Afdeling: Accounts Receivable optimaliseren

Accounts Receivable Procesoptimalisatie

Introductie

Tech Innovators Ltd. is een toonaangevend technologiebedrijf in San Francisco, gespecialiseerd in innovatieve softwareoplossingen voor bedrijven wereldwijd. Ondanks hun vooruitstrevende technologie liep de afdeling Accounts Receivable (AR) tegen knelpunten aan, wat de cashflow en efficiëntie belemmerde. Daarom startte Tech Innovators Ltd. een procesoptimalisatieproject met behulp van Process Mining, process design en process simulation.

Uitdagingen

Het Accounts Receivable-proces bij Tech Innovators Ltd. kende diverse knelpunten:

• Vertraagde betalingen: Veel facturen werden te laat betaald, met negatieve impact op de cashflow.
• Hoge dispute rates: Regelmatig factuurgeschillen door fouten en afwijkingen.
• Handmatige verwerking: Veel handmatig werk leidde tot inefficiëntie en hogere personeelskosten.
• Onvoldoende inzicht: Gebrek aan realtime zicht maakte het beheren van openstaande facturen uitdagend.

Methodologie

Het verbeterproject volgde een gestructureerde aanpak met de volgende stappen:

1. Process Mining:

• Met process mining-tools werd het huidige AR-proces geanalyseerd.
• Data uit CRM-systemen, transactielogs en financiële administratie werden gebruikt om het proces te mappen.
• Bottlenecks, afwijkingen en inefficiënties in de AR-workflow werden geïdentificeerd.

2. Process Design:

• Diepgaande interviews en workshops met stakeholders boden inzicht in verbetermogelijkheden.
• Het AR-proces is opnieuw ontworpen voor slimmere workflows, minder handwerk en meer automatisatie.
• Een standaard procesmodel werd opgesteld volgens best practices en compliance eisen.

3. Process Simulation:

• De vernieuwde AR-flow werd gesimuleerd met geavanceerde software voor prestatievoorspellingen en het signaleren van knelpunten.
• Verschillende scenario’s zijn getest voor inzicht in collection times, dispute rates en operationele kosten.
• Op basis van de simulaties is het model verder geoptimaliseerd voor maximale efficiëntie.

Resultaten

Het verbetertraject leverde grote voordelen op voor Tech Innovators Ltd.:

• Snellere betalingen: De gemiddelde collection time daalde met 40%, wat de cashflow direct verbeterde.
• Minder disputes: Factuurgeschillen namen met 60% af door meer nauwkeurigheid en continuïteit in facturatie.
• Hogere efficiëntie: Automatisering halveerde de handmatige verwerking, waardoor er meer ruimte kwam voor strategisch werk.
• Beter inzicht: Process mining bood realtime zicht op de AR-workflow, wat proactief beheer mogelijk maakte.
• Kostenbesparing: Operationele kosten daalden met 25% dankzij minder personeelsinzet en meer efficiëntie.

Met Process Mining, process design en process simulation transformeerde Tech Innovators Ltd. hun Accounts Receivable-proces. Het resultaat: efficiënter cashflowbeheer, betere processen én sterkere klanttevredenheid. Deze use case laat zien hoe business process management essentieel is voor het optimaliseren van financiële bedrijfsfuncties.