Departamento: Recursos Humanos

Caso de uso: Melhoria de Processos no Departamento de Recursos Humanos

Introdução

A Global Enterprises Inc., uma corporação multinacional com sede em Londres, é conhecida por seu portfólio diversificado em várias indústrias. Apesar da presença global e sucesso, o departamento de Recursos Humanos (RH) enfrentava desafios na gestão eficiente dos processos do ciclo de vida dos colaboradores. Para resolver essas questões, a Global Enterprises Inc. iniciou uma iniciativa de melhoria de processos utilizando Process Mining, design de processos e técnicas de simulação de processos.

Declaração do Problema

O departamento de Recursos Humanos da Global Enterprises Inc. enfrentou vários desafios:

• Ciclo de Recrutamento Longo: O processo de recrutamento era prolongado, causando atrasos nas contratações de posições essenciais.
• Tempo de Integração Elevado: A integração de novos colaboradores era inconsistente e demorada, afetando a produtividade e satisfação.
• Tarefas Administrativas Manuais: Muitas tarefas de RH, como entrada de dados e gestão de documentos, eram manuais, levando a ineficiências e erros.
• Transparência de Processo Limitada: Havia insuficiente visibilidade nos processos de RH, dificultando o monitoramento do progresso e a identificação de gargalos.

Metodologia

O projeto de melhoria de processos seguiu uma metodologia sistemática composta pelos seguintes passos:

1. Process Mining:

• Utilizou ferramentas de Process Mining para analisar os processos de RH existentes.
• Coletou dados de sistemas de gestão de RH, sistemas de rastreamento de candidatos e registros de colaboradores para mapear os fluxos de trabalho atuais.
• Identificou gargalos, desvios e ineficiências no recrutamento, onboarding e outros processos de RH.

2. Design de Processos:

• Realizou entrevistas e workshops com a equipe de RH e stakeholders para entender os pontos críticos e reunir sugestões de melhoria.
• Redesenhou processos de RH para otimizar fluxos de trabalho, eliminar tarefas redundantes, otimizar eficiência e substituir tarefas manuais por automação.
• Desenvolveu modelos de processos padronizados incorporando as melhores práticas e normas de conformidade do setor.

3. Simulação de Processos:

• Simulou os processos de RH redesenhados usando software especializado para prever resultados de desempenho e identificar problemas potenciais.
• Avaliou diferentes cenários para medir o impacto das mudanças propostas em métricas de desempenho chave, como tempo de contratação, duração do onboarding e custos operacionais.
• Refinou os modelos de processos com base nos resultados da simulação para garantir máxima eficiência e eficácia.

Resultado

A implementação da iniciativa de melhoria de processos trouxe benefícios significativos para a Global Enterprises Inc.:

• Ciclo de Recrutamento Reduzido: O tempo médio para contratação diminuiu 35%, permitindo preenchimento mais rápido de posições críticas e reduzindo custos de vacância.
• Integração Mais Rápida: O tempo de onboarding foi reduzido em 50%, melhorando a produtividade e satisfação de novos colaboradores.
• Eficiência Aumentada: A automação de tarefas administrativas reduziu o esforço manual em 60%, permitindo que a equipe de RH focasse em atividades estratégicas.
• Transparência Aumentada: Ferramentas de Process Mining forneceram visibilidade em tempo real nos fluxos de trabalho de RH, facilitando a gestão pró-ativa e melhoria contínua.
• Economia de Custos: As melhorias nos processos levaram a uma redução de 25% nos custos operacionais associados às atividades de RH.

Através da aplicação estratégica do Process Mining, design de processos e simulação de processos, a Global Enterprises Inc. transformou com sucesso seu departamento de Recursos Humanos, alcançando eficiências operacionais significativas e melhorando a experiência do colaborador. Este caso de uso ilustra o potencial das técnicas de gestão de processos de negócio em otimizar funções de RH e apoiar o crescimento organizacional.