REST API per estrarre i dati direttamente. Puoi anche integrare altri tool analytics per esportare e analizzare i dati.
Maggiori info:
Salesforce
Salesforce, il CRM cloud più diffuso, offre diversi modi per estrarre dati utilizzabili nel process mining. Puoi usare Salesforce Reports, Salesforce Data Loader o le REST API. I dati su Salesforce sono organizzati per oggetti: è fondamentale sapere come sono strutturati i tuoi processi di vendita e assistenza clienti per raccogliere le info giuste.
Risorse utili:
3. Come strutturare i dati per il Process Mining: best practice
Dopo l’estrazione dei dati, è importante strutturarli nel modo corretto per ottenere risultati efficaci col process mining. Ecco alcune best practice:
a. Pulisci e formatta i dati
I dati grezzi spesso contengono duplicati, valori mancanti o formati non coerenti. La pulizia prevede:
- Rimuovere i duplicati per non alterare l’analisi.
- Garantire una formattazione coerente di date, nomi e altri attributi.
- Gestire i valori mancanti inserendoli dove possibile o escludendo i record incompleti.
b. Crea un Event Log unificato
L’event log è la base del process mining. È una tabella dove ogni riga rappresenta un evento o attività di un processo. I campi principali sono:
- Case ID: Per raggruppare eventi della stessa istanza di processo.
- Activity Name: Per identificare l’azione svolta.
- Timestamp: Per ordinare correttamente le attività.
A seconda della complessità puoi aggiungere:
- Resource: Persona o team responsabile.
- Department: Per vedere quale area aziendale è coinvolta.
- Duration: Per calcolare quanto dura ogni step.
Esempio di event log strutturato:
| Case ID | Activity | Timestamp | Resource | Department |
|---|---|---|---|---|
| 1001 | Order Created | 2024-10-10 08:15:00 | John Doe | Sales |
| 1001 | Order Approved | 2024-10-10 09:30:00 | Jane Smith | Sales |
| 1002 | Ticket Opened | 2024-10-11 10:00:00 | Lisa Ray | IT Support |
c. Garantire coerenza tra sistemi diversi
Se raccogli dati da più sistemi, è importante garantirne la coerenza. Ad esempio, verifica che un Case ID abbia lo stesso valore su tutti i sistemi per poter unire i dati senza perdere il contesto, ottenendo così un’analisi più completa. È utile anche standardizzare i nomi delle attività per evitare confusione.
d. Gestisci privacy e sicurezza dei dati
Durante estrazione e strutturazione dati per il process mining, devi sempre pensare a privacy e sicurezza. Anonimizza o rimuovi dati sensibili, dai accesso solo a personale autorizzato e considera regole di compliance come il GDPR se gestisci dati di clienti.
4. Ingestione su ProcessMind
Quando i dati sono strutturati, il passo successivo è caricarli su ProcessMind. ProcessMind ti permette di importare dati in diversi formati e iniziare ad analizzare i workflow. In base allo strumento che usi, ci sono anche opzioni di integrazione che semplificano l’importazione dei dati dai diversi sistemi.
Ad esempio, ProcessMind consente di mappare i campi per l’allineamento con il canvas di process design della piattaforma. Se i tuoi dati sono incompleti, puoi usare le funzioni di process design per aggiungere i passaggi mancanti e ottenere una visione più completa dei tuoi processi.
5. Risorse extra per estrazione e integrazione dati
Estrarre e strutturare i dati può essere complesso, soprattutto se lavori con sistemi diversi o grandi quantità di dati. Ecco alcune risorse utili:
- Strumenti ETL (Extract, Transform, Load): Soluzioni come Talend, Informatica e Alteryx ti aiutano ad automatizzare estrazione e trasformazione dei dati.
- SQL per principianti: Scopri come scrivere query SQL per recuperare dati dai database relazionali.
- Guida al Process Mining: Guida completa su come iniziare col process mining e strutturare i dati.
Conclusione: prepara i dati per il Process Mining
Recuperare i dati dai tuoi sistemi e strutturarli per il process mining è fondamentale per ottenere insight di valore sui tuoi processi aziendali. Sapendo quali dati servono, usando gli strumenti giusti e seguendo le best practice di strutturazione, puoi garantire il successo dei tuoi progetti di process mining. ProcessMind e altre piattaforme rendono facile importare, analizzare e ottimizzare i workflow, portando a decisioni aziendali più efficienti e data-driven.