Departamento: Gestão eficiente de Accounts Receivable

Melhore o Processo de Accounts Receivable

Introdução

A Tech Innovators Ltd. é uma empresa líder em tecnologia, sediada em San Francisco, especializada em soluções de software para empresas no mundo todo. Apesar do perfil inovador, o departamento de Accounts Receivable (AR) enfrentava desafios que comprometiam o fluxo de caixa e a eficiência operacional. Para resolver essas questões, foi iniciado um projeto de melhoria de processos usando Process Mining, design de processos e simulação de processos.

Desafios

O processo de Accounts Receivable na Tech Innovators Ltd. apresentava alguns obstáculos:

• Cobranças atrasadas: Muitos invoices recebidos com atraso prejudicavam o fluxo de caixa.
• Muitas disputas: Disputas frequentes por erros e divergências de informações.
• Processos manuais: Alta dependência de tarefas manuais reduzia a eficiência e aumentava custos.
• Falta de visibilidade: Pouca transparência nos recebíveis dificultava gerir valores em aberto.

Metodologia

A iniciativa de melhoria de processos seguiu uma metodologia completa com as etapas abaixo:

1. Process Mining:

• Ferramentas de Process Mining analisaram o processo atual de AR.
• Dados extraídos de sistemas CRM, logs de transações e registros financeiros mapearam o fluxo.
• Gargalos, desvios e ineficiências no workflow foram identificados.

2. Process Design:

• Entrevistas e workshops com stakeholders trouxeram insights e destacaram pontos de melhoria.
• O processo foi redesenhado para simplificar fluxos, reduzir tarefas manuais e aumentar eficiência e automação.
• Um modelo padronizado foi criado conforme boas práticas e compliance.

3. Process Simulation:

• O novo processo de AR foi simulado com software avançado para prever resultados e riscos.
• Cenários foram testados para avaliar impacto em KPIs como tempo de recebimento, índice de disputas e custos operacionais.
• O modelo foi refinado com base na simulação para máxima eficiência e resultado.

Resultados

O projeto gerou benefícios relevantes para a Tech Innovators Ltd.:

• Cobranças mais rápidas: O tempo médio de recebimento caiu 40%, aumentando o fluxo de caixa.
• Menos disputas: Disputas em invoices caíram 60% por maior precisão e padronização.
• Mais eficiência: A automação cortou o tempo manual em 50%, liberando recursos para tarefas estratégicas.
• Mais visibilidade: Process mining trouxe insights em tempo real para gestão proativa dos recebíveis.
• Redução de custos: Os custos operacionais caíram 25% pela redução de trabalho manual e processos mais eficientes.

Com Process Mining, design e simulação de processos, a Tech Innovators Ltd. transformou o Accounts Receivable, otimizando o caixa, eficiência e experiência do cliente. Este case mostra como business management e BPM ajudam a otimizar funções financeiras.