Departamento: Recursos Humanos

Melhoria de Processos de Recursos Humanos

Introdução

A Global Enterprises Inc., uma multinacional sediada em Londres, é referência por sua atuação em diversos setores. Apesar do alcance global, o departamento de Recursos Humanos (RH) enfrentava desafios na gestão eficiente do ciclo de vida dos colaboradores. Para superar essas dificuldades, a Global Enterprises Inc. iniciou uma iniciativa de melhoria de processos usando Process Mining, design de processos e simulação de processos.

Desafios

O RH da Global Enterprises Inc. enfrentava desafios como:

• Ciclo de Recrutamento Longo: O processo seletivo era lento, gerando atrasos no preenchimento de vagas estratégicas.
• Onboarding Demorado: O onboarding era irregular e tomava muito tempo, afetando produtividade e satisfação dos novos colaboradores.
• Tarefas Administrativas Manuais: Muitos processos de RH, como lançamentos de data e gestão de documentos, eram manuais e geravam erros e ineficiência.
• Baixa Transparência dos Processos: Faltava visibilidade dos fluxos de RH, dificultando o acompanhamento do progresso e identificação de gargalos.

Metodologia

O projeto de melhoria de processos seguiu uma metodologia estruturada com as seguintes etapas:

1. Process Mining:

• Uso de ferramentas de Process Mining para analisar os processos atuais de RH.
• Coleta de data dos sistemas de gestão de RH, applicant tracking systems e registros de colaboradores para mapear os workflows existentes.
• Identificação de gargalos, desvios e ineficiências nos processos de recrutamento, onboarding e demais fluxos de RH.

2. Design de Processos:

• Entrevistas e workshops com o time de RH e stakeholders para entender dificuldades e captar sugestões de melhoria.
• Redesign dos processos de RH para otimizar workflows, eliminar tarefas repetidas, aumentar a eficiência e automatizar tarefas.
• Desenvolvimento de modelos padronizados de processos segundo boas práticas e padrões de compliance.

3. Simulação de Processos:

• Simulação dos processos redesenhados em software especializado para prever resultados e identificar possíveis problemas.
• Avaliação de cenários para analisar o impacto das mudanças nos indicadores-chave, como tempo para contratação, onboarding e custos.
• Refinamento dos modelos com base nos resultados das simulações, garantindo máxima eficiência e impacto.

Resultados

A melhoria de processos trouxe benefícios expressivos para a Global Enterprises Inc.:

• Redução no Ciclo de Recrutamento: O tempo médio de contratação caiu 35%, acelerando a ocupação de vagas críticas e reduzindo custos.
• Onboarding Mais Rápido: O tempo de onboarding foi reduzido em 50%, aumentando produtividade e satisfação de novos colaboradores.
• Mais Eficiência: A automação de tarefas administrativas reduziu o esforço manual em 60%, liberando o RH para foco estratégico.
• Mais Transparência: Ferramentas de Process Mining garantiram visibilidade em tempo real dos workflows de RH, facilitando a gestão proativa e melhoria contínua.
• Menos Custos: As melhorias geraram uma redução de 25% nos custos operacionais de RH.

Com o uso estratégico de Process Mining, design e simulação de processos, a Global Enterprises Inc. transformou o RH, conquistando eficiência operacional e melhorando a experiência dos colaboradores. Este caso mostra como Business Process Management otimiza o RH e apoia o crescimento da empresa.