Département: Gestion des Ressources Humaines

Optimisation des Processus RH

Introduction

Global Enterprises Inc., multinationale basée à Londres avec un portefeuille diversifié, rencontrait des difficultés dans la gestion efficace du cycle de vie des employés au sein des Ressources Humaines (RH). Pour surmonter ces défis, l’entreprise a lancé une initiative d’optimisation des processus RH en intégrant le Process Mining, le process mapping et la simulation de processus, favorisant la gestion intelligente et l’automatisation.

Problématique

Le département RH de Global Enterprises Inc. rencontrait plusieurs difficultés :

• Cycle de recrutement lent : Le processus de recrutement était long, entraînant des retards sur des postes clés.
• Onboarding trop long : L’intégration des nouveaux talents manquait de cohérence, ralentissant productivité et engagement.
• Tâches administratives manuelles : Beaucoup de missions RH restaient manuelles (saisie de data, gestion documentaire), générant erreurs et perte d’efficacité.
• Manque de visibilité sur les processus : La transparence des workflows RH était limitée, compliquant le suivi du progrès et la détection des blocages.

Méthodologie

Ce projet d’optimisation a suivi une méthodologie structurée en trois étapes :

1. Process Mining :

• Analyse des processus RH existants avec des outils de Process Mining.
• Collecte de data depuis les systèmes de gestion RH, les applicant tracking systems et les dossiers employés pour cartographier les workflows actuels.
• Identification des points de blocage et inefficacités dans le recrutement, l’onboarding et autres processus RH.

2. Process Design :

• Ateliers et entretiens avec les équipes RH et parties prenantes pour identifier les axes d’amélioration.
• Refonte des processus RH afin de fluidifier les workflows, éliminer les tâches redondantes, optimiser l’efficacité et automatiser le manuel.
• Création de modèles de processus standardisés intégrant les meilleures pratiques et des standards de conformité internationaux.

3. Process Simulation :

• Simulation des flux RH repensés via un logiciel spécialisé pour anticiper les résultats et détecter d’éventuels problèmes.
• Évaluation de scénarios pour mesurer l’impact des changements sur les KPIs tels que le time-to-hire, la durée d’onboarding et les coûts opérationnels.
• Ajustement des modèles de processus pour garantir des performances optimales, basé sur des résultats de simulation.

Résultats

La digitalisation des processus RH a permis à Global Enterprises Inc. de :

• Réduire le cycle de recrutement : Le time-to-hire a baissé de 35 %, assurant un recrutement plus rapide et des postes-clés pourvus sans délai.
• Accélérer l’onboarding : Temps d’intégration divisé par deux, boostant la productivité et la satisfaction des nouveaux collaborateurs.
• Gagner en efficacité : 60 % d’automatisation des tâches administratives, permettant aux RH de se recentrer sur le management stratégique.
• Plus de transparence : Outils de Process Mining délivrant une visibilité en temps réel sur les workflows RH ; management proactif et amélioration continue assurés.
• Réduire les coûts : Les optimisations ont amené une réduction de 25 % des coûts opérationnels RH.

Grâce à l’intégration du Process Mining, à la refonte des workflows et à la simulation de processus, les RH de Global Enterprises Inc. sont devenus un moteur d’efficience et d’expérience collaborateur. Cette success story démontre la valeur du Business Process Management (BPM) pour transformer les fonctions RH et soutenir la croissance.