BPMN Pools ve Swimlane Kavramları

Giriş

BPMN 2.0’da, pool ve swimlane (diğer adıyla lane) yapıları süreçleri düzenlemek ve iş sürecine dahil olan rol, departman veya kurumları görsel olarak göstermek için kullanılır. Kim hangi görevden sorumlu, katılımcılar nasıl etkileşir sorularına açıklık getirir.

Pools

• Amacı: Bir pool, süreçte ana katılımcı veya geniş bir varlık (ör. şirket, sistem, iş ortağı) temsil edilir. Pool’lar, sürecin sınırlarını belirler ve farklı pool’lar, birlikte çalışan farklı organizasyon veya departmanları gösterebilir.

• Görsel Gösterim: Tüm süreci kapsayan büyük dikdörtgen bir alan olarak yer alır. İçinde birden fazla swimlane (lane) olabilir, fakat her pool tek bir süreç ya da katılımcıya karşılık gelir.

• Örnek: “Company A” ve “Company B” arasındaki süreçte her ikisi için ayrı pool bulunabilir.

• Kullanım Senaryosu: Pool’lar, farklı varlıklar arası etkileşimi modellemek için kullanılır; örneğin bir şirketin harici tedarikçi, iş ortağı veya müşteri ile ilişkilerinde olduğu gibi. Her varlık için ayrı bir pool tanımlanır ve pool’lar arasındaki message flow, iletişimi gösterir.

Swimlanes (Lanes)

• Amaç: Swimlane (ya da lane) bir pool içindeki işleri rol, departman veya sistem bazında ayırıp organize eden alt bölümdür. Lanes, pool içinde görevlerin kimde olduğunu net şekilde gösterir.

• Görsel Temsil: Pool içinde yatay ya da dikey alt bölmeler; her bölme farklı bir katılımcıyı (ör. departman, rol ya da sistem) temsil eder.

• Örnek: Bir şirketi temsil eden bir pool içinde “Satış”, “Finans” ve “Müşteri Destek” için lane’ler olabilir, görevler ilgili departmanlara atanır.

• Kullanım Senaryosu: Lanes, pool içindeki görevlerin sorumluluğunu paylaştırmak için kullanılır; kimin ne yaptığı netleşir. Örneğin, fatura işlemleri “Finans” lane’ine; müşteri talepleriyle ilgili işler “Müşteri Destek” lane’ine konur.

Collapsed Pool

• Amacı: Bir collapsed pool, süreçteki bir katılımcıyı (ör. bir şirket, departman veya sistem) ifade eder ve iç süreç akışı gösterilmez. Farklı katılımcılar arasındaki etkileşimler, dahili workflow detayları gösterilmeden sunulur.

• Görsel Gösterim: İçinde aktivite olmayan büyük bir dikdörtgen şeklinde görüntülenir. Genelde sadece katılımcının adı yazılı olur ve havuza giren veya çıkan message flow’lar ile diğer katılımcılarla etkileşim belirtilir.

• Örnek: Bir diyagramda bir şirketin tedarikçiyle etkileşimi gösterilebilir. Şirketin iç süreçleri açıklanırken, tedarikçi collapsed pool ile gösterilerek sürece dahil olduğu anlaşılır; detaylar sunulmaz.

• Kullanım Senaryosu: Collapsed pool’lar, birden fazla katılımcı arasında etkileşimi göstermek isteyip, bazı katılımcıların süreç detaylarına girmeye gerek duyulmadığında tercih edilir. Mesela, bir müşterinin harici tedarikçiyle nasıl etkileştiğini gösterip tedarikçinin iç prosedürlerini gizleyebilirsiniz.

Temel Özellikler

Pools:

• Süreçler Arası Etkileşim: Birden fazla pool modellediğinizde, katılımcılar arası iletişim için message flow kullanılır. Örneğin, müşteri tedarikçiye sipariş gönderdiğinde, bu iki havuz arasında bir mesaj akışıyla gösterilir.
• Bağımsız Süreçler: Her pool kendi sürecine sahip olabilir. Bir pool’un içindeki süreç, diğer pool’lardan bağımsızdır; message flow ile bağlantı kurulabilir.

Swimlane (Lane):

• Sorumluluk ve Organizasyon: Bir pool içindeki lane’ler, farklı katılımcı, rol veya departmanları temsil eder. Her lane, organizasyon içindeki görev sorumluluğunu ayırır.
• Görev Atama: Görevleri swimlane’lere ayırmak, sürecin hangi bölümünden hangi departmanın sorumlu olduğunu daha net görmeyi sağlar.

