Otimize os processos de RH

Melhore o recrutamento e a integração de novos funcionários

Descubra onde o recrutamento e a integração de novos funcionários ficam parados, quais transferências entre RH, gestores de contratação e TI geram atrasos e como outra sequência pode afetar o tempo de contratação e a conclusão da integração. Carregue seus dados e use Process Mining para acompanhar o fluxo real do trabalho, identificar gargalos, variações e retrabalho. Foque nas etapas e nos tempos de espera que fazem diferença.

Em que ponto os casos de recrutamento e integração ficam parados?

O recrutamento e a integração de novos funcionários costumam envolver um ATS, um HRIS e outros sistemas. Um fluxo de trabalho documentado mostra a sequência prevista, mas não revela quanto tempo os casos esperam entre as atividades, onde o trabalho volta a etapas anteriores nem quais transferências atrasam o andamento.

Use Process Mining no recrutamento para comparar os caminhos e os tempos dos casos e identificar onde os candidatos esperam por análises, aprovações ou informações. Para melhorar o processo de integração, procure etapas repetidas, atrasos entre RH e TI e diferenças entre o processo documentado e o que os dados dos eventos mostram.

Quais dados de RH você pode analisar sem comprometer a privacidade?

Os dados de RH são sensíveis. Envolva as equipes de privacidade e jurídica antes da análise e siga as políticas da sua organização e os acordos aplicáveis. Comece com dados no nível do caso, incluindo registros de data e hora e nomes de atividades, sem identificar os candidatos. Assim, você pode analisar o fluxo e o tempo do processo sem avaliar a performance individual.

Na primeira análise, defina os campos necessários para identificar o caso, a atividade e o registro de data e hora. Adicione outros atributos somente quando forem necessários para responder a uma pergunta específica sobre o processo e houver aprovação para usá-los.

Quais transferências contribuem para os atrasos?

Um caso pode ficar esperando mesmo quando cada atividade é concluída rapidamente. Meça o tempo entre as atividades para identificar onde os casos de recrutamento param para análise do recrutador, retorno do gestor de contratação ou aprovações. Na integração, analise as transferências entre RH e TI, incluindo as etapas necessárias para preparar a pessoa para começar.

O ProcessMind ajuda você a comparar variantes do processo e quantificar o tempo de espera, o retrabalho e o tempo de ciclo. Use o que descobrir para fazer perguntas específicas: uma aprovação aumenta o tempo de espera? Os casos voltam a uma etapa anterior? A sequência real é diferente da esperada?

Como analisar o tempo para contratar?

Para começar a analisar o tempo para contratar, defina o caso e combine os pontos de início e fim. Use os registros de data e hora dos eventos do ATS para calcular a duração dos casos. Depois, compare os caminhos do processo para identificar quais atividades e esperas estão associadas a ciclos mais longos.

Você também pode comparar os tempos de conclusão da integração usando dados de eventos do HRIS. Mantenha as comparações no nível do processo ou do caso e inclua apenas os atributos necessários para responder à sua pergunta.

O que conferir antes de mudar o processo?

Compare os caminhos reais com o fluxo de trabalho documentado. Mapeie as sequências atuais e propostas com modelagem em BPMN e depois analise os resultados com as equipes de RH, gestores de contratação, TI, privacidade e conformidade.

Use a simulação de processos para comparar cenários propostos antes da implementação. Por exemplo, teste como uma sequência diferente ou menos transferências podem afetar a duração dos casos. A simulação ajuda você a avaliar uma mudança proposta, mas não a implementa.

Como começar?

Escolha um fluxo de recrutamento ou integração e uma pergunta que possa ser respondida com os dados dos eventos. Uma exportação do ATS pode servir para sua primeira análise, desde que inclua um ID do caso, nomes de atividades e registros de data e hora. Antes de carregar os dados, analise o escopo com as equipes de privacidade e jurídica.

Depois, analise os caminhos do processo, os tempos de espera e as atividades repetidas. Use o que descobrir para identificar uma mudança específica a avaliar, sem presumir que todos os casos devam seguir o mesmo caminho. Para saber como preparar um Event Log, consulte os requisitos de dados para Process Mining.

Leia a introdução ao mapeamento de processos

O que você pode medir ao longo do tempo?

Depois de estabelecer uma linha de base, acompanhe KPIs no nível do processo, como tempo para contratar, tempo para concluir a integração, espera entre atividades importantes e frequência de repetição das etapas. Os Dashboards mostram se esses indicadores mudam depois que sua equipe implementa uma melhoria. Saiba mais sobre o monitoramento contínuo de processos.

Combine o escopo do processo, os campos de dados e as definições dos KPIs com as pessoas responsáveis pelo processo. Concentre a análise no fluxo do trabalho, não na classificação de funcionários.

Faça a mineração de um fluxo de recrutamento ou integração

Use uma exportação do ATS para investigar uma pergunta sobre o processo com dados no nível do caso. Comece o teste grátis e veja onde os casos de recrutamento ou integração ficam esperando.