Département: Comptes Fournisseurs

Cas d’usage : Amélioration des processus de comptes fournisseurs

Introduction%

Financial Solutions Inc., une entreprise de taille moyenne basée à New York, est spécialisée dans la fourniture de conseils financiers et de services à une clientèle diversifiée. Le département des Comptes Fournisseurs (AP) joue un rôle crucial dans la gestion et le traitement des factures et paiements des fournisseurs. Cependant, le processus AP a rencontré des inefficacités, entraînant des paiements retardés et des relations tendues avec les fournisseurs. Pour relever ces défis, Financial Solutions Inc. a lancé une initiative d’amélioration des processus en s’appuyant sur des techniques de Process Mining, de conception de processus et de simulation de processus.

Déclaration du problème

Le processus de comptes fournisseurs chez Financial Solutions Inc. faisait face à plusieurs défis :

• Retards de paiement : Un nombre significatif de paiements de fournisseurs était retardé, affectant les relations avec les fournisseurs et entraînant des frais de retard.
• Taux d’erreur élevé : Les erreurs de saisie manuelle et les incohérences dans le traitement des factures étaient fréquentes.
• Workflow inefficace : Le processus existant manquait de standardisation, ce qui entraînait des goulots d’étranglement et des étapes redondantes.
• Visibilité limitée : La visibilité du flux de processus était inadéquate, rendant difficile l’identification et la rectification rapide des problèmes.

Méthodologie

Le projet d’amélioration des processus a suivi une méthodologie structurée comprenant les étapes suivantes :

1. Process Mining :

• Utilisation d’outils de Process Mining pour analyser le processus AP existant.
• Collecte de données à partir de diverses sources incluant les systèmes ERP, les journaux de transactions et les enregistrements de factures.
• Cartographie de l’état actuel du processus AP pour identifier les goulots d’étranglement, les déviations et les inefficacités.

2. Conception de processus :

• Organisation d’ateliers avec les parties prenantes clés pour recueillir des informations et identifier les opportunités d’amélioration.
• Refonte du processus AP pour rationaliser les workflows, éliminer les étapes redondantes et introduire l’automatisation là où c’est possible.
• Développement d’un modèle de processus standardisé incorporant les meilleures pratiques et exigences de conformité.

3. Simulation de processus :

• Simulation du processus AP redesigné pour prédire la performance et identifier les problèmes potentiels.
• Test de différents scénarios pour évaluer l’impact des changements proposés sur les indicateurs de performance clés tels que le temps de traitement, les taux d’erreur et le coût.
• Raffinement du modèle de processus en fonction des résultats des simulations pour assurer une performance optimale.

Résultat

La mise en œuvre de l’initiative d’amélioration des processus a apporté des avantages significatifs à Financial Solutions Inc. :

• Amélioration de la ponctualité des paiements : Le pourcentage de paiements à temps est passé de 60 % à 90 %, réduisant considérablement les frais de retard et améliorant la satisfaction des fournisseurs.
• Réduction des taux d’erreur : Les erreurs de saisie manuelle ont été réduites de 70 % grâce à l’introduction du traitement automatisé des factures et des contrôles de validation.
• Efficacité accrue : Le processus AP redesigné a éliminé les étapes redondantes, réduisant le temps moyen de traitement par facture de 50 %.
• Visibilité augmentée : L’utilisation d’outils de Process Mining a offert une visibilité en temps réel sur le processus AP, permettant une identification proactive et la résolution des problèmes.
• Réductions de coûts : Les améliorations globales des processus ont entraîné une réduction de 30 % des coûts opérationnels liés au département AP.

Grâce à l’application stratégique du Process Mining, de la conception et de la simulation des processus, Financial Solutions Inc. a transformé avec succès son processus de comptes fournisseurs, obtenant des efficacités opérationnelles significatives et favorisant de meilleures relations avec les fournisseurs. Ce cas d’usage souligne le potentiel des techniques d’amélioration des processus pour améliorer la performance des fonctions commerciales critiques.