Collapsed Pool:

• Katılımcı Gösterimi: Collapsed pool, iç workflow’u gizli olan bir katılımcıyı temsil eder. Bu katılımcı harici bir kurum, departman veya başka bir varlık olabilir.
• İç Aktivite Yok: Pool’da hiçbir aktivite veya görev gözükmez; iç süreç gizli veya diyagram için önemsizdir.
• Etkileşim Odaklı: Odak noktası, collapsed pool’un diğer katılımcılarla message flow üzerinden nasıl iletişim kurduğudur; iç adımlar sunulmaz.
• Sınırların Belirginliği: İç süreç gizli olsa bile, katılımcının sürece dahil olduğu sınırlar net şekilde gösterilir.
• Basit Görünüm: Collapsed pool’lar, dış süreçlerin gereksiz ayrıntılarını hariç tutar ve etkileşimlere odaklanmayı kolaylaştırır.

Örnekler

Pool Örneği: Bir tedarik zinciri sürecinde:

• Bir pool “Supplier”’ı, diğeri “Customer”’ı temsil eder.
• ”Customer” pool’unda sipariş verme süreci, “Supplier” pool’unda ise siparişin işlenmesi ve sevkiyatı vardır.
• Pool’lar arasındaki message flow’lar, sipariş gönderme ve sevkiyat onayı alma gibi iletişimi gösterir.

Swimlane Örneği: Bir şirketin iç sürecinde:

• Tek bir pool “Company XYZ”’yi temsil eder.
• Bu pool’da swimlane’ler, “Satış,” “Operasyon” ve “Muhasebe” gibi farklı departmanlardır.
• ”Fatura Oluştur” gibi görevler “Muhasebe” lane’ine, “Sevkiyat Hazırla” ise “Operasyon” lane’ine atanarak sorumluluk net biçimde gösterilir.

Collapsed Pool Örneği: Uluslararası bir iş birliğinde:

• Bir collapsed pool “International Partner A”yı, diğeri “International Partner B”yi gösterir.
• ”International Partner A” ve “International Partner B”nin iç süreçleri diyagramda bulunmaz; bu, diyagram için önemli değildir.
• Collapsed pool’lar arasındaki message flow ile, “Partner A”dan sözleşme teklifi gönderilmesi ve “Partner B”den imzalı sözleşmenin alınması gibi iletişim vurgulanır.
• Amaç, iki partner arasındaki etkileşimdir; her birinin sözleşmeyi kendi içinde nasıl çözdüğü detaylara girilmez.

Temel Noktalar

• Pools:

  • Şirket, departman veya sistem gibi bağımsız katılımcıları temsil eder.
  • Farklı kurum veya varlıklar arası etkileşim modellemesinde kullanılır.
  • Tam süreçler barındırır ve diğer pool’larla message flow ile iletişim kurar.

• Swimlane (Lane):

  • Aynı pool içinde rol, departman veya sistemleri göstermek için kullanılan alt bölmelerdir.
  • Görevleri düzenlemek ve kimin hangi aktiviteden sorumlu olduğunu belirtmek için kullanılır.
  • Görevlerin katılımcılara atanması ile süreç netleştirilir.

• Collapsed Pool:

  • Süreçteki, iç aktiviteleri gösterilmeyen ya da mevcut görünümde önemi olmayan katılımcıları ifade eder.
  • Katılımcıların etkileşimini öne çıkarır; iç detayları diyagramdan çıkarır ve karmaşıklığı azaltır.
  • Yalnızca üst düzey iletişim ya da dış değişimlerin modellenmesi gereken durumlarda kullanılır.
  • Collapsed pool ile diğer katılımcılar arasındaki iletişim, message flow ile gösterilir.
  • Diyagramı sadeleştirir; katılımcı arası etkileşimi net bırakır.

Kullanım Senaryoları

• Pools: Bir şirket ile tedarikçi veya müşteri gibi farklı kuruluşlar arasındaki etkileşimi modellemek için kullanılır.
• Swimlanes: Bir organizasyon içindeki süreçlerde farklı rol ve departmanların katılımını gösterir.
• Collapsed Pools: Dış katılımcıları, iç süreç önemli olmadan (ör. müşteri ile hizmet sağlayıcı arasındaki iletişim) modellemek için idealdir. Sadece aralarındaki iletişim vurgulanır.

Örnek

[POOL VE SWIMLANE ÖRNEĞİ GÖRSEL ALANI]

• Pool 1: “Customer”

  • Lane 1: “Satış Departmanı” (Task: “Sipariş Gönder”)
  • Lane 2: “Muhasebe Departmanı” (Task: “Ödeme Onayı Gönder”)

• Pool 2: “Supplier”

  • Lane 1: “Depo” (Task: “Sevkiyat Hazırla”)
  • Lane 2: “Faturalama” (Task: “Fatura Kes”)

Bu diyagramda, Customer pool, Supplier pool ile message flow’lar yoluyla (ör. sipariş gönderme ve fatura alma) iletişim kurar. Her pool’daki görevler, departman sorumluluklarına göre ilgili lane’lere atanır.

Pool ve swimlane’ler, karmaşık iş süreçlerini yapılandırmak için vazgeçilmezdir; farklı kurum ve rollerin workflow üzerindeki katkısını açıkça gösterir, hem kurum içi hem de kurumlar arası sorumlulukların net şekilde tanımlanmasını sağlar.