Dipartimento: Ottimizza i processi di Accounts Receivable

Ottimizzazione Accounts Receivable

Introduzione

Tech Innovators Ltd. è un’azienda tecnologica leader con sede a San Francisco, specializzata nello sviluppo di software avanzati per aziende internazionali. Nonostante l’approccio innovativo, il reparto Accounts Receivable (AR) affrontava sfide importanti che rallentavano il cash flow e l’efficienza operativa. Per risolvere questi problemi, Tech Innovators Ltd. ha avviato un progetto di ottimizzazione dei processi impiegando process mining, process design e simulazione dei processi.

Analisi delle criticità

Il processo Accounts Receivable di Tech Innovators Ltd. presentava diverse sfide:

• Ritardi negli incassi: Molte fatture venivano pagate in ritardo, rallentando il cash flow.
• Alte contestazioni: Frequenti controversie sulle fatture dovute a errori e discrepanze.
• Gestione manuale: Forte dipendenza da attività manuali, causando inefficienze e maggiori costi del personale.
• Scarsa visibilità: Visibilità limitata sullo stato dei crediti, rendendo complessa la gestione delle fatture aperte.

Metodologia

L’iniziativa di ottimizzazione ha seguito una metodologia completa suddivisa in queste fasi:

1. Process Mining:

• Analisi del processo AR attuale con strumenti di process mining.
• Estrazione dati da CRM, log transazionali e registri finanziari per la mappatura.
• Individuazione di colli di bottiglia, deviazioni e inefficienze nel workflow AR.

2. Process Design:

• Interviste e workshop con stakeholder per raccogliere insight e definire le aree di miglioramento.
• Redesign del processo AR per semplificare i flussi, ridurre attività manuali e aumentare efficienza e automazione.
• Creazione di un modello di processo standard conforme alle best practice e alle normative.

3. Process Simulation:

• Simulazione del nuovo processo AR con software avanzati per prevedere i risultati e individuare eventuali criticità.
• Test di scenari diversi per valutare impatti su indicatori chiave come tempi di incasso, risoluzione controversie e costi operativi.
• Ottimizzazione del modello di processo secondo gli esiti delle simulazioni, per assicurare la massima efficacia.

Risultati

Il progetto di ottimizzazione ha portato benefici concreti a Tech Innovators Ltd.:

• Incassi più rapidi: Il periodo medio di riscossione è diminuito del 40%, migliorando il cash flow.
• Meno contestazioni: Le controversie sulle fatture sono calate del 60% grazie a maggiore precisione.
• Più efficienza: L’automazione delle attività chiave ha dimezzato il tempo manuale, liberando risorse per attività strategiche.
• Visibilità aumentata: Gli strumenti di process mining hanno dato insight in tempo reale sul workflow AR, permettendo una gestione proattiva dei crediti.
• Riduzione costi: I costi operativi AR sono scesi del 25%, soprattutto grazie a minori costi del personale e maggiore efficienza.

Con process mining, process design e simulazione, Tech Innovators Ltd. ha trasformato il processo Accounts Receivable, migliorando cash flow, efficienza operativa e soddisfazione clienti. Questo caso mostra l’efficacia delle tecniche di business process management per ottimizzare le funzioni finanziarie cruciali.