Bölüm: İnsan Kaynakları

Kullanım durumu: İnsan Kaynakları Departmanında Süreç İyileştirme

Giriş

Londra merkezli, çok uluslu bir şirket olan Global Enterprises Inc., birçok sektöre yayılan çeşitli portföyü ile tanınır. Küresel varlığı ve başarısına rağmen, İnsan Kaynakları (İK) departmanı, çalışanların yaşam döngüsü süreçlerini verimli şekilde yönetmekte çeşitli zorluklar yaşamıştır. Bu sorunları çözmek için Global Enterprises Inc., Process Mining, süreç tasarımı ve süreç simülasyonu tekniklerini kullanarak bir süreç iyileştirme girişimi başlattı.

Problem Tanımı

Global Enterprises Inc.‘in İnsan Kaynakları departmanı çeşitli zorluklarla karşılaştı:

• Uzun İşe Alım Süreci: İşe alım süreci uzundu ve kritik pozisyonların doldurulmasında gecikmelere neden oluyordu.
• Yüksek İşe Alıştırma Süresi: Yeni çalışanların işe alıştırılması tutarsızdı ve zaman alıcıydı, bu da verimlilik ve memnuniyet üzerinde olumsuz etki oluşturuyordu.
• Manuel İdari Görevler: Veri girişi ve doküman yönetimi gibi birçok İK görevi manueldi, bu da verimsizlik ve hatalara yol açıyordu.
• Sınırlı Süreç Şeffaflığı: İK süreçlerinde yeterli görünürlük yoktu, bu da ilerlemeyi izlemeyi ve darboğazları belirlemeyi zorlaştırıyordu.

Metodoloji

Süreç iyileştirme projesi, aşağıdaki adımlardan oluşan sistematik bir metodoloji izledi:

1. Process Mining:

• Mevcut İK süreçlerini analiz etmek için Process Mining araçlarını kullandı.
• Mevcut iş akışlarını haritalamak için İK yönetim sistemleri, aday izleme sistemleri ve çalışan kayıtlarından data topladı.
• İşe alım, işe alıştırma ve diğer İK süreçlerinde darboğazları, sapmaları ve verimsizlikleri belirledi.

2. Süreç Tasarımı:

• Sorunları anlamak ve iyileştirme önerileri toplamak için İK personeli ve paydaşlarla görüşmeler ve atölye çalışmaları yaptı.
• İş akışlarını düzene sokmak, gereksiz işleri ortadan kaldırmak, verimliliği artırmak ve manuel işleri otomasyona geçirmek için İK süreçlerini yeniden tasarladı.
• Sektörün en iyi uygulamalarını ve uyum standartlarını içeren standartlaştırılmış süreç modelleri geliştirdi.

3. Süreç Simülasyonu:

• Performans sonuçlarını tahmin etmek ve olası sorunları belirlemek için yeniden tasarlanan İK süreçlerini özel yazılımlar kullanarak simüle etti.
• Önerilen değişikliklerin işe alım süresi, işe alıştırma süresi ve operasyonel maliyetler gibi ana performans metrikleri üzerindeki etkisini değerlendirmek için farklı senaryoları değerlendirdi.
• Optimum verimlilik ve etkinliği sağlamak için simülasyon sonuçlarına göre süreç modellerini geliştirdi.

Sonuç

Süreç iyileştirme inisiyatifinin uygulanması, Global Enterprises Inc. için önemli faydalar sağladı:

• Kısalan İşe Alım Süreci: Ortalama işe alım süresi %35 azaldı, kritik pozisyonların daha hızlı doldurulmasını sağladı ve boşluk maliyetlerini düşürdü.
• Hızlı İşe Alıştırma: İşe alıştırma süresi %50 azaldı, yeni çalışanların verimliliğini ve memnuniyetini artırdı.
• Artan Verimlilik: İdari görevlerin otomasyonla %60 azaltılması, İK personelinin stratejik faaliyetlere odaklanmasına izin verdi.
• Artan Şeffaflık: Process Mining araçları, İK iş akışlarına gerçek zamanlı görünürlük sağladı, proaktif yönetim ve sürekli iyileştirmeyi kolaylaştırdı.
• Maliyet Tasarrufu: Genel süreç iyileştirmeleri, İK faaliyetleriyle ilgili operasyonel maliyetlerde %25 azalmaya yol açtı.

Process Mining, süreç tasarımı ve süreç simülasyonunun stratejik uygulanmasıyla, Global Enterprises Inc., İnsan Kaynakları departmanını başarıyla dönüştürerek önemli operasyonel verimlilikler elde etti ve çalışan deneyimini geliştirdi. Bu kullanım durumu, iş süreçleri yönetimi tekniklerinin İK işlevlerini optimize etme ve kurumsal büyümeyi destekleme potansiyelini göstermektedir.