Afdeling: Debiteurenbeheer optimaliseren

Use case: Procesverbetering in het Debiteurenproces

Introductie

Tech Innovators Ltd. is een toonaangevend technologiebedrijf in San Francisco, gespecialiseerd in het ontwikkelen van baanbrekende softwareoplossingen voor bedrijven wereldwijd. Ondanks hun innovatieve benadering van technologie kende de Accounts Receivable (AR) afdeling van het bedrijf aanzienlijke uitdagingen die de cashflow en operationele efficiëntie belemmerden. Om deze problemen aan te pakken, startte Tech Innovators Ltd. een procesverbeteringsproject waarbij gebruik werd gemaakt van Process Mining, process design en process simulation technieken.

Probleemstelling

Het debiteurenproces bij Tech Innovators Ltd. kende verschillende uitdagingen:

• Vertraagde Incasso’s: Een aanzienlijk aantal facturen werd te laat betaald, wat de cashflow beïnvloedde.
• Hoge Geschillenratio: Frequente factuurgeschillen als gevolg van fouten en afwijkingen.
• Handmatige Verwerking: Grote afhankelijkheid van handmatige taken leidde tot inefficiënties en hogere loonkosten.
• Gebrek aan Proceszichtbaarheid: Onvoldoende zichtbaarheid in de status van vorderingen bemoeilijkte het beheer van openstaande facturen.

Methodologie

Het procesverbeteringsinitiatief volgde een uitgebreide methodologie bestaande uit de volgende stappen:

1. Process Mining:

• Gebruikte Process Mining-tools om het huidige AR-proces te analyseren.
• Haalde data uit CRM-systemen, transactie logs en financiële gegevens om het proces in kaart te brengen.
• Identificeerde knelpunten, afwijkingen en inefficiënties in de AR workflow.

2. Process Design:

• Voerde gedetailleerde interviews en workshops met stakeholders om inzichten te verzamelen en belangrijke verbeterpunten te identificeren.
• Het AR-proces opnieuw ontworpen om workflows te optimaliseren, handmatige taken te verminderen en efficiëntie en automatisering te verbeteren.
• Ontwikkelde een gestandaardiseerd procesmodel dat voldoet aan de beste praktijken in de sector en compliance-eisen.

3. Process Simulation:

• Simuleerde het herontworpen AR-proces met geavanceerde software om prestatie-uitkomsten te voorspellen en potentiële problemen te identificeren.
• Testte verschillende scenario’s om de impact van veranderingen op belangrijke metrics zoals incassotijden, geschillenoplossing en operationele kosten te evalueren.
• Verfijnde het procesmodel op basis van simulatieresultaten om optimale efficiëntie en effectiviteit te garanderen.

Resultaat

Het procesverbeteringsproject leverde aanzienlijke voordelen op voor Tech Innovators Ltd.:

• Snellere Incasso’s: De gemiddelde incassoperiode werd met 40% verminderd, wat de cashflow aanzienlijk verbeterde.
• Lagere Geschillenratio: Factuurgeschillen namen met 60% af door verbeterde nauwkeurigheid en consistentie bij facturatie.
• Verbeterde Efficiëntie: Automatisering van belangrijke taken verminderde de handmatige verwerkingstijd met 50%, waardoor middelen vrijkwamen voor strategische activiteiten.
• Verbeterde Zichtbaarheid: Process Mining-tools boden realtime inzicht in de AR workflow, waardoor proactief beheer van openstaande vorderingen mogelijk werd.
• Kostreductie: De operationele kosten gerelateerd aan het AR-proces werden met 25% verlaagd, voornamelijk dankzij verlaagde loonkosten en verbeterde efficiëntie.

Door gebruik te maken van Process Mining, process design en process simulation, transformeerde Tech Innovators Ltd. succesvol hun debiteurenproces, met aanzienlijke verbeteringen in cashflowbeheer, operationele efficiëntie en klanttevredenheid. Deze use case toont de effectiviteit aan van business process management technieken in het optimaliseren van kritieke financiële functies.