Bölüm: Alacaklar Süreci

Kullanım Durumu: Alacaklar Sürecinde Süreç İyileştirme

Giriş

Tech Innovators Ltd., San Francisco merkezli bir teknoloji şirketidir ve dünya çapındaki işletmeler için yenilikçi yazılım çözümleri geliştirmekte uzmanlaşmıştır. Teknolojiye yenilikçi yaklaşımına rağmen, şirketin Alacaklar (AR) departmanı, nakit akışını ve operasyonel verimliliği engelleyen önemli zorluklarla karşı karşıya kalmıştır. Bu sorunlarla başa çıkmak için, Tech Innovators Ltd., süreç madenciliği, süreç tasarımı ve süreç simülasyonu tekniklerini kullanarak bir süreç iyileştirme projesi başlatmıştır.

Problem Beyanı

Tech Innovators Ltd.‘nin Alacaklar süreci, birkaç zorlukla karşılaştı:

• Gecikmiş Tahsilatlar: Önemli sayıda fatura geç ödendi, bu durum nakit akışını etkiledi.
• Yüksek İtiraz Oranları: Hatalar ve uyuşmazlıklar nedeniyle sık sık fatura itirazları yaşandı.
• Manuel İşleme: Manuel görevlere aşırı bağımlılık, verimsizliklere ve daha yüksek işgücü maliyetlerine neden oldu.
• Süreç Görünürlüğünün Eksikliği: Alacakların durumuna yönelik yetersiz görünürlük, bekleyen faturaların yönetimini zorlaştırdı.

Metodoloji

Süreç iyileştirme girişimi, aşağıdaki adımlardan oluşan kapsamlı bir metodoloji izlemiştir:

1. Process Mining (Süreç Madenciliği):

• Mevcut AR sürecini analiz etmek için süreç madenciliği araçları kullanıldı.
• Süreci haritalamak için CRM sistemlerinden, işlem günlüklerinden ve mali kayıtlardan data çıkarıldı.
• AR iş akışındaki tıkanıklıklar, sapmalar ve verimsizlikler belirlendi.

2. Process Design (Süreç Tasarımı):

• İyileştirme için kritik alanları belirlemek amacıyla paydaşlarla detaylı görüşmeler ve workshop’lar yapıldı.
• AR süreci, iş akışlarını basitleştirecek, manuel görevleri azaltacak ve verimliliği ile otomasyonu artıracak şekilde yeniden tasarlandı.
• Sektörün en iyi uygulamalarına ve uyum gerekliliklerine uygun standart bir süreç modeli geliştirildi.

3. Process Simulation (Süreç Simülasyonu):

• Performans sonuçlarını tahmin etmek ve potansiyel sorunları belirlemek için yeniden tasarlanan AR süreci ileri yazılımlar kullanılarak simüle edildi.
• Toplama süreleri, uyuşmazlık çözüm oranları ve operasyonel maliyetler gibi kritik metriklerde değişimlerin etkisini değerlendirmek için çeşitli senaryolar test edildi.
• Simülasyon sonuçlarına dayanarak süreç modeli incelendi, optimal verimlilik ve etkinlik sağlandı.

Sonuç

Süreç iyileştirme projesi, Tech Innovators Ltd. için önemli faydalar sağladı:

• Daha Hızlı Tahsilatlar: Ortalama tahsilat süresi %40 azaldı, bu da nakit akışını önemli ölçüde iyileştirdi.
• Düşük İtiraz Oranları: Faturalandırmadaki doğruluk ve tutarlılığın artmasıyla fatura itirazları %60 azaldı.
• Artan Verimlilik: Anahtar görevlerin otomasyonu, manuel işlem süresini %50 azalttı, böylece daha stratejik faaliyetler için kaynaklar serbest bırakıldı.
• Gelişmiş Görünürlük: Süreç madenciliği araçları, AR iş akışına yönelik gerçek zamanlı içgörüler sağladı, bu da bekleyen alacakların proaktif yönetimini sağladı.
• Maliyet Azaltma: AR sürecine ilişkin operasyonel maliyetler, esas olarak azalan işgücü maliyetleri ve artan verimlilik nedeniyle %25 azaldı.

Süreç madenciliği, süreç tasarımı ve süreç simülasyonunu kullanarak, Tech Innovators Ltd., Alacaklar sürecini başarıyla dönüştürerek nakit yönetiminde, operasyonel verimlilikte ve müşteri memnuniyetinde önemli gelişmeler elde etmiştir. Bu kullanım durumu, iş süreçleri yönetimi tekniklerinin kritik finansal fonksiyonların optimize edilmesindeki etkinliğini göstermektedir.