Dipartimento: Conti da Incassare

Use case: Miglioramento dei Processi nei Conti da Incassare

Introduzione

Tech Innovators Ltd., azienda leader tecnologica di San Francisco, è specializzata nello sviluppo di soluzioni software all’avanguardia per aziende globali. Nonostante l’approccio innovativo alla tecnologia, il dipartimento Conti da Incassare (AR) ha affrontato importanti sfide che ostacolavano il flusso di cassa e l’efficienza operativa. Per affrontare questi problemi, Tech Innovators Ltd. ha avviato un progetto di miglioramento dei processi utilizzando tecniche di Process Mining, progettazione e simulazione dei processi.

Problema

Il processo dei Conti da Incassare in Tech Innovators Ltd. affrontava diverse sfide:

• Incassi Ritardati: Un numero significativo di fatture veniva pagato in ritardo, influendo sul flusso di cassa.
• Alti Tassi di Controversie: Frequenti controversie sulle fatture a causa di errori e discrepanze.
• Elaborazione Manuale: Grande dipendenza dai compiti manuali portava a inefficienze e costi del lavoro più alti.
• Mancanza di Visibilità del Processo: Visibilità insufficiente sullo stato dei crediti complicava la gestione delle fatture in sospeso.

Metodologia

L’iniziativa di miglioramento dei processi ha seguito una metodologia completa composta dai seguenti passaggi:

1. Process Mining:

• Utilizzato strumenti di Process Mining per analizzare il processo AR attuale.
• Estratti dati da sistemi CRM, log delle transazioni e registri finanziari per mappare il processo.
• Identificati colli di bottiglia, deviazioni e inefficienze nel flusso di lavoro AR.

2. Process Design:

• Condotte interviste dettagliate e workshop con gli stakeholder per raccogliere informazioni e individuare le aree chiave di miglioramento.
• Ridisegnato il processo AR per ottimizzare i flussi di lavoro, ridurre i compiti manuali e migliorare efficienza e automazione.
• Sviluppato un modello di processo standardizzato in linea con le migliori pratiche del settore e i requisiti di conformità.

3. Process Simulation:

• Simulato il processo AR ridisegnato con software avanzati per prevedere i risultati delle prestazioni e identificare potenziali problemi.
• Testati vari scenari per valutare l’impatto delle modifiche su metriche critiche come i tempi di incasso, i tassi di risoluzione delle controversie e i costi operativi.
• Raffinato il modello di processo in base ai risultati della simulazione per assicurare efficienza ed efficacia ottimali.

Risultati

Il progetto di miglioramento dei processi ha portato a benefici sostanziali per Tech Innovators Ltd.:

• Incassi Più Veloci: Il periodo medio di incasso è stato ridotto del 40%, migliorando significativamente il flusso di cassa.
• Minor Tassi di Controversie: Le controversie sulle fatture sono diminuite del 60% grazie a maggiore precisione e coerenza nella fatturazione.
• Maggiore Efficienza: L’automazione dei compiti chiave ha ridotto il tempo di elaborazione manuale del 50%, liberando risorse per attività più strategiche.
• Visibilità Migliorata: Gli strumenti di Process Mining hanno fornito insight in tempo reale sul flusso di lavoro AR, permettendo una gestione proattiva dei crediti in sospeso.
• Riduzione dei Costi: I costi operativi legati al processo AR sono stati ridotti del 25%, principalmente grazie alla diminuzione dei costi del lavoro e all’efficienza migliorata.

Utilizzando Process Mining, progettazione e simulazione dei processi, Tech Innovators Ltd. ha trasformato con successo il proprio processo dei Conti da Incassare, ottenendo miglioramenti significativi nella gestione del flusso di cassa, nell’efficienza operativa e nella soddisfazione dei clienti. Questo caso dimostra l’efficacia delle tecniche di Business Process Management nell’ottimizzazione delle funzioni finanziarie critiche.