Afdeling: HR-processen optimaliseren

Use case: Procesverbetering in de Human Resources Afdeling

Introductie

Global Enterprises Inc., een multinationale onderneming met hoofdkantoor in Londen, staat bekend om zijn gevarieerde portfolio dat meerdere sectoren bestrijkt. Ondanks de wereldwijde aanwezigheid en het succes, had de Human Resources (HR) afdeling verschillende uitdagingen bij het efficiënt beheren van werknemerslevenscyclusprocessen. Om deze problemen aan te pakken, startte Global Enterprises Inc. een procesverbeterinitiatief met behulp van Process Mining, procesontwerp en processimulatie technieken.

Probleemstelling

De Human Resources afdeling van Global Enterprises Inc. stond voor verschillende uitdagingen:

• Lange wervingscyclus: Het wervingsproces was verlengd, wat vertragingen veroorzaakte bij het vervullen van essentiële posities.
• Hoge onboardingtijd: Het onboarden van nieuwe medewerkers was inconsistent en tijdrovend, wat invloed had op productiviteit en tevredenheid.
• Handmatige administratieve taken: Veel HR-taken, zoals data entry en documentbeheer, waren handmatig, wat leidde tot inefficiënties en fouten.
• Beperkte procestransparantie: Er was onvoldoende zichtbaarheid in HR-processen, waardoor het moeilijk was om de voortgang te monitoren en knelpunten te identificeren.

Methodologie

Het procesverbeterproject volgde een systematische methodologie, bestaande uit de volgende stappen:

1. Process Mining:

• Process mining tools gebruikt om bestaande HR-processen te analyseren.
• Gegevens verzameld uit HR-managementsystemen, applicant tracking systemen en werknemersdossiers om huidige workflows in kaart te brengen.
• Knelpunten, afwijkingen en inefficiënties in werving, onboarding en andere HR-processen geïdentificeerd.

2. Procesontwerp:

• Interviews en workshops gehouden met HR-medewerkers en belanghebbenden om pijnpunten te begrijpen en verbetersuggesties te verzamelen.
• HR-processen opnieuw ontworpen om workflows te stroomlijnen, overbodige taken te elimineren, efficiëntie te optimaliseren en handmatige taken te vervangen door automatisering.
• Gestandaardiseerde procesmodellen ontwikkeld die industriestandaarden en nalevingsnormen bevatten.

3. Processimulatie:

• De opnieuw ontworpen HR-processen gesimuleerd met behulp van gespecialiseerde software om prestatie-uitkomsten te voorspellen en potentiële problemen te identificeren.
• Verschillende scenario’s geëvalueerd om de impact van voorgestelde veranderingen op belangrijke prestatie-indicatoren zoals tijd-tot-aanname, onboardingduur en operationele kosten te beoordelen.
• De procesmodellen verfijnd op basis van simulatieresultaten om optimale efficiëntie en effectiviteit te waarborgen.

Resultaat

De implementatie van het procesverbeterinitiatief leverde aanzienlijke voordelen op voor Global Enterprises Inc.:

• Verminderde wervingscyclus: De gemiddelde tijd-tot-aanname daalde met 35%, waardoor kritische posities sneller werden ingevuld en de vacaturekosten werden verlaagd.
• Snellere onboarding: De onboardingtijd werd met 50% verminderd, wat de productiviteit en tevredenheid van nieuwe medewerkers verbeterde.
• Verhoogde efficiëntie: Automatisering van administratieve taken verminderde de handmatige inspanning met 60%, waardoor HR-medewerkers zich konden richten op strategische activiteiten.
• Verhoogde transparantie: Process mining tools boden realtime inzicht in HR-workflows, wat proactief management en continue verbetering vergemakkelijkte.
• Kostenbesparing: Algehele procesverbeteringen leidden tot een kostenreductie van 25% in operationele kosten verbonden aan HR-activiteiten.

Door de strategische toepassing van Process Mining, procesontwerp en processimulatie, transformeerde Global Enterprises Inc. hun Human Resources afdeling met succes, waardoor zij aanzienlijke operationele efficiënties bereikten en de medewerkerservaring verbeterden. Deze use case illustreert het potentieel van business process management technieken bij het optimaliseren van HR-functies en het ondersteunen van organisatorische groei.