Département: Ressources Humaines

Cas d’utilisation : Amélioration des processus au département des ressources humaines

Introduction

Global Enterprises Inc., une multinationale basée à Londres, est renommée pour son portefeuille diversifié couvrant plusieurs industries. Malgré sa présence et son succès à l’échelle mondiale, le département des ressources humaines (RH) a rencontré de nombreux défis dans la gestion efficace des processus du cycle de vie des employés. Pour répondre à ces problématiques, Global Enterprises Inc. a lancé une initiative d’amélioration des processus en utilisant les techniques de Process Mining, de design de processus et de simulation de processus.

Déclaration du problème

Le département des ressources humaines de Global Enterprises Inc. a fait face à plusieurs défis :

• Cycle de recrutement long : Le processus de recrutement était prolongé, entraînant des retards dans le remplissage des postes essentiels.
• Temps d’intégration élevé : L’intégration des nouveaux employés était incohérente et chronophage, impactant la productivité et la satisfaction.
• Tâches administratives manuelles : De nombreuses tâches RH, telles que la saisie de données et la gestion documentaire, étaient manuelles, menant à des inefficacités et des erreurs.
• Transparence limitée des processus : Manque de visibilité dans les processus RH, rendant difficile le suivi des progrès et l’identification des goulets d’étranglement.

Méthodologie

Le projet d’amélioration des processus a suivi une méthodologie systématique composée des étapes suivantes :

1. Process Mining :

• Utilisation d’outils de process mining pour analyser les processus RH existants.
• Collecte de données depuis les systèmes de gestion RH, les systèmes de suivi des candidats et les dossiers des employés pour cartographier les workflows actuels.
• Identification des goulets d’étranglement, des écarts et des inefficacités dans le recrutement, l’intégration et d’autres processus RH.

2. Design de Processus :

• Entretiens et ateliers avec le personnel RH et les parties prenantes pour comprendre les points de douleur et recueillir des suggestions d’amélioration.
• Redesign des processus RH pour rationaliser les workflows, éliminer les tâches redondantes, optimiser l’efficacité et remplacer les tâches manuelles par l’automatisation.
• Développement de modèles de processus standardisés incorporant les meilleures pratiques de l’industrie et les normes de conformité.

3. Simulation de Processus :

• Simulation des processus RH redessinés à l’aide de logiciels spécialisés pour prédire les résultats de performance et identifier les problèmes potentiels.
• Évaluation de différents scénarios pour analyser l’impact des changements proposés sur des indicateurs clés comme le time-to-hire, la durée d’intégration et les coûts opérationnels.
• Affinement des modèles de processus basé sur les résultats de simulation pour garantir une efficacité et une efficience optimales.

Résultat

La mise en œuvre de l’initiative d’amélioration des processus a apporté des bénéfices significatifs à Global Enterprises Inc. :

• Cycle de recrutement réduit : Le temps moyen pour pourvoir un poste a diminué de 35 %, permettant de remplir plus rapidement les postes critiques et de réduire les coûts de vacance.
• Intégration accélérée : Le temps d’intégration a été réduit de 50 %, améliorant la productivité et la satisfaction des nouveaux employés.
• Efficacité améliorée : L’automatisation des tâches administratives a réduit l’effort manuel de 60 %, permettant au personnel RH de se concentrer sur des activités stratégiques.
• Transparence accrue : Les outils de process mining ont offert une visibilité en temps réel des workflows RH, facilitant la gestion proactive et l’amélioration continue.
• Économies de coûts : Les améliorations globales des processus ont conduit à une réduction de 25 % des coûts opérationnels liés aux activités RH.

Grâce à l’application stratégique du process mining, du design de processus et de la simulation de processus, Global Enterprises Inc. a réussi à transformer son département des ressources humaines, réalisant des gains d’efficacité opérationnelle et améliorant l’expérience des employés. Ce cas d’utilisation illustre le potentiel des techniques de gestion des processus business dans l’optimisation des fonctions RH et le soutien à la croissance organisationnelle.