Afdeling: HR Proces Mining en Automatisatie

Human Resources Process Improvement

Introductie

Global Enterprises Inc., een internationale onderneming met hoofdzetel in Londen, staat bekend om een breed portfolio in diverse sectoren. Ondanks het wereldwijde succes had de Human Resources (HR) afdeling moeite om processen rondom de employee lifecycle efficiënt te beheren. Om deze uitdagingen aan te pakken startte Global Enterprises Inc. een procesverbeteringstraject met Process Mining, process design en process simulation om HR-processen te optimaliseren.

Probleemstelling

De Human Resources afdeling bij Global Enterprises Inc. liep tegen onderstaande knelpunten aan:

• Langdurige recruitment cyclus: Het recruitmentproces nam te veel tijd, waardoor essentiële functies vertraagd werden ingevuld.
• Hoge onboarding tijd: Het onboarden van nieuwe medewerkers was niet consistent, kostte veel tijd en verlaagde productiviteit en tevredenheid.
• Handmatige administratie: Veel HR-taken als data entry en documentbeheer gebeurden handmatig, wat tot inefficiëntie en fouten leidde.
• Beperkte procestransparantie: HR-processen waren onvoldoende inzichtelijk, waardoor monitoring en het signaleren van bottlenecks lastig was.

Methodologie

Het procesverbeteringstraject volgde een gestructureerde aanpak met de volgende stappen:

1. Process Mining:

• Ingezet op process mining tools om bestaande HR-processen te analyseren.
• Data verzameld uit HR management systemen, applicant tracking systemen en personeelsdossiers om de actuele workflows te mappen.
• Bottlenecks, afwijkingen en inefficiënties geïdentificeerd bij recruitment, onboarding en andere HR-processen.

2. Process Design:

• Interviews en workshops gehouden met HR-medewerkers en stakeholders om knelpunten en ideeën te verzamelen.
• HR-processen opnieuw ontworpen, workflows gestroomlijnd, dubbele taken geëlimineerd en efficiency geoptimaliseerd door automatisering.
• Standaard process modellen ontwikkeld volgens industrie best practices en compliance eisen.

3. Process Simulation:

• Met gespecialiseerde software zijn de vernieuwde HR-processen gesimuleerd om prestaties te voorspellen en risico’s te signaleren.
• Verschillende scenario’s doorgerekend om het effect op KPI’s als time-to-hire, onboarding duur en operationele kosten te beoordelen.
• Modellen verfijnd op basis van simulatie resultaten voor een optimaal proces.

Resultaten

De aanpak van procesverbetering leverde grote voordelen op voor Global Enterprises Inc.:

• Kortere recruitment cyclus: De gemiddelde time-to-hire daalde met 35%, waardoor kritieke functies sneller ingevuld werden en vacaturekosten daalden.
• Snellere onboarding: De onboarding tijd ging met 50% omlaag, wat de productiviteit en tevredenheid van nieuwe medewerkers verhoogde.
• Meer efficiency: Automatisatie van administratieve taken verminderde handmatig werk met 60%, zodat HR zich kan richten op strategie.
• Meer transparantie: Process mining bood realtime inzicht in HR-workflows voor actief beheer en permanente verbetering.
• Kostenbesparing: De totale procesverbetering zorgde voor 25% minder operationele kosten binnen HR.

Dankzij slimme inzet van process mining, process design en process simulation heeft Global Enterprises Inc. de HR-afdeling getransformeerd met aanzienlijk meer efficiency en een betere medewerkerservaring. Deze use case laat zien hoe business process management technieken HR-processen kunnen optimaliseren en groei van de organisatie ondersteunen.