Departamento: Recursos Humanos

Mejora de Procesos en Recursos Humanos

Introducción

Global Enterprises Inc., una multinacional con sede en Londres, destaca por su portfolio diversificado en varias industrias. Aunque cuenta con presencia global y éxito, el departamento de Recursos Humanos (HR) enfrentaba retos para gestionar de forma eficiente los procesos del ciclo de vida de los empleados. Para resolverlo, la compañía inició una estrategia de mejora de procesos utilizando process mining, diseño de procesos y simulación de procesos.

Retos Principales

El departamento de Recursos Humanos de Global Enterprises Inc. se enfrentaba a varios retos:

• Ciclo de reclutamiento extenso: El proceso de selección era largo, lo que retrasaba la cobertura de posiciones clave.
• Onboarding prolongado: Integrar a nuevos empleados era variable y lento, afectando la productividad y satisfacción.
• Tareas administrativas manuales: Muchas tareas de HR, como data entry y gestión documental, eran manuales, provocando ineficiencia y errores.
• Poca visibilidad en procesos: Falta de transparencia en los procesos de HR, dificultando el seguimiento y detección de cuellos de botella.

Metodología

El proyecto de mejora de procesos siguió una metodología estructurada con los siguientes pasos:

1. Process Mining:

• Uso de herramientas de process mining para analizar los procesos de HR existentes.
• Recopilación de data desde sistemas de gestión de HR, applicant tracking systems y registros de empleados para mapear los workflows actuales.
• Identificación de cuellos de botella, desviaciones e ineficiencias en reclutamiento, onboarding y otros procesos de HR.

2. Diseño de Procesos:

• Realización de entrevistas y workshops con el equipo de HR y stakeholders para detectar puntos de dolor y reunir propuestas de mejora.
• Rediseño de procesos de HR para simplificar workflows, eliminar tareas redundantes, optimizar la eficiencia y sustituir tareas manuales por automatización.
• Desarrollo de modelos de procesos estandarizados aplicando best practices del sector y requisitos de compliance.

3. Simulación de Procesos:

• Simulación de los procesos rediseñados con software especializado para predecir resultados y detectar posibles incidencias.
• Evaluación de distintos escenarios para medir el impacto de los cambios en indicadores clave como time-to-hire, duración del onboarding y costes operativos.
• Ajuste de los modelos de proceso según los resultados de la simulación para lograr la máxima eficiencia y eficacia.

Resultados

La iniciativa de mejora de procesos generó beneficios destacados para Global Enterprises Inc.:

• Ciclo de reclutamiento reducido: El time-to-hire promedio bajó un 35%, permitiendo cubrir posiciones clave más rápido y reducir costes por vacantes.
• Onboarding más ágil: El tiempo de onboarding bajó un 50%, impulsando la productividad y satisfacción del nuevo talento.
• Mayor eficiencia: La automatización de tareas administrativas minimizó el trabajo manual en un 60%, y permitió al equipo de HR enfocarse en actividades estratégicas.
• Transparencia total: Las herramientas de process mining ofrecieron visibilidad en tiempo real de los workflows de HR, facilitando la gestión proactiva y la mejora continua.
• Ahorro en costes: Las mejoras consiguieron una reducción del 25% en costes operativos vinculados a HR.

Aplicando estrategias de process mining, diseño y simulación de procesos, Global Enterprises Inc. transformó su área de Recursos Humanos, logrando eficiencias operativas y mejorando la experiencia del empleado. Este caso demuestra el valor de las metodologías de business process management para optimizar funciones de HR y favorecer el crecimiento organizacional.