Bölüm: İnsan Kaynakları

İnsan Kaynakları Süreç İyileştirme

Giriş

Londra merkezli Global Enterprises Inc., birçok sektörde faaliyet gösteren uluslararası bir şirkettir. Global başarısına rağmen, İnsan Kaynakları (IK) departmanı, çalışan yaşam döngüsü süreçlerini verimli yönetmede çeşitli zorluklar yaşadı. Bu sorunları aşmak için Global Enterprises Inc., Process Mining, süreç tasarımı ve süreç simülasyonu tekniklerinin kullanıldığı bir süreç iyileştirme projesi başlattı.

Sorun Tanımı

Global Enterprises Inc. IK departmanı şu sorunlarla karşılaştı:

• Uzayan İşe Alım Süreci: İşe alım süreçleri uzadığı için önemli pozisyonlar geç dolduruluyordu.
• Yüksek Onboarding Süresi: Yeni çalışanların onboarding süreci tutarsız ve uzun sürüyordu, bu da verimlilik ile memnuniyeti düşürüyordu.
• Manuel İdari İşler: Data girişi ve doküman yönetimi gibi birçok IK işi manuel yapılıyor, bu da verimsizliğe ve hatalara neden oluyordu.
• Kısıtlı Süreç Şeffaflığı: IK süreçlerinde yeterli şeffaflık olmadığı için ilerleme ve darboğazlar zor izleniyordu.

Yöntem

Süreç iyileştirme projesi aşağıdaki adımları içeren sistematik bir metodoloji ile yürütüldü:

1. Process Mining:

• Mevcut IK süreçlerini analiz etmek için process mining araçları kullanıldı.
• IK yönetim sistemleri, aday takip sistemleri ve çalışan kayıtlarından data toplanarak mevcut workflow haritalandı.
• İşe alım, onboarding ve diğer IK süreçlerinde darboğazlar, sapmalar ve verimsizlikler tespit edildi.

2. Süreç Tasarımı:

• IK ekibi ve paydaşlarla yapılan görüşme ve workshop’larla sorunlar tespit edilip iyileştirme önerileri alındı.
• IK süreçleri yeniden tasarlandı; workflow sadeleştirildi, gereksiz işler kaldırıldı, verimlilik artırıldı ve manuel işler otomasyonla değiştirildi.
• Endüstri en iyi uygulamaları ve uyum standartlarıyla uyumlu standart süreç modelleri oluşturuldu.

3. Süreç Simülasyonu:

• Yenilenmiş IK süreçleri, özel yazılımlar ile simüle edilerek performans öngörüsü yapıldı ve olası sorunlar tespit edildi.
• Farklı senaryolar test edilerek değişikliklerin time-to-hire, onboarding süresi ve operasyonel maliyetler üzerindeki etkisi değerlendirildi.
• Simülasyon çıktısına göre süreç modelleri optimize edilerek en iyi verimlilik ve etkinlik sağlandı.

Sonuçlar

Süreç iyileştirme projesinin uygulanmasıyla Global Enterprises Inc. önemli faydalar sağladı:

• Kısalan İşe Alım Süresi: Ortalama time-to-hire %35 azaldı, kritik pozisyonlar hızlı dolduruldu, boşluk maliyeti düştü.
• Daha Hızlı Onboarding: Onboarding süresi %50 azaldı, yeni çalışanların verimliliği ile memnuniyeti yükseldi.
• Artan Verimlilik: İdari işlerin otomasyonu manuel işi %60 azalttı ve IK ekibi stratejiye odaklandı.
• Artan Şeffaflık: Process mining araçlarıyla IK workflow’ları anlık izlenerek sürekli geliştirme kolaylaştı.
• Maliyet Tasarrufu: İyileştirmeler sonucu IK ile ilgili operasyonel maliyetlerde %25 azalma oldu.

Process Mining, süreç tasarımı ve süreç simülasyonunun stratejik uygulamasıyla Global Enterprises Inc., IK departmanını baştan sona dönüştürüp önemli operasyonel verimlilik ve yüksek çalışan deneyimi sağladı. Bu örnek, iş süreçleri yönetimi tekniklerinin IK fonksiyonlarını nasıl optimize edebileceğini ve organizasyona değer katabileceğini gösteriyor.