Optimisez vos processus RH

Améliorez le recrutement et l’intégration grâce à l’optimisation des processus RH

Identifiez les dossiers de recrutement et d’intégration qui prennent du retard, les transferts entre les RH, les responsables du recrutement et l’informatique qui prolongent les délais, et les effets qu’un autre enchaînement des étapes pourrait avoir sur le délai de recrutement et la finalisation de l’intégration. Importez votre journal d’événements pour voir, grâce au Process Mining, comment le travail se déroule réellement : goulots d’étranglement, variantes et reprises. Concentrez-vous sur les étapes et les temps d’attente qui comptent.

À quelles étapes les dossiers de recrutement et d’intégration prennent-ils du retard ?

Le recrutement et l’intégration mobilisent souvent un ATS, un HRIS et d’autres systèmes. Un flux de travail documenté présente l’ordre prévu des étapes, mais pas la durée des attentes entre les activités, les retours en arrière ni les transferts qui ralentissent le processus.

Utilisez le Process Mining appliqué au recrutement pour comparer les parcours et les durées des dossiers, et repérer les attentes des candidats liées aux examens, aux approbations ou à des informations manquantes. Pour améliorer le processus d’intégration, recherchez les étapes répétées, les retards entre les RH et l’informatique, ainsi que les écarts entre le processus documenté et les événements enregistrés.

Quelles données RH pouvez-vous analyser tout en protégeant la vie privée ?

Les données RH sont sensibles. Consultez vos équipes chargées de la protection de la vie privée et des affaires juridiques avant toute analyse, et respectez les politiques de votre organisation ainsi que les accords applicables. Pour commencer, utilisez des données au niveau des cas comprenant les horodatages et les noms d’activité, sans identité des candidats. Vous pourrez ainsi analyser le déroulement et la durée du processus sans évaluer les performances individuelles.

Pour votre première analyse, définissez les champs nécessaires pour identifier les cas, les activités et les horodatages. N’ajoutez d’autres attributs que s’ils sont nécessaires pour répondre à une question précise sur le processus et que leur utilisation a été approuvée.

Quels transferts contribuent aux retards ?

Un dossier peut attendre même si chaque activité est réalisée rapidement. Mesurez le temps entre les activités pour repérer les pauses liées à l’examen par un recruteur, à l’intervention du responsable du recrutement ou aux approbations. Pour l’intégration, examinez les transferts entre les RH et l’informatique, y compris les étapes nécessaires à la préparation de l’arrivée d’une personne.

ProcessMind vous aide à comparer les variantes du processus et à mesurer les temps d’attente, les reprises et le temps de cycle. Servez-vous des résultats pour poser des questions précises : une approbation entraîne-t-elle une attente ? Les dossiers reviennent-ils à une étape précédente ? L’ordre réel des étapes diffère-t-il de celui que vous prévoyez ?

Comment analyser le délai de recrutement ?

Pour commencer, définissez le cas ainsi que ses points de départ et d’arrivée. Utilisez les horodatages des événements de l’ATS pour calculer la durée des dossiers, puis comparez les parcours afin de repérer les activités et les attentes associées aux cycles les plus longs.

Vous pouvez également comparer les délais d’achèvement de l’intégration à partir des événements du HRIS. Limitez les comparaisons aux processus ou aux cas et n’incluez que les attributs nécessaires pour répondre à votre question.

Que vérifier avant de modifier le processus ?

Comparez les parcours réels à votre flux de travail documenté. Représentez les séquences actuelles et proposées en BPMN, puis examinez les résultats avec les RH, les responsables du recrutement, l’informatique et les équipes chargées de la protection de la vie privée et de la conformité.

Utilisez la simulation des processus pour comparer des scénarios avant leur mise en œuvre. Vous pouvez, par exemple, tester l’effet d’un ordre différent des étapes ou d’un nombre réduit de transferts sur la durée des dossiers. La simulation vous aide à évaluer un changement proposé, mais ne le met pas en œuvre.

Comment commencer ?

Choisissez un parcours de recrutement ou d’intégration et une question à laquelle les données d’événements peuvent répondre. Un export de l’ATS peut servir à votre première analyse s’il contient un identifiant de cas, les noms des activités et leurs horodatages. Avant l’import, vérifiez le périmètre des données avec vos équipes chargées de la protection de la vie privée et des affaires juridiques.

Examinez ensuite les parcours, les temps d’attente et les activités répétées. Appuyez-vous sur les résultats pour définir un changement précis à évaluer, sans supposer que tous les cas doivent suivre le même parcours. Pour préparer un journal d’événements, consultez les exigences relatives aux données du Process Mining.

Consultez notre introduction à la cartographie des processus

Quels indicateurs pouvez-vous suivre dans le temps ?

Une fois votre référence établie, suivez des KPI au niveau du processus, comme le délai de recrutement, le délai d’achèvement de l’intégration, l’attente entre les activités clés et la fréquence de répétition des étapes. Les Dashboards montrent l’évolution de ces indicateurs après la mise en œuvre d’une amélioration par votre équipe. En savoir plus sur le suivi continu d’un processus.

Définissez le périmètre du processus, les champs de données et les KPI avec les personnes qui en sont responsables. Concentrez l’analyse sur le déroulement du travail, et non sur le classement des employés.

Analysez un parcours de recrutement ou d’intégration

Utilisez un export de l’ATS pour étudier une question sur le processus à partir de données au niveau des cas. Démarrez votre essai et repérez les temps d’attente des dossiers de recrutement ou d’intégration.