Département: Optimisez Accounts Payable avec le process mining

Optimisation du process Accounts Payable

Introduction

Financial Solutions Inc., une entreprise de taille moyenne basée à New York, est experte dans le consulting financier et les services pour divers clients. Le service Accounts Payable (AP) est clé dans la gestion des factures et paiements fournisseurs. Cependant, le process AP manquait d’efficacité, causant des retards de paiement et des relations fournisseurs dégradées. Pour résoudre ces problèmes, Financial Solutions Inc. a lancé une démarche d’optimisation en s’appuyant sur le Process Mining, le design de process et la simulation de process.

Problématique

Le process Accounts Payable chez Financial Solutions Inc. comportait plusieurs défis :

• Retards de paiement : De nombreux règlements fournisseurs étaient en retard, impactant la relation et générant des pénalités.
• Taux d’erreur élevé : Les erreurs de saisie manuelle et les incohérences dans le traitement des factures étaient fréquentes.
• Workflow inefficace : Le manque de standardisation causait des goulots et des étapes inutiles.
• Visibilité réduite : Le manque de visibilité sur le flow process limitait l’identification rapide des anomalies.

Méthodologie

Le projet d’optimisation a suivi une méthodologie structurée en plusieurs étapes :

1. Process Mining :

• Utilisation d’outils de process mining pour analyser le process AP existant.
• Collecte de data depuis les systèmes ERP, logs de transaction et factures.
• Mapping de l’état actuel pour détecter les goulots d’étranglement, écarts et inefficacités.

2. Process Design :

• Ateliers avec les parties prenantes pour recueillir les besoins et détecter les pistes d’amélioration.
• Redesign du process AP pour fluidifier les workflows, supprimer les doublons et intégrer l’automatisation.
• Création d’un modèle de process standard intégrant les best practices et exigences de conformité.

3. Process Simulation :

• Simulation du nouveau process AP pour prédire les performances et anticiper les points de blocage.
• Test de différents scénarios pour mesurer l’impact des changements sur les temps de traitement, le taux d’erreurs et les coûts.
• Optimisation du modèle sur la base des résultats de simulation pour garantir la performance.

Résultats

L’optimisation du process a apporté des bénéfices concrets à Financial Solutions Inc. :

• Paiements à temps améliorés : La part des paiements respectant les délais est passée de 60% à 90%, réduisant fortement les pénalités et renforçant la satisfaction fournisseur.
• Réduction des erreurs : Les erreurs de saisie manuelle ont diminué de 70% grâce à l’automatisation et aux contrôles de validation.
• Efficacité accrue : Le process AP repensé a supprimé les doublons, réduisant de 50% le temps moyen de traitement des factures.
• Visibilité renforcée : L’usage du process mining offre une visibilité en temps réel sur les workflows AP, facilitant la détection proactive des problèmes.
• Optimisation des coûts : Ces améliorations ont permis de diminuer de 30% les coûts opérationnels liés à la gestion AP.

Grâce à la combinaison du process mining, du design et de la simulation de process, Financial Solutions Inc. a transformé son Accounts Payable et gagné en performance opérationnelle tout en soignant sa relation fournisseur. Ce cas d’usage montre le potentiel des techniques d’optimisation de process pour dynamiser vos fonctions clés.